En policy för sociala medier är ett viktigt verktyg för alla organisationer - även om din organisation inte använder sociala medier, för dina anställda gör det med största sannolikhet.

Bonus: Få en gratis, anpassningsbar mall för policy för sociala medier för att snabbt och enkelt skapa riktlinjer för ditt företag och dina anställda.

Vad är en policy för sociala medier?

En policy för sociala medier är ett officiellt företagsdokument som innehåller riktlinjer och krav för din organisations användning av sociala medier. Den omfattar ditt varumärkes officiella kanaler samt hur anställda använder sociala medier, både personligen och professionellt.

Policyn gäller för alla, från VD till sommarpraktikanter, så den måste vara lätt att förstå. Den kan vara en del av en bredare strategi för marknadsföring av sociala medier, eller så kan den ingå i material för introduktion och andra företagspolicyer.

Varför behöver du en policy för sociala medier för anställda?

En officiell företagspolicy för sociala medier är ett viktigt dokument som hjälper dig att bevara ditt varumärke och samtidigt minska riskerna med sociala medier. Här är några av de viktigaste skälen till att införa en policy för sociala medier.

Bevara din varumärkesidentitet i alla kanaler

Du har troligen flera personer som hanterar flera konton i flera olika kanaler. En solid policy för sociala medier gör att allt är konsekvent och håller sig inom samma varumärke.

Skydda dig mot juridiska och regulatoriska utmaningar

En väl utformad och tillämpad social policy skyddar dig från att bryta mot regler och bestämmelser. Konsekvenserna av att bryta mot dem kan vara stora.

Försäkringsbolaget MassMutual fick till exempel böta 4 miljoner dollar, genomgå en granskning av efterlevnaden av sociala medier och ålades att se över sin policy för sociala medier efter att en handlare för dotterbolaget MML Investors Services hade hjälpt till att underblåsa GameStop-handelns frenesi via sociala kanaler.

Främja mångfald och integration

Kansas State University har nyligen skapat en policy för sociala medier för studenter för att underlätta integration och mångfald på campus. Bland annat förbjuds cybermobbning och doxing samt "kommentarer eller beteende som utgör diskriminering, trakasserier eller repressalier".

Lite sent på den här, men den här artikeln gör ett bra jobb med att diskutera K-States nya policy för sociala medier. Jag var glad över att bli intervjuad för den som ett sätt att främja och förklara policyn för studenterna!

Ny policy för sociala medier erbjuder vägledning och inkludering för elever //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) september 20, 202

Förhindra ett säkerhetsintrång

En solid policy för sociala medier i kombination med lämpliga säkerhetsprotokoll hjälper dig att skydda dina konton mot phishing, hackning och falska konton.

Förhindra en PR-kris

Otydliga sociala policyer, eller en inkonsekvent tillämpning av dessa policyer, orsakade problem för Associated Press när de plötsligt sparkade journalisten Emily Wilder. Tydligare riktlinjer för tillämpningen av policyer och åtgärder för att hantera överträdelser skulle ha förhindrat att detta blev ett stort PR-problem.

Mitt uttalande om min uppsägning från Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vvv1lder) maj 22, 202

Reagera snabbt om en kris eller ett intrång inträffar

Trots dina bästa ansträngningar kan ett brott eller en kris ändå inträffa. Ibland kommer brottet eller krisen från en del av organisationen som inte har något med sociala medier att göra. Du förväntas ändå ta itu med det på sociala kanaler. En social policy ser till att du har en beredskapsplan för nödsituationer på plats.

Tydliggör de anställdas ansvar för sociala medier

En domare i Tennessee fick nyligen en påföljd för att ha skickat olämpliga meddelanden till kvinnor från konton som visade honom i sin domarkrock. I brevet med reprimand står det:

"Domare förväntas alltid upprätthålla de högsta uppförandestandarderna och den värdighet som krävs för ett domarämbete ... Det finns inget undantag från denna princip när det gäller användningen av sociala medier."

Den fortsätter:

"Du ska avstå från att använda en bild på dig själv i din domarkrock som profilbild på någon plattform i sociala medier om du inte utför domstolsärenden."

Du kan inte anta att anställda eller medarbetare kommer att göra rätt val när det gäller sociala medier om du inte uttryckligen anger det. Om du till exempel inte vill att de ska publicera när de bär uniform, säg det.

Uppmuntra dina anställda att förstärka varumärkets budskap

Med allt detta sagt vill du inte avskräcka anställda från att förstärka ditt varumärkes budskap på sociala medier. En tydlig social policy hjälper anställda att veta vad de kan och bör dela med sig av på sociala medier, och vad de bör hoppa över.

