Uanset hvilken branche du er i, er enhver moderne virksomhed har brug for at have retningslinjer for sociale medier.

Retningslinjer for sociale medier fastlægger de bedste sociale praksisser for dine medarbejdere. I nogle tilfælde er disse regler påkrævet ved lov eller af hensyn til den juridiske beskyttelse. Men i sidste ende er målet med disse retningslinjer at give medarbejderne de oplysninger, de har brug for, så de kan træffe de rigtige valg på de sociale medier, både for dem selv og for virksomheden.

Det gælder også, selv om din virksomhed ikke har en tilstedeværelse på de sociale medier endnu. Uanset om du har en officiel Twitter-konto eller Instagram-profil eller ej, kan du være sikker på, at dine medarbejdere er derude på internettet og sludrer løs på internettet.

Denne artikel vil gennemgå:

• Forskellen mellem en politik for sociale medier og retningslinjer for sociale medier
• Eksempler fra andre mærker fra det virkelige liv
• Sådan bruger du vores gratis skabelon til retningslinjer for sociale medier til at oprette dit eget sæt retningslinjer

Bonus: Få en gratis, tilpasselig skabelon til retningslinjer for sociale medier til hurtigt og nemt at udarbejde anbefalinger til din virksomhed og dine medarbejdere.

Hvad er retningslinjer for sociale medier?

Retningslinjer for sociale medier er forslag til, hvordan en virksomheds medarbejdere bør repræsentere sig selv og virksomheden på deres personlige sociale mediekonti.

Tænk på retningslinjer for sociale medier som en medarbejdermanual for bedste praksis for sociale medier.

De bør beskrive, hvordan man opfører sig på sociale medier på en måde, der er positiv og sund for både virksomheden, medarbejderne og kunderne. Retningslinjerne for sociale medier kan indeholde tips om etikette, nyttige værktøjer og links til vigtige ressourcer.

Det er vigtigt, at vi virkelig ikke anbefaler at forbyde medarbejdere at bruge sociale medier eller at begrænse dem i at tale om din virksomhed overhovedet. Det ser ikke godt ud at overvåge eller censurere dine teammedlemmers sociale tilstedeværelse: Det er moralsk ødelæggende, og du kan sige farvel til alle organiske ambassadørmuligheder.

Det skal bemærkes, at retningslinjer for sociale medier adskiller sig fra din virksomheds politik for sociale medier og fra din stilguide for sociale medier.

En politik for sociale medier er et omfattende dokument, der detaljeret beskriver, hvordan virksomheden og dens medarbejdere bruger de sociale medier. Disse politikker har til formål at beskytte et brand mod juridiske risici og bevare dets omdømme på de sociale medier. Hvor en politik for sociale medier fastsætter reglerne og konsekvenserne af at bryde dem, er retningslinjer for sociale medier mere instruktive.

En stilguide for sociale medier definerer brand voice, brand visuals og andre vigtige markedsføringselementer og bruges ofte af indholdsskabere i en organisation til at sikre, at deres indlæg er "on brand".

Endnu en forskel: Retningslinjer for sociale medier adskiller sig også fra retningslinjer for fællesskaber, som fastlægger reglerne for offentligt engagement med din konto eller gruppe.

Hvis du vil vide mere, kan du tage SMMExpert Academy's gratis kursus Implementering af styring af sociale medier i din organisation.

Hvorfor er det vigtigt med retningslinjer for sociale medier?

Hver eneste medarbejder (ja, også Maurice i bogholderiet) er en potentiel online brandambassadør. Ved at dele retningslinjerne for sociale medier har du mulighed for at give hele teamet værktøjer, der kan hjælpe dem med at gøre dig kendt på en positiv, inkluderende og respektfuld måde.

Brug retningslinjerne for sociale medier til at:

• Giv dine medarbejdere mulighed for at engagere sig positivt på deres personlige sociale konti
• Undervis i bedste praksis for sociale medier
• Opmuntre medarbejderne til at følge dine officielle konti eller bruge officielle hashtags
• Distribuere din virksomheds strategi for sociale medier
• Introducer medarbejderne til nyttige værktøjer og ressourcer fra tredjeparter, såsom SMMExperts dashboard til sociale medier eller SMMExpert Academy-uddannelse
• Beskyt dine medarbejdere mod social chikane
• Beskyt din virksomhed mod cybersikkerhedsrisici
• Afklar, hvilke oplysninger det er i orden at dele, og hvad der er en krænkelse af fortroligheden
• Styrk dit varemærkes omdømme på de sociale medier

Selv om retningslinjerne for sociale medier normalt er udarbejdet til at dele med medarbejderne, kan alle andre, som du samarbejder med, også drage fordel af disse bedste praksis - tænk på virksomhedspartnere, marketingbureauer eller influencers.

