Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, jedes moderne Unternehmen braucht Richtlinien für soziale Medien zu haben.

Richtlinien für soziale Medien legen die besten sozialen Praktiken für Ihre Mitarbeiter fest. In einigen Fällen sind diese Regeln gesetzlich vorgeschrieben oder dienen dem Rechtsschutz. Letztendlich ist es jedoch das Ziel dieser Richtlinien, den Mitarbeitern die Informationen an die Hand zu geben, die sie benötigen, um in den sozialen Medien die richtigen Entscheidungen zu treffen, sowohl für sich selbst als auch für das Unternehmen.

Das gilt selbst dann, wenn Ihr Unternehmen noch keine Präsenz in den sozialen Medien hat. Ob Sie nun ein offizielles Twitter-Konto oder ein Instagram-Profil haben oder nicht, Sie können davon ausgehen, dass Ihre Mitarbeiter im Internet unterwegs sind und sich angeregt unterhalten.

Dieser Artikel gibt einen Überblick:

• Der Unterschied zwischen einer Social Media Policy und Social Media Guidelines
• Beispiele aus der Praxis von anderen Marken
• Wie Sie unsere kostenlose Vorlage für Richtlinien für soziale Medien verwenden, um Ihre eigenen Richtlinien zu erstellen

Bonus: Erhalten Sie eine kostenlose, anpassbare Vorlage für Richtlinien für soziale Medien um schnell und einfach Empfehlungen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu erstellen.

Was sind Leitlinien für soziale Medien?

Social-Media-Richtlinien sind Vorschläge dafür, wie Mitarbeiter eines Unternehmens sich selbst und das Unternehmen auf ihren persönlichen Social-Media-Konten darstellen sollten.

Betrachten Sie die Richtlinien für soziale Medien als ein Mitarbeiterhandbuch für bewährte Praktiken in den sozialen Medien.

Sie sollten darlegen, wie man sich in den sozialen Medien auf eine Weise verhält, die für das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Kunden gleichermaßen positiv und gesund ist. Die sozialen Richtlinien können Tipps zur Etikette, hilfreiche Tools und Links zu wichtigen Ressourcen enthalten.

Wichtig ist, dass wir nicht empfehlen, Mitarbeitern die Nutzung sozialer Netzwerke zu verbieten oder sie daran zu hindern, überhaupt über Ihr Unternehmen zu sprechen. Es macht keinen guten Eindruck, die soziale Präsenz Ihrer Teammitglieder zu kontrollieren oder zu zensieren: Das ist ein echter Moralkiller, und Sie können sich von organischen Botschafterchancen verabschieden.

Die Richtlinien für soziale Medien unterscheiden sich von den Richtlinien Ihres Unternehmens für soziale Medien und auch von Ihrem Styleguide für soziale Medien.

Eine Social-Media-Richtlinie ist ein umfassendes Dokument, in dem detailliert beschrieben wird, wie das Unternehmen und seine Mitarbeiter soziale Medien nutzen. Diese Richtlinien sollen eine Marke vor rechtlichen Risiken schützen und ihren Ruf in den sozialen Medien aufrechterhalten. Während eine Social-Media-Richtlinie die Regeln und die Konsequenzen bei Verstößen festlegt, sind Social-Media-Richtlinien eher lehrreich.

Ein Styleguide für soziale Medien definiert die Stimme der Marke, die visuelle Gestaltung der Marke und andere wichtige Marketingelemente und wird häufig von den Autoren von Inhalten in einem Unternehmen verwendet, um sicherzustellen, dass ihre Beiträge "markenkonform" sind.

Ein weiterer Unterschied: Richtlinien für soziale Medien unterscheiden sich auch von den Richtlinien für die Gemeinschaft, die die Regeln für die öffentliche Beteiligung an Ihrem Konto oder Ihrer Gruppe festlegen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie den kostenlosen Kurs Implementing Social Media Governance Within your Organization der SMMExpert Academy.

Warum sind Leitlinien für soziale Medien wichtig?

Jeder einzelne Mitarbeiter (ja, auch Maurice in der Buchhaltung) ist ein potenzieller Online-Markenbotschafter. Die Weitergabe von Richtlinien für soziale Medien ist Ihre Chance, dem gesamten Team Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen es Sie positiv, inklusiv und respektvoll aufwerten kann.

