社交媒体政策是任何组织的重要工具，即使你的组织不使用社交媒体。 因为你的员工几乎肯定使用。

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什么是社交媒体政策？

社交媒体政策是一份正式的公司文件，为你的组织的社交媒体使用提供指导和要求。 它涵盖了你的品牌的官方渠道，以及员工如何使用社交媒体，包括个人和专业方面。

该政策适用于从首席执行官到暑期实习生的每个人，因此它需要易于理解。 它可以是更广泛的社会媒体营销战略的一部分，也可以与入职材料和其他公司政策并存。

为什么你需要为员工制定社交媒体政策？

一个正式的公司社交媒体政策是一份重要的文件。 它有助于维护你的品牌声音，同时减少社交媒体风险。 以下是实施社交媒体政策的一些最重要的原因。

在各个渠道保持你的品牌形象

你可能有很多人在多个渠道管理多个账户。 一个坚实的社交媒体政策可以保持事情的一致性和品牌。

保护自己免受法律和监管挑战

一个精心设计和执行的社会政策可以保护你不触犯规则和条例。 违反这些规则和条例的后果可能很严重。

例如，保险公司MassMutual被罚款400万美元，接受社交媒体合规性审查，并被责令修改其社交媒体政策，因为子公司MML Investors Services的一名交易员通过社交渠道为GameStop交易狂潮推波助澜。

促进多样性和包容性

堪萨斯州立大学最近为学生制定了一项社交媒体政策，以促进校园的包容性和多样性。 在其他要求中，它禁止网络欺凌和挖墙脚，以及 "构成歧视、骚扰[或]报复的言论或行为"。

虽然有点晚，但这篇文章很好地讨论了K-State的新社交媒体政策。 我很高兴接受采访，作为向学生宣传和解释该政策的一种方式!

新的社交媒体政策为学生提供指导和包容 //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) 9月20日, 202

防止安全漏洞

一个坚实的社交媒体政策与适当的安全协议相结合，有助于保护你的账户免受网络钓鱼、黑客攻击和冒名顶替的影响。

防止出现公关危机

当美联社突然解雇记者Emily Wilder时，不明确的社会政策或对这些政策不一致的应用给他们带来了问题。 更明确的政策应用指南和处理违规行为的步骤会防止这成为一个重要的公关问题。

我关于被美联社解雇的声明 pic.twitter.com/kf4NCkDJXx.

- Emily Wilder (@vv1lder) May 22, 202

如果危机或漏洞真的发生，要迅速做出反应

尽管你做出了最大的努力，违规或危机仍然可能发生。 有时，违规或危机来自与社交媒体无关的组织的某个部分。 你仍然会被要求在社交渠道上解决这个问题。 社交政策确保你有一个应急计划。

明确员工的社交媒体责任

田纳西州的一名法官最近因从显示他穿着司法袍的账户中向女性发送不适当的信息而受到制裁。 训斥信中指出。

"希望法官在任何时候都能保持司法职务的最高行为标准和尊严......对于使用社交媒体，这一原则没有例外。"

它继续说。

"你将避免在任何社交媒体平台上使用你身穿司法袍的照片作为个人照片，除非是在进行法院业务。"

你不能假设员工或同事会在社交媒体上做出正确的决定，除非你特别说明。 因此，例如，如果你不希望他们在穿着制服时发帖，就说出来。

鼓励你的员工放大你的品牌信息

综上所述，你并不想阻止员工在社交媒体上传播你的品牌信息。 明确的社交政策有助于员工知道他们可以和应该在社交媒体上分享什么，以及他们应该跳过什么。

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你的社交媒体政策应该包括什么？

1.角色和责任

谁拥有哪些社交账户？ 谁每天、每周或根据需要承担哪些责任？ 包括关键角色的姓名和电子邮件地址可能很有帮助，因此其他团队的员工知道该与谁联系。

涵盖的职责可能包括。

• 发帖和参与
• 客户服务
• 战略和规划
• 广告
• 安全和密码
• 监测和倾听
• 批准（法律、财务或其他）。
• 危机应对
• 社交媒体培训

至少，这一部分应该确定谁可以在社交媒体上为你的品牌说话，谁不可以。

2.安全协议

如上所述，现在有很多社交媒体的安全风险。 在本节中，你有机会提供识别和处理这些风险的指导。

要涵盖的主题可能包括。

• 你的账户密码多久会被更改？
• 谁在维护它们，谁能接触到它们？
• 你的组织软件多久更新一次？
• 哪些设备可以在你的网络上使用？
• 员工可以在办公室电脑上使用个人社交账户吗？
• 如果员工想升级一个问题，应该和谁谈？

