Kebijakan media sosial adalah alat yang sangat penting bagi organisasi mana pun-bahkan jika organisasi Anda tidak menggunakan media sosial, karena karyawan Anda hampir pasti menggunakannya.

Bonus: Dapatkan templat kebijakan media sosial gratis yang dapat disesuaikan untuk dengan cepat dan mudah membuat pedoman bagi perusahaan dan karyawan Anda.

Apa yang dimaksud dengan kebijakan media sosial?

Kebijakan media sosial adalah dokumen resmi perusahaan yang memberikan pedoman dan persyaratan untuk penggunaan media sosial organisasi Anda. Ini mencakup saluran resmi merek Anda, serta bagaimana karyawan menggunakan media sosial, baik secara pribadi maupun profesional.

Kebijakan ini berlaku untuk semua orang mulai dari CEO hingga pemagang musim panas, jadi harus mudah dipahami. Kebijakan ini bisa menjadi bagian dari strategi pemasaran media sosial yang lebih luas, atau bisa juga menjadi bagian dari materi orientasi dan kebijakan perusahaan lainnya.

Mengapa Anda memerlukan kebijakan media sosial untuk karyawan?

Kebijakan media sosial resmi perusahaan adalah dokumen penting. Ini membantu mempertahankan suara merek Anda sambil mengurangi risiko media sosial. Berikut adalah beberapa alasan terpenting untuk menerapkan kebijakan media sosial.

Pertahankan identitas merek Anda di seluruh saluran

Anda mungkin memiliki banyak orang yang mengelola banyak akun di berbagai saluran. Kebijakan media sosial yang solid menjaga segala sesuatunya tetap konsisten dan sesuai merek.

Melindungi diri Anda dari tantangan hukum dan peraturan

Kebijakan sosial yang disusun dan ditegakkan dengan baik, melindungi Anda dari pelanggaran aturan dan regulasi. Konsekuensi dari pelanggarannya bisa sangat besar.

Misalnya, perusahaan asuransi MassMutual didenda $4 juta, dikenakan tinjauan kepatuhan media sosial, dan diperintahkan untuk merevisi kebijakan media sosialnya setelah seorang pedagang untuk anak perusahaan MML Investors Services membantu memicu hiruk-pikuk perdagangan GameStop melalui saluran sosial.

Memfasilitasi keragaman dan inklusi

Kansas State University baru-baru ini membuat kebijakan media sosial bagi mahasiswa untuk memfasilitasi inklusi dan keragaman di kampus. Di antara persyaratan lainnya, kebijakan ini melarang cyberbullying dan doxing, serta "komentar atau perilaku yang merupakan diskriminasi, pelecehan [atau] pembalasan."

Agak terlambat, tetapi artikel ini membahas dengan baik kebijakan media sosial baru K-State. Saya senang diwawancarai untuk itu sebagai cara untuk mempromosikan dan menjelaskan kebijakan tersebut kepada siswa!

Kebijakan media sosial baru menawarkan panduan, inklusi kepada siswa //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) September 20, 202

Mencegah pelanggaran keamanan

Kebijakan media sosial yang solid dikombinasikan dengan protokol keamanan yang tepat membantu melindungi akun Anda dari phishing, peretasan, dan akun penipu.

Mencegah krisis humas

Kebijakan sosial yang tidak jelas, atau penerapan kebijakan yang tidak konsisten, menyebabkan masalah bagi The Associated Press ketika mereka tiba-tiba memecat jurnalis Emily Wilder. Pedoman yang lebih jelas untuk menerapkan kebijakan dan langkah-langkah untuk mengatasi pelanggaran akan mencegah hal ini menjadi masalah PR yang signifikan.

Pernyataan saya tentang pemberhentian saya dari The Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vv1lder) 22 Mei 202

Merespon dengan cepat jika terjadi krisis atau pelanggaran

Terlepas dari upaya terbaik Anda, pelanggaran atau krisis masih bisa terjadi. Terkadang pelanggaran atau krisis berasal dari bagian organisasi yang tidak ada hubungannya dengan media sosial. Anda masih diharapkan untuk mengatasinya di saluran sosial. Kebijakan sosial memastikan Anda memiliki rencana tanggap darurat.

