Socialinės žiniasklaidos politika yra labai svarbi priemonė bet kuriai organizacijai - net jei jūsų organizacija nesinaudoja socialine žiniasklaida. Nes jūsų darbuotojai beveik neabejotinai ja naudojasi.

Premija: Gaukite nemokamą pritaikomą socialinės žiniasklaidos politikos šabloną greitai ir lengvai sukurti gaires savo įmonei ir darbuotojams.

Kas yra socialinės žiniasklaidos politika?

Socialinės žiniasklaidos politika - tai oficialus įmonės dokumentas, kuriame pateikiamos organizacijos socialinės žiniasklaidos naudojimo gairės ir reikalavimai. Jame aptariami oficialūs jūsų prekės ženklo kanalai ir tai, kaip darbuotojai naudoja socialinę žiniasklaidą asmeniniais ir profesiniais tikslais.

Politika taikoma visiems - nuo generalinio direktoriaus iki vasaros praktikantų, todėl ji turi būti lengvai suprantama. Ji gali būti platesnės socialinės žiniasklaidos rinkodaros strategijos dalis arba gali būti įtraukta į įvadinę medžiagą ir kitą įmonės politiką.

Kodėl jums reikia darbuotojams skirtos socialinės žiniasklaidos politikos?

Oficiali įmonės socialinės žiniasklaidos politika yra svarbus dokumentas. Ji padeda išlaikyti jūsų prekės ženklo balsą ir kartu sumažinti socialinės žiniasklaidos riziką. Štai keletas svarbiausių priežasčių, dėl kurių reikėtų įgyvendinti socialinės žiniasklaidos politiką.

Išlaikykite savo prekės ženklo tapatybę visuose kanaluose

Tikėtina, kad keli žmonės valdo kelias paskyras įvairiuose kanaluose. Tvirtos socialinės žiniasklaidos politikos dėka viskas yra nuoseklu ir atitinka prekės ženklą.

Apsisaugokite nuo teisinių ir reguliavimo iššūkių

Gerai parengta ir vykdoma socialinė politika apsaugo jus nuo taisyklių ir nuostatų pažeidimo. Jų pažeidimo pasekmės gali būti rimtos.

Pavyzdžiui, draudimo bendrovei "MassMutual" buvo skirta 4 mln. dolerių bauda, atlikta socialinės žiniasklaidos atitikties peržiūra ir nurodyta peržiūrėti socialinės žiniasklaidos politiką po to, kai dukterinės įmonės "MML Investors Services" prekiautojas socialiniais kanalais padėjo pakurstyti "GameStop" prekybos šėlsmą.

Palengvinti įvairovę ir įtrauktį

Kanzaso valstijos universitetas neseniai sukūrė socialinės žiniasklaidos politiką studentams, kuria siekiama palengvinti įtrauktį ir įvairovę universiteto miestelyje. Be kitų reikalavimų, joje draudžiama kibernetinės patyčios ir šmeižtas, taip pat "komentarai ar elgesys, kurie yra diskriminacija, priekabiavimas [ar] kerštas".

Šiek tiek vėlu, bet šiame straipsnyje puikiai aptariama nauja K-State socialinės žiniasklaidos politika. Džiaugiausi, kad buvau apklaustas dėl to, kaip skatinti ir paaiškinti politiką studentams!

Naujoji socialinės žiniasklaidos politika siūlo mokiniams gaires ir įtraukimą //t.co/altqMGvlGm

- Zachas Perezas (@zach_pepez) rugsėjo 20, 202

Užkirskite kelią saugumo pažeidimams

Patikima socialinės žiniasklaidos politika ir tinkami saugumo protokolai padeda apsaugoti paskyras nuo sukčiavimo, įsilaužimo ir apsimetėlių paskyrų.

Užkirskite kelią viešųjų ryšių krizei

Neaiški socialinė politika arba nenuoseklus jos taikymas sukėlė problemų "The Associated Press", kai ši staiga atleido žurnalistę Emily Wilder. Aiškesnės politikos taikymo gairės ir pažeidimų šalinimo veiksmai būtų padėję išvengti didelės PR problemos.

