Dasar media sosial ialah alat penting untuk mana-mana organisasi—walaupun organisasi anda tidak menggunakan media sosial. Kerana pekerja anda hampir pasti melakukannya.

Bonus: Dapatkan templat dasar media sosial percuma yang boleh disesuaikan untuk membuat garis panduan dengan cepat dan mudah untuk syarikat dan pekerja anda.

Apakah itu dasar media sosial?

Dasar media sosial ialah dokumen rasmi syarikat yang menyediakan garis panduan dan keperluan untuk penggunaan media sosial organisasi anda. Ia meliputi saluran rasmi jenama anda, serta cara pekerja menggunakan media sosial, secara peribadi dan profesional.

Dasar ini terpakai kepada semua orang daripada CEO hingga pelatih musim panas, jadi ia perlu mudah difahami. Ia boleh menjadi sebahagian daripada strategi pemasaran media sosial yang lebih luas, atau ia boleh hidup dengan bahan onboarding dan dasar syarikat lain.

Mengapa anda memerlukan dasar media sosial untuk pekerja?

Dasar media sosial syarikat rasmi ialah dokumen penting. Ia membantu mengekalkan suara jenama anda sambil mengurangkan risiko media sosial. Berikut ialah beberapa sebab paling penting untuk melaksanakan dasar media sosial.

Kekalkan identiti jenama anda merentas saluran

Anda berkemungkinan mempunyai berbilang orang yang mengurus berbilang akaun merentas berbilang saluran . Dasar media sosial yang kukuh memastikan perkara itu konsisten dan mengikut jenama.

Lindungi diri anda daripada undang-undang dan peraturanmelalui e-mel dalaman atau pada mesyuarat semua pihak, pastikan anda meninggalkan banyak ruang dan peluang untuk soalan.

Jika anda melancarkan kemas kini baharu, sertakan senarai perubahan penting dan tarikh semakan.

5. Jadualkan kemas kini untuk tahun depan (atau suku tahun depan)

Adalah perkara biasa untuk melihat dasar media sosial yang bermula sejak zaman gelap 2013 atau 2011. (Anda boleh tahu kerana mereka menggunakan kata kunci seperti “Web 2.0” dan “microblogs.”)

Media sosial sentiasa berubah-ubah dan dasar media sosial anda memerlukan kemas kini yang kerap. Rangkaian dan kefungsian berubah, tapak media sosial baharu muncul dan yang lain jatuh.

Dasar media sosial anda tidak boleh hanya duduk dalam laci (atau Dokumen Google). Dasar-dasar dari awal tahun 2010-an itu tidak dapat menjangkakan peningkatan TikTok atau tahap sambungan yang berterusan orang ramai yang kini ada dengan peranti mudah alih mereka.

Memberi komitmen kepada semakan tahunan, dwitahunan atau suku tahunan akan memastikan dasar anda kekal berguna dan relevan. Sekurang-kurangnya, anda perlu memastikan semua butiran dan maklumat hubungan adalah terkini.

6. Menguatkuasakannya

Membuat dasar media sosial adalah bagus. Tetapi jika tiada siapa yang menguatkuasakannya, mengapa perlu bersusah payah?

Pada bulan Mei, Ketua Pemeriksa Perkhidmatan Pos A.S. mengeluarkan semakan mengecewakan saluran media sosial USPS.

Antara penemuan lain, laporan itu dibenderakan:

“… akaun yang tidak diluluskan untuk 15 siaranpejabat, sembilan jabatan, tiga pasukan jualan dan berbilang pekerja menggunakan akaun media sosial mereka dalam kapasiti rasmi tanpa kelulusan yang sewajarnya.”

Mengapa? Kerana mereka tidak menguatkuasakan dasar media sosial mereka.

USPS kemudian mengeluarkan “peringatan dasar media sosial” kepada pekerja dan kontraktor “bahawa mereka dilarang bercakap bagi pihak organisasi di tapak web, blog dan bentuk media sosial lain tanpa kebenaran.” Mereka juga menyatakan bahawa "pasukan media sosial menjalankan audit rutin tapak yang mendakwa mewakili Perkhidmatan Pos."

Pelajaran di sini berkaitan dengan pendengaran sosial dan audit media sosial.

Pertama, anda dasar media sosial hendaklah termasuk jadual audit tetap untuk mengenal pasti akaun baharu yang mendakwa mewakili syarikat anda.