3.安全或公关危机的行动计划

你的社交媒体政策的一个目标是防止需要一个社交媒体危机管理计划。 但最好是两者都有。

考虑这些是否应该是两个独立的文件，特别是如果你的社交媒体政策将被公开发布。

你的危机管理计划应包括。

• 一份最新的紧急联络人名单，其中有具体的角色：社交媒体团队、法律和公关专家--一直到C级决策人。
• 确定危机范围的准则
• 一个内部沟通计划
• 响应的批准程序

提前做好准备将提高你的反应时间，减少直接管理危机的人的压力。

4.关于如何遵守法律的纲要

细节会因国家而异，甚至因州而异。 对于受管制行业的组织来说，要求要严格得多。 请务必就这一部分咨询你的法律顾问。

至少，你的政策应该涉及以下内容。

• 如何在社交媒体上遵守版权法，特别是在使用第三方内容时
• 如何处理客户信息和其他私人数据
• 对推荐或营销声明的限制或免责声明要求
• 对贵组织的内部信息进行保密

5.对员工个人社交媒体账户的指导

上面提到的那位法官在当局的斥责下才知道他不应该在个人账户的个人照片中使用他的长袍。 不要让员工不知道对他们的期望是什么。

当然，你不能对员工如何使用他们的个人社交账户过于苛刻。 特别是如果一个不经意的观察者没有办法识别他们是你公司的员工。 以下是一些与员工账户有关的常见社交媒体政策要素。

• 关于展示工作场所内容的准则
• 关于展示制服内容的准则
• 在个人简介中提及公司是否可以？
• 如果是，需要对代表个人而非公司意见的内容做出哪些免责声明
• 要求在讨论公司或竞争对手时，必须表明自己的雇员身份

6.雇员宣传准则

你的社交媒体团队可能会在睡梦中说出你品牌的声音。 而你的官方发言人已经准备好随时回答棘手的问题。 但其他人呢？

对自己的工作感到兴奋的员工可以成为你在社交媒体上的一些最佳代言人。

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例如，你不希望在新产品或新功能推出之前，一个过于热衷的员工发布关于该产品或功能的信息。 但是，一旦该功能上线，你希望他们有所有的工具来与世界分享它。

在保单的这一部分要包括的一些重要项目是。

• 你是否有一个经批准的内容库，以及员工如何能够访问它？
• 是否允许员工与在社交网络上提及品牌的人接触？
• 员工应该如何处理社会上关于公司的负面评论，以及应该通知谁？

如何实施员工的社交媒体政策

1.下载我们的社交媒体政策模板

它是免费的，而且它问了所有你需要开始的问题。

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2.征求利益相关者的意见

你可能可以从你的独特需求中得到一些好的想法。

• 你的产品的高级用户
• 营销团队
• 社会团队
• 人力资源团队
• 任何公共代言人
• 你的法律团队

不要忘记让普通员工参与讨论。 毕竟，这项政策影响到他们所有人。

这并不意味着你需要每个员工的反馈。 但要从团队领导、工会代表或其他可以代表员工群体的人那里获得意见，让你了解任何想法、问题或关切。

例如，在英国广播公司发布新的社交媒体政策时，如果与员工记者进行更多的协商，就能省去很多麻烦。

在其他规则中，该政策规定。

"如果你的工作需要你保持公正性，就不要对公共政策、政治或'有争议的话题'等问题发表个人意见。"

但全国记者联盟表示，他们有担忧。

"这些变化可能会限制个人有意义地参与和从事与他们有关的问题的能力--无论是在他们的工会、他们的社区还是在诸如 "自豪 "这样的活动中。"

这很可能在政策出台之前就已经解决了，而不是在事后公开上演。

#NUJ Michelle Stanistreet说："令人失望的是，没有就社交媒体规则的变化与员工工会进行协商，我们将在与#BBC会面时提出NUJ成员和代表与我们分享的所有关切。" //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) 2020年10月30日

当你起草你的政策时，不要被教程或细节所困扰。 琐碎的事情将不可避免地发生变化，而且速度很快。 专注于大局。

3.决定你的保单将住在哪里

我们强烈建议将你的政策添加到你的员工手册中，以便新员工在入职时可以通过它进行工作。

但是，现有的员工将在哪里访问它呢？ 它会住在你的公司内部网，或共享驱动器上吗？ 根据你的组织的需要，你可以考虑把它也发布到你的外部网站上（就像本帖末尾用作例子的公司一样！）。

