Politika društvenih medija ključan je alat za svaku organizaciju—čak i ako vaša organizacija ne koristi društvene medije. Jer vaši zaposlenici to gotovo sigurno rade.

Bonus: Nabavite besplatan, prilagodljiv predložak pravila za društvene medije za brzo i jednostavno stvaranje smjernica za svoju tvrtku i zaposlenike.

Što je politika društvenih medija?

Politika društvenih medija je službeni dokument tvrtke koji daje smjernice i zahtjeve za korištenje društvenih medija u vašoj organizaciji. Obuhvaća službene kanale vašeg brenda, kao i način na koji zaposlenici koriste društvene medije, osobno i profesionalno.

Politika se odnosi na sve, od izvršnog direktora do ljetnih pripravnika, stoga mora biti jednostavna za razumijevanje. Može biti dio šire marketinške strategije društvenih medija ili može živjeti s materijalima za uvođenje i drugim politikama tvrtke.

Zašto vam je potrebna politika društvenih medija za zaposlenike?

Službena politika tvrtke o društvenim medijima važan je dokument. Pomaže u održavanju glasa vaše robne marke dok istovremeno smanjuje rizike društvenih medija. Ovdje su neki od najvažnijih razloga za provedbu pravila društvenih medija.

Održavajte identitet svoje robne marke na više kanala

Vjerojatno imate više ljudi koji upravljaju s višestrukim računima na više kanala . Čvrsta politika društvenih medija održava stvari dosljednima i brendiranima.

Zaštitite se od zakonskih i regulatornih mjeraputem interne e-pošte ili na zajedničkom sastanku, svakako ostavite dovoljno prostora i mogućnosti za pitanja.

Ako pokrećete novo ažuriranje, uključite popis ključnih promjena i datum revizije.

5. Zakažite ažuriranje za sljedeću godinu (ili čak sljedeće tromjesečje)

Nije neuobičajeno vidjeti pravila društvenih medija koja datiraju iz mračnog doba 2013. ili 2011. (Možete reći jer koriste poštapalice poput “Web 2.0” i “mikroblogovi.”)

Društveni mediji su u stalnom tijeku, a vaša politika društvenih medija trebat će redovito ažurirati. Mreže i funkcionalnosti se mijenjaju, pojavljuju se nove stranice društvenih medija, a druge padaju.

Vaša politika društvenih medija ne može samo stajati u ladici (ili Google dokumentu). Ta pravila iz ranih 2010-ih nisu mogla predvidjeti uspon TikToka ili stalnu razinu veze koju ljudi sada imaju sa svojim mobilnim uređajima.

Obvezivanje na godišnji, dvogodišnji ili čak tromjesečni pregled osigurat će da vaša pravila ostanu korisno i relevantno. U najmanju ruku, htjet ćete osigurati da su svi detalji i podaci za kontakt ažurni.

6. Provedite je

Stvaranje politike društvenih medija je sjajno. Ali ako ga nitko ne provodi, zašto se truditi?

U svibnju je glavni inspektor poštanskih službi SAD-a objavio razočaravajuću recenziju kanala društvenih medija USPS-a.

Između ostalih otkrića, izvješće je označilo:

“… neodobreni računi za 15 postovaureda, devet odjela, tri prodajna tima i više zaposlenika koji koriste svoje račune na društvenim mrežama u službenom svojstvu bez odgovarajućeg odobrenja.”

Zašto? Jer nisu provodili svoju politiku društvenih medija.

USPS je potom izdao “podsjetnik o politici društvenih medija” zaposlenicima i izvođačima “da im je zabranjeno govoriti u ime organizacije na web stranicama, blogovima i druge oblike društvenih medija bez dopuštenja.” Također su primijetili da "tim za društvene medije provodi rutinske revizije web-mjesta koja tvrde da predstavljaju poštansku službu."

Ovdje lekcije odnose se na slušanje društvenih mreža i revizije društvenih medija.

Prvo, vaš politika društvenih medija trebala bi uključivati ​​raspored redovitih revizija kako bi se identificirali novi računi koji tvrde da predstavljaju vašu tvrtku.

