Een beleid voor sociale media is een cruciaal instrument voor elke organisatie - zelfs als uw organisatie geen sociale media gebruikt. Want uw werknemers doen dat vrijwel zeker wel.

Bonus: Ontvang een gratis, aanpasbaar sjabloon voor sociale-mediabeleid om snel en eenvoudig richtlijnen voor uw bedrijf en medewerkers op te stellen.

Wat is een beleid voor sociale media?

Een social mediabeleid is een officieel bedrijfsdocument met richtlijnen en vereisten voor het gebruik van social media door uw organisatie. Het omvat de officiële kanalen van uw merk, maar ook hoe werknemers social media gebruiken, zowel persoonlijk als professioneel.

Het beleid geldt voor iedereen, van de CEO tot zomerstagiairs, dus het moet gemakkelijk te begrijpen zijn. Het kan deel uitmaken van een bredere socialemediamarketingstrategie, of het kan samengaan met inwerkmateriaal en ander bedrijfsbeleid.

Waarom heeft u een social media-beleid voor werknemers nodig?

Een officieel social mediabeleid voor bedrijven is een belangrijk document. Het helpt uw merkstem te behouden en tegelijkertijd de risico's van social media te beperken. Hier zijn enkele van de belangrijkste redenen om een social mediabeleid te implementeren.

Handhaaf uw merkidentiteit over alle kanalen heen

U hebt waarschijnlijk meerdere mensen die meerdere accounts op meerdere kanalen beheren. Een solide social media-beleid houdt alles consistent en on-brand.

Bescherm uzelf tegen juridische en regelgevende uitdagingen

Een goed opgesteld en gehandhaafd sociaal beleid beschermt u tegen het overtreden van regels en voorschriften. De gevolgen van het overtreden ervan kunnen groot zijn.

Zo kreeg verzekeringsmaatschappij MassMutual een boete van 4 miljoen dollar, werd de naleving van de sociale media geëvalueerd en kreeg het bedrijf de opdracht zijn sociale-mediabeleid te herzien nadat een handelaar van dochteronderneming MML Investors Services de GameStop-handelswoede via sociale kanalen had helpen aanwakkeren.

Diversiteit en inclusie bevorderen

Kansas State University heeft onlangs een social media beleid voor studenten opgesteld om inclusie en diversiteit op de campus te bevorderen. Onder andere verbiedt het cyberpesten en doxing, evenals "opmerkingen of gedragingen die discriminatie, intimidatie [of] vergelding vormen".

Een beetje laat, maar in dit artikel wordt het nieuwe social media beleid van K-State goed besproken. Ik werd er graag voor geïnterviewd om het beleid te promoten en uit te leggen aan studenten!

Nieuw socialemediabeleid biedt begeleiding, inclusie aan studenten //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) 20 september 202

Voorkom een inbreuk op de beveiliging

Een degelijk socialemediabeleid in combinatie met de juiste beveiligingsprotocollen helpt uw accounts te beschermen tegen phishing, hacking en nepaccounts.

Voorkom een PR-crisis

Onduidelijk sociaal beleid, of een inconsequente toepassing van dit beleid, veroorzaakte problemen voor The Associated Press toen zij journalist Emily Wilder abrupt ontsloeg. Duidelijkere richtlijnen voor de toepassing van het beleid en stappen voor het aanpakken van schendingen zouden hebben voorkomen dat dit een belangrijk PR-probleem werd.

Mijn verklaring over mijn ontslag bij The Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vv1lder) mei 22, 202

Snel reageren als zich een crisis of inbreuk voordoet

Ondanks uw beste inspanningen kan er toch een overtreding of crisis plaatsvinden. Soms komt de overtreding of crisis uit een deel van de organisatie dat niets met sociale media te maken heeft. Toch wordt er van u verwacht dat u dit op sociale kanalen aanpakt. Een sociaal beleid zorgt ervoor dat u een noodreactieplan heeft.