Planera inlägg, prata med kunder och följ upp dina resultat. På ett och samma ställe. Öka ditt företag snabbare med SMMExpert.

Vad bör din policy för sociala medier innehålla?

1. Roller och ansvarsområden

Vem äger vilka sociala konton? Vem tar ansvar för vilka uppgifter dagligen, veckovis eller vid behov? Det kan vara bra att inkludera namn och e-postadresser för nyckelrollerna, så att anställda från andra team vet vem de ska kontakta.

Ansvaret kan omfatta följande:

• Publicering och engagemang
• Kundtjänst
• Strategi och planering
• Reklam
• Säkerhet och lösenord
• Övervakning och lyssning
• Godkännanden (juridiska, finansiella eller andra)
• Krisberedskap
• Utbildning i sociala medier

I det här avsnittet bör du åtminstone fastställa vem som kan tala för ditt varumärke i sociala medier - och vem som inte kan göra det.

2. Säkerhetsprotokoll

Som nämnts ovan finns det många säkerhetsrisker i sociala medier. I det här avsnittet har du möjlighet att ge vägledning om hur du identifierar och hanterar dem.

Ämnen som kan behandlas är bland annat:

• Hur ofta byts dina kontolösenord ut?
• Vem upprätthåller dem och vem har tillgång till dem?
• Hur ofta uppdateras din organisationsprogramvara?
• Vilka enheter kan användas i ditt nätverk?
• Får anställda använda personliga sociala konton på kontorsdatorer?
• Vem ska de anställda prata med om de vill eskalera ett problem?

3. En handlingsplan för en säkerhets- eller PR-kris.

Ett av målen med din policy för sociala medier är att förebygga behovet av en krishanteringsplan för sociala medier. Men det är bäst att ha båda.

Överväg om det bör vara två separata dokument, särskilt om policyn för sociala medier kommer att publiceras offentligt.

Din krishanteringsplan bör innehålla följande:

• En uppdaterad kontaktlista för nödsituationer med specifika roller: teamet för sociala medier, jurister och PR-experter - hela vägen upp till beslutsfattare på C-nivå.
• Riktlinjer för att fastställa krisens omfattning
• En plan för intern kommunikation
• Ett godkännandeförfarande för svar

Om du är förberedd i förväg kan du förbättra din responstid och minska stressen för dem som direkt hanterar krisen.

4. En översikt över hur man följer lagen.

Detaljerna varierar från land till land eller till och med från stat till stat. Kraven är mycket strängare för organisationer i reglerade branscher. Se till att rådfråga din juridiska rådgivare om detta avsnitt.

Din policy bör åtminstone omfatta följande:

• Hur man följer lagen om upphovsrätt på sociala medier, särskilt när man använder innehåll från tredje part.
• Hur man hanterar kundinformation och andra privata uppgifter
• Begränsningar eller friskrivningar som krävs för vittnesmål eller marknadsföringspåståenden.
• Sekretess för din organisations interna information.

5. Riktlinjer för anställdas personliga konton på sociala medier

Det krävdes en reprimand från myndigheterna för att domaren ovan skulle lära sig att han inte skulle använda sin rock i profilbilden på personliga konton. Låt inte de anställda veta vad som förväntas av dem.

Naturligtvis kan du inte vara alltför rigorös när det gäller hur anställda använder sina personliga sociala konton. Särskilt inte om det inte finns något sätt för en tillfällig observatör att identifiera dem som anställda på ditt företag. Här är några vanliga delar av policyn för sociala medier som rör anställdas konton:

• Riktlinjer för innehåll som visar på arbetsplatsen
• Riktlinjer för innehåll som visar uniformen
• Om det är okej att nämna företaget i profilbiografier
• Om ja, vilka friskrivningar krävs om att innehållet ska representera personliga åsikter snarare än företagets åsikter?
• Kravet att identifiera sig som anställd när man diskuterar företaget eller konkurrenter.

6. Riktlinjer för arbetstagarnas intressebevakning

Ditt team för sociala medier talar förmodligen ditt varumärkes röst i sömnen. Och dina officiella talespersoner är redo att svara på svåra frågor i farten. Men hur är det med alla andra?

Anställda som är entusiastiska över sitt arbete kan vara några av dina bästa förespråkare på sociala medier.

Bonus: Få en gratis, anpassningsbar mall för policy för sociala medier för att snabbt och enkelt skapa riktlinjer för ditt företag och dina anställda.