Nutzen Sie die Richtlinien für soziale Medien, um:

• Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter zu einem positiven Engagement auf ihren persönlichen sozialen Konten
• Aufklärung über bewährte Praktiken in den sozialen Medien
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Ihren offiziellen Konten zu folgen oder offizielle Hashtags zu verwenden
• Verbreiten Sie die Social-Media-Strategie Ihres Unternehmens
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitern hilfreiche Tools und Ressourcen von Drittanbietern vor, wie z.B. das Social Media Dashboard von SMMExpert oder die SMMExpert Academy Schulung
• Schützen Sie Ihre Mitarbeiter vor sozialer Belästigung
• Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Cybersicherheitsrisiken
• Klären Sie, welche Informationen weitergegeben werden dürfen und was eine Verletzung der Vertraulichkeit darstellt.
• Steigern Sie den Ruf Ihrer Marke in den sozialen Medien

Obwohl die Richtlinien für soziale Medien in der Regel für die Mitarbeiter erstellt werden, können auch alle anderen Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, von diesen Best Practices profitieren - z. B. Unternehmenspartner, Marketingagenturen oder Influencer.

Wenn Sie keine Best Practices für die Darstellung oder Diskussion Ihres Unternehmens in den sozialen Medien aufstellen, können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten. Andererseits kann ein Mangel an Richtlinien für soziale Medien Sie auch daran hindern zugunsten von Ein begeistertes Teammitglied, das mit den sozialen Richtlinien vertraut ist und sich sicher fühlt, was es sagen darf, kann zu einem starken Botschafter Ihrer Marke werden.

10 Richtlinien für soziale Medien für Mitarbeiter

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Abschnitte, die Sie in Ihre Social-Media-Richtlinien aufnehmen sollten. Auch wenn diese Details allgemein gültig sind, können Sie natürlich jeden Teil an Ihre Marke anpassen: Schließlich ist jede Branche anders.

In der Tat, jeder Unternehmen Bevor Sie also irgendwelche festen Regeln aufstellen, sollten Sie sich mit Ihrem Team absprechen, denn vielleicht haben Ihre Mitarbeiter spezielle Fragen oder Bedenken, die Sie in Ihrem Leitfaden berücksichtigen sollten.

1. amtliche Konten

Ermitteln Sie die offiziellen Social-Media-Kanäle Ihres Unternehmens und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihnen zu folgen. Dies ist nicht nur eine Chance, ein paar neue Follower zu gewinnen: Es ist eine hervorragende Gelegenheit, den Mitarbeitern zu zeigen, wie sich Ihre Marke in den sozialen Medien präsentiert.

Vielleicht möchten Sie auch bestimmte Hashtags festlegen, wenn diese ein wichtiger Bestandteil Ihrer sozialen Strategie sind.

In einigen Fällen erlauben oder verlangen Unternehmen, dass bestimmte Mitarbeiter markengebundene soziale Konten führen. Wenn dies in Ihrem Unternehmen der Fall ist, ist dies ein guter Ort in Ihren sozialen Richtlinien, um zu erklären, wie ein Teammitglied für sein eigenes markengebundenes Konto autorisiert werden kann (oder nicht).

2. die Offenlegung und Transparenz

Wenn Ihre Teammitglieder auf ihren sozialen Konten stolz angeben, dass sie für Ihr Unternehmen arbeiten, sollten Sie sie bitten, klarzustellen, dass sie die Beiträge in den sozialen Medien in ihrem eigenen Namen und nicht im Namen Ihrer Marke verfassen. Wenn Sie in ihrem sozialen Profil oder in ihrer Biografie den Hinweis "Alle geäußerten Meinungen sind meine eigenen" (oder ähnlich) hinzufügen, wird deutlich, dass es sich nicht um offizielle Standpunkte handelt.

Allerdings ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass sie sich als Mitarbeiter zu erkennen geben müssen, wenn sie unternehmensbezogene Themen in sozialen Netzwerken diskutieren. Dies ist eine Vorschrift, kein freundlicher Vorschlag. In den Vereinigten Staaten verlangt die Federal Trade Commission sogar, dass die Identifizierung in dem entsprechenden Beitrag erfolgt. Es reicht nicht aus, dies in der Biografie zu erwähnen.

Ein Beispiel für die Twitter-Bio eines Google-Mitarbeiters

3. der Datenschutz

Es schadet nie, Ihr Team daran zu erinnern, dass vertrauliche Unternehmensinformationen auch außerhalb der Arbeitszeit vertraulich sind. Ob es sich um private Informationen über Mitarbeiter, Finanzinformationen, neue Produkte, private Kommunikation, Forschungs- und Entwicklungsinformationen oder andere sensible Informationen handelt, stellen Sie klar, dass Datenschutz und Vertraulichkeit auf allen Social Media-Plattformen respektiert werden sollten.

4. die Cyber-Sicherheit

Selbst wenn Ihre Mitarbeiter vor Phishing-Betrug und ähnlichem auf der Hut sind, kann es nie schaden, die Grundlagen der Cybersicherheit zu überprüfen, vor allem, wenn Sie Informationen über Kunden oder Klienten sammeln.

Cyber-Sicherheit geht vor!