Hvis du ikke skaber bedste praksis for, hvordan din virksomhed repræsenteres eller diskuteres på de sociale medier, kan tingene hurtigt komme ud af kontrol. Og på den anden side kan manglende retningslinjer for sociale medier også forhindre dig i at til gavn for En entusiastisk medarbejder, der er bevæbnet med sociale retningslinjer og føler sig sikker på, hvad de må sige, kan blive en stærk ambassadør for dit brand.

10 retningslinjer for ansatte på sociale medier

Her er en oversigt over de vigtigste afsnit, som du bør medtage i dine retningslinjer for sociale medier. Men selv om disse detaljer er almindelige, kan du naturligvis tilpasse dem til dit brand, for alle brancher er jo forskellige.

Faktisk er alle virksomhed er forskellige ... så før du fastlægger nogle faste regler, bør du måske spørge dit team. Dine medarbejdere har måske specifikke spørgsmål eller bekymringer, som det kan være nyttigt at tage højde for i dit masterdokument.

1. Officielle regnskaber

Identificer virksomhedens officielle sociale medier og opfordre medarbejderne til at følge dem. Det er ikke bare en chance for at få flere følgere: Det er en glimrende mulighed for at vise medarbejderne, hvordan dit brand præsenterer sig selv på de sociale medier.

Måske vil du også gerne identificere specifikke hashtags, hvis de er en central del af din sociale strategi.

I nogle tilfælde tillader eller kræver virksomheder, at visse medarbejdere driver sociale konti tilknyttet et mærke. Hvis det er noget, din virksomhed gør, er dette et godt sted i dine sociale retningslinjer at forklare, hvordan et teammedlem kan (eller ikke kan) få tilladelse til at have sin egen brandede konto.

2. Offentliggørelse og gennemsigtighed

Hvis dine teammedlemmer stolt angiver på deres sociale konti, at de arbejder for din virksomhed, er det en god idé at bede dem om at præcisere, at de opretter indlæg på sociale medier på egne vegne og ikke på vegne af dit brand. Hvis du tilføjer en oplysning på deres sociale profil eller biotekst om, at "Alle udtalelser er mine egne" (eller lignende), kan du gøre det klart, at der ikke er tale om officielle synspunkter.

Når det er sagt, er det faktisk lovpligtigt, at hvis de skal diskutere virksomhedsrelaterede emner på sociale medier, skal de identificere sig selv som ansatte. Dette er en regel, ikke et venligt forslag. I USA kræver Federal Trade Commission faktisk, at identifikationen skal ske i det relevante indlæg. Det er ikke nok at nævne det i en bio.

Et eksempel på en Google-medarbejders Twitter-bio

3. Privatliv

Det skader aldrig at minde dit team om, at fortrolige virksomhedsoplysninger også er fortrolige uden for arbejdstiden. Uanset om det drejer sig om private oplysninger om medarbejdere, finansielle oplysninger, kommende produkter, privat kommunikation, oplysninger om forskning og udvikling eller andre følsomme oplysninger, skal du gøre det klart, at privatlivets fred og fortrolighed skal respekteres på alle sociale medieplatforme.

4. Cybersikkerhed

Cyberhacks og trusler er ikke nogen spøg. Selv om dine medarbejdere er opmærksomme på phishing-svindel og lignende, kan det aldrig skade at gennemgå de grundlæggende principper for cybersikkerhed, især hvis du indsamler oplysninger om kunder eller klienter.

Cybersikkerhed først!