Klarifikasi tanggung jawab media sosial karyawan

Seorang hakim Tennessee baru-baru ini dijatuhi sanksi karena mengirim pesan yang tidak pantas kepada wanita dari akun yang menunjukkan dia dalam jubah kehakimannya. Surat teguran itu menyatakan:

"Hakim diharapkan untuk mempertahankan standar perilaku dan martabat jabatan peradilan tertinggi setiap saat ... Tidak ada pengecualian terhadap prinsip ini untuk penggunaan media sosial."

Hal ini berlanjut:

"Anda akan menahan diri untuk tidak menggunakan foto diri Anda dalam jubah yudisial Anda sebagai gambar profil di platform media sosial apa pun kecuali melakukan bisnis pengadilan."

Anda tidak bisa berasumsi bahwa karyawan atau rekan kerja akan melakukan tindakan yang benar di media sosial kecuali Anda secara khusus menjelaskannya. Jadi, misalnya, jika Anda tidak ingin mereka memposting saat mengenakan seragam mereka, katakan demikian.

Dorong karyawan Anda untuk memperkuat pesan merek Anda

Semua itu dikatakan, Anda tidak ingin mencegah karyawan memperkuat pesan merek Anda di media sosial. Kebijakan sosial yang jelas membantu karyawan mengetahui apa yang dapat dan harus mereka bagikan di media sosial, dan apa yang harus mereka lewati.

Jadwalkan postingan, bicarakan dengan pelanggan, dan lacak kinerja Anda Kembangkan bisnis Anda lebih cepat dengan SMMExpert.

Apa yang harus dicantumkan dalam kebijakan media sosial Anda?

1. Peran dan tanggung jawab

Siapa yang memiliki akun sosial yang mana? Siapa yang bertanggung jawab setiap hari, mingguan, atau sesuai kebutuhan? Akan sangat membantu untuk menyertakan nama dan alamat email untuk peran kunci, sehingga karyawan dari tim lain tahu siapa yang harus dihubungi.

Tanggung jawab yang harus diemban mungkin termasuk:

• Posting dan keterlibatan
• Layanan pelanggan
• Strategi dan perencanaan
• Periklanan
• Keamanan dan kata sandi
• Memantau dan mendengarkan
• Persetujuan (hukum, keuangan, atau lainnya)
• Tanggapan krisis
• Pelatihan media sosial

Paling tidak, bagian ini harus menetapkan siapa yang dapat berbicara untuk merek Anda di media sosial-dan siapa yang tidak.

2. Protokol keamanan

Seperti yang disebutkan di atas, ada banyak risiko keamanan media sosial di luar sana. Pada bagian ini, Anda berkesempatan untuk memberikan panduan tentang cara mengidentifikasi dan menanganinya.

Topik-topik yang akan dibahas mungkin mencakup:

• Seberapa sering kata sandi akun Anda diubah?
• Siapa yang memeliharanya, dan siapa yang memiliki akses ke sana?
• Seberapa sering perangkat lunak organisasi Anda diperbarui?
• Perangkat apa yang bisa digunakan pada jaringan Anda?
• Dapatkah karyawan menggunakan akun sosial pribadi di komputer kantor?
• Siapa yang harus diajak bicara oleh karyawan jika mereka ingin mengeskalasi kekhawatiran?

3. Rencana tindakan untuk krisis keamanan atau PR

Salah satu tujuan dari kebijakan media sosial Anda adalah untuk mencegah perlunya rencana manajemen krisis media sosial. Tetapi yang terbaik adalah memiliki keduanya.

Pertimbangkan apakah ini harus menjadi dua dokumen terpisah, terutama jika kebijakan media sosial Anda akan diposting secara publik.

Rencana manajemen krisis Anda harus mencakup:

• Daftar kontak darurat terkini dengan peran spesifik: tim media sosial, ahli hukum dan humas-semua sampai ke pengambil keputusan di tingkat C-level
• Pedoman untuk mengidentifikasi ruang lingkup krisis
• Rencana komunikasi internal
• Proses persetujuan untuk tanggapan

Persiapan sebelumnya akan meningkatkan waktu respons Anda dan mengurangi stres bagi mereka yang secara langsung menangani krisis.

