Ang patakaran sa social media ay isang mahalagang tool para sa anumang organisasyon—kahit na hindi gumagamit ng social media ang iyong organisasyon. Dahil halos tiyak na ginagawa ng iyong mga empleyado.

Bonus: Kumuha ng libre, nako-customize na template ng patakaran sa social media upang mabilis at madaling makagawa ng mga alituntunin para sa iyong kumpanya at mga empleyado.

Ano ang patakaran sa social media?

Ang patakaran sa social media ay isang opisyal na dokumento ng kumpanya na nagbibigay ng mga alituntunin at kinakailangan para sa paggamit ng social media ng iyong organisasyon. Sinasaklaw nito ang mga opisyal na channel ng iyong brand, pati na rin kung paano ginagamit ng mga empleyado ang social media, parehong personal at propesyonal.

Nalalapat ang patakaran sa lahat mula sa CEO hanggang sa mga summer intern, kaya kailangan itong madaling maunawaan. Maaari itong maging bahagi ng mas malawak na diskarte sa marketing sa social media, o maaari itong mabuhay kasama ng mga onboarding na materyales at iba pang patakaran ng kumpanya.

Bakit kailangan mo ng patakaran sa social media para sa mga empleyado?

Ang isang opisyal na patakaran sa social media ng kumpanya ay isang mahalagang dokumento. Nakakatulong itong mapanatili ang boses ng iyong brand habang pinapagaan ang mga panganib sa social media. Narito ang ilan sa pinakamahalagang dahilan para magpatupad ng patakaran sa social media.

Panatilihin ang pagkakakilanlan ng iyong brand sa mga channel

Malamang na marami kang tao na namamahala ng maraming account sa maraming channel . Ang isang matatag na patakaran sa social media ay nagpapanatili ng mga bagay na pare-pareho at on-brand.

Protektahan ang iyong sarili mula sa legal at regulasyonito sa pamamagitan ng panloob na email o sa isang all-hand meeting, tiyaking mag-iiwan ka ng maraming espasyo at pagkakataon para sa mga tanong.

Kung maglulunsad ka ng bagong update, magsama ng listahan ng mga pangunahing pagbabago at petsa ng pagbabago.

5. Mag-iskedyul ng update para sa susunod na taon (o kahit sa susunod na quarter)

Hindi karaniwan na makakita ng mga patakaran sa social media na nagmula noong madilim na edad ng 2013 o 2011. (Masasabi mo dahil gumagamit sila ng mga buzzword tulad ng “Web 2.0” at “microblogs.”)

Patuloy ang pagbabago ng social media, at ang iyong patakaran sa social media ay mangangailangan ng mga regular na update. Nagbabago ang mga network at functionality, lumalabas ang mga bagong social media site, at bumagsak ang iba.

Ang iyong patakaran sa social media ay hindi maaaring nasa drawer lamang (o isang Google Doc.). Ang mga patakarang iyon mula sa unang bahagi ng 2010s ay hindi maaaring umasa sa pagtaas ng TikTok o ang patuloy na antas ng koneksyon ng mga tao ngayon sa kanilang mga mobile device.

Ang pangako sa isang taunang, biannual, o kahit quarterly na pagsusuri ay titiyakin na mananatili ang iyong patakaran kapaki-pakinabang at may kaugnayan. Hindi bababa sa, gugustuhin mong tiyaking napapanahon ang lahat ng detalye at impormasyon sa pakikipag-ugnayan.

6. Ipatupad ito

Mahusay ang paggawa ng patakaran sa social media. Ngunit kung walang nagpapatupad nito, bakit mag-abala?

Noong Mayo, ang U.S. Postal Service Inspector General ay naglabas ng nakakadismaya na pagsusuri sa mga channel sa social media ng USPS.

Kabilang sa iba pang natuklasan, ang ulat ay na-flag:

“… mga hindi naaprubahang account para sa 15 postopisina, siyam na departamento, tatlong sales team, at maraming empleyado na gumagamit ng kanilang mga social media account sa opisyal na kapasidad nang walang wastong pag-apruba.”

Bakit? Dahil hindi nila ipinapatupad ang kanilang patakaran sa social media.