En hurtig genopfriskning af cybersikkerhed 101:

• Vælg stærke adgangskoder
• Brug en forskellig adgangskode til hver social konto
• Brug ikke de samme adgangskoder til dine virksomhedskonti
• Brug to-faktor- (eller flerfaktor-) godkendelse til at logge ind på sociale netværk
• Begræns de personlige og professionelle oplysninger, du deler
• Brug personlige legitimationsoplysninger til personlige konti
• Sørg for, at din internetforbindelse er sikker
• Du må ikke downloade eller klikke på mistænkeligt indhold
• Aktivér kun geolokaliseringstjenester i apps, når det er nødvendigt
• Brug sikker browsing

5. Chikane

Retningslinjerne minder normalt medarbejderne om at være venlige på de sociale medier. Men ud over at fremme positivitet bør virksomhederne også gøre det klart, at de ikke tolererer nogen form for chikane på de sociale medier.

På den anden side af dette er der en mulighed for at give dine medarbejdere støtte, hvis de oplever chikane. Definer din politik for håndtering af trolls eller mobbere, uanset om det er at anmelde dem, ignorere dem eller blokere eller forbyde dem.

Fortæl folk, hvordan de kan rapportere problemer, de har set eller oplevet. Hvis der er behov for støtte, så fortæl medarbejderne, hvordan og hvor de kan få den.

Ved at udarbejde protokoller og værktøjer kan dit team hjælpe dig med at kvæle problemerne i opløbet, før de udvikler sig til en fuldbyrdet krise på de sociale medier.

6. Inklusivitet

Det er vigtigt for enhver arbejdsgiver og ethvert brand at fremme rummelighed på og uden for de sociale medier. Hvis du opfordrer dine medarbejdere til at gøre det samme, viser du, at du også holder af dem.

Retningslinjerne for rummelighed kan omfatte:

• Brug inkluderende pronominer (de/dem/dem/deres/folks)
• Angiv beskrivende billedtekster til billeder
• Vær opmærksom på repræsentation
• Lad være med at fremsætte antagelser om køn, race, erfaring eller evner
• Undgå køns- eller racespecifikke emojis
• Du er velkommen til at dele dine foretrukne pronominer
• Brug titelbogstav for hashtags (dette gør dem mere læselige for skærmlæsere).
• Brug forskellige billeder og ikoner, f.eks. stockbilleder, emojis og branded visuals.
• Rapportere og fjerne alle kommentarer, der anses for at være sexistiske, racistiske, racistiske, handicapvenlige, aldersrelaterede, homofobiske eller hadefulde over for en gruppe eller person
• Gør teksten tilgængelig, ved hjælp af et klart sprog og tilgængelig for personer, der lærer engelsk som andetsprog, eller personer med indlæringsvanskeligheder

Find flere ressourcer til inklusivitet her.

7. Juridiske overvejelser

Dine sociale retningslinjer kan indeholde en påmindelse til medarbejderne om at respektere intellektuel ejendomsret, ophavsret, varemærker og andre relevante love. Når du er i tvivl, er tommelfingerreglen relativt enkel: Hvis det ikke er dit, og du ikke har tilladelse, må du ikke sende det.

8. Hvad man må og ikke må

Selv om du måske ønsker at gå i detaljer med de foregående afsnit, er det selvfølgelig en god mulighed for at gøre tingene meget klart og tydeligt ved at lave en liste over, hvad du skal gøre og ikke gøre, som du hurtigt kan henvise til.

For eksempel...

• Angiv virksomheden som din arbejdsgiver i din bio på de sociale medier (hvis du ønsker det)
• Du må ikke gå i dialog med konkurrenterne på en upassende måde
• Del virksomhedens opslag, begivenheder og historier på sociale medier
• Du må ikke dele firmahemmeligheder eller fortrolige oplysninger fra dine kolleger
• Udtryk din egen mening - men sørg for, at det er tydeligt, at du ikke taler på virksomhedens vegne
• IKKE kommentere juridiske spørgsmål vedrørende virksomheden
• Meld chikane, som du har oplevet eller bemærket
• Lad være med at tage del i trolls, negativ dækning eller kommentarer

9. Nyttige ressourcer

Du kan inkludere links til nyttige ressourcer i hele dit retningslinjedokument, eller du kan også lave en liste i et separat afsnit. Uanset hvor du placerer dem, er det en god idé at linke til din politik for sociale medier, stilguide for sociale medier og retningslinjer for fællesskabet, så alle har disse oplysninger lige ved hånden.