De verantwoordelijkheden van werknemers voor sociale media verduidelijken

Een rechter uit Tennessee is onlangs bestraft voor het sturen van ongepaste berichten naar vrouwen vanaf accounts waarop hij in zijn rechterlijke toga te zien was. In de berisping staat:

"Van rechters wordt verwacht dat zij te allen tijde de hoogste gedragsnormen en de waardigheid van het rechterlijk ambt in acht nemen ... Op dit beginsel wordt geen uitzondering gemaakt voor het gebruik van sociale media."

Het gaat verder:

"U zult afzien van het gebruik van een foto van uzelf in uw gerechtelijke toga als profielfoto op enig social media platform, tenzij u gerechtelijke zaken uitvoert."

U kunt er niet van uitgaan dat werknemers of medewerkers de juiste beslissing nemen over sociale media, tenzij u dit specifiek aangeeft. Dus, bijvoorbeeld, als u niet wilt dat ze berichten plaatsen terwijl ze hun uniform dragen, zeg dat dan.

Moedig uw medewerkers aan om de boodschap van uw merk te versterken

Dit gezegd zijnde, wilt u werknemers niet ontmoedigen om uw merkboodschap op sociale media te versterken. Een duidelijk sociaal beleid helpt werknemers te weten wat ze kunnen en moeten delen op sociale media, en wat ze moeten overslaan.

Berichten plannen, met klanten praten en uw prestaties bijhouden op één plek. Laat uw bedrijf sneller groeien met SMMExpert.

Wat moet uw beleid inzake sociale media omvatten?

1. Rollen en verantwoordelijkheden

Wie is eigenaar van welke sociale accounts? Wie neemt welke verantwoordelijkheden op dagelijkse, wekelijkse of incidentele basis op zich? Het kan nuttig zijn om namen en e-mailadressen voor sleutelrollen op te nemen, zodat medewerkers van andere teams weten met wie ze contact moeten opnemen.

Verantwoordelijkheden kunnen zijn:

• Posten en betrokkenheid
• Klantenservice
• Strategie en planning
• Reclame
• Veiligheid en wachtwoorden
• Monitoren en luisteren
• Goedkeuringen (juridisch, financieel of anderszins)
• Crisisrespons
• Opleiding sociale media

Op zijn minst moet dit gedeelte vaststellen wie voor uw merk mag spreken op sociale media en wie niet.

2. Veiligheidsprotocollen

Zoals hierboven vermeld, zijn er heel wat veiligheidsrisico's voor sociale media. In dit deel kunt u richtsnoeren geven om ze te identificeren en aan te pakken.

Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn onder andere:

• Hoe vaak worden de wachtwoorden van uw rekeningen veranderd?
• Wie onderhoudt ze en wie heeft er toegang toe?
• Hoe vaak wordt uw organisatiesoftware bijgewerkt?
• Welke apparaten kunnen op uw netwerk worden gebruikt?
• Mogen werknemers persoonlijke sociale accounts gebruiken op kantoorcomputers?
• Met wie moeten werknemers praten als ze een probleem willen escaleren?

3. Een actieplan voor een veiligheids- of PR-crisis

Een doel van uw social media-beleid is te voorkomen dat er een social media crisismanagementplan nodig is. Maar het is het beste om beide te hebben.

Overweeg of dit twee aparte documenten moeten zijn, vooral als uw beleid inzake sociale media openbaar zal worden gemaakt.

Uw crisisbeheersingsplan moet omvatten:

• Een actuele contactpersonenlijst voor noodgevallen met specifieke rollen: het social media-team, juridische en PR-deskundigen - tot en met besluitvormers op C-niveau.
• Richtsnoeren voor het bepalen van de omvang van de crisis
• Een intern communicatieplan
• Een goedkeuringsproces voor reacties

Als u van tevoren bent voorbereid, kunt u sneller reageren en vermindert de stress voor degenen die de crisis direct beheersen.

4. Een overzicht van hoe de wet moet worden nageleefd

De details zullen verschillen van land tot land of zelfs van staat tot staat. De vereisten zijn veel strenger voor organisaties in gereglementeerde industrieën. Raadpleeg voor dit onderdeel uw juridisch adviseur.