Nagbigay ang USPS ng “paalala sa patakaran sa social media” sa mga empleyado at kontratista “na ipinagbabawal silang magsalita sa ngalan ng organisasyon sa mga website, blog at iba pang anyo ng social media nang walang pahintulot." Napansin din nila na "ang pangkat ng social media ay nagsasagawa ng mga nakagawiang pag-audit ng mga site na nagsasabing kumakatawan sa Serbisyong Postal."

Ang mga aralin dito ay nauugnay sa pakikinig sa lipunan at mga pag-audit sa social media.

Una, ang iyong Ang patakaran sa social media ay dapat magsama ng iskedyul ng mga regular na pag-audit upang matukoy ang mga bagong account na nagsasabing kinakatawan ang iyong kumpanya.

Pangalawa, ang iyong koponan ay dapat na makisali sa pakikinig sa lipunan. Tutukuyin nito ang mga social na pag-uusap tungkol sa iyong brand at anumang mga post na labag sa iyong patakaran.

Tiyaking kasama sa iyong patakarang panlipunan ang mga detalye ng mga kahihinatnan para sa paglabag sa mga kinakailangan, kaya walang sinumang magugulat sa aksyong pandisiplina kung lalabag sila sa mga panuntunan.

Mga halimbawa ng patakaran sa social media

Kung minsan ay walang katulad na halimbawa sa totoong mundo para ipagpatuloy ang mga bagay-bagay. Narito ang ilang magagandang modelo kapag gumagawa ng sarili mong patakaran sa social media.

Nordstrom

Ang patakaran sa social media ng Nordstrom ay maikli at to the pointngunit sumasaklaw sa mga pangunahing detalye para sa mga empleyado.

Mahalagang takeaway: “Maaaring legal kang responsable para sa content na iyong ipo-post, kaya igalang ang mga brand, trademark at copyright.”

Gartner

Ang kumpanya ng pananaliksik at pagpapayo na Gartner ay may matatag na patakaran sa social media na naghihikayat sa mga empleyado na isipin ang pagkakaiba sa pagitan ng kanilang mga personal at propesyonal na katauhan sa social media.

Tingnan din: Ang Pinakamagandang Oras para Mag-post sa Instagram sa 2023

Mahalagang takeaway: “Habang kumikilos sa iyong 'propesyonal na katauhan' at pagkilala sa iyong sarili bilang isang Gartner associate sa publiko, isaalang-alang ang bawat post na gagawin mo bilang representasyon ng Gartner brand at hindi ikaw bilang isang indibidwal."

Dell

Gumawa si Dell ng simple at prangka patakarang may mahusay na payo para sa sinumang gumagamit ng social media.

Mahalagang takeaway: “Hinihikayat ang lahat ng miyembro ng team na magsalita tungkol sa kumpanya at magbahagi ng balita at impormasyon, ngunit ang mga awtorisado at sinanay na tagapagsalita lamang ang maaaring magsalita sa ngalan ng Dell Technologies at mag-isyu ng mga opisyal na tugon ng kumpanya.”

Canadian Bar Association

Malamang na hindi nakakagulat na ang patakaran sa social media para sa isang asosasyon ng mga abogado at iba pang legal na propesyonal ay medyo detalyado tungkol sa mga panuntunan at kinakailangan nito, at kung paano nila inilalapat ang mga ito sa nauugnay na batas. Gayunpaman, ang mga alituntunin ay madaling maunawaan.

Mahalagang takeaway: “Anumang isinulat o ipo-post mo online ay maaaring ibahagi sa kabila ng partikular na online na komunidad kung saan ka kasali. Samakatuwid, craftlahat ng ipo-post mo na may pag-aakalang mababasa ito ng sinuman.”

Gobyerno ng British Columbia

Ang interactive, kasiya-siyang gabay sa patakarang ito ay may kasamang maraming halimbawa at tanong na dapat isipin ng mga empleyado kapag nagpo-post sa Social Media. Nakuha nito ang kinakailangang antas ng impormasyon sa patakaran ngunit nagbibigay sa mga empleyado ng ahensya sa pamamagitan ng paghikayat sa kanila na isipin kung paano nakakaapekto ang kanilang mga social post sa kanilang mga kasamahan at employer.

