Një politikë e mediave sociale është një mjet thelbësor për çdo organizatë—edhe nëse organizata juaj nuk përdor media sociale. Sepse punonjësit tuaj pothuajse me siguri e bëjnë këtë.

Bonus: Merrni një shabllon të politikave të mediave sociale falas dhe të personalizueshme për të krijuar shpejt dhe me lehtësi udhëzime për kompaninë dhe punonjësit tuaj.

Çfarë është një politikë e mediave sociale?

Një politikë e mediave sociale është një dokument zyrtar i kompanisë që ofron udhëzime dhe kërkesa për përdorimin e mediave sociale të organizatës suaj. Ajo mbulon kanalet zyrtare të markës suaj, si dhe mënyrën se si punonjësit përdorin mediat sociale, si personalisht ashtu edhe profesionalisht.

Politika vlen për të gjithë, nga CEO deri tek praktikantët e verës, kështu që duhet të jetë e lehtë për t'u kuptuar. Mund të jetë pjesë e një strategjie më të gjerë të marketingut të mediave sociale, ose mund të jetojë me materialet e brendshme dhe politikat e tjera të kompanisë.

Pse ju nevojitet një politikë e mediave sociale për punonjësit?

Politika zyrtare e mediave sociale të kompanisë është një dokument i rëndësishëm. Ndihmon në ruajtjen e zërit të markës tuaj duke zbutur rreziqet e mediave sociale. Këtu janë disa nga arsyet më të rëndësishme për të zbatuar një politikë të mediave sociale.

Ruani identitetin tuaj të markës nëpër kanale

Mund të keni shumë njerëz që menaxhojnë llogari të shumta nëpër kanale të shumta . Një politikë solide e mediave sociale i mban gjërat të qëndrueshme dhe të bazuara në markë.

Mbrohuni nga rregullat ligjore dhe rregullatorenëpërmjet emailit të brendshëm ose në një takim të plotë, sigurohuni që të lini shumë hapësirë ​​dhe mundësi për pyetje.

Nëse jeni duke nisur një përditësim të ri, përfshini një listë të ndryshimeve kryesore dhe një datë rishikimi.

5. Planifikoni një përditësim për vitin e ardhshëm (ose edhe tremujorin e ardhshëm)

Nuk është e pazakontë të shohësh politika të mediave sociale që datojnë në epokat e errëta të 2013 ose 2011. (Ju mund ta dalloni sepse ato përdorin fjalë buze si “Web 2.0” dhe “microblogs.”)

Mediat sociale janë në fluks të vazhdueshëm dhe politika juaj e mediave sociale do të ketë nevojë për përditësime të rregullta. Rrjetet dhe funksionalitetet ndryshojnë, faqet e reja të mediave sociale shfaqen dhe të tjerat bien.

Politika juaj e mediave sociale nuk mund të qëndrojë thjesht në një sirtar (ose një Dokument Google). Këto politika nga fillimi i viteve 2010 nuk mund të kishin parashikuar rritjen e TikTok ose nivelin konstant të lidhjes që njerëzit tani kanë me pajisjet e tyre celulare.

Angazhimi për një rishikim vjetor, dyvjeçar apo edhe tremujor do të sigurojë që politika juaj të qëndrojë të dobishme dhe relevante. Së paku, do të dëshironi të siguroheni që të gjitha detajet dhe informacionet e kontaktit të jenë të përditësuara.

6. Zbatoni atë

Krijimi i një politike të mediave sociale është i shkëlqyeshëm. Por nëse askush nuk po e zbaton atë, pse të shqetësoheni?

Në maj, Inspektori i Përgjithshëm i Shërbimit Postar të SHBA publikoi një përmbledhje zhgënjyese të kanaleve të mediave sociale të USPS.

Midis gjetjeve të tjera, raporti shënoi:

“… llogari të pamiratuara për 15 postimezyra, nëntë departamente, tre ekipe shitjesh dhe punonjës të shumtë që përdorin llogaritë e tyre të mediave sociale në një kapacitet zyrtar pa miratimin e duhur.”

