O politică de social media este un instrument crucial pentru orice organizație - chiar dacă organizația dvs. nu folosește social media. Pentru că angajații dvs. aproape sigur o fac.

Bonus: Obțineți un șablon gratuit și personalizabil de politică de social media pentru a crea rapid și ușor linii directoare pentru compania și angajații dumneavoastră.

Ce este o politică de social media?

O politică de social media este un document oficial al companiei care oferă orientări și cerințe pentru utilizarea social media de către organizația dvs. Aceasta acoperă canalele oficiale ale brandului dvs., precum și modul în care angajații utilizează social media, atât în plan personal, cât și profesional.

Politica se aplică tuturor, de la directorul general până la stagiarii de vară, așa că trebuie să fie ușor de înțeles. Poate face parte dintr-o strategie mai amplă de marketing în social media sau poate fi integrată în materialele de integrare și în alte politici ale companiei.

De ce aveți nevoie de o politică de social media pentru angajați?

O politică oficială de social media a companiei este un document important. Aceasta ajută la menținerea vocii brandului dvs. și, în același timp, la reducerea riscurilor din social media. Iată câteva dintre cele mai importante motive pentru a implementa o politică de social media.

Mențineți identitatea brandului dvs. pe toate canalele

Probabil că aveți mai multe persoane care gestionează mai multe conturi pe mai multe canale. O politică solidă de social media menține consecvența și menținerea mărcii.

Protejați-vă împotriva provocărilor legale și de reglementare

O politică socială bine elaborată și aplicată vă protejează împotriva încălcării regulilor și reglementărilor. Consecințele încălcării acestora pot fi majore.

De exemplu, compania de asigurări MassMutual a fost amendată cu 4 milioane de dolari, a fost supusă unei evaluări a conformității cu rețelele sociale și i s-a ordonat să își revizuiască politicile privind rețelele sociale după ce un trader al filialei MML Investors Services a contribuit la alimentarea freneziei de tranzacționare GameStop prin intermediul canalelor sociale.

Facilitarea diversității și incluziunii

Universitatea de stat din Kansas a creat recent o politică de social media pentru studenți, pentru a facilita incluziunea și diversitatea în campus. Printre alte cerințe, aceasta interzice cyberbullying-ul și doxing-ul, precum și "comentariile sau comportamentul care constituie discriminare, hărțuire [sau] represalii".

Bit târziu pe acest lucru, dar acest articol face o treabă excelentă discutând noua politică de social media K-State. Am fost fericit să fiu intervievat pentru ea ca o modalitate de a promova și de a explica politica pentru studenți!

Noua politică privind social media oferă îndrumare și incluziune elevilor //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) 20 septembrie, 202

Preveniți o încălcare a securității

O politică solidă privind rețelele de socializare, combinată cu protocoale de securitate adecvate, vă ajută să vă protejați conturile împotriva phishing-ului, hacking-ului și a conturilor impostorilor.

Preveniți o criză de PR

Politicile sociale neclare sau o aplicare inconsecventă a acestor politici au cauzat probleme pentru Associated Press atunci când au concediat-o brusc pe jurnalista Emily Wilder. Orientări mai clare pentru aplicarea politicilor și măsuri de abordare a încălcărilor ar fi împiedicat ca acest lucru să devină o problemă semnificativă de relații publice.

Declarația mea privind concedierea mea de la Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vv1lder) 22 mai, 202

Răspundeți rapid în cazul unei crize sau al unei încălcări

În ciuda eforturilor dumneavoastră, o încălcare sau o criză ar putea să se întâmple. Uneori, încălcarea sau criza provine dintr-o parte a organizației care nu are nicio legătură cu social media. Se așteaptă totuși să o abordați pe canalele sociale. O politică socială vă asigură că aveți un plan de răspuns în caz de urgență.