Drugo, vaš bi tim trebao uključiti društveno slušanje. Ovo će identificirati društvene razgovore o vašoj robnoj marki i sve postove koji su u suprotnosti s vašom politikom.

Provjerite uključuje li vaša socijalna politika pojedinosti o posljedicama za kršenje zahtjeva, tako da nikoga ne iznenadi disciplinski postupak ako prekrši pravila.

Primjeri politike društvenih medija

Ponekad ne postoji ništa bolje od primjera iz stvarnog svijeta koji bi pokrenuo stvari. Evo nekoliko izvrsnih za uzor pri izradi vlastite politike društvenih medija.

Nordstrom

Nordstromova politika društvenih medija kratka je i preciznaali pokriva ključne detalje za zaposlenike.

Ključni zaključak: "Možda ste zakonski odgovorni za sadržaj koji objavljujete, stoga poštujte robne marke, zaštitne znakove i autorska prava."

Gartner

Istraživačka i savjetodavna tvrtka Gartner ima čvrstu politiku društvenih medija koja potiče zaposlenike da razmišljaju o razlici između svoje osobne i profesionalne osobe na društvenim medijima.

Ključni zaključak: “Dok djelujete u svojoj 'profesionalnoj osobi' i javno identificirajući se kao suradnik Gartnera, svaku objavu koju objavite smatrajte predstavljanjem robne marke Gartner, a ne sebe kao pojedinca.”

Dell

Dell je stvorio jednostavan i jasan politike s dobrim savjetima za sve koji koriste društvene medije.

Ključni zaključak: "Svi članovi tima se potiču da govore o tvrtki i dijele vijesti i informacije, ali samo ovlašteni i obučeni glasnogovornici mogu govoriti u ime Dell Technologies i izdati službene odgovore tvrtke.”

Kanadska odvjetnička komora

Vjerojatno nije iznenađenje da je politika društvenih medija za udrugu odvjetnika i drugih pravnih stručnjaka prilično detaljna o svojim pravilima i zahtjevima, te kako se oni primjenjuju na relevantni zakon. Ipak, smjernice su lako razumljive.

Ključni zaključak: “Sve što napišete ili objavite na mreži može se podijeliti izvan određene mrežne zajednice u koju ste uključeni. Stoga, obrtsve što objavite pod pretpostavkom da svatko može pročitati.”

Vlada Britanske Kolumbije

Ovaj interaktivni, vizualno ugodan vodič za pravila uključuje mnoge primjere i pitanja o kojima zaposlenici mogu razmišljati kada objavljuju društveni mediji. Ima potrebnu razinu informacija o pravilima, ali daje zaposlenicima slobodu djelovanja potičući ih da razmišljaju o tome kako njihove objave na društvenim mrežama utječu na njihove kolege i poslodavca.

Izvor: Vlada Britanske Kolumbije

Ključni zaključak: „Izbori koje donosimo i navike koje razvijamo u osobnim životima u vezi s društvenim medijima možda nisu prikladni u radnom okruženju. Zaposlenicima se vjeruje da će donositi etičke odluke. Vi ste odgovorni za korištenje najbolje prosudbe i traženje pomoći kada niste sigurni.”

Jednostavno upravljajte svim svojim profilima na društvenim mrežama koristeći SMMExpert. S jedne nadzorne ploče možete zakazati i objaviti postove, uključiti svoje sljedbenike, pratiti relevantne razgovore, mjeriti rezultate, upravljati svojim oglasima i još mnogo toga.

Započnite

Učinite to bolje uz SMMExpert , sveobuhvatni alat za društvene mreže. Budite u toku, razvijajte se i pobjeđujte konkurenciju.

Besplatna probna verzija od 30 danaizazovi

Dobro osmišljena i provedena socijalna politika štiti vas od kršenja pravila i propisa. Posljedice njihovog kršenja mogu biti velike.

Na primjer, osiguravajuće društvo MassMutual kažnjeno je s 4 milijuna dolara, podvrgnuto je pregledu usklađenosti društvenih medija i naloženo mu je da revidira svoje politike društvenih medija nakon što je trgovac za podružnicu MML Investors Services pomoglo je potaknuti ludilo trgovanja GameStop putem društvenih kanala.