Pinagmulan: Pamahalaan ng British Columbia

Maaaring hindi angkop ang mga pagpiling ginagawa natin at mga gawi na binuo natin sa ating personal na buhay patungkol sa social media sa setting ng trabaho. Pinagkakatiwalaan ang mga empleyado na gumawa ng mga etikal na pagpipilian. Responsibilidad mo ang paggamit ng iyong pinakamahusay na paghatol at pag-abot para sa tulong kapag hindi sigurado.”

Madaling pamahalaan ang lahat ng iyong profile sa social media gamit ang SMMExpert. Mula sa isang dashboard, maaari kang mag-iskedyul at mag-publish ng mga post, makipag-ugnayan sa iyong mga tagasubaybay, subaybayan ang mga nauugnay na pag-uusap, sukatin ang mga resulta, pamahalaan ang iyong mga ad, at marami pang iba.

Magsimula

Gawin ito mas mahusay sa SMMExpert , ang all-in-one na tool sa social media. Manatili sa mga bagay, lumago, at talunin ang kumpetisyon.

Libreng 30-Araw na Pagsubokmga hamon

Pinoprotektahan ka ng isang mahusay na ginawa at ipinatupad na patakarang panlipunan mula sa pagkakasalungat sa mga tuntunin at regulasyon. Ang mga kahihinatnan ng paglabag sa mga ito ay maaaring maging malaki.

Halimbawa, ang kumpanya ng insurance na MassMutual ay pinagmulta ng $4 milyon, sumailalim sa pagsusuri sa pagsunod sa social media, at inutusang baguhin ang mga patakaran nito sa social media pagkatapos ng isang mangangalakal para sa subsidiary na MML Investors Services nakatulong sa pagpapasigla sa GameStop trading frenzy sa pamamagitan ng mga social channel.

Padaliin ang pagkakaiba-iba at pagsasama

Kamakailan ay lumikha ang Kansas State University ng isang patakaran sa social media para sa mga mag-aaral upang mapadali ang pagsasama at pagkakaiba-iba sa campus . Kabilang sa iba pang mga kinakailangan, ipinagbabawal nito ang cyberbullying at doxing, pati na rin ang "mga komento o pag-uugali na bumubuo ng diskriminasyon, panliligalig [o] paghihiganti."

Bit late on this, but this article does a great job discussing the K-State's new patakaran sa social media. Masaya akong makapanayam para dito bilang isang paraan upang i-promote at ipaliwanag ang patakaran sa mga mag-aaral!

Ang bagong patakaran sa social media ay nag-aalok ng gabay, pagsasama sa mga mag-aaral //t.co/altqMGvlGm

— Zach Perez (@zach_pepez) Setyembre 20, 202

Pigilan ang isang paglabag sa seguridad

Ang isang matatag na patakaran sa social media na sinamahan ng wastong mga protocol ng seguridad ay nakakatulong na protektahan ang iyong mga account laban sa phishing, pag-hack , at mga impostor na account.

Pigilan ang isang krisis sa PR

Hindi malinaw na mga patakarang panlipunan, o isang hindi tugmang aplikasyon ng mga itomga patakaran, nagdulot ng mga problema para sa The Associated Press nang bigla nilang pinaalis ang mamamahayag na si Emily Wilder. Ang mas malinaw na mga alituntunin para sa paglalapat ng mga patakaran at hakbang para sa pagtugon sa mga paglabag ay maaaring pumigil dito na maging isang makabuluhang alalahanin sa PR.

Ang aking pahayag sa aking pagwawakas mula sa The Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

— emily wilder (@vv1lder) Mayo 22, 202

Tumugon nang mabilis kung may nangyaring krisis o paglabag

Sa kabila ng iyong pinakamahusay na pagsisikap, maaaring mangyari pa rin ang isang paglabag o krisis. Minsan ang paglabag o krisis ay nagmumula sa isang bahagi ng organisasyon na walang kinalaman sa social media. Inaasahan ka pa ring tugunan ito sa mga social channel. Tinitiyak ng isang patakarang panlipunan na mayroon kang plano para sa pagtugon sa emerhensiya.