Mano pareiškimas dėl atleidimo iš "The Associated Press". pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vvv1lder) gegužės 22, 202

Greitai reaguokite, jei krizė ar pažeidimas vis dėlto įvyktų.

Nepaisant visų jūsų pastangų, pažeidimas ar krizė vis tiek gali įvykti. Kartais pažeidimas ar krizė kyla iš organizacijos dalies, kuri neturi nieko bendra su socialine žiniasklaida. Iš jūsų vis tiek bus tikimasi, kad ją spręsite socialiniuose kanaluose. Socialinė politika užtikrina, kad turite reagavimo į ekstremalias situacijas planą.

Išsiaiškinkite darbuotojų atsakomybę už socialinę žiniasklaidą

Tenesio teisėjui neseniai buvo skirta sankcija už tai, kad iš paskyrų, kuriose jis vaizduojamas su teisėjo chalatu, siuntė nederamas žinutes moterims. Papeikimo laiške teigiama:

"Iš teisėjų tikimasi, kad jie visada laikysis aukščiausių elgesio standartų ir teisėjo pareigų orumo... Naudojimasis socialine žiniasklaida nėra šio principo išimtis."

Toliau rašoma:

"Jūs susilaikysite nuo savo nuotraukos su teisėjo chalatu kaip profilio nuotraukos bet kurioje socialinės žiniasklaidos platformoje, išskyrus atvejus, kai tai susiję su teismo reikalais."

Negalite manyti, kad darbuotojai ar bendradarbiai teisingai elgsis socialinėje žiniasklaidoje, nebent tai aiškiai nurodysite. Pavyzdžiui, jei nenorite, kad jie skelbtų informaciją dėvėdami uniformą, pasakykite tai.

Skatinkite savo darbuotojus skleisti savo prekės ženklo žinutę

Vis dėlto nenorite atgrasyti darbuotojų nuo savo prekės ženklo žinutės skleidimo socialinėje žiniasklaidoje. Aiški socialinė politika padeda darbuotojams žinoti, ką jie gali ir turi bendrinti socialinėje žiniasklaidoje, o ką turėtų praleisti.

Planuokite pranešimus, bendraukite su klientais ir stebėkite savo veiklos rezultatus vienoje vietoje. Su "SMMExpert" verslą plėtokite greičiau.

Ką reikėtų įtraukti į socialinės žiniasklaidos politiką?

1. Vaidmenys ir atsakomybė

Kam priklauso kokios socialinių tinklų paskyros? Kas kasdien, kas savaitę ar pagal poreikį vykdo kokias pareigas? Gali būti naudinga nurodyti pagrindinių vaidmenų atlikėjų vardus, pavardes ir el. pašto adresus, kad kitų komandų darbuotojai žinotų, su kuo susisiekti.

Atsakomybė gali apimti:

• Skelbimas ir dalyvavimas
• Klientų aptarnavimas
• Strategija ir planavimas
• Reklama
• Saugumas ir slaptažodžiai
• Stebėjimas ir klausymasis
• Patvirtinimai (teisiniai, finansiniai ar kiti)
• Reagavimas į krizes
• Socialinės žiniasklaidos mokymai

Šiame skyriuje bent jau turėtų būti nustatyta, kas gali kalbėti jūsų prekės ženklo vardu socialinėje žiniasklaidoje, o kas - ne.

2. Saugumo protokolai

Kaip minėta pirmiau, socialinės žiniasklaidos saugumui gresia daug pavojų. Šiame skyriuje turite galimybę pateikti gaires, kaip juos nustatyti ir spręsti.