Clarificați responsabilitățile angajaților în domeniul social media

Un judecător din Tennessee a fost sancționat recent pentru că a trimis mesaje nepotrivite unor femei de pe conturi care îl arătau în robă de judecător. În scrisoarea de mustrare se arată:

"Se așteaptă ca judecătorii să mențină în permanență cele mai înalte standarde de conduită și demnitatea funcției judiciare ... Nu există nicio excepție de la acest principiu pentru utilizarea rețelelor de socializare."

Acesta continuă:

"Vă veți abține să folosiți o fotografie cu dumneavoastră în robă judiciară ca imagine de profil pe orice platformă de socializare, cu excepția cazului în care vă aflați în exercitarea atribuțiilor instanței."

Nu puteți presupune că angajații sau asociații vor lua decizia corectă în ceea ce privește social media decât dacă le spuneți în mod explicit. De exemplu, dacă nu doriți ca ei să posteze în timp ce poartă uniforma, spuneți-le.

Încurajați-vă angajații să amplifice mesajul brandului dvs.

Acestea fiind spuse, nu vreți să descurajați angajații să amplifice mesajul brandului dvs. pe rețelele sociale. O politică socială clară îi ajută pe angajați să știe ce pot și ce ar trebui să împărtășească pe rețelele sociale și ce ar trebui să ignore.

Programează postări, vorbește cu clienții și urmărește-ți performanța într-un singur loc. Creșteți-vă afacerea mai repede cu SMMExpert.

Ce ar trebui să includă politica dvs. de social media?

1. Roluri și responsabilități

Cine deține care conturi sociale? Cine acoperă care responsabilități zilnic, săptămânal sau în funcție de necesități? Poate fi util să includeți numele și adresele de e-mail pentru rolurile cheie, astfel încât angajații din alte echipe să știe pe cine să contacteze.

Responsabilitățile de acoperit ar putea include:

• Postarea și implicarea
• Serviciul clienți
• Strategie și planificare
• Publicitate
• Securitate și parole
• Monitorizare și ascultare
• Aprobări (juridice, financiare sau de altă natură)
• Răspunsul la criză
• Formare în domeniul social media

Cel puțin, această secțiune ar trebui să stabilească cine poate vorbi în numele mărcii dvs. în social media și cine nu.

2. Protocoale de securitate

După cum s-a menționat mai sus, există o mulțime de riscuri de securitate în social media. În această secțiune, aveți posibilitatea de a oferi îndrumări privind identificarea și gestionarea acestora.

Subiectele abordate pot include:

• Cât de des se schimbă parolele conturilor dvs.?
• Cine le întreține și cine are acces la ele?
• Cât de des este actualizat software-ul organizațional?
• Ce dispozitive pot fi utilizate în rețeaua dumneavoastră?
• Pot angajații să folosească conturile personale de socializare pe calculatoarele de la birou?
• Cui ar trebui să se adreseze angajații dacă doresc să transmită o problemă?

3. Un plan de acțiune pentru o criză de securitate sau de PR

Unul dintre obiectivele politicii dvs. de social media este de a preveni necesitatea unui plan de gestionare a crizelor din social media. Dar cel mai bine este să le aveți pe amândouă.

Luați în considerare dacă acestea ar trebui să fie două documente separate, mai ales dacă politica dvs. privind social media va fi postată public.

Planul de gestionare a crizei ar trebui să includă:

• O listă de contacte de urgență actualizată, cu roluri specifice: echipa de social media, experții juridici și de relații publice - până la factorii de decizie de nivel C
• Orientări pentru identificarea domeniului de aplicare al crizei
• Un plan de comunicare internă
• Un proces de aprobare pentru răspuns

Dacă sunteți pregătiți din timp, veți îmbunătăți timpul de răspuns și veți reduce stresul celor care gestionează direct criza.

4. O prezentare generală a modului de respectare a legii

Detaliile vor varia de la o țară la alta sau chiar de la un stat la altul. Cerințele sunt mult mai stricte pentru organizațiile din industriile reglementate. Asigurați-vă că vă consultați cu consilierul juridic pentru această secțiune.

