Unha política de redes sociais é unha ferramenta crucial para calquera organización, aínda que a súa organización non utilice as redes sociais. Porque case seguro que o fan os teus empregados.

Bonificación: obtén un modelo de política de redes sociais gratuíto e personalizable para crear de xeito rápido e sinxelo directrices para a túa empresa e os teus empregados.

Que é unha política de redes sociais?

Unha política de redes sociais é un documento oficial da empresa que ofrece directrices e requisitos para o uso das redes sociais da túa organización. Abarca as canles oficiais da túa marca, así como a forma en que os empregados usan as redes sociais, tanto a nivel persoal como profesional.

A política aplícase a todos, desde o CEO ata os pasantes de verán, polo que debe ser fácil de entender. Pode ser parte dunha estratexia de mercadotecnia de redes sociais máis ampla, ou pode convivir con materiais de incorporación e outras políticas da empresa.

Por que precisa unha política de redes sociais para os empregados?

Unha política oficial de redes sociais da empresa é un documento importante. Axuda a manter a voz da túa marca mentres mitiga os riscos das redes sociais. Aquí tes algúns dos motivos máis importantes para implementar unha política de redes sociais.

Mantén a túa identidade de marca en todas as canles

Probablemente teñas varias persoas que xestionan varias contas en varias canles. . Unha política sólida de redes sociais mantén as cousas coherentes e acordes á marca.

Protéxete das normas legais e regulamentarias.a través do correo electrónico interno ou nunha reunión con todas as mans, asegúrate de deixar moito espazo e oportunidade para preguntas.

Se estás a lanzar unha nova actualización, inclúe unha lista de cambios clave e unha data de revisión.

5. Programe unha actualización para o próximo ano (ou incluso para o próximo trimestre)

Non é raro ver políticas de redes sociais que se remontan aos tempos escuros de 2013 ou 2011. (Podes dicir porque usan palabras de moda como "Web 2.0" e "microblogs".)

As redes sociais están en constante cambio e a túa política de redes sociais necesitará actualizacións periódicas. As redes e as funcionalidades cambian, xorden novos sitios de redes sociais e caen outros.

A túa política de redes sociais non pode quedar nun caixón (ou nun documento de Google). Esas políticas de principios da década de 2010 non podían prever o aumento de TikTok nin o nivel constante de conexión que agora as persoas teñen cos seus dispositivos móbiles.

Comprometerse a unha revisión anual, bianual ou incluso trimestral garantirá que a súa política se manteña. útil e relevante. Como mínimo, quererá asegurarse de que todos os detalles e a información de contacto estean actualizados.

6. Aplícalo

Crear unha política de redes sociais é xenial. Pero se ninguén o fai cumprir, por que molestarse?

En maio, o inspector xeral do servizo postal dos Estados Unidos publicou unha revisión decepcionante das canles de redes sociais de USPS.

Entre outras conclusións, o informe sinalaba:

“… contas non aprobadas para 15 publicaciónsoficinas, nove departamentos, tres equipos de vendas e varios empregados que usan as súas contas de redes sociais a título oficial sen a aprobación adecuada.”

Por que? Porque non estaban a facer cumprir a súa política de redes sociais.

Entón o USPS emitiu un "recordatorio da política de redes sociais" aos empregados e contratistas "de que se lles prohibe falar en nome da organización en sitios web, blogs e outras formas de redes sociais sen permiso". Tamén sinalaron que "o equipo de redes sociais realiza auditorías rutineiras de sitios que afirman representar o Servizo Postal".

As leccións aquí están relacionadas coa escoita social e as auditorías de redes sociais.

Primeiro, o teu A política de redes sociais debe incluír un calendario de auditorías periódicas para identificar contas novas que afirman representar a túa empresa.

En segundo lugar, o teu equipo debe participar na escoita social. Isto identificará as conversacións sociais sobre a túa marca e calquera publicación que vaia en contra da túa política.

Ver tamén: 19 aplicacións para historias de Instagram que multiplicarán por 10 as túas vistas

Asegúrate de que a túa política social inclúa detalles sobre as consecuencias do incumprimento dos requisitos, para que ninguén se sorprenda das medidas disciplinarias se incumpren a normativa. regras.

Exemplos de políticas de redes sociais

Ás veces non hai nada como un exemplo real para que as cousas saian. Aquí tes algúns excelentes para modelar ao crear a túa propia política de redes sociais.

Nordstrom

A política de redes sociais de Nordstrom é curta e precisapero abarca os detalles clave dos empregados.

Consulta clave: "Pode ser legalmente responsable do contido que publiques, polo que respecta as marcas, as marcas comerciais e os dereitos de autor".