Gali būti aptariamos šios temos:

• Kaip dažnai keičiami jūsų paskyros slaptažodžiai?
• Kas juos prižiūri ir kas turi prieigą prie jų?
• Kaip dažnai atnaujinama jūsų organizacinė programinė įranga?
• Kokius įrenginius galima naudoti jūsų tinkle?
• Ar darbuotojai gali naudotis asmeninėmis socialinėmis paskyromis biuro kompiuteriuose?
• Su kuo darbuotojai turėtų kalbėtis, jei nori išsakyti susirūpinimą?

3. Veiksmų planas saugumo ar ryšių su visuomene krizės atveju

Vienas iš jūsų socialinės žiniasklaidos politikos tikslų - užkirsti kelią socialinės žiniasklaidos krizių valdymo plano poreikiui. Tačiau geriausia turėti abu šiuos planus.

Apsvarstykite, ar tai turėtų būti du atskiri dokumentai, ypač jei socialinės žiniasklaidos politika bus skelbiama viešai.

Krizių valdymo plane turėtų būti numatyta:

• atnaujintas skubios pagalbos kontaktų sąrašas su konkrečiais vaidmenimis: socialinės žiniasklaidos komanda, teisės ir ryšių su visuomene ekspertai - iki pat C lygio sprendimų priėmėjų.
• Krizės masto nustatymo gairės
• Vidaus komunikacijos planas
• Atsakymų patvirtinimo procesas

Iš anksto pasiruošę pagerinsite reagavimo laiką ir sumažinsite stresą tiems, kurie tiesiogiai valdo krizę.

4. Rekomendacija, kaip laikytis teisės aktų reikalavimų

Įvairiose šalyse ar net valstijose detalės skiriasi. Reguliuojamų pramonės šakų organizacijoms keliami reikalavimai yra daug griežtesni. Dėl šio skyriaus būtinai pasikonsultuokite su savo teisininku.

Politikoje turėtų būti bent jau šie dalykai:

• Kaip laikytis autorių teisių įstatymų socialinėje žiniasklaidoje, ypač naudojant trečiųjų šalių turinį
• Kaip tvarkyti klientų informaciją ir kitus privačius duomenis
• Reikalingi apribojimai ar atsakomybės atsisakymai, taikomi atsiliepimams ar rinkodaros teiginiams
• Jūsų organizacijos vidaus informacijos konfidencialumas

5. Darbuotojų asmeninių socialinės žiniasklaidos paskyrų gairės

Pirmiau minėtam teisėjui prireikė valdžios institucijų priekaišto, kad sužinotų, jog asmeninėse paskyrose neturėtų naudoti savo chalato profilio nuotraukoje. Nepalikite darbuotojų nežinioje dėl to, ko iš jų tikimasi.

Žinoma, negalima pernelyg drakoniškai vertinti, kaip darbuotojai naudojasi savo asmeninėmis socialinėmis paskyromis. Ypač jei atsitiktinis stebėtojas neturi galimybės nustatyti, kad jie yra jūsų įmonės darbuotojai. Toliau pateikiame keletą įprastų socialinės žiniasklaidos politikos elementų, susijusių su darbuotojų paskyromis:

• Gairės dėl turinio rodymo darbo vietoje
• Gairės dėl turinio, rodančio uniformą
• Ar galima minėti įmonę profilio biografijoje
• Jei taip, kokie atsakomybės apribojimai dėl turinio, kuriame pateikiama asmeninė, o ne įmonės nuomonė, yra būtini.
• reikalavimas kalbant apie įmonę ar konkurentus prisistatyti kaip darbuotojui.

6. Darbuotojų gynimo gairės

Jūsų socialinės žiniasklaidos komanda tikriausiai miegodama kalba jūsų prekės ženklo balsu. O oficialūs atstovai spaudai yra pasirengę atsakyti į sudėtingus klausimus. O kaip su visais kitais?

Darbu besidžiaugiantys darbuotojai gali būti vieni geriausių jūsų advokatų socialinėje žiniasklaidoje.

Premija: Gaukite nemokamą pritaikomą socialinės žiniasklaidos politikos šabloną greitai ir lengvai sukurti gaires savo įmonei ir darbuotojams.