Kedua, pasukan anda harus melibatkan diri dalam pendengaran sosial. Ini akan mengenal pasti perbualan sosial tentang jenama anda dan sebarang siaran yang bertentangan dengan dasar anda.

Pastikan dasar sosial anda menyertakan butiran tentang akibat melanggar keperluan, jadi tiada siapa yang terkejut dengan tindakan tatatertib jika mereka melanggar peraturan.

Contoh dasar media sosial

Kadang-kadang tiada apa-apa seperti contoh dunia sebenar untuk meneruskan sesuatu. Berikut ialah beberapa dasar media sosial yang bagus untuk dicontohi apabila membuat dasar media sosial anda sendiri.

Dasar media sosial Nordstrom

Dasar media sosial Nordstrom adalah pendek dan tepat sasarantetapi merangkumi butiran penting untuk pekerja.

Pengambilan penting: “Anda mungkin bertanggungjawab secara sah untuk kandungan yang anda siarkan, jadi hormati jenama, tanda dagangan dan hak cipta.”

Gartner

Syarikat penyelidikan dan penasihat Gartner mempunyai dasar media sosial yang kukuh yang menggalakkan pekerja untuk memikirkan perbezaan antara persona peribadi dan profesional mereka di media sosial.

Pendapat utama: “Semasa bertindak sebagai 'persona profesional' anda dan mengenal pasti diri anda sebagai rakan kongsi Gartner secara terbuka, pertimbangkan setiap siaran yang anda buat sebagai representasi jenama Gartner dan bukannya anda sebagai individu.”

Dell

Dell telah mencipta yang ringkas dan mudah dasar dengan nasihat yang baik untuk sesiapa sahaja yang menggunakan media sosial.

Pendapat penting: “Semua ahli pasukan digalakkan untuk bercakap tentang syarikat dan berkongsi berita dan maklumat, tetapi hanya jurucakap yang diberi kuasa dan terlatih boleh bercakap bagi pihak Dell Technologies dan keluarkan respons rasmi syarikat.”

Persatuan Peguam Kanada

Mungkin tidak menghairankan bahawa dasar media sosial untuk persatuan peguam dan profesional undang-undang lain cukup terperinci tentang peraturan dan keperluannya, dan cara ia digunakan pada undang-undang yang berkaitan. Namun begitu, garis panduan ini mudah difahami.

Pengambilan penting: “Apa-apa sahaja yang anda tulis atau siarkan dalam talian boleh dikongsi di luar komuniti dalam talian khusus yang anda terlibat. Oleh itu, krafsemua yang anda siarkan dengan andaian ia boleh dibaca oleh sesiapa sahaja.”

Kerajaan British Columbia

Panduan dasar interaktif dan menarik secara visual ini merangkumi banyak contoh dan soalan untuk difikirkan oleh pekerja semasa membuat siaran ke media sosial. Ia mendapat tahap maklumat dasar yang diperlukan tetapi memberi pekerja agensi dengan menggalakkan mereka berfikir tentang cara siaran sosial mereka mempengaruhi rakan sekerja dan majikan mereka.

Sumber: Kerajaan British Columbia

Pesan penting: “Pilihan yang kami buat dan tabiat yang kami kembangkan dalam kehidupan peribadi kami berkenaan dengan media sosial mungkin tidak sesuai dalam persekitaran kerja. Pekerja dipercayai untuk membuat pilihan beretika. Anda bertanggungjawab untuk menggunakan pertimbangan terbaik anda dan menghubungi bantuan apabila tidak pasti.”

Urus semua profil media sosial anda dengan mudah menggunakan SMMExpert. Daripada satu papan pemuka, anda boleh menjadualkan dan menerbitkan siaran, melibatkan pengikut anda, memantau perbualan yang berkaitan, mengukur hasil, mengurus iklan anda dan banyak lagi.

Bermula

Lakukan lebih baik dengan SMMExpert , alat media sosial semua-dalam-satu. Kekalkan perkembangan, berkembang dan kalahkan persaingan.

Percubaan 30 Hari Percumacabaran

Dasar sosial yang direka dengan baik dan dikuatkuasakan melindungi anda daripada melanggar peraturan dan peraturan. Akibat melanggarnya boleh menjadi besar.

Sebagai contoh, syarikat insurans MassMutual didenda $4 juta, tertakluk pada semakan pematuhan media sosial dan diarahkan untuk menyemak semula dasar media sosialnya selepas seorang peniaga untuk anak syarikat MML Investors Services membantu menyemarakkan kegilaan perdagangan GameStop melalui saluran sosial.