Pse? Sepse ata nuk po zbatonin politikën e tyre të mediave sociale.

USPS më pas lëshoi ​​një "kujtues të politikave të mediave sociale" për punonjësit dhe kontraktorët "që atyre u ndalohet të flasin në emër të organizatës në faqet e internetit, bloget dhe forma të tjera të mediave sociale pa leje.” Ata vunë re gjithashtu se "ekipi i mediave sociale kryen auditime rutinë të faqeve që pretendojnë se përfaqësojnë Shërbimin Postar."

Mësimet këtu kanë të bëjnë me dëgjimin social dhe auditimet e mediave sociale.

Së pari, Politika e mediave sociale duhet të përfshijë një plan kontrollesh të rregullta për të identifikuar llogaritë e reja që pretendojnë se përfaqësojnë kompaninë tuaj.

Së dyti, ekipi juaj duhet të angazhohet në dëgjimin social. Kjo do të identifikojë bisedat sociale për markën tuaj dhe çdo postim që bie në kundërshtim me politikën tuaj.

Sigurohuni që politika juaj sociale të përfshijë detaje të pasojave për shkeljen e kërkesave, në mënyrë që askush të mos habitet nga masat disiplinore nëse shkelin rregullat.

Shembuj të politikave të mediave sociale

Ndonjëherë nuk ka asgjë si një shembull i botës reale për t'i bërë gjërat të ecin përpara. Këtu janë disa të shkëlqyera për të modeluar kur krijoni politikën tuaj të mediave sociale.

Nordstrom

Politika e Nordstrom e mediave sociale është e shkurtër dhe e saktëpor mbulon detajet kryesore për punonjësit.

Të dhëna kryesore: "Ju mund të jeni ligjërisht përgjegjës për përmbajtjen që postoni, prandaj respektoni markat, markat tregtare dhe të drejtat e autorit."

Shiko gjithashtu: Si të përdorni një programues Pinterest për ta bërë punën tuaj më të lehtë

Gartner

Kompania kërkimore dhe këshilluese Gartner ka një politikë solide të mediave sociale që inkurajon punonjësit të mendojnë për ndryshimin midis personaliteteve të tyre personale dhe profesionale në mediat sociale.

Ndërsa veproni në 'personën tuaj profesionale' dhe duke u identifikuar publikisht si një bashkëpunëtor i Gartnerit, konsideroni çdo postim që bëni si një përfaqësim të markës Gartner dhe jo ju si një individ.”

Dell

Dell ka krijuar një të thjeshtë dhe të drejtpërdrejtë politikë me këshilla të shëndosha për këdo që përdor mediat sociale.

Të gjithë anëtarët e ekipit inkurajohen të flasin për kompaninë dhe të ndajnë lajme dhe informacione, por vetëm zëdhënësit e autorizuar dhe të trajnuar mund të flasin në emër të Dell Technologies dhe nxjerr përgjigjet zyrtare të kompanisë.”

Dhoqa e Avokatëve Kanadeze

Ndoshta nuk është çudi që politika e mediave sociale për një shoqatë avokatësh dhe profesionistësh të tjerë ligjorë është mjaft e detajuar në lidhje me rregullat dhe kërkesat e saj, dhe se si ato zbatohen në ligjin përkatës. Gjithsesi, udhëzimet janë të lehta për t'u kuptuar.

Çdo gjë që shkruani ose postoni në internet mund të ndahet përtej komunitetit specifik në internet me të cilin jeni përfshirë. Prandaj, zejeçdo gjë që postoni me supozimin se mund të lexohet nga kushdo.”

Qeveria e Kolumbisë Britanike

Ky udhëzues politikash ndërveprues dhe i këndshëm vizual përfshin shumë shembuj dhe pyetje që punonjësit duhet të mendojnë kur postojnë në mediat sociale. Ka nivelin e kërkuar të informacionit të politikave, por u jep punonjësve agjenci duke i inkurajuar ata të mendojnë se si postimet e tyre sociale ndikojnë te kolegët dhe punëdhënësin e tyre.