4. Garis besar tentang cara mematuhi hukum

Rinciannya akan bervariasi dari satu negara ke negara lain atau bahkan negara bagian ke negara bagian lain. Persyaratannya jauh lebih ketat untuk organisasi dalam industri yang diatur. Pastikan untuk berkonsultasi dengan penasihat hukum Anda untuk bagian ini.

Paling tidak, kebijakan Anda harus menyentuh hal-hal berikut ini:

• Cara mematuhi undang-undang hak cipta di media sosial, terutama ketika menggunakan konten pihak ketiga
• Cara menangani informasi pelanggan dan data pribadi lainnya
• Pembatasan atau penyangkalan yang diperlukan untuk testimonial atau klaim pemasaran
• Kerahasiaan mengenai informasi internal organisasi Anda

5. Panduan untuk akun media sosial pribadi karyawan

Butuh teguran dari pihak berwenang bagi hakim yang disebutkan di atas untuk mengetahui bahwa dia tidak boleh menggunakan jubahnya dalam foto profilnya di akun pribadi. Jangan biarkan karyawan dalam kegelapan tentang apa yang diharapkan dari mereka.

Tentu saja, Anda tidak bisa terlalu kejam tentang bagaimana karyawan menggunakan akun sosial pribadinya. Terutama jika tidak ada cara bagi pengamat biasa untuk mengidentifikasi mereka sebagai karyawan perusahaan Anda. Berikut ini beberapa elemen kebijakan media sosial umum yang terkait dengan akun karyawan:

• Pedoman tentang konten yang menunjukkan tempat kerja
• Pedoman tentang konten yang menunjukkan seragam
• Apakah boleh menyebutkan perusahaan dalam biografi profil
• Jika ya, penyangkalan apa yang diperlukan tentang konten yang mewakili pendapat pribadi dan bukan pendapat perusahaan
• Persyaratan untuk mengidentifikasi diri mereka sendiri sebagai karyawan ketika mendiskusikan perusahaan atau pesaing

6. Pedoman advokasi karyawan

Tim media sosial Anda mungkin berbicara dengan suara merek Anda dalam tidur mereka. Dan juru bicara resmi Anda siap untuk menjawab pertanyaan sulit dengan cepat. Tapi bagaimana dengan orang lain?

Karyawan yang bersemangat tentang pekerjaan mereka bisa menjadi pendukung terbaik Anda di media sosial.

Bonus: Dapatkan templat kebijakan media sosial gratis yang dapat disesuaikan untuk dengan cepat dan mudah membuat pedoman bagi perusahaan dan karyawan Anda.

Tetapi mereka mungkin tidak selalu tahu persis apa yang tepat untuk dikatakan dan kapan. Misalnya, Anda tidak ingin karyawan yang terlalu tertarik memposting tentang produk atau fitur baru sebelum diluncurkan. Namun, begitu fitur itu ditayangkan, Anda ingin mereka memiliki semua alat yang mereka butuhkan untuk membagikannya kepada dunia.

Beberapa item penting untuk disertakan dalam bagian ini dari polis Anda adalah:

• Apakah Anda memiliki perpustakaan konten yang disetujui, dan bagaimana karyawan dapat mengaksesnya?
• Apakah karyawan diizinkan untuk terlibat dengan orang-orang yang menyebut merek di media sosial?
• Bagaimana seharusnya karyawan menangani komentar negatif tentang perusahaan di media sosial, dan siapa yang harus mereka beri tahu?

Cara menerapkan kebijakan media sosial untuk karyawan

1. Unduh templat kebijakan media sosial kami

Ini gratis, dan menanyakan semua pertanyaan yang Anda perlukan untuk memulai.

Bonus: Dapatkan templat kebijakan media sosial gratis yang dapat disesuaikan untuk dengan cepat dan mudah membuat pedoman bagi perusahaan dan karyawan Anda.

2. Mencari masukan dari para pemangku kepentingan

Anda mungkin bisa mendapatkan beberapa ide bagus tentang kebutuhan unik Anda:

• pengguna daya produk Anda
• tim pemasaran
• tim sosial
• tim SDM
• setiap juru bicara publik
• tim hukum Anda

Jangan lupa untuk melibatkan karyawan tetap dalam diskusi. Bagaimanapun juga, kebijakan ini memengaruhi mereka semua.