Omogućite raznolikost i inkluziju

Sveučilište Kansas State nedavno je stvorilo politiku društvenih medija za studente kako bi se olakšala inkluzija i raznolikost na kampusu . Među ostalim zahtjevima, zabranjuje internetsko zlostavljanje i doksiranje, kao i “komentare ili ponašanje koje predstavlja diskriminaciju, uznemiravanje [ili] odmazdu.”

Malo kasno s ovim, ali ovaj članak odlično raspravlja o novom K-State-u politika društvenih medija. Bio sam sretan što sam bio intervjuiran za to kao način promoviranja i objašnjavanja politike studentima!

Nova politika društvenih medija nudi smjernice, uključivanje studenata //t.co/altqMGvlGm

— Zach Perez (@zach_pepez) 20. rujna 202.

Spriječite narušavanje sigurnosti

Čvrsta politika društvenih medija u kombinaciji s odgovarajućim sigurnosnim protokolima pomaže u zaštiti vaših računa od krađe identiteta, hakiranja , i lažne račune.

Spriječite PR krizu

Nejasne socijalne politike ili nedosljedna primjena istihpolitikama, izazvali su probleme za Associated Press kada su naglo otpustili novinarku Emily Wilder. Jasnije smjernice za primjenu politika i korake za rješavanje kršenja spriječile bi da ovo postane značajna PR briga.

Moja izjava o mom otkazu iz Associated Pressa. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

— emily wilder (@vv1lder) 22. svibnja 202.

Reagirajte brzo ako dođe do krize ili kršenja

Unatoč vašim najboljim naporima, ipak bi se moglo dogoditi kršenje ili kriza. Ponekad kršenje ili kriza dolazi iz dijela organizacije koji nema nikakve veze s društvenim medijima. Od vas se i dalje očekuje da se o tome pozabavite na društvenim kanalima. Socijalna politika osigurava da imate pripremljen plan za hitne slučajeve.

Pojasnite odgovornosti zaposlenika za društvene mreže

Sudac iz Tennesseeja nedavno je kažnjen zbog slanja neprikladnih poruka ženama iz računa koji su ga prikazivali u sudskoj halji. U pismu opomene stoji:

”Od sudaca se očekuje da održavaju najviše standarde ponašanja i dostojanstva sudačke dužnosti u svakom trenutku... Ne postoji iznimka od ovog načela za korištenje društvenih medija.”

Nastavlja se:

"Suzdržat ćete se od korištenja svoje slike u svojoj sudačkoj torbi kao profilne slike na bilo kojoj platformi društvenih medija osim ako ne obavljate sudske poslove."

Ne možete pretpostaviti zaposlenike ili suradnikeučinit će ispravan poziv na društvenim mrežama osim ako to posebno ne navedete. Tako, na primjer, ako ne želite da objavljuju dok nose uniformu, recite to.

Potaknite svoje zaposlenike da pojačaju poruku vaše marke

Sve s tim u vezi, ne želite obeshrabriti zaposlenike da pojačaju poruku vaše marke na društvenim medijima. Jasna socijalna politika pomaže zaposlenicima da znaju što mogu i trebaju dijeliti na društvenim mrežama, a što trebaju preskočiti.

Zakažite objave, razgovarajte s kupcima i pratite svoju izvedbu na jednom mjestu. Razvijte svoje poslovanje brže uz SMMExpert.

Što bi vaša politika društvenih medija trebala uključivati?

1. Uloge i odgovornosti

Tko je vlasnik kojih društvenih računa? Tko pokriva koje odgovornosti na dnevnoj, tjednoj bazi ili prema potrebi? Može biti korisno uključiti imena i adrese e-pošte za ključne uloge, tako da zaposlenici iz drugih timova znaju koga kontaktirati.

Odgovornosti koje treba pokriti mogu uključivati:

• Objavljivanje i angažman
• Korisnička služba
• Strategija i planiranje
• Oglašavanje
• Sigurnost i lozinke
• Nadziranje i slušanje
• Odobrenja (pravna, financijski ili na neki drugi način)
• Odgovor na krizu
• Obuka o društvenim medijima

U najmanju ruku, ovaj bi odjeljak trebao utvrditi tko može govoriti za vašu marku na društvenim medijima— i tkone mogu.