Burimi: Qeveria e Kolumbisë Britanike

Opsioni kryesor: “Zgjedhjet që bëjmë dhe zakonet që zhvillojmë në jetën tonë personale në lidhje me mediat sociale mund të mos jenë të përshtatshme në mjedisin e punës. Punonjësve u besohet të bëjnë zgjedhje etike. Ju jeni përgjegjës për të përdorur gjykimin tuaj më të mirë dhe për të kërkuar ndihmë kur nuk jeni të sigurt.”

Menaxhoni me lehtësi të gjitha profilet tuaja të mediave sociale duke përdorur SMMExpert. Nga një panel i vetëm, ju mund të planifikoni dhe publikoni postime, të angazhoni ndjekësit tuaj, të monitoroni bisedat përkatëse, të matni rezultatet, të menaxhoni reklamat tuaja dhe shumë më tepër.

Filloni

Bëjeni më mirë me SMMExpert , mjetin gjithë-në-një të mediave sociale. Qëndroni në krye të gjërave, rrituni dhe mposhtni konkurrencën.

Provë falas 30-ditoresfidat

Një politikë sociale e hartuar mirë dhe e zbatuar ju mbron nga kundërshtimi i rregullave dhe rregulloreve. Pasojat e thyerjes së tyre mund të jenë të mëdha.

Për shembull, kompania e sigurimeve MassMutual u gjobit me 4 milionë dollarë, iu nënshtrua një rishikimi të pajtueshmërisë së mediave sociale dhe u urdhërua të rishikonte politikat e saj të mediave sociale pasi një tregtar për filialin MML Investors Services ndihmoi në nxitjen e furisë tregtare të GameStop përmes kanaleve sociale.

Lehtësimi i diversitetit dhe përfshirjes

Universiteti Shtetëror Kansas krijoi kohët e fundit një politikë të mediave sociale për studentët për të lehtësuar përfshirjen dhe diversitetin në kampus . Midis kërkesave të tjera, ai ndalon bullizmin kibernetik dhe doksimin, si dhe "komentet ose sjelljet që përbëjnë diskriminim, ngacmim [ose] hakmarrje."

Pak vonë për këtë, por ky artikull bën një punë të shkëlqyeshme duke diskutuar të renë e K-State politika e mediave sociale. Isha i lumtur që u intervistova për të si një mënyrë për të promovuar dhe shpjeguar politikën për studentët!

Politika e re e mediave sociale ofron udhëzime, përfshirje për studentët //t.co/altqMGvlGm

— Zach Perez (@zach_pepez) 20 shtator 202

Parandaloni një shkelje të sigurisë

Një politikë solide e mediave sociale e kombinuar me protokollet e duhura të sigurisë ndihmon në mbrojtjen e llogarive tuaja kundër phishing, hakerim , dhe llogaritë mashtruese.

Parandaloni një krizë PR

Politikat sociale të paqarta ose një zbatim jokonsistent i këtyrepolitikat, shkaktuan probleme për Associated Press kur pushuan papritmas gazetaren Emily Wilder. Udhëzimet më të qarta për zbatimin e politikave dhe hapat për adresimin e shkeljeve do të kishin parandaluar që kjo të bëhej një shqetësim i rëndësishëm për PR.

Deklarata ime për përfundimin tim nga Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

— emily Wilder (@vv1lder) 22 maj 202

Përgjigjuni shpejt nëse ndodh një krizë ose shkelje

Megjithë përpjekjet tuaja më të mira, një shkelje ose krizë mund të ndodhë ende. Ndonjëherë shkelja apo kriza vjen nga një pjesë e organizatës që nuk ka lidhje me mediat sociale. Ju ende do të pritet që ta adresoni atë në kanalet sociale. Një politikë sociale siguron që të keni një plan reagimi emergjent.