Ini tidak berarti Anda memerlukan umpan balik dari setiap karyawan. Tetapi, mintalah masukan dari pimpinan tim, perwakilan serikat pekerja, atau orang lain yang dapat mewakili kelompok karyawan untuk memberi tahu Anda tentang ide, pertanyaan, atau kekhawatiran apa pun.

Sebagai contoh, konsultasi yang lebih baik dengan staf jurnalis bisa menyelamatkan BBC dari banyak masalah ketika merilis kebijakan media sosialnya yang baru.

Di antara aturan-aturan lainnya, kebijakan tersebut menyatakan:

"Jika pekerjaan Anda mengharuskan Anda untuk menjaga ketidakberpihakan Anda, jangan mengungkapkan pendapat pribadi mengenai masalah kebijakan publik, politik, atau 'subjek kontroversial'."

Tetapi Serikat Jurnalis Nasional mengatakan bahwa mereka memiliki kekhawatiran:

"Perubahan tersebut dapat membatasi kemampuan individu untuk berpartisipasi secara bermakna dan terlibat dalam masalah yang penting bagi mereka - apakah itu di serikat pekerja mereka, komunitas mereka atau dalam acara-acara seperti Pride."

Hal ini kemungkinan bisa diselesaikan sebelum kebijakan tersebut diberlakukan, bukannya diputar ke publik setelah fakta tersebut terjadi.

#NUJ Michelle Stanistreet berkata: "Sangat mengecewakan tidak ada konsultasi dengan serikat staf tentang perubahan aturan media sosial dan kami akan mengangkat semua kekhawatiran yang telah dibagikan oleh anggota dan perwakilan NUJ kepada kami ketika kami bertemu #BBC." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) 30 Oktober 2020

Saat Anda menyusun kebijakan Anda, jangan terjebak dalam tutorial atau detail. Seluk beluknya pasti akan berubah, dan dengan cepat. Fokuslah pada gambaran besarnya.

3. Tentukan di mana kebijakan Anda akan tinggal

Kami sangat menyarankan untuk menambahkan kebijakan Anda ke dalam buku pegangan karyawan Anda sehingga karyawan baru dapat mengerjakannya selama orientasi.

Tetapi di mana karyawan yang ada akan mengaksesnya? Apakah itu akan hidup di intranet perusahaan Anda, atau drive bersama? Tergantung pada kebutuhan organisasi Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk mempostingnya ke situs web eksternal Anda juga (seperti perusahaan yang digunakan sebagai contoh di akhir posting ini!).

4. Luncurkan (atau luncurkan kembali)

Entah itu revisi atau dokumen baru, Anda ingin memastikan semua orang mengetahui ada informasi baru yang perlu mereka ketahui. Baik Anda mengumumkannya melalui email internal atau pada pertemuan semua orang, pastikan Anda memberikan banyak ruang dan kesempatan untuk bertanya.

Jika Anda meluncurkan pembaruan baru, sertakan daftar perubahan utama dan tanggal revisi.

5. Jadwalkan pembaruan untuk tahun depan (atau bahkan kuartal berikutnya)

Tidak jarang kita melihat kebijakan media sosial yang berasal dari zaman kegelapan tahun 2013 atau 2011. (Anda bisa tahu karena mereka menggunakan kata kunci seperti "Web 2.0" dan "microblogs.")

Media sosial terus berubah, dan kebijakan media sosial Anda akan memerlukan pembaruan secara teratur. Jaringan dan fungsi berubah, situs media sosial baru muncul, dan yang lainnya jatuh.

Kebijakan media sosial Anda tidak bisa hanya duduk di laci (atau Google Doc.). Kebijakan-kebijakan dari awal tahun 2010-an tidak dapat mengantisipasi munculnya TikTok atau tingkat koneksi konstan yang dimiliki orang-orang sekarang dengan perangkat seluler mereka.

Berkomitmen untuk melakukan tinjauan tahunan, dua tahunan, atau bahkan triwulanan akan memastikan kebijakan Anda tetap berguna dan relevan. Paling tidak, Anda ingin memastikan semua detail dan informasi kontak selalu diperbarui.