Eine kurze Auffrischung des Einmaleins der Cybersicherheit:

• Wählen Sie sichere Passwörter
• Verwenden Sie für jedes soziale Konto ein anderes Passwort
• Verwenden Sie nicht dieselben Passwörter für Ihre Firmenkonten
• Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (oder Multi-Faktor-Authentifizierung) für die Anmeldung bei sozialen Netzwerken
• Beschränken Sie die persönlichen und beruflichen Informationen, die Sie weitergeben
• Persönliche Anmeldedaten für persönliche Konten verwenden
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung sicher ist
• Keine verdächtigen Inhalte herunterladen oder anklicken
• Aktivieren Sie Geolokalisierungsdienste in Anwendungen nur, wenn dies erforderlich ist.
• Sicheres Surfen

5. die Belästigung

In den Richtlinien werden die Mitarbeiter in der Regel daran erinnert, in den sozialen Medien freundlich zu sein. Aber neben der Förderung der positiven Einstellung sollten die Unternehmen auch deutlich machen, dass sie keine Form der Belästigung in den sozialen Medien dulden.

Auf der anderen Seite bietet sich die Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern Unterstützung zu bieten, wenn sie Legen Sie fest, wie Sie mit Trollen oder Tyrannen umgehen, ob Sie sie melden, ignorieren, blockieren oder verbannen wollen.

Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wie sie Probleme, die sie gesehen oder erlebt haben, melden können. Wenn Unterstützung benötigt wird, sagen Sie den Mitarbeitern, wie und wo sie diese erhalten können.

Die Bereitstellung von Protokollen und Tools hilft Ihrem Team, Probleme im Keim zu ersticken, bevor sie sich zu einer ausgewachsenen Social-Media-Krise auswachsen.

6. inklusivität

Es ist für jeden Arbeitgeber und jede Marke wichtig, auf und außerhalb der sozialen Medien die Inklusion zu fördern. Indem Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, dasselbe zu tun, zeigen Sie, dass auch sie Ihnen am Herzen liegen.

Zu den Leitlinien für die Inklusion können gehören:

• Inklusive Pronomen verwenden (sie/sie/ihre/ Leute)
• Beschreibende Bildunterschriften für Bilder bereitstellen
• Überlegen Sie sich eine Vertretung
• Treffen Sie keine Annahmen über Geschlecht, Rasse, Erfahrung oder Fähigkeiten
• Vermeiden Sie geschlechts- oder rassenspezifische Emojis
• Fühlen Sie sich frei, Ihre bevorzugten Pronomen mitzuteilen
• Verwenden Sie Groß- und Kleinschreibung für Hashtags (das macht sie für Bildschirmleser besser lesbar).
• Verwenden Sie verschiedene Bilder und Symbole, z. B. Stock-Images, Emojis und Markenbilder.
• Melden und entfernen Sie alle Kommentare, die als sexistisch, rassistisch, behindert, altersdiskriminierend, homophob oder hasserfüllt gegenüber einer Gruppe oder Person angesehen werden
• Texte zugänglich machen, einfache Sprache verwenden und für Menschen, die Englisch als Zweitsprache lernen, oder für Menschen mit Lernschwierigkeiten zugänglich machen

Weitere Ressourcen zum Thema Inklusion finden Sie hier.

7. rechtliche Überlegungen

Ihre sozialen Richtlinien können eine Erinnerung an die Mitarbeiter enthalten, geistiges Eigentum, Urheberrechte, Warenzeichen und andere einschlägige Gesetze zu respektieren. Im Zweifelsfall ist die Faustregel relativ einfach: Wenn es nicht Ihnen gehört und Sie keine Erlaubnis haben, veröffentlichen Sie es nicht. Ganz einfach!

8. do's und don'ts

Auch wenn Sie in den vorherigen Abschnitten ins Detail gehen möchten, ist eine Liste mit Do's und Don'ts, in der Sie schnell nachschlagen können, eine gute Gelegenheit, die Dinge klar und deutlich zu formulieren.

Zum Beispiel...

• Führen Sie das Unternehmen als Ihren Arbeitgeber in Ihrer Social-Media-Bio auf (wenn Sie dies wünschen)
• Lassen Sie sich nicht in unangemessener Weise auf Konkurrenten ein.
• Teilen Sie Beiträge, Veranstaltungen und Geschichten in den sozialen Medien des Unternehmens
• Geben Sie KEINE Betriebsgeheimnisse oder vertrauliche Informationen Ihrer Kollegen weiter.
• Äußern Sie Ihre eigene Meinung - stellen Sie aber sicher, dass Sie nicht im Namen des Unternehmens sprechen.
• Äußern Sie sich NICHT zu rechtlichen Fragen, die das Unternehmen betreffen.
• Melden Sie Belästigungen, die Sie erlebt oder bemerkt haben
• Lassen Sie sich NICHT auf Trolle, negative Berichterstattung oder Kommentare ein.