Cel puțin, politica dumneavoastră ar trebui să se refere la următoarele aspecte:

• Cum să respectați legislația privind drepturile de autor în social media, în special atunci când folosiți conținut de la terți
• Cum se gestionează informațiile despre clienți și alte date private
• Restricții sau dezmințiri necesare pentru mărturii sau declarații de marketing
• Confidențialitatea privind informațiile interne ale organizației dvs.

5. Orientări privind conturile personale de socializare ale angajaților

A fost nevoie de o mustrare din partea autorităților pentru ca judecătorul menționat mai sus să învețe că nu ar trebui să își folosească roba în fotografia de profil de pe conturile personale. Nu lăsați angajații în întuneric cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei.

Bineînțeles, nu puteți fi prea draconic în ceea ce privește modul în care angajații își folosesc conturile personale de socializare. Mai ales dacă un observator ocazional nu are cum să îi identifice ca fiind angajați ai companiei dvs. Iată câteva elemente comune ale politicii de social media legate de conturile angajaților:

• Orientări privind conținutul care arată locul de muncă
• Linii directoare privind conținutul care arată uniforma
• Dacă este în regulă să menționezi compania în biografiile de profil
• În caz afirmativ, ce avertismente sunt necesare cu privire la conținutul care reprezintă mai degrabă opinii personale decât opinii corporative.
• Obligația de a se identifica ca angajat atunci când discută despre companie sau despre concurenți

6. Orientări privind promovarea angajaților

Echipa ta de social media probabil că vorbește în somn vocea brandului tău. Iar purtătorii tăi de cuvânt oficiali sunt gata să răspundă la întrebări dificile din mers. Dar cum rămâne cu toți ceilalți?

Angajații care sunt entuziasmați de munca lor pot fi unii dintre cei mai buni susținători ai dvs. în social media.

Bonus: Obțineți un șablon gratuit și personalizabil de politică de social media pentru a crea rapid și ușor linii directoare pentru compania și angajații dumneavoastră.

De exemplu, nu doriți ca un angajat prea entuziast să posteze despre un nou produs sau o nouă caracteristică înainte de lansarea acestuia. Totuși, odată ce acea caracteristică este lansată, doriți ca el să aibă toate instrumentele de care are nevoie pentru a o împărtăși cu toată lumea.

Unele elemente importante care trebuie incluse în această secțiune a poliței sunt:

• Aveți o bibliotecă de conținut aprobată și cum pot angajații să o acceseze?
• Le este permis angajaților să se implice cu persoanele care menționează brandul pe rețelele de socializare?
• Cum ar trebui să trateze angajații comentariile negative despre companie pe rețelele de socializare și pe cine ar trebui să anunțe?

Cum să implementați o politică de social media pentru angajați

1. Descărcați modelul nostru de politică privind social media

Este gratuit și vă pune toate întrebările de care aveți nevoie pentru a începe.

Bonus: Obțineți un șablon gratuit și personalizabil de politică de social media pentru a crea rapid și ușor linii directoare pentru compania și angajații dumneavoastră.

2. Solicitați contribuții din partea părților interesate

Probabil că puteți obține câteva idei bune despre nevoile dvs. unice de la:

• utilizatorii de putere ai produsului dvs.
• echipa de marketing
• echipa socială
• echipa de resurse umane
• orice purtător de cuvânt public
• echipa dvs. juridică

Nu uitați să implicați angajații obișnuiți în discuție. La urma urmei, această politică îi afectează pe toți.

Acest lucru nu înseamnă că aveți nevoie de feedback de la fiecare angajat în parte, dar cereți informații de la șefii de echipă, reprezentanții sindicali sau alte persoane care pot reprezenta grupuri de angajați pentru a vă comunica orice idei, întrebări sau preocupări.

De exemplu, o mai mare consultare cu jurnaliștii ar fi putut scuti BBC de multe bătăi de cap atunci când a lansat noua sa politică privind rețelele sociale.

Printre alte reguli, politica prevede:

"Dacă munca dumneavoastră vă cere să vă păstrați imparțialitatea, nu vă exprimați o opinie personală cu privire la chestiuni de politică publică, politică sau "subiecte controversate"."