Andre links, som du måske vil medtage, kunne være:

• virksomhedsdokumenter
  • adfærdskodeks for virksomheder
  • medarbejderaftaler
  • politikker om beskyttelse af personlige oplysninger
• Marketing-, reklame- og salgsregler fra den canadiske regering og FTC

Hvis din virksomhed tilbyder ressourcer til sociale medier, er der intet bedre sted end dine retningslinjer for sociale medier til at gøre alle opmærksomme på dem? Uanset om det er værktøjer eller uddannelse fra SMMExpert eller stipendier til kurser i sociale medier, så giv de mennesker, der arbejder for dig, mulighed for at sætte deres bedste fod (fødder?) frem på sociale medier.

Vi kan f.eks. anbefale SMMExpert Amplify, som er en fantastisk måde at finde godkendt indhold til at dele og forbedre dit personlige brand på.

10. Kontaktoplysninger og dato

Sørg for også at tilføje oplysninger om, hvor spørgsmål kan sendes hen, f.eks. til en bestemt person, et forum, en Slack-kanal eller en e-mailadresse.

Du bør også angive, hvornår dine retningslinjer senest er blevet ajourført.

Eksempler på retningslinjer for sociale medier

Hvis du leder efter eksempler på retningslinjer for sociale medier fra den virkelige verden, har vi samlet et par inspirationskilder.

Grossmont-Cuyamaca Community College District beskriver klart og tydeligt tips til bedste praksis. "Ytringsfrihed skal udøves ansvarligt," minder siden læserne om. "Disse anbefalinger giver en køreplan for en konstruktiv, respektfuld og produktiv brug af sociale netværkssider."

Intel gør alt for at forsikre medarbejderne om, at de ikke er her for at censurere eller overvåge deres onlineadfærd. "Vi stoler på dig", står der både eksplicit og implicit i retningslinjerne. Intel er helt klart med hensyn til sine ønsker: Vær ærlig, fokuser på det gode, og brug din bedste dømmekraft.

Bonus: Få en gratis, tilpasselig skabelon til retningslinjer for sociale medier til hurtigt og nemt at udarbejde anbefalinger til din virksomhed og dine medarbejdere.

Stanford University (ja, den samme institution, som Facebooks grundlægger Mark Zuckerberg gik ud af) har retningslinjer for sociale medier, der er ret omfattende, men som indeholder masser af ressourcer og kontekst for brugerne. Hvis dine retningslinjer for sociale medier er så grundige, kan det være en god idé at gennemgå de vigtigste resultater med dit team på en workshop eller et seminar for at sikre, at detaljerne ikke bliver overset.

Bloomberg School of Nursing på University of Toronto har en meget kortfattet liste med bullet-point-retningslinjer, som er lette at forstå ved et enkelt blik. Det er en god påmindelse om, at det kan være med til at gøre retningslinjerne lettere at forstå, uanset om det er en webside, en PDF-fil eller en brochure.

Husk, at dine retningslinjer kan være lige så lange eller korte, som du ønsker. Sharp News har f.eks. kun fire retningslinjer for brug af sociale medier.

Den Olympiske Komité holdt sine retningslinjer for sociale medier på én side i forbindelse med OL i Beijing - om end en ret tæt side. Ved at læne sig op ad "do's" og "don'ts" er det tydeligt ved et enkelt blik, hvad der er acceptabelt, og hvad der er forbudt.

Fordi Nordstrom er en virksomhed, der beskæftiger sig med kundeservice, og fordi privatlivets fred er vigtigt, er retningslinjerne for sociale medier stærkt fokuseret på at beskytte kunderne. Din egen branche vil have sine egne særlige følsomme områder, så tilpas dine retningslinjer til dine specifikke problemområder (eller muligheder!).

Skabelon til retningslinjer for sociale medier

Vi har samlet alle disse gode råd i én gratis skabelon, som du kan downloade. Det er blot et simpelt Google-dokument, som er ret nemt at bruge.

Du skal blot lave en kopi og begynde at indsætte dine anbefalinger for at guide dit team til at opnå storhed på de sociale medier.

Spar tid på at administrere din tilstedeværelse på sociale medier med SMMExpert. Fra et enkelt dashboard kan du udgive og planlægge indlæg, finde relevante konverteringer, engagere publikum, måle resultater og meget mere. Prøv det gratis i dag.

Kom i gang

SMMExpert Amplify gør det nemt for dine medarbejdere at dele dit indhold sikkert med deres følgere - øge din rækkevidde på de sociale medier Book en personlig demo uden pres for at se det i praksis.