Gartner

A empresa de investigación e asesoramento Gartner ten unha sólida política de redes sociais que anima aos empregados a pensar na diferenza entre os seus personaxes persoais e profesionais nas redes sociais.

Consulta clave: "Mentres actúan na súa 'personaxe profesional' e identificándose publicamente como un asociado de Gartner, considere todas e cada unha das publicacións que faga como unha representación da marca Gartner e non a vostede como individuo. política con consellos sólidos para calquera que utilice as redes sociais.

Consulta clave: "Anímase a todos os membros do equipo a falar sobre a empresa e compartir noticias e información, pero só os portavoces autorizados e adestrados poden falar en nome de Dell Technologies e emitir respostas oficiais da empresa.”

Canadian Bar Association

Probablemente non sexa de estrañar que a política de redes sociais para unha asociación de avogados e outros profesionais xurídicos estea bastante detallada sobre as súas regras e requisitos e como se aplican á lexislación pertinente. Aínda así, as directrices son fáciles de entender.

Consulta clave: "Calquera cousa que escribas ou publiques en liña pódese compartir máis aló da comunidade en liña específica coa que estás involucrado. Polo tanto, artesaníatodo o que publiques asumindo que calquera pode lelo”.

Goberno da Columbia Británica

Esta guía de políticas interactiva e visualmente agradable inclúe moitos exemplos e preguntas para que os empregados pensen cando publiquen en redes sociais. Ten o nivel requirido de información sobre políticas, pero dálles axencia aos empregados animándoos a pensar sobre como afectan as súas publicacións sociais aos seus compañeiros e ao seu empregador.

Fonte: Goberno da Columbia Británica

Consulta clave: "As eleccións que facemos e os hábitos que desenvolvemos na nosa vida persoal con respecto ás redes sociais poden non ser apropiados no ámbito laboral. Confíase nos empregados para que tomen decisións éticas. Vostede é responsable de usar o seu mellor criterio e de buscar axuda cando non estea seguro."

Xestione facilmente todos os seus perfís de redes sociais mediante SMMExpert. Desde un único panel, podes programar e publicar publicacións, involucrar aos teus seguidores, supervisar conversas relevantes, medir resultados, xestionar os teus anuncios e moito máis.

Comezar

Faino. mellor con SMMExpert , a ferramenta de redes sociais todo en un. Mantente ao día, crece e vence á competencia.

Proba gratuíta de 30 díasretos

Unha política social ben elaborada e aplicada protéxeche de incumprir as normas e regulamentos. As consecuencias de rompelas poden ser importantes.

Por exemplo, a compañía de seguros MassMutual foi multada con 4 millóns de dólares, sometida a unha revisión do cumprimento das redes sociais e a orde de revisar as súas políticas de redes sociais despois de que un comerciante da subsidiaria MML Investors Services axudou a alimentar o frenesí comercial de GameStop a través das canles sociais.

Facilitar a diversidade e a inclusión

A Universidade Estatal de Kansas creou recentemente unha política de redes sociais para que os estudantes faciliten a inclusión e a diversidade no campus . Entre outros requisitos, prohíbe o ciberacoso e o doxing, así como os "comentarios ou condutas que constitúan discriminación, acoso [ou] represalias". política de redes sociais. Estaba feliz de ser entrevistado por iso como unha forma de promover e explicar a política aos estudantes!

A nova política de redes sociais ofrece orientación e inclusión aos estudantes //t.co/altqMGvlGm

— Zach Perez (@zach_pepez) 20 de setembro de 202

Evitar unha violación da seguridade

Unha política sólida de redes sociais combinada con protocolos de seguranza axeitados axuda a protexer as túas contas contra phishing e piratería. , e contas de impostores.

Evitar unha crise de RRPP

Políticas sociais pouco claras ou unha aplicación incoherente destaspolíticas, causou problemas para The Associated Press cando despediron bruscamente á xornalista Emily Wilder. Unhas directrices máis claras para aplicar políticas e medidas para abordar os incumprimentos evitarían que isto se convertese nunha preocupación importante das relacións públicas.

A miña declaración sobre a miña baixa de The Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

— emily wilder (@vv1lder) 22 de maio de 202

Responde rapidamente se ocorre unha crise ou incumprimento

Malia os teus esforzos, aínda pode ocorrer unha brecha ou unha crise. Ás veces a violación ou crise provén dunha parte da organización que non ten nada que ver coas redes sociais. Aínda se espera que o trates nas canles sociais. Unha política social garante que tes un plan de resposta ás emerxencias.