Memudahkan kepelbagaian dan keterangkuman

Kansas State University baru-baru ini mencipta dasar media sosial untuk pelajar untuk memudahkan kemasukan dan kepelbagaian di kampus . Antara keperluan lain, ia melarang pembuli siber dan doxing, serta "ulasan atau tingkah laku yang membentuk diskriminasi, gangguan [atau] tindakan balas".

Agak lewat mengenai perkara ini, tetapi artikel ini berjaya membincangkan perkara baharu K-State dasar media sosial. Saya gembira ditemu bual untuknya sebagai cara untuk mempromosikan dan menerangkan dasar kepada pelajar!

Dasar media sosial baharu menawarkan panduan, kemasukan kepada pelajar //t.co/altqMGvlGm

— Zach Perez (@zach_pepez) 20 September 202

Halang pelanggaran keselamatan

Dasar media sosial yang mantap digabungkan dengan protokol keselamatan yang betul membantu melindungi akaun anda daripada pancingan data, penggodaman , dan akaun penipu.

Cegah krisis PR

Dasar sosial yang tidak jelas, atau penggunaan yang tidak konsisten inipolisi, menyebabkan masalah kepada The Associated Press apabila mereka memecat wartawan Emily Wilder secara tiba-tiba. Garis panduan yang lebih jelas untuk menggunakan dasar dan langkah untuk menangani pelanggaran akan menghalang perkara ini daripada menjadi kebimbangan PR yang penting.

Kenyataan saya mengenai penamatan saya daripada The Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

— emily wilder (@vv1lder) 22 Mei 202

Balas dengan cepat jika krisis atau pelanggaran berlaku

Walaupun usaha terbaik anda, pelanggaran atau krisis masih boleh berlaku. Kadangkala pelanggaran atau krisis datang dari bahagian organisasi yang tiada kaitan dengan media sosial. Anda masih diharapkan untuk menanganinya di saluran sosial. Dasar sosial memastikan anda mempunyai pelan respons kecemasan.

Menjelaskan tanggungjawab media sosial pekerja

Seorang hakim Tennessee baru-baru ini telah disekat kerana menghantar mesej yang tidak sesuai kepada wanita daripada akaun yang menunjukkan dia dalam jubah kehakimannya. Surat teguran itu menyatakan:

”Hakim dijangka mengekalkan standard kelakuan dan maruah tertinggi jawatan kehakiman pada setiap masa… Tidak ada pengecualian kepada prinsip ini untuk penggunaan media sosial.”

Ia diteruskan:

“Anda akan mengelak daripada menggunakan gambar diri anda dalam jubah kehakiman anda sebagai gambar profil pada mana-mana platform media sosial melainkan menjalankan perniagaan mahkamah.”

Anda tidak boleh mengambil pekerja atau bersekutuakan membuat panggilan yang betul di media sosial melainkan anda menyatakannya secara khusus. Jadi, sebagai contoh, jika anda tidak mahu mereka membuat siaran sambil memakai pakaian seragam mereka, katakan demikian.

Galakkan pekerja anda untuk menguatkan mesej jenama anda

Semua Yang berkata, anda tidak mahu menghalang pekerja daripada menguatkan mesej jenama anda di media sosial. Dasar sosial yang jelas membantu pekerja mengetahui perkara yang boleh dan patut mereka kongsi dalam sosial serta perkara yang harus mereka langkau.

Jadualkan siaran, bercakap dengan pelanggan dan jejak prestasi anda di satu tempat. Kembangkan perniagaan anda dengan lebih pantas dengan SMMExpert.

Apakah dasar media sosial anda yang perlu disertakan?

1. Peranan dan tanggungjawab

Siapa yang memiliki akaun sosial yang mana? Siapa yang menanggung tanggungjawab yang mana setiap hari, mingguan atau mengikut keperluan? Ia boleh membantu untuk memasukkan nama dan alamat e-mel untuk peranan penting, jadi pekerja daripada pasukan lain tahu siapa yang perlu dihubungi.

Tanggungjawab untuk dilindungi mungkin termasuk:

• Penyiaran dan penglibatan
• Perkhidmatan pelanggan
• Strategi dan perancangan
• Pengiklanan
• Keselamatan dan kata laluan
• Memantau dan mendengar
• Kelulusan (undang-undang, kewangan, atau sebaliknya)
• Respons krisis
• Latihan media sosial

Sekurang-kurangnya, bahagian ini harus menentukan siapa yang boleh bercakap untuk jenama anda di media sosial— dan siapatidak boleh.

