Bez ohledu na to, v jakém oboru podnikáte, každá moderní firma potřebuje mít směrnice pro sociální média.

Směrnice pro sociální média stanoví nejlepší postupy pro vaše zaměstnance. V některých případech jsou tato pravidla vyžadována zákonem nebo z důvodu právní ochrany. V konečném důsledku je však cílem těchto směrnic poskytnout zaměstnancům informace, které potřebují k tomu, aby se na sociálních médiích rozhodovali správně, a to jak pro sebe, tak pro společnost.

To platí i v případě, že vaše společnost ještě nemá na sociálních sítích žádnou prezentaci. Ať už máte oficiální účet na Twitteru nebo profil na Instagramu, nebo ne, věřte, že vaši zaměstnanci jsou na internetu a chatují.

Tento článek se zabývá:

• Rozdíl mezi zásadami pro sociální média a pokyny pro sociální média
• Skutečné příklady jiných značek
• Jak použít naši bezplatnou šablonu pokynů pro sociální média a vytvořit si vlastní soubor pokynů?

Bonus: Získejte zdarma přizpůsobitelnou šablonu pokynů pro sociální média rychle a snadno vytvářet doporučení pro vaši společnost a zaměstnance.

Jaké jsou pokyny pro sociální média?

Směrnice pro sociální média jsou návrhy, jak by zaměstnanci společnosti měli reprezentovat sebe a společnost na svých osobních účtech na sociálních sítích.

Představte si směrnice pro sociální média jako příručku pro zaměstnance týkající se osvědčených postupů v oblasti sociálních médií.

Měly by popisovat, jak se chovat na sociálních sítích způsobem, který je pozitivní a zdravý jak pro firmu, tak pro zaměstnance a zákazníky. Pokyny pro sociální sítě mohou obsahovat tipy na etiketu, užitečné nástroje a odkazy na důležité zdroje.

Důležité je, že opravdu nedoporučujeme zakazovat zaměstnancům používání sociálních sítí nebo jim vůbec zakazovat mluvit o vaší společnosti. Není dobré hlídat nebo cenzurovat přítomnost členů vašeho týmu na sociálních sítích: mluvíme o ničení morálky a loučíme se s jakýmikoliv příležitostmi pro organické ambasadory.

Je třeba poznamenat, že směrnice pro sociální média se liší od zásad vaší společnosti pro sociální média. Liší se také od průvodce stylem sociálních médií.

Zásady pro sociální média jsou komplexním dokumentem, který podrobně popisuje, jak společnost a její zaměstnanci používají sociální média. Tyto zásady mají chránit značku před právními riziky a udržovat její pověst na sociálních médiích. Tam, kde zásady pro sociální média stanoví pravidla a důsledky jejich porušení, jsou pokyny pro sociální média spíše návodné.

Průvodce stylem sociálních médií definuje hlas značky, vizuální prvky značky a další důležité marketingové prvky. Často jej používají tvůrci obsahu v organizaci, aby zajistili, že jejich příspěvky budou "v souladu se značkou".

Ještě jeden rozdíl: pokyny pro sociální média se také liší od pokynů pro komunitu, které stanovují pravidla pro zapojení veřejnosti do vašeho účtu nebo skupiny.

Chcete se dozvědět více? Absolvujte bezplatný kurz SMMExpert Academy Implementing Social Media Governance Within your Organization.

Proč jsou směrnice pro sociální média důležité?

Každý zaměstnanec (ano, včetně Maurice z účtárny) je potenciálním online ambasadorem značky. Sdílení pokynů pro sociální média je vaší šancí poskytnout celému týmu nástroje, které jim pomohou pozitivně, inkluzivně a s respektem vás propagovat.

Používejte pokyny pro sociální média, abyste:

• Umožněte svým zaměstnancům, aby se pozitivně angažovali na svých osobních sociálních účtech.
• Vzdělávání v oblasti osvědčených postupů sociálních médií
• Povzbuzujte zaměstnance, aby sledovali vaše oficiální účty nebo používali oficiální hashtagy.
• Rozšiřte strategii společnosti pro sociální média
• Seznamte zaměstnance s užitečnými nástroji a zdroji třetích stran, například s nástěnkou sociálních médií SMMExpert nebo školením SMMExpert Academy.
• Chraňte své zaměstnance před sociálním obtěžováním
• Chraňte svou společnost před riziky kybernetické bezpečnosti
• Ujasněte si, které informace je možné sdílet a které jsou porušením důvěrnosti.
• Zlepšení pověsti vaší značky na sociálních sítích

Ačkoli jsou pokyny pro sociální média obvykle určeny pro zaměstnance, tyto osvědčené postupy mohou být užitečné i pro všechny ostatní, se kterými spolupracujete - například pro firemní partnery, marketingové agentury nebo influencery.