Aclara as responsabilidades dos empregados nas redes sociais

Un xuíz de Tennessee foi recentemente sancionado por enviar mensaxes inadecuadas ás mulleres. de relatos que o mostraban na súa túnica xudicial. A carta de reprimenda di:

"Espérase que os xuíces manteñan os máis altos estándares de conduta e dignidade do cargo xudicial en todo momento... Non hai excepción a este principio para o uso das redes sociais."

Continúa:

"Absterrás de usar unha imaxe túa na túa túnica xudicial como imaxe de perfil en calquera plataforma de redes sociais a menos que realices negocios xudiciais."

Non podes asumir empregados ou asociadosfará a chamada correcta nas redes sociais a non ser que o especifique específicamente. Así, por exemplo, se non queres que publiquen mentres levan o uniforme, digao.

Anime aos seus empregados a ampliar a mensaxe da súa marca

Todos dito isto, non queres desanimar aos empregados a ampliar a mensaxe da túa marca nas redes sociais. Unha política social clara axuda aos empregados a saber o que poden e deben compartir nas redes sociais, e o que deben omitir.

Programa publicacións, fala cos clientes e fai un seguimento do teu rendemento nun só lugar. Fai crecer a túa empresa máis rápido con SMMExpert.

Que debería incluír a túa política de redes sociais?

1. Funcións e responsabilidades

Quen é o propietario de que contas sociais? Quen cobre que responsabilidades diariamente, semanalmente ou segundo sexa necesario? Pode ser útil incluír nomes e enderezos de correo electrónico para as funcións clave, para que os empregados doutros equipos saiban con quen contactar.

As responsabilidades a cubrir poden incluír:

• Publicación e compromiso
• Atención ao cliente
• Estratexia e planificación
• Publicidade
• Seguridade e contrasinais
• Vixilancia e escoita
• Aprobacións (legal, financeira ou doutro tipo)
• Resposta á crise
• Formación en redes sociais

Polo menos, esta sección debería establecer quen pode falar pola túa marca nas redes sociais— e quennon se pode.

2. Protocolos de seguridade

Como se mencionou anteriormente, hai moitos riscos de seguridade nas redes sociais. Nesta sección, tes a oportunidade de proporcionar orientación sobre como identificalos e tratalos.

Os temas a tratar poden incluír:

• Con que frecuencia se cambian os contrasinais da túa conta?
• Quen os mantén e quen ten acceso a eles?
• Con que frecuencia se actualiza o software da túa organización?
• Que dispositivos se poden usar na túa rede?
• Os empregados poden usar contas sociais persoais en ordenadores de oficina?
• Con quen deben falar os empregados se queren aumentar unha preocupación?

3. Un plan de acción para unha crise de seguridade ou de RRPP

Un dos obxectivos da túa política de redes sociais é evitar a necesidade dun plan de xestión de crises de redes sociais. Pero o mellor é ter os dous.

Considera se estes deben ser dous documentos separados, especialmente se a túa política de redes sociais se publicará publicamente.

O teu plan de xestión de crise debe incluír:

• Unha lista de contactos de emerxencia actualizada con roles específicos: o equipo de redes sociais, os expertos xurídicos e de RRPP, ata os responsables de tomar decisións de nivel C
• Directrices para identificar o alcance da crise
• Un plan de comunicación interna
• Un proceso de aprobación da resposta

Estar preparado con antelación mellorará o seu tempo de resposta e reducirá o estrés para os que xestionan directamentea crise.

4. Un esquema sobre como cumprir a lei

Os detalles variarán dun país a outro ou mesmo dun estado a outro. Os requisitos son moito máis estritos para as organizacións de industrias reguladas. Asegúrate de consultar o teu asesor legal para esta sección.

Polo menos, a túa política debería referirse ao seguinte:

• Como cumprir a lei de dereitos de autor nas redes sociais, especialmente ao utilizar contido de terceiros
• Como tratar a información do cliente e outros datos privados
• Restricións ou exencións de responsabilidade necesarias para testemuños ou reclamacións de mercadotecnia
• Confidencialidade sobre a información interna da túa organización

5. Orientación para as contas persoais de redes sociais dos empregados

Foi falta unha reprimenda das autoridades para que o xuíz mencionado anteriormente soubese que non debería usar as súas batas na súa foto de perfil nas contas persoais. Non deixes aos empregados na escuridade sobre o que se espera deles.