2. Protokol keselamatan

Seperti yang dinyatakan di atas, terdapat banyak risiko keselamatan media sosial di luar sana. Dalam bahagian ini, anda berpeluang untuk memberikan panduan tentang mengenal pasti dan menanganinya.

Topik untuk dibahas mungkin termasuk:

• Berapa kerap kata laluan akaun anda ditukar?
• Siapa yang mengekalkannya dan siapa yang mempunyai akses kepada mereka?
• Berapa kerapkah perisian organisasi anda dikemas kini?
• Apakah peranti yang boleh digunakan pada rangkaian anda?
• Bolehkah pekerja menggunakan akaun sosial peribadi pada komputer pejabat?
• Dengan siapa pekerja harus bercakap dengan mereka jika mereka ingin meningkatkan kebimbangan?

3. Pelan tindakan untuk krisis keselamatan atau PR

Satu matlamat dasar media sosial anda adalah untuk menghalang keperluan untuk pelan pengurusan krisis media sosial. Tetapi lebih baik untuk memiliki kedua-duanya.

Pertimbangkan sama ada ini harus menjadi dua dokumen yang berasingan, terutamanya jika dasar media sosial anda akan disiarkan secara terbuka.

Pelan pengurusan krisis anda hendaklah termasuk:

• Senarai hubungan kecemasan terkini dengan peranan khusus: pasukan media sosial, pakar undang-undang dan PR—sehingga kepada pembuat keputusan peringkat C
• Garis panduan untuk mengenal pasti skop krisis
• Pelan komunikasi dalaman
• Proses kelulusan untuk respons

Bersedia lebih awal akan meningkatkan masa tindak balas anda dan mengurangkan tekanan bagi mereka yang menguruskan secara langsungkrisis.

4. Garis besar tentang cara mematuhi undang-undang

Butiran akan berbeza dari satu negara ke negara atau negeri ke negeri. Keperluan adalah lebih ketat untuk organisasi dalam industri terkawal. Pastikan anda berunding dengan penasihat undang-undang anda untuk bahagian ini.

Sekurang-kurangnya, dasar anda harus menyentuh perkara berikut:

• Cara mematuhi undang-undang hak cipta di media sosial, terutamanya apabila menggunakan kandungan pihak ketiga
• Cara mengendalikan maklumat pelanggan dan data peribadi lain
• Sekatan atau penafian diperlukan untuk testimoni atau tuntutan pemasaran
• Kerahsiaan mengenai maklumat dalaman organisasi anda

5. Panduan untuk akaun media sosial peribadi pekerja

Perlu teguran daripada pihak berkuasa untuk hakim yang disebutkan di atas untuk mengetahui bahawa dia tidak sepatutnya menggunakan jubahnya dalam foto profilnya pada akaun peribadi. Jangan biarkan pekerja tidak tahu apa yang diharapkan daripada mereka.

Sudah tentu, anda tidak boleh terlalu kejam tentang cara pekerja menggunakan akaun sosial peribadi mereka. Terutama jika tiada cara untuk pemerhati biasa untuk mengenal pasti mereka sebagai pekerja syarikat anda. Berikut ialah beberapa elemen dasar media sosial biasa yang berkaitan dengan akaun pekerja:

• Garis panduan tentang kandungan yang menunjukkan tempat kerja
• Garis panduan tentang kandungan yang menunjukkan pakaian seragam
• Sama ada tidak mengapa untuk menyebut syarikat dalam profilbios
• Jika ya, apakah penafian tentang kandungan yang mewakili pendapat peribadi dan bukannya pendapat korporat diperlukan
• Keperluan untuk mengenal pasti diri mereka sebagai pekerja apabila membincangkan syarikat atau pesaing

6. Garis panduan advokasi pekerja

Pasukan media sosial anda mungkin bercakap suara jenama anda dalam tidur mereka. Dan jurucakap rasmi anda bersedia untuk menjawab soalan sukar dengan cepat. Tetapi bagaimana dengan orang lain?

Pekerja yang teruja dengan kerja mereka boleh menjadi penyokong terbaik anda di media sosial.

Bonus: Dapatkan templat dasar media sosial percuma yang boleh disesuaikan untuk membuat garis panduan dengan cepat dan mudah untuk syarikat dan pekerja anda.