Tačiau jie ne visada tiksliai žino, ką ir kada reikia sakyti. Pavyzdžiui, nenorite, kad pernelyg entuziastingas darbuotojas skelbtų apie naują gaminį ar funkciją prieš ją pradedant naudoti. Tačiau kai ši funkcija pradedama naudoti, norite, kad jie turėtų visas priemones, kurių reikia, kad galėtų pasidalyti ja su pasauliu.

Į šį poliso skyrių reikėtų įtraukti šiuos svarbius dalykus:

• Ar turite patvirtintą turinio biblioteką ir kaip darbuotojai gali ją pasiekti?
• Ar darbuotojams leidžiama bendrauti su žmonėmis, mininčiais prekės ženklą socialiniuose tinkluose?
• Kaip darbuotojai turėtų elgtis su neigiamais komentarais apie įmonę socialiniuose tinkluose ir kam apie tai pranešti?

Kaip įgyvendinti socialinės žiniasklaidos politiką darbuotojams

1. Atsisiųskite mūsų socialinės žiniasklaidos politikos šabloną

Ji nemokama ir joje pateikiami visi klausimai, kurių reikia norint pradėti.

Premija: Gaukite nemokamą pritaikomą socialinės žiniasklaidos politikos šabloną greitai ir lengvai sukurti gaires savo įmonei ir darbuotojams.

2. Siekite gauti suinteresuotųjų šalių indėlį

Tikriausiai galite pasisemti puikių idėjų apie savo unikalius poreikius:

• jūsų gaminio galingieji naudotojai.
• rinkodaros komanda
• socialinė komanda
• Personalo skyriaus komanda
• bet kokie viešieji atstovai.
• jūsų teisininkų komanda

Nepamirškite į diskusiją įtraukti nuolatinių darbuotojų. Juk ši politika turi įtakos jiems visiems.

Tai nereiškia, kad jums reikia gauti atsiliepimus iš kiekvieno darbuotojo. Tačiau paprašykite komandų vadovų, profsąjungos atstovų ar kitų asmenų, galinčių atstovauti darbuotojų grupėms, pranešti jums apie bet kokias idėjas, klausimus ar problemas.

Pavyzdžiui, jei būtų daugiau konsultuotasi su žurnalistais, BBC būtų išvengusi daugybės galvos skausmo, kai paskelbė naują socialinės žiniasklaidos politiką.

Politikoje, be kitų taisyklių, teigiama:

"Jei savo darbe privalote išlaikyti nešališkumą, neišsakykite asmeninės nuomonės viešosios politikos, politikos ar "kontroversiškų temų" klausimais."

Tačiau Nacionalinė žurnalistų sąjunga pareiškė, kad jiems kyla susirūpinimas:

"Pakeitimai gali apriboti asmenų galimybes prasmingai dalyvauti ir įsitraukti į jiems svarbius klausimus - tiek profesinėje sąjungoje, tiek bendruomenėje, tiek tokiuose renginiuose kaip "Pride"."

Tikėtina, kad šį klausimą buvo galima išspręsti prieš pradedant taikyti politiką, o ne viešai paskelbti vėliau.

#NUJ Michelle Stanistreet sakė: "Apmaudu, kad dėl socialinės žiniasklaidos taisyklių pakeitimų nebuvo konsultuojamasi su darbuotojų profesinėmis sąjungomis, todėl susitikę su #BBC išsakysime visus rūpimus klausimus, kuriais dalijosi NUJ nariai ir atstovai." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) spalio 30, 2020

Rengdami politikos projektą, neužsiimkite pamokomis ar detalėmis. Smulkmenos neišvengiamai keisis, ir greitai. Susitelkite į bendrą vaizdą.

3. Nuspręskite, kur gyvens jūsų polisas

Rekomenduojame įtraukti savo politiką į darbuotojų vadovą, kad nauji darbuotojai galėtų su ja susipažinti įdarbinimo metu.