Pokud nevytvoříte osvědčené postupy pro to, jak je vaše společnost prezentována nebo diskutována na sociálních médiích, může se vám situace rychle vymknout kontrole. A na druhou stranu, nedostatek směrnic pro sociální média vám také může zabránit v tom, abyste ve prospěch z obsahu zaměstnanců. Nadšený člen týmu, který je vyzbrojen pokyny pro sociální sítě a má jistotu, co smí říkat, se může stát silným vyslancem vaší značky.

10 pokynů pro zaměstnance na sociálních sítích

Zde je přehled základních částí, které byste měli zahrnout do svých pokynů pro sociální média. Ale samozřejmě, i když jsou tyto detaily společné, klidně si jakoukoli část přizpůsobte podle své značky: každé odvětví je přece jiné.

V podstatě každý společnost Než tedy stanovíte nějaká pevná pravidla, možná byste se měli poradit se svým týmem. Vaši zaměstnanci mohou mít konkrétní otázky nebo obavy, které by bylo užitečné řešit v hlavním dokumentu.

1. Oficiální účty

Určete oficiální kanály vaší společnosti na sociálních sítích a vyzvěte zaměstnance, aby je sledovali. Není to jen příležitost, jak získat několik dalších sledujících: je to skvělá příležitost ukázat zaměstnancům, jak se vaše značka prezentuje na sociálních sítích.

Možná budete chtít také určit konkrétní hashtagy, pokud jsou hlavní součástí vaší sociální strategie.

V některých případech společnosti buď povolují, nebo vyžadují, aby někteří zaměstnanci provozovali účty na sociálních sítích spřízněných se značkou. Pokud to vaše firma dělá, je to dobré místo ve vašich pokynech pro sociální sítě, kde můžete vysvětlit, jak může (nebo nemůže) být člen týmu oprávněn k provozování vlastního značkového účtu.

2. Zveřejňování informací a transparentnost

Pokud se členové vašeho týmu na svých účtech na sociálních sítích hrdě hlásí k tomu, že pracují pro vaši společnost, je dobré je požádat, aby vysvětlili, že příspěvky na sociálních sítích vytvářejí svým jménem, nikoli jménem vaší značky. Přidání informace do jejich profilu nebo životopisu na sociálních sítích, že "Všechny vyjádřené názory jsou mé vlastní" (nebo podobně), pomůže jasně ukázat, že se nejedná o oficiální názory.

Pokud se chystají na sociálních sítích diskutovat o záležitostech souvisejících s firmou, musí se podle zákona identifikovat jako zaměstnanec. To je pravidlo, nikoli přátelský návrh. Ve Spojených státech totiž Federální obchodní komise vyžaduje, aby se identifikace objevila v příslušném příspěvku. Pouhá poznámka v životopisu nestačí.

Příklad životopisu zaměstnance společnosti Google na Twitteru

3. Ochrana soukromí

Nikdy není na škodu připomenout svému týmu, že důvěrné firemní informace jsou důvěrné i mimo pracovní dobu. Ať už se jedná o soukromé informace o spolupracovnících, finanční informace, připravované produkty, soukromou komunikaci, informace o výzkumu a vývoji nebo jiné citlivé informace, vysvětlete, že soukromí a důvěrnost by měly být respektovány na všech platformách sociálních médií.

4. Kybernetická bezpečnost

Kybernetické útoky a hrozby nejsou žádná legrace. I když jsou vaši zaměstnanci ostražití vůči phishingovým podvodům a podobně, nikdy není na škodu zopakovat si základy kybernetické bezpečnosti, zejména pokud shromažďujete informace o zákaznících nebo klientech.

Kybernetická bezpečnost na prvním místě!