Tetapi mereka mungkin tidak selalu tahu dengan tepat apa yang sesuai untuk dikatakan dan bila. Contohnya, anda tidak mahu pekerja yang terlalu berminat menyiarkan produk atau ciri baharu sebelum ia dilancarkan. Namun, setelah ciri itu disiarkan secara langsung, anda mahu mereka mempunyai semua alatan yang mereka perlukan untuk berkongsinya dengan dunia.

Beberapa item penting untuk disertakan dalam bahagian dasar anda ini ialah:

• Adakah anda mempunyai pustaka kandungan yang diluluskan dan bagaimana pekerja boleh mengaksesnya?
• Adakah pekerja dibenarkan berinteraksi dengan orang yang menyebut jenama itu di sosial?
• Bagaimana pekerja harus menangani komen negatif tentang syarikat di sosial, dan siapa yang harus mereka maklumkan?

Bagaimana caranyalaksanakan dasar media sosial untuk pekerja

1. Muat turun templat dasar media sosial kami

Ia percuma dan ia menanyakan semua soalan yang anda perlukan untuk bermula.

Bonus: Dapatkan templat dasar media sosial percuma yang boleh disesuaikan untuk membuat garis panduan dengan cepat dan mudah untuk syarikat dan pekerja anda.

2. Dapatkan input daripada pihak berkepentingan

Anda mungkin boleh mendapatkan beberapa idea hebat tentang keperluan unik anda daripada:

• pengguna berkuasa produk anda
• pasukan pemasaran
• pasukan sosial
• pasukan HR
• mana-mana jurucakap awam
• pasukan undang-undang anda

Jangan lupa untuk sentiasa pekerja yang terlibat dalam perbincangan. Lagipun, dasar ini mempengaruhi kesemua mereka.

Ini tidak bermakna anda memerlukan maklum balas daripada setiap pekerja. Tetapi dapatkan input daripada ketua pasukan, wakil kesatuan sekerja atau orang lain yang boleh mewakili kumpulan pekerja untuk memberitahu anda tentang sebarang idea, soalan atau kebimbangan.

Sebagai contoh, perundingan yang lebih baik dengan wartawan kakitangan boleh menyelamatkan BBC berasa pening apabila mengeluarkan dasar media sosial baharunya.

Antara peraturan lain, dasar tersebut menyatakan:

“Jika kerja anda memerlukan anda mengekalkan kesaksamaan anda, jangan nyatakan sikap peribadi pendapat tentang perkara dasar awam, politik atau 'subjek kontroversi.'”

Tetapi Kesatuan Kebangsaan Wartawan berkata mereka mempunyai kebimbangan:

“Perubahan itu boleh mengekangkeupayaan individu untuk mengambil bahagian secara bermakna dan melibatkan diri dalam isu yang penting bagi mereka – sama ada dalam kesatuan sekerja mereka, komuniti mereka atau dalam acara seperti Pride.”

Ini mungkin telah diselesaikan sebelum dasar itu dilaksanakan daripada bermain secara terbuka selepas fakta itu.

#NUJ Michelle Stanistreet berkata: "Sungguh mengecewakan tiada perundingan dengan kesatuan kakitangan mengenai perubahan peraturan media sosial dan kami akan membangkitkan semua kebimbangan ahli dan wakil NUJ telah berkongsi dengan kami apabila kami bertemu dengan #BBC.” //t.co/fFLqavU42k

— NUJ (@NUJofficial) 30 Oktober 2020

Semasa anda mendraf polisi anda, jangan terperangkap dalam tutorial atau butiran. Perkara yang ringkas pasti akan berubah dan pantas. Fokus pada gambaran besar.

3. Tentukan tempat polisi anda akan dihidupkan

Kami amat mengesyorkan agar anda menambah polisi anda pada buku panduan pekerja anda supaya bahawa pekerja baharu boleh mengatasinya semasa onboarding.

Tetapi di manakah pekerja sedia ada akan mengaksesnya? Adakah ia akan disiarkan di intranet syarikat anda atau pemacu kongsi? Bergantung pada keperluan organisasi anda, anda boleh mempertimbangkan untuk menyiarkannya ke luaran anda tapak web juga (seperti syarikat yang digunakan sebagai contoh pada penghujung siaran ini!).

4. Lancarkannya (atau lancarkan semula)

Sama ada semakan atau dokumen serba baharu, anda perlu memastikan semua orang sedar bahawa terdapat maklumat baharu yang perlu mereka ketahui. Sama ada anda mengumumkan