9. hilfreiche Ressourcen

Sie können Links zu hilfreichen Ressourcen in Ihr Leitliniendokument einfügen oder in einem separaten Abschnitt auflisten. Wo auch immer Sie sie platzieren, es ist eine gute Idee, auf Ihre Richtlinien für soziale Medien, den Leitfaden für soziale Medien und die Gemeinschaftsrichtlinien zu verlinken, so dass jeder diese Informationen sofort zur Hand hat.

Andere Links, die Sie einfügen könnten, sind:

• Unternehmensdokumente
  • Verhaltenskodex des Unternehmens
  • Betriebsvereinbarungen
  • Datenschutzrichtlinien
• Marketing-, Werbe- und Verkaufsvorschriften der kanadischen Regierung und der FTC

Wenn Ihr Unternehmen Social-Media-Ressourcen anbietet, gibt es keinen besseren Ort als Ihre Social-Media-Richtlinien, um alle darauf aufmerksam zu machen. Ob es sich nun um Tools oder Schulungen von SMMExpert oder um Stipendien für Social-Media-Kurse handelt, geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich in den sozialen Netzwerken von ihrer besten Seite zu zeigen (Füße?).

Dürfen wir Ihnen zum Beispiel SMMExpert Amplify empfehlen? Es ist eine großartige Möglichkeit, geprüfte Inhalte zu finden, die Sie teilen und Ihre persönliche Marke stärken können.

10. kontaktinformationen und Datum

Fügen Sie auch Informationen hinzu, an die Fragen gerichtet werden können, z. B. eine bestimmte Person, ein Forum oder Slack-Kanal oder eine E-Mail-Adresse.

Sie sollten auch angeben, wann Ihre Leitlinien zuletzt aktualisiert wurden.

Beispiele für Richtlinien für soziale Medien

Wenn Sie auf der Suche nach Beispielen aus der Praxis für Richtlinien für soziale Medien sind, haben wir ein paar Inspirationsquellen zusammengestellt.

Der Grossmont-Cuyamaca Community College District umreißt die Tipps für bewährte Praktiken klar und prägnant: "Meinungsfreiheit muss verantwortungsbewusst ausgeübt werden", heißt es auf der Seite. "Diese Empfehlungen bieten einen Fahrplan für eine konstruktive, respektvolle und produktive Nutzung von Social-Networking-Sites."

Intel bemüht sich nach Kräften, seinen Mitarbeitern zu versichern, dass sie nicht dazu da sind, ihr Online-Verhalten zu zensieren oder zu kontrollieren. "Wir vertrauen Ihnen", heißt es in den Richtlinien, sowohl explizit als auch implizit. Gleich zu Beginn macht Intel seine Wünsche deutlich: Seien Sie offen, konzentrieren Sie sich auf das Gute, und nutzen Sie Ihr bestes Urteilsvermögen.

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Die Stanford University (ja, dieselbe Institution, an der auch Facebook-Gründer Mark Zuckerberg studiert hat) hat Richtlinien für soziale Medien, die ziemlich dicht sind, aber viele Ressourcen und Kontext für die Benutzer bieten. Wenn Ihre Richtlinien für soziale Medien so gründlich sind, ist es vielleicht eine gute Idee, die wichtigsten Punkte mit Ihrem Team in einem Workshop oder Seminar zu besprechen, um sicherzustellen, dass die Details nicht überflogen werden.

Die Bloomberg School of Nursing an der University of Toronto hat eine sehr prägnante Aufzählung von Leitlinien erstellt, die auf den ersten Blick leicht zu verstehen sind - eine gute Erinnerung daran, dass die Art und Weise, wie Sie Ihre Leitlinien gestalten, zur Verständlichkeit beitragen kann, ganz gleich, ob es sich um eine Webseite, ein PDF oder eine Broschüre handelt.

Denken Sie daran, dass Ihre Leitlinien so lang oder so kurz sein können, wie Sie wollen. Sharp News zum Beispiel hat nur vier Leitlinien für die Nutzung sozialer Medien.

Das Olympische Komitee hat seine Social-Media-Richtlinien für die Olympischen Spiele in Peking auf eine einzige Seite beschränkt - wenn auch eine ziemlich dichte. Wenn man sich auf die "Do's" und "Don'ts" stützt, wird auf einen Blick klar, was akzeptabel ist und was verpönt ist.

Da Nordstrom ein Unternehmen ist, das sich mit Kundenservice befasst und dem der Datenschutz wichtig ist, konzentrieren sich seine Richtlinien für soziale Medien stark auf den Schutz der Kunden. Ihre eigene Branche wird ihre eigenen besonderen Empfindlichkeiten haben, also passen Sie Ihre Richtlinien an Ihre spezifischen Problembereiche (oder Chancen!) an.

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