Uw beleid moet op zijn minst betrekking hebben op het volgende:

• Hoe de auteurswetgeving op sociale media naleven, vooral wanneer u inhoud van derden gebruikt
• Hoe om te gaan met klanteninformatie en andere privégegevens
• Beperkingen of disclaimers vereist voor getuigenissen of marketingclaims
• Vertrouwelijkheid met betrekking tot de interne informatie van uw organisatie

5. Richtsnoeren voor persoonlijke socialemedia-accounts van werknemers

De bovengenoemde rechter had een berisping van de autoriteiten nodig om te leren dat hij zijn gewaden niet mocht gebruiken in zijn profielfoto op persoonlijke accounts. Laat werknemers niet in het ongewisse over wat er van hen wordt verwacht.

Natuurlijk kunt u niet te draconisch worden over hoe werknemers hun persoonlijke sociale accounts gebruiken. Vooral niet als een toevallige waarnemer hen niet kan identificeren als een werknemer van uw bedrijf. Hier zijn enkele veelvoorkomende elementen van het sociale mediabeleid met betrekking tot de accounts van werknemers:

• Richtlijnen over inhoud die de werkplek toont
• Richtlijnen over de inhoud van het uniform
• Of het goed is om het bedrijf te vermelden in profielbiografieën
• Zo ja, welke disclaimers over inhoud die eerder persoonlijke dan bedrijfsmeningen vertegenwoordigt, zijn vereist?
• De verplichting om zich als werknemer te identificeren wanneer er over het bedrijf of over concurrenten wordt gesproken

6. Richtsnoeren voor de belangenbehartiging van werknemers

Uw social media team spreekt waarschijnlijk de stem van uw merk in hun slaap. En uw officiële woordvoerders staan klaar om moeilijke vragen te beantwoorden. Maar hoe zit het met alle anderen?

Werknemers die enthousiast zijn over hun werk kunnen enkele van uw beste pleitbezorgers zijn op sociale media.

Bonus: Ontvang een gratis, aanpasbaar sjabloon voor sociale-mediabeleid om snel en eenvoudig richtlijnen voor uw bedrijf en medewerkers op te stellen.

Maar ze weten niet altijd precies wat ze moeten zeggen en wanneer. U wilt bijvoorbeeld niet dat een overijverige werknemer over een nieuw product of functie post voordat het wordt gelanceerd. Maar zodra die functie live gaat, wilt u dat ze alle middelen hebben om het met de wereld te delen.

Enkele belangrijke punten om in dit deel van uw polis op te nemen zijn:

• Hebt u een goedgekeurde inhoudsbibliotheek, en hoe hebben uw werknemers daar toegang toe?
• Mogen werknemers zich bezighouden met mensen die het merk op social noemen?
• Hoe moeten werknemers omgaan met negatieve opmerkingen over het bedrijf op social media, en wie moeten ze op de hoogte brengen?

Hoe een socialemediabeleid voor werknemers implementeren

1. Download ons sjabloon voor sociale-mediabeleid

Het is gratis, en het stelt alle vragen die je nodig hebt om te beginnen.

Bonus: Ontvang een gratis, aanpasbaar sjabloon voor sociale-mediabeleid om snel en eenvoudig richtlijnen voor uw bedrijf en medewerkers op te stellen.

2. Inbreng van belanghebbenden vragen

U kunt waarschijnlijk enkele goede ideeën opdoen over uw unieke behoeften:

• de krachtige gebruikers van uw product
• het marketingteam
• het sociale team
• het HR-team
• alle publieke woordvoerders
• uw juridisch team

Vergeet niet de gewone werknemers bij de discussie te betrekken. Dit beleid gaat hen tenslotte allemaal aan.

Dit betekent niet dat u van elke werknemer feedback moet krijgen, maar vraag wel input van teamleiders, vakbondsvertegenwoordigers of anderen die groepen werknemers kunnen vertegenwoordigen om u op de hoogte te brengen van ideeën, vragen of problemen.

Meer overleg met journalisten had de BBC bijvoorbeeld heel wat kopzorgen kunnen besparen toen zij haar nieuwe socialemediabeleid bekendmaakte.