Sqaroni përgjegjësitë e punonjësve në mediat sociale

Një gjykatës në Tenesi u sanksionua kohët e fundit për dërgimin e mesazheve të papërshtatshme për gratë nga rrëfimet që e shfaqnin me rrobën e tij gjyqësore. Në letrën e qortimit thuhet:

“Gjyqtarët pritet të ruajnë standardet më të larta të sjelljes dhe dinjitetin e detyrës gjyqësore në çdo kohë… Nuk ka asnjë përjashtim nga ky parim për përdorimin e mediave sociale.”

Vazhdon:

"Do të përmbaheni nga përdorimi i një fotografie të vetes me rrobën tuaj gjyqësore si foto profili në çdo platformë të mediave sociale, përveç rasteve kur kryeni punë gjyqësore."

Nuk mund ta bëni këtë. supozojmë punonjës ose bashkëpunëtorëdo të bëjë thirrjen e duhur në mediat sociale nëse nuk e shprehni në mënyrë specifike. Kështu, për shembull, nëse nuk dëshironi që ata të postojnë duke veshur uniformën e tyre, thuajeni këtë.

Inkurajoni punonjësit tuaj të përforcojnë mesazhin e markës suaj

Të gjitha Thënë kjo, ju nuk dëshironi të dekurajoni punonjësit që të përforcojnë mesazhin e markës tuaj në mediat sociale. Një politikë e qartë sociale i ndihmon punonjësit të dinë se çfarë mund dhe duhet të ndajnë në rrjetet sociale, dhe çfarë duhet të anashkalojnë.

Planifikoni postimet, bisedoni me klientët dhe gjurmoni performancën tuaj në një vend. Rriteni biznesin tuaj më shpejt me SMMExpert.

Çfarë duhet të përfshijë politika juaj e mediave sociale?

1. Rolet dhe përgjegjësitë

Kush zotëron cilat llogari sociale? Kush i mbulon cilat përgjegjësi në baza ditore, javore apo sipas nevojës? Mund të jetë e dobishme të përfshihen emrat dhe adresat e emailit për rolet kyçe, në mënyrë që punonjësit nga ekipet e tjera të dinë se me kë të kontaktojnë.

Përgjegjësitë për t'u mbuluar mund të përfshijnë:

• Postimin dhe angazhimin
• Shërbimi ndaj klientit
• Strategjia dhe planifikimi
• Reklamimi
• Siguria dhe fjalëkalimet
• Monitorimi dhe dëgjimi
• Miratimet (ligjore, financiare, ose ndryshe)
• Përgjigja ndaj krizës
• Trajnimi i mediave sociale

Së paku, ky seksion duhet të përcaktojë se kush mund të flasë për markën tuaj në mediat sociale— dhe kushnuk mundem.

2. Protokollet e sigurisë

Siç u përmend më lart, ka shumë rreziqe të sigurisë së mediave sociale atje. Në këtë seksion, ju keni mundësinë të jepni udhëzime për identifikimin dhe trajtimin e tyre.

Temat për të trajtuar mund të përfshijnë:

• Sa shpesh ndryshojnë fjalëkalimet e llogarisë suaj?
• Kush i mirëmban dhe kush ka akses në to?
• Sa shpesh përditësohet softueri juaj organizativ?
• Cilat pajisje mund të përdoren në rrjetin tuaj?
• A mund të përdorin punonjësit llogaritë personale sociale në kompjuterët e zyrës?
• Me kë duhet të flasin punonjësit nëse duan të përshkallëzojnë një shqetësim?

3. Një plan veprimi për një krizë sigurie ose PR

Një qëllim i politikës suaj të mediave sociale është të parandaloni nevojën për një plan të menaxhimit të krizave të mediave sociale. Por është më mirë që t'i keni të dyja.

Merrni parasysh nëse këto duhet të jenë dy dokumente të veçanta, veçanërisht nëse politika juaj e mediave sociale do të postohet publikisht.