Rychlé osvěžení kybernetické bezpečnosti 101:

• Zvolte si silná hesla
• Pro každý sociální účet používejte jiné heslo
• Nepoužívejte stejná hesla pro firemní účty.
• Používání dvoufaktorového (nebo vícefaktorového) ověřování pro přihlašování k sociálním sítím.
• Omezte osobní a profesní informace, které sdílíte.
• Používání osobních pověření pro osobní účty
• Ujistěte se, že je vaše internetové připojení bezpečné
• Nestahujte podezřelý obsah ani na něj neklikejte.
• Aktivujte geolokační služby v aplikacích pouze v případě potřeby.
• Bezpečné procházení

5. Obtěžování

Pokyny běžně připomínají zaměstnancům, aby byli na sociálních sítích laskaví. Kromě podpory pozitivity by však podniky měly také jasně říci, že netolerují žádnou formu obtěžování na sociálních sítích.

Na druhou stranu je to příležitost poskytnout zaměstnancům podporu, pokud by jsou Definujte zásady pro jednání s trolly nebo šikanujícími osobami, ať už je nahlásíte, ignorujete, nebo je zablokujete či zakážete.

Informujte zaměstnance o tom, jak mohou nahlásit problémy, které zaznamenali nebo se s nimi setkali. V případě potřeby podpory sdělte zaměstnancům, jak a kde ji mohou získat.

Poskytnutí protokolu a nástrojů pomůže vašemu týmu řešit problémy v zárodku, než přerostou v plnohodnotnou krizi na sociálních sítích.

6. Inkluzivita

Pro každého zaměstnavatele a značku je důležité podporovat inkluzivitu na sociálních sítích i mimo ně. Pokud k tomu budete vybízet i své zaměstnance, dáte tím najevo, že vám na nich také záleží.

Pokyny pro inkluzi mohou zahrnovat:

• Používejte inkluzivní zájmena (oni/oni/jejich/lidé).
• Uveďte popisné popisky k obrázkům
• Přemýšlejte o zastoupení
• Nedělejte si domněnky o pohlaví, rase, zkušenostech nebo schopnostech.
• Vyhněte se emotikonům specifickým pro pohlaví nebo rasu.
• Neváhejte se podělit o svá preferovaná zájmena
• Používejte velká písmena pro hashtagy (jsou tak čitelnější pro čtečky obrazovky_).
• Používejte různorodé obrázky a ikony. Patří sem stockové obrázky, emotikony a značkové vizuály.
• Nahlásit a odstranit jakékoli komentáře, které jsou považovány za sexistické, rasistické, homofobní, ageistické, homofobní nebo nenávistné vůči jakékoli skupině nebo osobě.
• Zpřístupnit text, používat jednoduchý jazyk a zpřístupnit jej lidem, kteří se učí anglicky jako druhý jazyk, nebo lidem s poruchami učení.

Další zdroje o inkluzivitě najdete zde.

7. Právní aspekty

Vaše směrnice pro sociální sítě mohou obsahovat upozornění pro zaměstnance, aby respektovali duševní vlastnictví, autorská práva, ochranné známky a další příslušné zákony. V případě pochybností platí poměrně jednoduché pravidlo: pokud to není vaše a nemáte k tomu povolení, nezveřejňujte to. Snadno!

8. Co dělat a nedělat

I když se samozřejmě budete chtít věnovat podrobnostem v předchozích částech, vytvoření seznamu "co dělat" a "co nedělat" je příležitostí, jak si vše jasně vysvětlit.

Například...

• Uveďte společnost jako svého zaměstnavatele v životopisu na sociálních sítích (pokud si to přejete).
• NEDOPORUČUJTE konkurenci nevhodným způsobem.
• Sdílejte příspěvky, události a příběhy společnosti na sociálních sítích.
• NESDÍLEJTE firemní tajemství ani důvěrné informace svých kolegů.
• Vyjádřete svůj vlastní názor - jen se ujistěte, že nemluvíte jménem společnosti.
• NEKOMENTUJTE právní záležitosti týkající se společnosti.
• nahlaste obtěžování, které jste zažili nebo jste si ho všimli.
• NEZASÍLEJTE trolly, negativní zpravodajství nebo komentáře.

9. Užitečné zdroje

Odkazy na užitečné zdroje můžete uvést v celém dokumentu s pokyny nebo je můžete uvést v samostatné části. Ať už je umístíte kamkoli, je dobré uvést odkaz na zásady sociálních médií, průvodce stylem sociálních médií a pokyny pro komunitu, aby měl každý tyto informace po ruce.

Další odkazy, které byste mohli chtít uvést, mohou být:

• dokumenty společnosti
  • kodex chování společnosti
  • dohody se zaměstnanci
  • zásady ochrany osobních údajů
• Marketingové, reklamní a prodejní předpisy kanadské vlády a FTC.