In het beleid staat onder andere:

"Als uw werk vereist dat u uw onpartijdigheid behoudt, geef dan geen persoonlijke mening over zaken van openbaar beleid, politiek of 'controversiële onderwerpen'."

Maar de National Union of Journalists zei zich zorgen te maken:

"De veranderingen kunnen het vermogen van individuen beperken om zinvol deel te nemen en zich in te zetten voor zaken die voor hen van belang zijn - of dat nu in hun vakbond is, in hun gemeenschap of bij evenementen zoals Pride."

Dit had waarschijnlijk kunnen worden opgelost voordat het beleid in werking trad, in plaats van het achteraf publiekelijk uit te spelen.

#NUJ Michelle Stanistreet zei: "Het is teleurstellend dat er geen overleg is geweest met de personeelsvakbonden over de wijzigingen in de regels voor sociale media en we zullen alle zorgen die NUJ-leden en vertegenwoordigers met ons hebben gedeeld ter sprake brengen tijdens onze ontmoeting met de #BBC." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) 30 oktober 2020

Blijf bij het opstellen van uw beleid niet hangen in handleidingen of details. De details zullen onvermijdelijk snel veranderen. Richt u op het grote geheel.

3. Beslis waar uw polis komt te wonen

Wij raden u aan uw beleid toe te voegen aan uw personeelshandboek, zodat nieuwe werknemers het tijdens de inwerkperiode kunnen doornemen.

Maar waar zullen de bestaande werknemers toegang toe hebben? Zal het op het intranet van uw bedrijf staan, of op gedeelde schijven? Afhankelijk van de behoeften van uw organisatie kunt u overwegen het ook op uw externe website te plaatsen (zoals de bedrijven die aan het eind van dit bericht als voorbeeld worden gebruikt!).

4. Starten (of opnieuw starten)

Of het nu gaat om een herziening of een geheel nieuw document, u wilt ervoor zorgen dat iedereen weet dat er nieuwe informatie is die ze moeten weten. Of u het nu aankondigt via een interne e-mail of tijdens een vergadering voor alle medewerkers, zorg ervoor dat u voldoende ruimte en gelegenheid laat voor vragen.

Als u een nieuwe update lanceert, voeg dan een lijst met belangrijke wijzigingen en een revisiedatum toe.

5. Plan een update voor volgend jaar (of zelfs volgend kwartaal).

Het is niet ongewoon om social media beleid te zien dat dateert uit de donkere eeuwen van 2013 of 2011. (Je kunt het zien omdat ze buzzwords als "Web 2.0" en "microblogs" gebruiken.)

Sociale media zijn voortdurend in beweging, en uw sociale-mediabeleid moet regelmatig worden bijgewerkt. Netwerken en functionaliteiten veranderen, nieuwe sociale-mediasites komen op, en andere vallen weg.

Uw sociale-mediabeleid kan niet zomaar in een la blijven liggen (of in een Google Doc.). Die beleidsregels uit het begin van de jaren 2010 hadden de opkomst van TikTok of de constante verbinding die mensen nu hebben met hun mobiele apparaten niet kunnen voorzien.

Een jaarlijkse, tweejaarlijkse of zelfs driemaandelijkse herziening zorgt ervoor dat uw polis nuttig en relevant blijft. Op zijn minst wilt u ervoor zorgen dat alle gegevens en contactgegevens up-to-date zijn.

6. Handhaven.

Een social media beleid opstellen is geweldig. Maar als niemand het handhaaft, waarom dan de moeite doen?

In mei publiceerde de inspecteur-generaal van de U.S. Postal Service een teleurstellend overzicht van de sociale mediakanalen van de USPS.

In het verslag wordt onder meer gewezen op het volgende:

"... niet goedgekeurde accounts voor 15 postkantoren, negen afdelingen, drie verkoopteams en meerdere werknemers die hun sociale media accounts in een officiële hoedanigheid gebruikten zonder de juiste goedkeuring."

Waarom? Omdat ze hun sociale media beleid niet handhaven.