Dar Uniunea Națională a Jurnaliștilor a declarat că are motive de îngrijorare:

"Modificările ar putea limita capacitatea indivizilor de a participa în mod semnificativ și de a se implica în problemele care contează pentru ei - fie că este vorba de sindicatul lor, de comunitățile lor sau de evenimente precum Pride."

Acest lucru ar fi putut fi probabil rezolvat înainte de intrarea în vigoare a politicii, mai degrabă decât să fie făcut public după ce a avut loc.

#NUJ Michelle Stanistreet a declarat: "Este dezamăgitor că nu a existat nicio consultare cu sindicatele personalului cu privire la modificările regulilor de social media și vom ridica toate preocupările pe care membrii și reprezentanții NUJ le-au împărtășit cu noi atunci când ne vom întâlni cu #BBC." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) 30 octombrie 2020

Pe măsură ce vă redactați politica, nu vă lăsați prins în tutoriale sau detalii. Aspectele esențiale se vor schimba inevitabil și rapid. Concentrați-vă pe imaginea de ansamblu.

3. Decideți unde va locui polița dvs.

Vă recomandăm să adăugați politica dvs. la manualul angajatului, astfel încât noii angajați să o poată parcurge în timpul procesului de integrare.

Dar unde îl vor accesa angajații existenți? Va fi publicat pe intranetul companiei sau pe unitățile partajate? În funcție de nevoile organizației dvs., puteți lua în considerare posibilitatea de a-l posta și pe site-ul dvs. web extern (ca în cazul companiilor folosite ca exemple la sfârșitul acestei postări!).

4. Lansați-l (sau relansați-l)

Fie că este vorba de o revizuire sau de un document nou, veți dori să vă asigurați că toată lumea știe că există informații noi pe care trebuie să le cunoască. Fie că le anunțați prin intermediul unui e-mail intern sau în cadrul unei ședințe cu toți angajații, asigurați-vă că lăsați suficient spațiu și oportunități pentru întrebări.

Dacă lansați o nouă actualizare, includeți o listă a modificărilor cheie și o dată de revizuire.

5. Programați o actualizare pentru anul viitor (sau chiar pentru trimestrul următor)

Nu este neobișnuit să vezi politici de social media care datează din epoca întunecată a anilor 2013 sau 2011 (îți poți da seama pentru că folosesc cuvinte la modă precum "Web 2.0" și "microbloguri").

Rețelele și funcționalitățile se schimbă, apar noi site-uri de socializare, iar altele dispar.

Politica dvs. de social media nu poate sta într-un sertar (sau într-un Google Doc.). Acele politici de la începutul anilor 2010 nu ar fi putut anticipa ascensiunea TikTok sau nivelul constant de conectare pe care oamenii îl au acum cu dispozitivele lor mobile.

Dacă vă angajați să faceți o revizuire anuală, semestrială sau chiar trimestrială, veți avea grijă ca polița dvs. să rămână utilă și relevantă. Cel puțin, veți dori să vă asigurați că toate detaliile și informațiile de contact sunt actualizate.

6. Să o pună în aplicare

Crearea unei politici de social media este foarte bună, dar dacă nimeni nu o aplică, de ce să te mai obosești?

În luna mai, Inspectorul General al Serviciului Poștal al SUA a publicat o analiză dezamăgitoare a canalelor de socializare ale USPS.

Printre alte constatări, raportul a semnalat:

"... conturi neaprobate pentru 15 oficii poștale, nouă departamente, trei echipe de vânzări și mai mulți angajați care își foloseau conturile de social media în calitate oficială, fără aprobarea corespunzătoare."

De ce? Pentru că nu-și aplicau politica de socializare.

USPS a emis apoi un "memento privind politica de social media" pentru angajați și contractori "că le este interzis să vorbească în numele organizației pe site-uri web, bloguri și alte forme de social media fără permisiune." De asemenea, au precizat că "echipa de social media efectuează audituri de rutină ale site-urilor care pretind că reprezintă Serviciul Poștal."