Men de vet kanske inte alltid exakt vad som är lämpligt att säga och när. Du vill till exempel inte att en överdrivet ivrig anställd ska publicera om en ny produkt eller funktion innan den lanseras. När funktionen väl har tagits i bruk vill du dock att de ska ha alla verktyg de behöver för att dela den med världen.

Några viktiga punkter att ta med i denna del av försäkringen är följande:

• Har ni ett godkänt innehållsbibliotek och hur kan de anställda få tillgång till det?
• Får de anställda kommunicera med personer som nämner varumärket på sociala medier?
• Hur ska anställda hantera negativa kommentarer om företaget på sociala medier och vem ska de underrätta?

Hur du inför en policy för sociala medier för anställda

1. Ladda ner vår mall för policy för sociala medier

Den är gratis och ställer alla de frågor du behöver för att komma igång.

Bonus: Få en gratis, anpassningsbar mall för policy för sociala medier för att snabbt och enkelt skapa riktlinjer för ditt företag och dina anställda.

2. Sök input från berörda parter.

Du kan förmodligen få några bra idéer om dina unika behov från:

• din produkts användare
• marknadsföringsgruppen
• det sociala teamet
• HR-teamet
• eventuella offentliga talespersoner
• ditt juridiska team

Glöm inte att involvera de vanliga anställda i diskussionen, eftersom den här policyn trots allt påverkar dem alla.

Det betyder inte att du behöver feedback från varje enskild anställd, men du bör få input från gruppledare, fackliga representanter eller andra som kan representera grupper av anställda och låta dig få veta om idéer, frågor eller problem.

Ett större samråd med de anställda journalisterna kunde till exempel ha besparat BBC en hel del huvudvärk när de släppte sin nya policy för sociala medier.

I policyn anges bland annat följande:

"Om ditt arbete kräver att du är opartisk, uttryck inte en personlig åsikt i frågor som rör allmän politik, politik eller 'kontroversiella ämnen'."

Men National Union of Journalists uttryckte sin oro:

"Förändringarna kan begränsa individers möjligheter att på ett meningsfullt sätt delta och engagera sig i frågor som är viktiga för dem - oavsett om det är i deras fackförening, deras samhälle eller i evenemang som Pride."

Detta kunde troligen ha lösts innan policyn trädde i kraft, i stället för att det skulle ha varit offentligt i efterhand.

#NUJ Michelle Stanistreet sa: "Det är en besvikelse att det inte fanns något samråd med fackföreningarna om ändringarna av reglerna för sociala medier och vi kommer att ta upp alla de problem som NUJ:s medlemmar och representanter har delat med oss när vi träffar #BBC." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) oktober 30, 2020

När du utarbetar din policy ska du inte fastna i handledning eller detaljer. De små detaljerna kommer oundvikligen att förändras snabbt. Fokusera på helheten.

3. Bestäm var din försäkring ska ligga

Vi rekommenderar starkt att du lägger till din policy i din handbok för anställda så att nyanställda kan gå igenom den under introduktionen.

Men var kommer de anställda att få tillgång till den? Kommer den att finnas på företagets intranät eller på delade hårddiskar? Beroende på organisationens behov kan du överväga att lägga ut den på din externa webbplats (som de företag som används som exempel i slutet av det här inlägget!).

4. Starta den (eller starta om den).

Oavsett om det är en revidering eller ett helt nytt dokument vill du se till att alla är medvetna om att det finns ny information som de behöver känna till. Oavsett om du meddelar det via internt e-postmeddelande eller på ett möte med alla anställda, se till att du lämnar gott om utrymme och möjlighet för frågor.

Om du lanserar en ny uppdatering ska du inkludera en lista över de viktigaste ändringarna och ett datum för revidering.

5. Planera en uppdatering för nästa år (eller till och med nästa kvartal).

Det är inte ovanligt att se policyer för sociala medier som är från den mörka tiden 2013 eller 2011. (Du kan se det på att de använder modeord som "Web 2.0" och "mikrobloggar".)

Sociala medier är i ständig förändring och din policy för sociala medier behöver uppdateras regelbundet. Nätverk och funktioner förändras, nya sociala medier dyker upp och andra försvinner.

Din policy för sociala medier kan inte bara ligga i en byrålåda (eller i ett Google-dokument). Policyn från början av 2010-talet hade inte kunnat förutse TikToks framväxt eller den ständiga uppkoppling som människor nu har med sina mobila enheter.

Genom att göra en årlig, halvårsvis eller till och med kvartalsvis översyn kan du se till att din försäkring förblir användbar och relevant. Du bör åtminstone se till att alla uppgifter och kontaktuppgifter är uppdaterade.