Lilinawin ang mga responsibilidad sa social media ng mga empleyado

Kamakailan ay pinahintulutan ang isang hukom sa Tennessee para sa pagpapadala ng mga hindi naaangkop na mensahe sa mga kababaihan mula sa mga account na nagpakita sa kanya sa kanyang hudisyal na damit. Ang liham ng pagsaway ay nagsasaad:

”Ang mga hukom ay inaasahang mapanatili ang pinakamataas na pamantayan ng pag-uugali at dignidad ng hudisyal na katungkulan sa lahat ng oras … Walang eksepsiyon sa prinsipyong ito para sa paggamit ng social media.”

Ito ay nagpapatuloy:

“Iiwas ka sa paggamit ng larawan ng iyong sarili sa iyong hudisyal na damit bilang larawan sa profile sa anumang platform ng social media maliban kung nagsasagawa ng negosyo sa korte.”

Hindi mo magagawa ipagpalagay ang mga empleyado o kasamagagawa ng tamang tawag sa social media maliban kung partikular mong binabaybay ito. Kaya, halimbawa, kung ayaw mong mag-post sila habang suot ang kanilang uniporme, sabihin mo.

Hikayatin ang iyong mga empleyado na palakasin ang mensahe ng iyong brand

Lahat ng na sinabi, hindi mo nais na pahinain ang loob ng mga empleyado mula sa pagpapalakas ng iyong mensahe ng tatak sa social media. Ang isang malinaw na patakarang panlipunan ay tumutulong sa mga empleyado na malaman kung ano ang maaari at dapat nilang ibahagi sa social, at kung ano ang dapat nilang laktawan.

Mag-iskedyul ng mga post, makipag-usap sa mga customer, at subaybayan ang iyong pagganap sa isang lugar. Palakihin ang iyong negosyo nang mas mabilis sa SMMExpert.

Ano ang dapat isama ng iyong patakaran sa social media?

1. Mga tungkulin at responsibilidad

Sino ang nagmamay-ari ng aling mga social account? Sino ang sumasaklaw sa kung aling mga responsibilidad sa araw-araw, lingguhan o kung kinakailangan? Makakatulong na magsama ng mga pangalan at email address para sa mga pangunahing tungkulin, para malaman ng mga empleyado mula sa ibang mga team kung sino ang dapat kontakin.

Maaaring kasama sa mga responsibilidad na sasakupin ang:

• Pag-post at pakikipag-ugnayan
• Serbisyo sa customer
• Diskarte at pagpaplano
• Advertising
• Seguridad at mga password
• Pagsubaybay at pakikinig
• Mga Pag-apruba (legal, pananalapi, o kung hindi man)
• Tugon sa krisis
• Pagsasanay sa social media

Hindi bababa sa, dapat itatag ng seksyong ito kung sino ang maaaring magsalita para sa iyong brand sa social media— at sinohindi pwede.

2. Mga protocol ng seguridad

Tulad ng nabanggit sa itaas, maraming panganib sa seguridad ng social media doon. Sa seksyong ito, may pagkakataon kang magbigay ng gabay sa pagtukoy at pagharap sa kanila.

Maaaring kasama sa mga paksang tatalakayin ang:

• Gaano kadalas nababago ang mga password ng iyong account?
• Sino ang nagpapanatili sa kanila, at sino ang may access sa kanila?
• Gaano kadalas ina-update ang iyong software ng organisasyon?
• Anong mga device ang maaaring gamitin sa iyong network?
• Maaari bang gumamit ang mga empleyado ng mga personal na social account sa mga computer ng opisina?
• Sino ang dapat kausapin ng mga empleyado kung gusto nilang palakihin ang isang alalahanin?

3. Isang plano ng pagkilos para sa isang krisis sa seguridad o PR

Isang layunin ng iyong patakaran sa social media ay pigilan ang pangangailangan para sa isang plano sa pamamahala ng krisis sa social media. Ngunit pinakamahusay na magkaroon ng pareho.

Pag-isipan kung dapat itong dalawang magkahiwalay na dokumento, lalo na kung ang iyong patakaran sa social media ay ipo-post sa publiko.