Lecțiile de aici se referă la ascultarea socială și la auditurile social media.

În primul rând, politica dvs. privind rețelele de socializare ar trebui să includă un program de audituri regulate pentru a identifica noile conturi care pretind că vă reprezintă compania.

În al doilea rând, echipa dvs. ar trebui să se angajeze în ascultarea socială. Acest lucru va identifica conversațiile sociale despre marca dvs. și orice postări care contravin politicii dvs.

Asigurați-vă că politica dvs. socială include detalii privind consecințele încălcării cerințelor, astfel încât nimeni să nu fie surprins de măsuri disciplinare în cazul în care încalcă regulile.

Exemple de politici de social media

Uneori, nimic nu se compară cu un exemplu din lumea reală pentru a pune lucrurile în mișcare. Iată câteva exemple excelente pe care să le luați ca model atunci când vă creați propria politică de social media.

Nordstrom

Politica de socializare a Nordstrom este scurtă și clară, dar acoperă detaliile cheie pentru angajați.

Principala concluzie: "Este posibil să fiți responsabil din punct de vedere legal pentru conținutul pe care îl postați, așa că respectați mărcile, mărcile comerciale și drepturile de autor."

Gartner

Compania de cercetare și consultanță Gartner are o politică solidă în domeniul social media, care încurajează angajații să se gândească la diferența dintre personalitatea personală și cea profesională în social media.

Principala concluzie: "În timp ce acționați în calitate de "persoană profesională" și vă identificați public ca asociat Gartner, considerați fiecare postare pe care o faceți ca fiind o reprezentare a brandului Gartner și nu a dumneavoastră ca persoană fizică."

Dell

Dell a creat o politică simplă și directă, cu sfaturi bune pentru oricine utilizează social media.

Principalul lucru de reținut: "Toți membrii echipei sunt încurajați să vorbească despre companie și să împărtășească știri și informații, dar numai purtătorii de cuvânt autorizați și instruiți pot vorbi în numele Dell Technologies și pot emite răspunsuri oficiale ale companiei."

Asociația Baroului Canadian

Probabil că nu este o surpriză faptul că politica de social media pentru o asociație de avocați și alți profesioniști din domeniul juridic este destul de detaliată în ceea ce privește regulile și cerințele sale, precum și modul în care acestea se aplică la legislația relevantă. Cu toate acestea, orientările sunt ușor de înțeles.

Principala concluzie: "Tot ceea ce scrieți sau postați online poate fi împărtășit dincolo de comunitatea online specifică în care sunteți implicat. Prin urmare, elaborați tot ceea ce postați presupunând că poate fi citit de oricine."

Guvernul din British Columbia

Acest ghid interactiv și plăcut din punct de vedere vizual include multe exemple și întrebări la care angajații trebuie să se gândească atunci când postează pe rețelele de socializare. Are nivelul necesar de informații despre politici, dar le oferă angajaților o agenție, încurajându-i să se gândească la modul în care postările lor pe rețelele de socializare îi afectează pe colegii lor și pe angajator.

Sursa: Guvernul din British Columbia

Principala concluzie: "Alegerile pe care le facem și obiceiurile pe care le dezvoltăm în viața personală în ceea ce privește social media pot să nu fie adecvate în mediul de lucru. Angajații sunt de încredere pentru a face alegeri etice. Sunteți responsabil pentru a vă folosi cea mai bună judecată și pentru a cere ajutor atunci când nu sunteți sigur."

Gestionați cu ușurință toate profilurile dvs. de social media folosind SMMExpert. Dintr-un singur tablou de bord, puteți să programați și să publicați postări, să vă implicați adepții, să monitorizați conversațiile relevante, să măsurați rezultatele, să vă gestionați anunțurile și multe altele.

Începeți

Faceți-o mai bine cu SMMExpert , a un instrument de social media complet. Rămâneți în frunte, creșteți și învingeți concurența.