4.启动它（或重新启动它）

无论它是一个修订版还是一个全新的文件，你都要确保每个人都知道有他们需要知道的新信息。 无论你是通过内部邮件还是在全体员工会议上宣布，确保你留下足够的空间和机会来提问。

如果你要推出一个新的更新，包括一个关键变化的清单和一个修订日期。

5.为明年（甚至是下一季度）安排一次更新

我们经常看到一些社交媒体政策可以追溯到2013年或2011年的黑暗时代（你可以看出，因为他们使用了 "Web 2.0 "和 "微博 "这样的流行语）。

社交媒体在不断变化，你的社交媒体政策需要定期更新。 网络和功能在变化，新的社交媒体网站在出现，而其他网站在衰落。

你的社交媒体政策不能只是放在抽屉里（或谷歌文档）。 2010年代初的那些政策不可能预见到TikTok的崛起，也不可能预见到人们现在与移动设备的持续联系水平。

承诺每年、每半年、甚至每季度进行一次审查，将确保你的政策保持有用和相关。 至少，你要确保所有的细节和联系信息是最新的。

6.执行它

创建一个社交媒体政策是很好的。 但是如果没有人执行它，为什么要这么做呢？

5月，美国邮政局监察长发布了一份令人失望的关于美国邮政局社交媒体渠道的审查。

在其他调查结果中，该报告指出。

"......15个邮局、9个部门、3个销售团队的未经批准的账户，以及多名员工未经适当批准以官方身份使用其社交媒体账户。"

因为他们没有执行他们的社交媒体政策。

美国邮政随后向雇员和承包商发布了 "社交媒体政策提醒"，"禁止他们未经许可在网站、博客和其他形式的社交媒体上代表本组织发言"。 他们还指出，"社交媒体团队对那些声称代表邮政的网站进行例行审计"。

这里的教训与社交聆听和社交媒体审计有关。

首先，你的社交媒体政策应该包括一个定期审计的时间表，以识别那些声称代表你的公司的新账户。

第二，你的团队应该参与社交聆听。 这将确定关于你的品牌的社交对话和任何违反你的政策的帖子。

确保你的社会政策包括违反要求的后果的细节，所以如果有人违反规则，没有人会对纪律处分感到惊讶。

社会媒体政策实例

有时，没有什么比一个真实世界的例子更让人振奋的了。 这里有一些很好的例子，在创建你自己的社交媒体政策时可以作为示范。

Nordstrom

诺德斯特龙的社交媒体政策简短明了，但涵盖了员工的关键细节。

主要启示："你可能要为你发布的内容承担法律责任，所以要尊重品牌、商标和版权。"

顾特纳(Gartner)公司

研究和咨询公司Gartner有一个坚实的社交媒体政策，鼓励员工思考他们在社交媒体上的个人和职业角色之间的区别。

主要启示："在以'职业角色'行事并公开表明自己是Gartner的员工时，请考虑你的每一个帖子都是Gartner品牌的代表，而不是你个人。"

戴尔

戴尔制定了一个简单明了的政策，为任何使用社交媒体的人提供合理的建议。

主要启示："我们鼓励所有团队成员谈论公司并分享新闻和信息，但只有经过授权和培训的发言人可以代表戴尔科技公司发言并发布公司的官方回应。"

加拿大律师协会

一个由律师和其他法律专业人士组成的协会的社交媒体政策对其规则和要求相当详细，以及它们如何适用于相关法律，这可能并不奇怪。 不过，这些准则还是很容易理解。

主要启示："你在网上写的或发的任何东西都可以在你参与的特定网络社区之外分享。 因此，在设计你发布的所有内容时，要假设它可以被任何人阅读。"

不列颠哥伦比亚省政府

这个互动的、直观的政策指南包括许多例子和问题，供员工在社交媒体上发帖时思考。 它有必要的政策信息水平，但通过鼓励员工思考他们的社交帖子如何影响他们的同事和雇主，给员工提供了代理。

资料来源。 不列颠哥伦比亚省政府

主要启示："我们在个人生活中对社交媒体所做的选择和养成的习惯可能不适合在工作环境中使用。 员工被信任能做出符合道德的选择。 你有责任使用你的最佳判断，并在不确定时伸出援手。"

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