Tačiau kur ją pasieks esami darbuotojai? Ar ji bus patalpinta įmonės intranete, ar bendrinamuosiuose diskuose? Priklausomai nuo jūsų organizacijos poreikių, galite apsvarstyti galimybę ją paskelbti ir išorinėje svetainėje (kaip šio pranešimo pabaigoje pateiktų pavyzdžių įmonės!).

4. Paleiskite jį (arba paleiskite iš naujo)

Nesvarbu, ar tai būtų peržiūrėtas, ar visiškai naujas dokumentas, norėsite užtikrinti, kad visi žinotų, jog yra naujos informacijos, kurią jie turi žinoti. Nesvarbu, ar apie tai paskelbsite vidiniu el. paštu, ar per visų darbuotojų susirinkimą, įsitikinkite, kad paliekate daug vietos ir galimybių klausimams.

Jei pristatote naują atnaujinimą, pateikite pagrindinių pakeitimų sąrašą ir peržiūros datą.

5. Suplanuokite atnaujinimą kitiems metams (ar net kitam ketvirčiui)

Neretai tenka matyti socialinės žiniasklaidos politiką, kuri buvo parengta dar 2013 ar 2011 m. (Tai galima suprasti iš to, kad joje vartojami tokie žodžiai kaip "Web 2.0" ir "mikrotinklaraščiai").

Socialinė žiniasklaida nuolat kinta, todėl jūsų socialinės žiniasklaidos politiką reikės reguliariai atnaujinti. Keičiasi tinklai ir funkcijos, atsiranda naujų socialinės žiniasklaidos svetainių, o kitos žlunga.

Jūsų socialinės žiniasklaidos politika negali tiesiog gulėti stalčiuje (arba "Google" dokumente). 2010-ųjų pradžios politika negalėjo numatyti "TikTok" iškilimo ar nuolatinio žmonių ryšio su mobiliaisiais įrenginiais.

Jei įsipareigosite atlikti metinę, pusmetinę ar net ketvirtinę peržiūrą, užtikrinsite, kad jūsų polisas išliktų naudingas ir aktualus. Bent jau norėsite įsitikinti, kad visi duomenys ir kontaktinė informacija yra naujausi.

6. Įgyvendinti

Puiku sukurti socialinės žiniasklaidos politiką, bet jei niekas jos nevykdo, kam vargintis?

Gegužės mėnesį JAV pašto tarnybos generalinis inspektorius paskelbė nuviliančią USPS socialinės žiniasklaidos kanalų apžvalgą.

Ataskaitoje, be kitų išvadų, pažymima, kad:

"... nepatvirtintos 15 pašto skyrių, devynių departamentų, trijų pardavimų komandų paskyros ir daugybė darbuotojų, kurie savo socialinės žiniasklaidos paskyras naudojo kaip tarnybiniai darbuotojai be tinkamo patvirtinimo."

Kodėl? Todėl, kad jie nesilaikė savo socialinės žiniasklaidos politikos.

Tuomet USPS išleido "socialinės žiniasklaidos politikos priminimą" darbuotojams ir rangovams, kad "jiems draudžiama be leidimo kalbėti organizacijos vardu interneto svetainėse, tinklaraščiuose ir kitose socialinės žiniasklaidos formose". Jie taip pat pažymėjo, kad "socialinės žiniasklaidos komanda atlieka įprastinį svetainių, kurios teigia atstovaujančios Pašto tarnybai, auditą".

Šios pamokos susijusios su socialiniu klausymusi ir socialinės žiniasklaidos auditu.

Pirma, jūsų socialinės žiniasklaidos politikoje turėtų būti numatytas reguliaraus audito tvarkaraštis, pagal kurį būtų nustatomos naujos paskyros, teigiančios, kad atstovauja jūsų įmonei.

Antra, jūsų komanda turėtų užsiimti socialiniu klausymusi. Tai padės nustatyti socialinius pokalbius apie jūsų prekės ženklą ir pranešimus, kurie prieštarauja jūsų politikai.