6. Genomför det

Det är bra att skapa en policy för sociala medier, men varför bry sig om det inte finns någon som upprätthåller den?

I maj publicerade U.S. Postal Service Inspector General en nedslående granskning av USPS sociala mediekanaler.

I rapporten uppmärksammas bland annat följande:

"... icke-godkända konton för 15 postkontor, nio avdelningar, tre försäljningsteam och flera anställda som använder sina konton i sociala medier i en officiell egenskap utan att ha fått rätt godkännande."

För att de inte tillämpade sin policy för sociala medier.

USPS utfärdade sedan en "policypåminnelse om sociala medier" till anställda och entreprenörer "om att det är förbjudet att tala på organisationens vägnar på webbplatser, bloggar och andra former av sociala medier utan tillstånd". De noterade också att "teamet för sociala medier genomför rutinmässiga granskningar av webbplatser som påstår sig representera Postal Service".

Lärdomarna här handlar om social lyssning och granskning av sociala medier.

För det första bör din policy för sociala medier innehålla ett schema för regelbundna granskningar för att identifiera nya konton som påstår sig representera ditt företag.

För det andra bör ditt team lyssna på sociala frågor för att identifiera sociala konversationer om ditt varumärke och eventuella inlägg som strider mot din policy.

Se till att din sociala policy innehåller information om konsekvenserna av att bryta mot kraven, så att ingen blir överraskad av disciplinära åtgärder om de bryter mot reglerna.

Exempel på riktlinjer för sociala medier

Ibland går det inget upp mot ett exempel från verkligheten för att få igång saker och ting. Här är några bra exempel som du kan använda dig av när du skapar din egen policy för sociala medier.

Nordstrom

Nordströms policy för sociala medier är kort och koncist, men täcker de viktigaste detaljerna för de anställda.

Viktigast: "Du kan vara juridiskt ansvarig för det innehåll du lägger upp, så respektera varumärken, varumärken och upphovsrätter."

Gartner

Forsknings- och rådgivningsföretaget Gartner har en solid policy för sociala medier som uppmuntrar anställda att tänka på skillnaden mellan sin personliga och professionella personlighet i sociala medier.

Viktigaste slutsatsen: "När du agerar i din "professionella persona" och identifierar dig själv som en Gartner-medarbetare offentligt, tänk på att varje inlägg du gör representerar Gartners varumärke och inte dig själv som individ."

Dell

Dell har skapat en enkel och okomplicerad policy med goda råd för alla som använder sociala medier.

Viktigaste slutsatsen: "Alla medarbetare uppmuntras att tala om företaget och dela med sig av nyheter och information, men endast auktoriserade och utbildade talespersoner får tala på Dell Technologies vägnar och ge officiella svar från företaget."

Kanadensiska advokatsamfundet

Det är förmodligen ingen överraskning att policyn för sociala medier för en sammanslutning av advokater och andra jurister är ganska detaljerad när det gäller regler och krav och hur de tillämpas på relevant lagstiftning. Riktlinjerna är ändå lätta att förstå.

Viktigaste slutsatsen: "Allt du skriver eller lägger upp på nätet kan delas utanför det specifika online-community som du är involverad i. Därför bör du utforma allt du lägger upp med antagandet att det kan läsas av vem som helst."

Regeringen i British Columbia

Den här interaktiva, visuellt tilltalande policyguiden innehåller många exempel och frågor som de anställda kan tänka på när de publicerar sig på sociala medier. Den innehåller den nödvändiga nivån av policyinformation men ger de anställda en möjlighet att agera genom att uppmuntra dem att tänka på hur deras sociala inlägg påverkar deras kollegor och arbetsgivare.

Källa: Regeringen i British Columbia

Viktigaste slutsatsen: "De val som vi gör och de vanor som vi utvecklar i vårt privatliv när det gäller sociala medier kanske inte är lämpliga på jobbet. Anställda har förtroende för att göra etiska val. Det är ditt ansvar att använda ditt bästa omdöme och att söka hjälp när du är osäker."

Hantera enkelt alla dina profiler i sociala medier med SMMExpert. Från en enda instrumentpanel kan du schemalägga och publicera inlägg, engagera dina följare, övervaka relevanta konversationer, mäta resultat, hantera dina annonser och mycket mer.

Kom igång

Gör det bättre med SMMExpert , den Allt-i-ett-verktyg för sociala medier. Håll dig uppdaterad, väx och slå konkurrenterna.