2. Sigurnosni protokoli

Kao što je gore spomenuto, postoji mnogo sigurnosnih rizika društvenih medija. U ovom odjeljku imate priliku pružiti smjernice o njihovom prepoznavanju i postupanju s njima.

Teme koje bi mogle biti obuhvaćene mogu uključivati:

• Koliko se često mijenjaju lozinke vašeg računa?
• Tko ih održava i tko ima pristup njima?
• Koliko se često ažurira vaš organizacijski softver?
• Koji se uređaji mogu koristiti na vašoj mreži?
• Mogu li zaposlenici koristiti osobne društvene račune na uredskim računalima?
• S kim bi zaposlenici trebali razgovarati ako žele eskalirati problem?

3. Akcijski plan za sigurnosnu ili PR krizu

Jedan od ciljeva vaše politike društvenih medija je spriječiti potrebu za planom upravljanja krizom društvenih medija. Ali najbolje je imati oboje.

Razmislite trebaju li to biti dva odvojena dokumenta, posebno ako će vaša politika društvenih medija biti javno objavljena.

Vaš plan upravljanja kriznim situacijama trebao bi uključivati:

• Ažuriran popis kontakata za hitne slučajeve s određenim ulogama: tim za društvene mreže, pravni i PR stručnjaci—sve do donositelja odluka na razini C
• Smjernice za određivanje opsega krize
• Plan interne komunikacije
• Postupak odobravanja odgovora

Priprema unaprijed poboljšat će vaše vrijeme odgovora i smanjiti stres za one koji izravno upravljajukriza.

4. Nacrt o tome kako se pridržavati zakona

Detalji će se razlikovati od zemlje do zemlje ili čak od države do države. Zahtjevi su mnogo stroži za organizacije u reguliranim djelatnostima. Obavezno se posavjetujte sa svojim pravnim savjetnikom za ovaj odjeljak.

U najmanju ruku, vaša bi politika trebala doticati sljedeće:

• Kako se pridržavati zakona o autorskim pravima na društvenim mrežama, posebno pri korištenju sadržaja trećih strana
• Kako postupati s informacijama o korisnicima i drugim privatnim podacima
• Ograničenja ili odricanja od odgovornosti potrebna za izjave ili marketinške tvrdnje
• Povjerljivost u vezi s internim informacijama vaše organizacije

5. Smjernice za osobne račune zaposlenika na društvenim mrežama

Trebalo je ukoriti vlasti da gore spomenuti sudac sazna da ne bi trebao koristiti svoju odjeću na svojoj profilnoj fotografiji na osobnim računima. Ne ostavljajte zaposlenike u neznanju o tome što se od njih očekuje.

Naravno, ne možete biti previše drakonski o tome kako zaposlenici koriste svoje osobne društvene račune. Pogotovo ako ne postoji način da ih slučajni promatrač identificira kao zaposlenika vaše tvrtke. Evo nekih uobičajenih elemenata politike društvenih medija koji se odnose na račune zaposlenika:

• Smjernice o sadržaju koji prikazuje radno mjesto
• Smjernice o sadržaju koji prikazuje uniformu
• Je li to u redu spomenuti tvrtku u profilubios
• Ako da, koja su odricanja od odgovornosti o sadržaju koji predstavlja osobna, a ne korporativna mišljenja potrebna
• Zahtjev da se identificiraju kao zaposlenici kada se govori o tvrtki ili konkurenciji

6. Smjernice za zagovaranje zaposlenika

Vaš tim za društvene mreže vjerojatno govori glas vaše marke u snu. A vaši službeni glasnogovornici spremni su odgovoriti na teška pitanja u hodu. Ali što je sa svima ostalima?

Zaposlenici koji su uzbuđeni zbog svog posla mogu biti neki od vaših najboljih zagovornika na društvenim medijima.

Bonus: Nabavite besplatan, prilagodljiv predložak politike društvenih medija za brzo i jednostavno stvaranje smjernica za svoju tvrtku i zaposlenike.