Dapat kasama sa iyong plano sa pamamahala ng krisis ang:

• Isang napapanahon na listahan ng pang-emerhensiyang contact na may mga partikular na tungkulin: ang social media team, legal at mga eksperto sa PR—hanggang sa C-level na mga gumagawa ng desisyon
• Mga Alituntunin para sa pagtukoy sa saklaw ng krisis
• Isang panloob na plano sa komunikasyon
• Isang proseso ng pag-apruba para sa pagtugon

Ang pagiging handa nang maaga ay magpapahusay sa iyong oras ng pagtugon at makakabawas ng stress para sa mga direktang namamahalaang krisis.

4. Isang balangkas kung paano sumunod sa batas

Mag-iiba-iba ang mga detalye sa bawat bansa o kahit na estado sa estado. Ang mga kinakailangan ay mas mahigpit para sa mga organisasyon sa mga regulated na industriya. Siguraduhing kumonsulta sa iyong legal na tagapayo para sa seksyong ito.

Sa pinakamababa, ang iyong patakaran ay dapat tumuon sa mga sumusunod:

• Paano sumunod sa batas ng copyright sa social media, lalo na kapag gumagamit ng third-party na content
• Paano pangasiwaan ang impormasyon ng customer at iba pang pribadong data
• Mga paghihigpit o disclaimer na kinakailangan para sa mga testimonial o claim sa marketing
• Pagiging kumpidensyal tungkol sa panloob na impormasyon ng iyong organisasyon

5. Patnubay para sa mga personal na social media account ng mga empleyado

Kinailangan ng pagsaway ng mga awtoridad para sa hukom na nabanggit sa itaas upang malaman na hindi niya dapat gamitin ang kanyang mga robe sa kanyang larawan sa profile sa mga personal na account. Huwag iwanan ang mga empleyado sa dilim tungkol sa kung ano ang inaasahan sa kanila.

Siyempre, hindi ka maaaring maging masyadong draconian tungkol sa kung paano ginagamit ng mga empleyado ang kanilang mga personal na social account. Lalo na kung walang paraan para sa isang kaswal na tagamasid na makilala sila bilang isang empleyado ng iyong kumpanya. Narito ang ilang karaniwang elemento ng patakaran sa social media na nauugnay sa mga account ng mga empleyado:

• Mga alituntunin tungkol sa content na nagpapakita sa lugar ng trabaho
• Mga alituntunin tungkol sa content na nagpapakita ng uniporme
• Okay lang upang banggitin ang kumpanya sa profilebios
• Kung oo, anong mga disclaimer tungkol sa nilalaman na kumakatawan sa personal kaysa sa mga opinyon ng kumpanya ang kinakailangan
• Ang kinakailangan upang makilala ang kanilang sarili bilang isang empleyado kapag tinatalakay ang kumpanya o mga kakumpitensya

6. Mga alituntunin sa adbokasiya ng empleyado

Malamang na sinasabi ng iyong social media team ang boses ng iyong brand sa kanilang pagtulog. At ang iyong opisyal na tagapagsalita ay handang sagutin ang mahihirap na tanong sa mabilisang paraan. Ngunit paano ang iba?

Ang mga empleyadong nasasabik sa kanilang trabaho ay maaaring maging ilan sa iyong pinakamahusay na tagapagtaguyod sa social media.

Bonus: Kumuha ng libre, nako-customize na template ng patakaran sa social media upang mabilis at madaling makagawa ng mga alituntunin para sa iyong kumpanya at mga empleyado.

Ngunit maaaring hindi nila laging alam nang eksakto kung ano ang nararapat na sabihin at kung kailan. Halimbawa, hindi mo gusto ang isang sobrang masigasig na empleyado na mag-post tungkol sa isang bagong produkto o feature bago ito ilunsad. Kapag naging live na ang feature na iyon, gayunpaman, gusto mong magkaroon sila ng lahat ng tool na kailangan nila para ibahagi ito sa mundo.

Ang ilang mahahalagang item na isasama sa seksyong ito ng iyong patakaran ay:

• Mayroon ka bang aprubadong content library, at paano ito maa-access ng mga empleyado?
• Pinapayagan ba ang mga empleyado na makipag-ugnayan sa mga taong nagbabanggit ng brand sa social?
• Paano dapat harapin ng mga empleyado ang mga negatibong komento tungkol sa kumpanya sa social, at sino ang dapat nilang ipaalam?