Plani juaj i menaxhimit të krizës duhet të përfshijë:

• Një listë e përditësuar e kontakteve emergjente me role specifike: ekipi i mediave sociale, ekspertët ligjorë dhe PR—deri në vendimmarrësit e nivelit C
• Udhëzime për identifikimin e fushëveprimit të krizës
• Një plan i brendshëm komunikimi
• Një proces miratimi për përgjigje

Të jesh i përgatitur paraprakisht do të përmirësojë kohën tuaj të reagimit dhe do të reduktojë stresin për ata që menaxhojnë drejtpërdrejtkriza.

4. Një përmbledhje se si të zbatohet ligji

Detajet do të ndryshojnë nga vendi në vend apo edhe nga shteti në shtet. Kërkesat janë shumë më të rrepta për organizatat në industri të rregulluara. Sigurohuni që të konsultoheni me këshilltarin tuaj ligjor për këtë seksion.

Së paku, politika juaj duhet të prekë sa vijon:

• Si të pajtoheni me ligjin për të drejtën e autorit në mediat sociale, veçanërisht kur përdorni përmbajtje të palëve të treta
• Si të trajtoni informacionin e klientit dhe të dhëna të tjera private
• Kufizimet ose mohimet e kërkuara për dëshmitë ose pretendimet e marketingut
• Konfidencialiteti në lidhje me informacionin e brendshëm të organizatës suaj

5. Udhëzime për llogaritë personale të punonjësve në mediat sociale

U desh një qortim nga autoritetet që gjyqtari i përmendur më sipër të mësonte se nuk duhet të përdorte rrobat e tij në foton e tij të profilit në llogaritë personale. Mos i lini punonjësit në errësirë ​​për atë që pritet prej tyre.

Sigurisht, nuk mund të jeni shumë drakoni për mënyrën se si punonjësit përdorin llogaritë e tyre personale sociale. Sidomos nëse nuk ka asnjë mënyrë që një vëzhgues i rastësishëm t'i identifikojë ata si punonjës të kompanisë suaj. Këtu janë disa elemente të zakonshme të politikave të mediave sociale që lidhen me llogaritë e punonjësve:

• Udhëzime rreth përmbajtjes që shfaq vendin e punës
• Udhëzime rreth përmbajtjes që shfaq uniformën
• Nëse është në rregull për të përmendur kompaninë në profilbios
• Nëse po, çfarë mohimesh për përmbajtjen që përfaqëson opinione personale dhe jo të korporatave kërkohen
• Kërkesa për të identifikuar veten si punonjës kur diskutohet për kompaninë ose konkurrentët

6. Udhëzimet për mbrojtjen e punonjësve

Ekipi juaj i mediave sociale ndoshta flet zërin e markës suaj në gjumë. Dhe zëdhënësit tuaj zyrtarë janë gati t'u përgjigjen pyetjeve të vështira menjëherë. Por çfarë ndodh me gjithë të tjerët?

Punonjësit që janë të emocionuar për punën e tyre mund të jenë disa nga avokatët tuaj më të mirë në mediat sociale.

Bonus: Merrni një shabllon të politikave të mediave sociale falas dhe të personalizueshme për të krijuar shpejt dhe me lehtësi udhëzime për kompaninë dhe punonjësit tuaj.

Por ata mund të mos e dinë gjithmonë saktësisht se çfarë është e përshtatshme për të thënë dhe kur. Për shembull, ju nuk dëshironi që një punonjës tepër i etur të postojë për një produkt ose veçori të re përpara se të lançohet. Megjithatë, sapo kjo veçori të jetë e disponueshme, ju dëshironi që ata të kenë të gjitha mjetet që u nevojiten për ta ndarë atë me botën.

Disa artikuj të rëndësishëm për t'u përfshirë në këtë seksion të politikës suaj janë:

• A keni një bibliotekë të miratuar të përmbajtjes dhe si mund t'i qasen punonjësit?
• A lejohen punonjësit të angazhohen me njerëz që përmendin markën në rrjetet sociale?
• Si duhet të merren punonjësit me komentet negative për kompaninë në rrjetet sociale dhe kë duhet të njoftojnë?