De USPS gaf vervolgens een "herinnering aan het sociale mediabeleid" uit aan werknemers en contractanten "dat het verboden is om zonder toestemming namens de organisatie te spreken op websites, blogs en andere vormen van sociale media". Ze merkten ook op dat "het sociale mediateam routinecontroles uitvoert op sites die beweren de Postal Service te vertegenwoordigen."

De lessen hier hebben betrekking op social listening en social media audits.

Ten eerste moet uw social media-beleid een schema van regelmatige controles bevatten om nieuwe accounts te identificeren die beweren uw bedrijf te vertegenwoordigen.

Ten tweede moet uw team zich bezighouden met social listening. Dit zal sociale conversaties over uw merk en berichten die tegen uw beleid ingaan in kaart brengen.

Zorg ervoor dat uw sociaal beleid details bevat over de gevolgen van overtredingen, zodat niemand wordt verrast door disciplinaire maatregelen als hij de regels overtreedt.

Voorbeelden van beleid voor sociale media

Soms gaat er niets boven een voorbeeld uit de praktijk om dingen in gang te zetten. Hier zijn enkele goede voorbeelden om als model te dienen bij het opstellen van uw eigen sociale-mediabeleid.

Nordstrom

Nordstrom's social media beleid is kort en bondig, maar omvat de belangrijkste details voor werknemers.

Key takeaway: "U kunt wettelijk verantwoordelijk zijn voor de inhoud die u plaatst, dus respecteer merken, handelsmerken en auteursrechten."

Gartner

Het onderzoeks- en adviesbureau Gartner heeft een solide social media beleid dat werknemers aanmoedigt om na te denken over het verschil tussen hun persoonlijke en professionele persona's op social media.

Key takeaway: "Terwijl u handelt in uw 'professionele persona' en uzelf publiekelijk identificeert als een medewerker van Gartner, moet u elke post die u maakt beschouwen als een vertegenwoordiging van het merk Gartner en niet van u als individu."

Dell

Dell heeft een eenvoudig en duidelijk beleid opgesteld met goede adviezen voor iedereen die sociale media gebruikt.

Key takeaway: "Alle teamleden worden aangemoedigd om over het bedrijf te spreken en nieuws en informatie te delen, maar alleen bevoegde en getrainde woordvoerders mogen namens Dell Technologies spreken en officiële bedrijfsreacties geven."

Canadese Orde van Advocaten

Het is waarschijnlijk geen verrassing dat het sociale mediabeleid voor een vereniging van advocaten en andere juridische professionals behoorlijk gedetailleerd is over de regels en vereisten, en hoe deze van toepassing zijn op de relevante wetgeving. Toch zijn de richtlijnen gemakkelijk te begrijpen.

Key takeaway: "Alles wat je online schrijft of post kan worden gedeeld buiten de specifieke online gemeenschap waarbij je betrokken bent. Maak daarom alles wat je post met de veronderstelling dat het door iedereen kan worden gelezen."

Regering van Brits Columbia

Deze interactieve, visueel aantrekkelijke beleidsgids bevat veel voorbeelden en vragen voor werknemers om over na te denken bij het plaatsen van berichten op sociale media. Het bevat het vereiste niveau van beleidsinformatie, maar geeft werknemers de gelegenheid om na te denken over hoe hun sociale berichten hun collega's en werkgever beïnvloeden.

Bron: Regering van Brits Columbia

Key takeaway: "Keuzes die we maken en gewoonten die we in ons privéleven ontwikkelen met betrekking tot sociale media zijn misschien niet geschikt in de werksetting. Werknemers worden vertrouwd om ethische keuzes te maken. Je bent verantwoordelijk voor het gebruiken van je beste oordeel en het zoeken van hulp als je onzeker bent."

Beheer eenvoudig al uw social media profielen met SMMExpert. Vanuit één dashboard kunt u berichten plannen en publiceren, uw volgers betrekken, relevante conversaties volgen, resultaten meten, uw advertenties beheren en nog veel meer.

Aan de slag

Doe het beter met SMMExpert de alles-in-één sociale media tool. Blijf bij, groei en versla de concurrentie.