Paanomagpatupad ng patakaran sa social media para sa mga empleyado

1. I-download ang aming template ng patakaran sa social media

Libre ito, at itinatanong nito ang lahat ng mga tanong na kailangan mo upang makapagsimula.

Bonus: Kumuha ng libre, nako-customize na template ng patakaran sa social media upang mabilis at madaling makagawa ng mga alituntunin para sa iyong kumpanya at mga empleyado.

2. Humingi ng input mula sa mga stakeholder

Marahil ay makakakuha ka ng ilang magagandang ideya tungkol sa iyong mga natatanging pangangailangan mula sa:

• mga power user ng iyong produkto
• sa marketing team
• ang social team
• ang HR team
• anumang pampublikong tagapagsalita
• iyong legal na team

Huwag kalimutang maging regular mga empleyadong kasangkot sa talakayan. Pagkatapos ng lahat, ang patakarang ito ay nakakaapekto sa kanilang lahat.

Hindi ito nangangahulugan na kailangan mo ng feedback mula sa bawat solong empleyado. Ngunit humingi ng input mula sa mga pinuno ng koponan, mga kinatawan ng unyon, o iba pa na maaaring kumatawan sa mga grupo ng mga empleyado upang ipaalam sa iyo ang tungkol sa anumang mga ideya, tanong, o alalahanin.

Halimbawa, ang mas malaking konsultasyon sa mga kawani ng mamamahayag ay maaaring makatipid sa Napakasakit ng ulo ng BBC nang ilabas nito ang bago nitong patakaran sa social media.

Kabilang sa iba pang mga panuntunan, isinasaad ng patakarang:

“Kung kailangan ng iyong trabaho na panatilihin ang iyong kawalang-kinikilingan, huwag magpahayag ng personal opinyon sa mga usapin ng pampublikong patakaran, pulitika, o 'kontrobersyal na paksa.'”

Ngunit sinabi ng National Union of Journalists na mayroon silang mga alalahanin:

“Ang mga pagbabago ay maaaring makahadlangkakayahan ng mga indibidwal na makabuluhang makilahok at makisali sa mga isyu na mahalaga sa kanila – iyon man ay sa kanilang unyon ng manggagawa, kanilang mga komunidad o sa mga kaganapan tulad ng Pride.”

Malamang na naresolba ito bago pa naganap ang patakaran sa halip na makipaglaro sa publiko pagkatapos ng katotohanan.

#NUJ Sinabi ni Michelle Stanistreet: "Nakakadismaya na walang konsultasyon sa mga unyon ng kawani sa mga pagbabago sa panuntunan ng social media at ilalabas namin ang lahat ng alalahanin ng mga miyembro at kinatawan ng NUJ ibinahagi sa amin kapag nakilala namin ang #BBC." //t.co/fFLqavU42k

— NUJ (@NUJofficial) Oktubre 30, 2020

Habang binabalangkas mo ang iyong patakaran, huwag mahuli sa mga tutorial o mga detalye. Ang nakakalito ay hindi maiiwasang magbago, at mabilis. Tumutok sa malaking larawan.

3. Magpasya kung saan mabubuhay ang iyong patakaran

Lubos naming inirerekomenda ang pagdaragdag ng iyong patakaran sa handbook ng iyong empleyado upang na magagawa ito ng mga bagong hire sa panahon ng onboarding.

Ngunit saan ito ia-access ng mga kasalukuyang empleyado? Mabubuhay ba ito sa intranet ng iyong kumpanya, o mga shared drive? Depende sa mga pangangailangan ng iyong organisasyon, maaari mong isaalang-alang ang pag-post nito sa iyong external pati na rin ang website (tulad ng mga kumpanyang ginamit bilang mga halimbawa sa dulo ng post na ito!).

4. Ilunsad ito (o ilunsad muli)

Rebisyon man ito o isang bagong dokumento, gugustuhin mong tiyaking alam ng lahat na mayroong bagong impormasyon na kailangan nilang malaman. Ipahayag mo man