Sizbatoni një politikë të mediave sociale për punonjësit

1. Shkarkoni shabllonin tonë të politikave të mediave sociale

Është falas dhe shtron të gjitha pyetjet që ju nevojiten për të filluar.

Bonus: Merrni një shabllon të politikave të mediave sociale falas dhe të personalizueshme për të krijuar shpejt dhe me lehtësi udhëzime për kompaninë dhe punonjësit tuaj.

2. Kërkoni të dhëna nga palët e interesuara

Ju ndoshta mund të merrni disa ide të shkëlqyera për nevojat tuaja unike nga:

• përdoruesit e fuqishëm të produktit tuaj
• ekipi i marketingut
• ekipi social
• ekipi i burimeve njerëzore
• ndonjë zëdhënës publik
• ekipi juaj ligjor

Mos harroni të konsultoheni rregullisht punonjësit e përfshirë në diskutim. Në fund të fundit, kjo politikë i prek të gjithë ata.

Kjo nuk do të thotë se keni nevojë për komente nga çdo punonjës i vetëm. Por merrni të dhëna nga drejtuesit e ekipit, përfaqësuesit e sindikatave ose të tjerë që mund të përfaqësojnë grupe punonjësish për t'ju njoftuar për çdo ide, pyetje ose shqetësim.

Për shembull, konsultimi më i madh me gazetarët e stafit mund të kishte shpëtuar BBC kishte shumë dhimbje koke kur publikoi politikën e re të mediave sociale.

Midis rregullave të tjera, politika thotë:

“Nëse puna juaj kërkon që ju të ruani paanshmërinë tuaj, mos shprehni një opinion mbi çështjet e politikës publike, politikës ose 'temave të diskutueshme'.”

Por Unioni Kombëtar i Gazetarëve tha se ata kishin shqetësime:

“Ndryshimet mund të kufizojnëaftësia e individëve për të marrë pjesë kuptimplotë dhe për t'u përfshirë në çështje që kanë rëndësi për ta – qoftë kjo në sindikatat e tyre, komunitetet e tyre apo në ngjarje të tilla si Krenaria.”

Kjo ka të ngjarë të ishte zgjidhur përpara se politika të hynte në lojë në vend që të luhet publikisht pas faktit.

#NUJ Michelle Stanistreet tha: "Është zhgënjyese që nuk ka pasur konsultime me sindikatat e stafit për ndryshimet e rregullave të mediave sociale dhe ne do të ngremë të gjitha shqetësimet e anëtarëve dhe përfaqësuesve të NUJ-së kanë ndarë me ne kur takohemi me #BBC.” //t.co/fFLqavU42k

— NUJ (@NUJofficial) 30 tetor 2020

Ndërsa hartoni politikën tuaj, mos u kapni pas mësimeve ose detajeve. do të ndryshojë në mënyrë të pashmangshme dhe shpejt. Përqendrohuni në pamjen e përgjithshme.

3. Vendosni se ku do të jetojë politika juaj

Ne rekomandojmë shumë që të shtoni politikën tuaj në manualin e punonjësve tuaj kështu që që të punësuarit e rinj mund të funksionojnë përmes tij gjatë hyrjes në bord.

Por ku do t'i qasen punonjësit ekzistues? A do të jetojë në intranetin e kompanisë suaj apo disqet e përbashkëta? Në varësi të nevojave të organizatës suaj, mund të konsideroni ta postoni në faqen tuaj të jashtme uebsajti gjithashtu (si kompanitë e përdorura si shembuj në fund të këtij postimi!).

4. Hape atë (ose rihap atë)

Pavarësisht nëse është një rishikim ose një dokument krejt të ri, do të dëshironi të siguroheni që të gjithë janë të vetëdijshëm se ka informacione të reja që duhet të dinë. Pavarësisht nëse shpallni