No možda neće uvijek točno znati što je prikladno reći i kada. Na primjer, ne želite da vam pretjerano entuzijastični zaposlenik objavljuje o novom proizvodu ili značajci prije nego što se lansira. Međutim, kada ta značajka postane aktivna, želite da imaju sve alate koji su im potrebni da je dijele sa svijetom.

Neke važne stavke koje treba uključiti u ovaj odjeljak vaših pravila su:

• Imate li odobrenu biblioteku sadržaja i kako joj zaposlenici mogu pristupiti?
• Smiju li zaposlenici komunicirati s ljudima koji spominju marku na društvenim mrežama?
• Kako bi se zaposlenici trebali nositi s negativnim komentarima o tvrtki na društvenim mrežama i koga trebaju obavijestiti?

Kakoimplementirati politiku društvenih medija za zaposlenike

1. Preuzmite naš predložak pravila o društvenim medijima

Besplatan je i postavlja sva pitanja koja trebate za početak.

Bonus: Nabavite besplatan, prilagodljiv predložak politike društvenih medija za brzo i jednostavno stvaranje smjernica za svoju tvrtku i zaposlenike.

2. Zatražite mišljenje dionika

Sjajne ideje o svojim jedinstvenim potrebama vjerojatno možete dobiti od:

• iskusnih korisnika vašeg proizvoda
• marketinškog tima
• društveni tim
• HR tim
• bilo koji javni glasnogovornik
• vaš pravni tim

Ne zaboravite redovito zaposlenici uključeni u raspravu. Uostalom, ova politika utječe na sve njih.

To ne znači da trebate povratnu informaciju od svakog pojedinog zaposlenika. Ali zatražite informacije od vođa timova, sindikalnih predstavnika ili drugih koji mogu predstavljati skupine zaposlenika kako bi vas obavijestili o bilo kakvim idejama, pitanjima ili nedoumicama.

Na primjer, veća konzultacija s zaposlenim novinarima mogla je spasiti BBC je imao mnogo glavobolja kada je objavio svoju novu politiku društvenih medija.

Između ostalih pravila, politika navodi:

“Ako vaš posao zahtijeva da zadržite svoju nepristranost, nemojte izražavati osobne mišljenja o pitanjima javne politike, politike ili 'kontroverznim temama'”

No Nacionalni sindikat novinara rekao je da ima zabrinutosti:

“Promjene bi mogle ograničitisposobnost pojedinaca da smisleno sudjeluju i angažiraju se u pitanjima koja su im važna – bilo da je to u njihovom sindikatu, njihovim zajednicama ili u događajima kao što je Pride."

Ovo se vjerojatno moglo riješiti prije nego što je politika stupila na snagu umjesto da se javno igra nakon činjenice.

#NUJ Michelle Stanistreet je rekla: "Razočaravajuće je što nije bilo konzultacija sa sindikatima zaposlenika o promjenama pravila o društvenim medijima i iznijet ćemo sve probleme članovima i predstavnicima NUJ-a podijelili s nama kada se sretnemo s #BBC-jem.” //t.co/fFLqavU42k

— NUJ (@NUJofficial) 30. listopada 2020.

Dok sastavljate svoju politiku, nemojte se baviti uputama ili detaljima. će se neizbježno promijeniti, i to brzo. Usredotočite se na širu sliku.

3. Odlučite gdje će vaša polica živjeti

Toplo preporučujemo da svoju policu dodate u svoj priručnik za zaposlenike kako bi da novi zaposlenici mogu raditi kroz njega tijekom uključivanja.

Ali gdje će mu postojeći zaposlenici pristupiti? Hoće li se nalaziti na intranetu vaše tvrtke ili na zajedničkim diskovima? Ovisno o potrebama vaše organizacije, možete razmisliti o objavljivanju na vanjskom web-stranicu također (poput tvrtki korištenih kao primjeri na kraju ovog posta!).

4. Pokrenite je (ili ponovno pokrenite)

Bilo da se radi o reviziji ili potpuno novi dokument, trebali biste biti sigurni da su svi svjesni da postoje nove informacije koje trebaju znati. Bilo da objavite