Įsitikinkite, kad jūsų socialinėje politikoje yra išsamiai nurodytos reikalavimų pažeidimo pasekmės, kad niekas nebūtų nustebintas drausminėmis priemonėmis, jei pažeis taisykles.

Socialinės žiniasklaidos politikos pavyzdžiai

Kartais niekas taip gerai nepadeda, kaip realus pavyzdys. Štai keletas puikių pavyzdžių, kuriais galite remtis kurdami savo socialinės žiniasklaidos politiką.

Nordstrom

"Nordstrom" socialinės žiniasklaidos politika yra trumpa ir glausta, tačiau joje pateikiama svarbiausia darbuotojams skirta informacija.

Svarbiausia išvada: "Galite būti teisiškai atsakingi už skelbiamą turinį, todėl gerbkite prekių ženklus, prekių ženklus ir autorių teises."

Gartner

Tyrimų ir konsultacijų bendrovė "Gartner" turi tvirtą socialinės žiniasklaidos politiką, kurioje darbuotojai skatinami galvoti apie skirtumą tarp asmeninio ir profesinio asmens socialinėje žiniasklaidoje.

Pagrindinė išvada: "Veikdami kaip "profesinė persona" ir viešai identifikuodami save kaip "Gartner" bendradarbį, kiekvieną savo pranešimą laikykite "Gartner" prekės ženklo atstovavimu, o ne savęs kaip asmens."

"Dell"

"Dell" parengė paprastą ir aiškią politiką, kurioje pateikiami pagrįsti patarimai visiems, besinaudojantiems socialine žiniasklaida.

Svarbiausia: "Visi komandos nariai raginami kalbėti apie įmonę ir dalytis naujienomis bei informacija, tačiau tik įgalioti ir apmokyti atstovai gali kalbėti "Dell Technologies" vardu ir skelbti oficialius įmonės atsakymus."

Kanados advokatų asociacija

Tikriausiai nieko nestebina, kad teisininkų ir kitų teisės specialistų asociacijos socialinės žiniasklaidos politikoje gana išsamiai išdėstytos taisyklės ir reikalavimai bei jų taikymas atitinkamiems teisės aktams. Vis dėlto gaires lengva suprasti.

Svarbiausia išvada: "Viskas, ką rašote ar skelbiate internete, gali būti bendrinama ne tik konkrečioje interneto bendruomenėje, kurioje dalyvaujate. Todėl viską, ką rašote ar skelbiate, kurkite taip, kad tai gali perskaityti bet kas."

Britų Kolumbijos vyriausybė

Šiame interaktyviame, vizualiai patraukliame politikos vadove pateikiama daug pavyzdžių ir klausimų, apie kuriuos darbuotojai turėtų pagalvoti skelbdami pranešimus socialinėje žiniasklaidoje. Jame pateikiama reikiamo lygio informacija apie politiką, tačiau darbuotojai gali naudotis agentūra, skatindami juos pagalvoti apie tai, kaip jų pranešimai socialinėje žiniasklaidoje veikia kolegas ir darbdavį.

Šaltinis: Britų Kolumbijos vyriausybė

Svarbiausia išvada: "Mūsų asmeniniame gyvenime priimti sprendimai ir išsiugdyti įpročiai, susiję su socialine žiniasklaida, gali būti netinkami darbo aplinkoje. Darbuotojams patikima priimti etiškus sprendimus. Jūs esate atsakingi už tai, kad vadovautumėtės savo geriausiu sprendimu ir kreiptumėtės pagalbos, kai nesate tikri."

Lengvai valdykite visus savo socialinės žiniasklaidos profilius naudodami "SMMExpert". Iš vieno prietaisų skydelio galite planuoti ir skelbti pranešimus, įtraukti sekėjus, stebėti atitinkamus pokalbius, vertinti rezultatus, valdyti skelbimus ir dar daugiau.

Pradėkite

Darykite tai geriau su SMMExpert . "viskas viename" socialinės medijos įrankis. Neatsilikite, augkite ir įveikite konkurentus.