Por suposto, non podes ser demasiado draconiano sobre como usan os empregados as súas contas sociais persoais. Especialmente se non hai forma de que un observador casual os identifique como empregados da túa empresa. Aquí tes algúns elementos comúns da política de redes sociais relacionados coas contas dos empregados:

• Directrices sobre o contido que mostra o lugar de traballo
• Directrices sobre o contido que mostra o uniforme
• Se está ben mencionar a empresa no perfilbios
• En caso afirmativo, que exencións de responsabilidade sobre contidos que representan opinións persoais e non corporativas son necesarias
• O requisito de identificarse como empregado cando se fala da empresa ou dos competidores

6. Directrices de defensa dos empregados

O teu equipo de redes sociais probablemente fale a voz da túa marca mentres dorme. E os teus portavoces oficiais están preparados para responder preguntas difíciles sobre a marcha. Pero que pasa cos demais?

Os empregados que están entusiasmados co seu traballo poden ser algúns dos teus mellores defensores nas redes sociais.

Bonificación: obtén un modelo de política de redes sociais gratuíto e personalizable para crear de xeito rápido e sinxelo directrices para a túa empresa e os teus empregados.

Pero quizais non sempre saiban exactamente o que é apropiado dicir e cando. Por exemplo, non queres que un empregado demasiado entusiasmado publique un novo produto ou función antes de que se lance. Non obstante, unha vez que se poña en funcionamento esa función, queres que teñan todas as ferramentas que necesitan para compartila co mundo.

Algúns elementos importantes para incluír nesta sección da túa política son:

• Tes unha biblioteca de contido aprobada e como poden acceder a ela os empregados?
• Os empregados poden interactuar con persoas que mencionan a marca nas redes sociais?
• Como deben tratar os empregados cos comentarios negativos sobre a empresa nas redes sociais, e a quen deben notificar?

Comoimplementar unha política de redes sociais para os empregados

1. Descarga o noso modelo de política de redes sociais

É gratuíto e fai todas as preguntas que necesitas para comezar.

Bonificación: obtén un modelo de política de redes sociais gratuíto e personalizable para crear de xeito rápido e sinxelo directrices para a túa empresa e os teus empregados.

2. Busca a aportación das partes interesadas

Probablemente poidas obter algunhas ideas xeniais sobre as túas necesidades únicas de:

• os usuarios avanzados do teu produto
• o equipo de marketing
• o equipo social
• o equipo de recursos humanos
• calquera voceiro público
• o teu equipo xurídico

Non esquezas facerte regular empregados implicados na discusión. Despois de todo, esta política afecta a todos eles.

Isto non significa que necesites comentarios de todos os empregados. Pero obtén información dos responsables do equipo, dos representantes sindicais ou doutros que poidan representar a grupos de empregados para informarche sobre calquera idea, pregunta ou preocupación.

Por exemplo, unha maior consulta cos xornalistas do persoal podería ter salvado o problema. A BBC tivo moitos dores de cabeza cando lanzou a súa nova política de redes sociais.

Entre outras regras, a política di:

"Se o teu traballo esixe que manteñas a túa imparcialidade, non expreses unha opinión persoal. opinión sobre asuntos de política pública, política ou 'asuntos polémicos'”.

Pero o Sindicato Nacional de Xornalistas dixo que lles preocupaba:

“Os cambios poderían limitarcapacidade dos individuos para participar e involucrarse significativamente en cuestións que lles importan, xa sexa no seu sindicato, nas súas comunidades ou en eventos como o Orgullo."

Isto podería ter sido resolto antes de que a política entrase en xogo. en lugar de xogar publicamente despois do feito.

#NUJ Michelle Stanistreet dixo: "É decepcionante que non houbese consultas cos sindicatos de persoal sobre os cambios nas normas das redes sociais e expresaremos todas as preocupacións dos membros e representantes da NUJ. compartiu connosco cando coñecemos a #BBC". //t.co/fFLqavU42k

— NUJ (@NUJofficial) 30 de outubro de 2020

Mentres redactes a túa política, non te quedes atrapado nos tutoriais nin nos detalles. O esencial inevitablemente cambiará, e rápido. Concéntrese no panorama xeral.

3. Decide onde vai vivir a túa póliza

Recomendámosche encarecidamente engadir a túa póliza ao manual do teu empregado para que que os novos contratados poden traballar durante a incorporación.

Pero onde accederán a el os empregados existentes? ¿Vivirá na intranet da túa empresa ou nas unidades compartidas? Dependendo das necesidades da túa organización, podes considerar publicalo na túa empresa externa? sitio web tamén (como as empresas que se usan como exemplos ao final desta publicación!).

4. Lanzao (ou relanzao)

Se se trata dunha revisión ou un documento novo, quererás asegurarte de que todos estean conscientes de que hai información nova que necesitan saber.