Pokud vaše společnost nabízí zdroje pro sociální média, kde jinde než ve vašich směrnicích pro sociální média je můžete všem dát na vědomí? Ať už jde o nástroje nebo školení od SMMExpert, nebo stipendia na kurzy sociálních médií, umožněte lidem, kteří pro vás pracují, aby se na sociálních sítích snažili vystupovat co nejlépe.

Můžeme vám například doporučit službu SMMExpert Amplify? Je to skvělý způsob, jak najít ověřený obsah, který můžete sdílet a posílit tak svou osobní značku.

10. Kontaktní údaje a datum

Nezapomeňte také přidat informaci, kam můžete posílat dotazy. Může to být konkrétní osoba, fórum nebo kanál na Slacku nebo e-mailová adresa.

Měli byste také uvést, kdy byly vaše pokyny naposledy aktualizovány.

Příklady pokynů pro sociální média

Hledáte reálné příklady směrnic pro sociální média? Shromáždili jsme několik zdrojů inspirace.

Grossmont-Cuyamaca Community College District jasně a stručně uvádí tipy pro osvědčené postupy: "Svoboda projevu musí být uplatňována zodpovědně," připomíná stránka čtenářům. "Tato doporučení poskytují plán pro konstruktivní, uctivé a produktivní používání sociálních sítí."

Společnost Intel se snaží zaměstnance ujistit, že tu není od toho, aby cenzurovala nebo hlídala jejich chování na internetu. "Věříme vám," říkají směrnice explicitně i implicitně. Hned na začátku Intel jasně říká, co si přeje: Buďte upřímní, zaměřte se na dobro a používejte svůj nejlepší úsudek.

Bonus: Získejte zdarma přizpůsobitelnou šablonu pokynů pro sociální média rychle a snadno vytvářet doporučení pro vaši společnost a zaměstnance.

Stanfordova univerzita (ano, stejná instituce, kterou opustil zakladatel Facebooku Mark Zuckerberg) má směrnice pro sociální média, které jsou poměrně obsáhlé, ale poskytují uživatelům spoustu zdrojů a souvislostí. Pokud jsou vaše směrnice pro sociální média takto podrobné, může být dobré projít si s týmem klíčové body na workshopu nebo semináři, abyste se ujistili, že detaily nebudou přeskočeny.

Bloomberg School of Nursing na Torontské univerzitě má velmi stručný, bodový seznam pokynů, které jsou snadno stravitelné na první pohled. Je to dobrá připomínka toho, že způsob, jakým pokyny navrhnete, může pomoci srozumitelnosti, ať už se jedná o webovou stránku, soubor PDF nebo brožuru.

Nezapomeňte, že vaše pokyny mohou být libovolně dlouhé nebo stručné. Například Sharp News má pouze čtyři pokyny pro používání sociálních médií.

Olympijský výbor omezil své pokyny pro sociální média pro olympijské hry v Pekingu na jednu stránku - i když docela hutnou. Opírá se o "co se má" a "co se nemá", aby bylo na první pohled jasné, co je přijatelné a co je zavrženíhodné.

Protože společnost Nordstrom se zabývá službami zákazníkům a soukromí je pro ni důležité, její pokyny pro sociální média jsou silně zaměřeny na ochranu zákazníků. Vaše vlastní odvětví bude mít svá vlastní citlivá místa, takže si pokyny upravte podle svých specifických problémových oblastí (nebo příležitostí!).

Šablona pokynů pro sociální média

Všechny tyto žhavé tipy jsme vydestilovali do jedné šablony, kterou si můžete zdarma stáhnout. Je to jen jednoduchý dokument Google a jeho použití je poměrně snadné.

Jednoduše si vytvořte kopii a začněte do ní vkládat svá doporučení, která váš tým dovedou k dokonalosti na sociálních sítích.

Ušetřete čas při správě své přítomnosti na sociálních sítích s nástrojem SMMExpert. Z jediného ovládacího panelu můžete publikovat a plánovat příspěvky, vyhledávat relevantní konverze, zapojovat publikum, měřit výsledky a mnoho dalšího. Vyzkoušejte jej zdarma ještě dnes.

Začněte

SMMExpert Amplify usnadňuje vašim zaměstnancům bezpečné sdílení vašeho obsahu s jejich sledujícími - zvýšení vašeho dosahu na sociálních sítích . Objednejte si individuální ukázku bez nátlaku a prohlédněte si ji v praxi.