6. Tegakkan itu

Membuat kebijakan media sosial itu bagus. Tetapi jika tidak ada yang menegakkannya, mengapa repot-repot?

Pada bulan Mei, Inspektur Jenderal Layanan Pos AS merilis tinjauan yang mengecewakan terhadap saluran media sosial USPS.

Di antara temuan-temuan lainnya, laporan tersebut menandai:

"...akun yang tidak disetujui untuk 15 kantor pos, sembilan departemen, tiga tim penjualan, dan beberapa karyawan yang menggunakan akun media sosial mereka dalam kapasitas resmi tanpa persetujuan yang tepat."

Mengapa? Karena mereka tidak menegakkan kebijakan media sosial mereka.

USPS kemudian mengeluarkan "pengingat kebijakan media sosial" kepada karyawan dan kontraktor "bahwa mereka dilarang berbicara atas nama organisasi di situs web, blog, dan bentuk media sosial lainnya tanpa izin." Mereka juga mencatat bahwa "tim media sosial melakukan audit rutin terhadap situs yang mengklaim mewakili Layanan Pos."

Pelajaran di sini berkaitan dengan mendengarkan sosial dan audit media sosial.

Pertama, kebijakan media sosial Anda harus menyertakan jadwal audit rutin untuk mengidentifikasi akun-akun baru yang mengklaim mewakili perusahaan Anda.

Kedua, tim Anda harus terlibat dalam mendengarkan sosial. Ini akan mengidentifikasi percakapan sosial tentang merek Anda dan setiap postingan yang bertentangan dengan kebijakan Anda.

Pastikan kebijakan sosial Anda menyertakan rincian konsekuensi atas pelanggaran persyaratan, sehingga tidak ada yang terkejut dengan tindakan disipliner jika mereka melanggar aturan.

Contoh kebijakan media sosial

Terkadang tidak ada yang seperti contoh dunia nyata untuk membuat segalanya berjalan. Berikut ini beberapa contoh yang bagus untuk dijadikan model saat membuat kebijakan media sosial Anda sendiri.

Nordstrom

Kebijakan media sosial Nordstrom singkat dan langsung ke intinya, tetapi mencakup detail utama bagi karyawan.

Hal utama yang bisa diambil: "Anda mungkin bertanggung jawab secara hukum atas konten yang Anda posting, jadi hormati merek, merek dagang, dan hak cipta."

Gartner

Perusahaan riset dan penasihat Gartner memiliki kebijakan media sosial yang solid yang mendorong karyawan untuk memikirkan perbedaan antara persona pribadi dan profesional mereka di media sosial.

Hal utama yang dapat diambil: "Saat bertindak dalam 'persona profesional' Anda dan mengidentifikasi diri Anda sebagai rekanan Gartner secara publik, pertimbangkan setiap postingan yang Anda buat sebagai representasi merek Gartner dan bukan Anda sebagai individu."

Dell

Dell telah membuat kebijakan yang sederhana dan lugas dengan saran yang baik bagi siapa saja yang menggunakan media sosial.

Hal utama yang dapat diambil: "Semua anggota tim didorong untuk berbicara tentang perusahaan dan berbagi berita dan informasi, tetapi hanya juru bicara yang berwenang dan terlatih yang dapat berbicara atas nama Dell Technologies dan mengeluarkan tanggapan resmi perusahaan."

Asosiasi Pengacara Kanada

Mungkin tidak mengherankan bahwa kebijakan media sosial untuk asosiasi pengacara dan profesional hukum lainnya cukup mendetail tentang aturan dan persyaratannya, dan bagaimana hal itu berlaku untuk hukum yang relevan. Namun demikian, panduannya mudah dipahami.

Hal penting yang bisa diambil: "Apa pun yang Anda tulis atau posting online dapat dibagikan di luar komunitas online tertentu yang Anda ikuti. Oleh karena itu, buatlah semua yang Anda posting dengan asumsi bahwa itu bisa dibaca oleh siapa pun."

Pemerintah British Columbia

Panduan kebijakan yang interaktif dan menyenangkan secara visual ini mencakup banyak contoh dan pertanyaan untuk dipikirkan karyawan ketika memposting ke media sosial. Panduan ini memiliki tingkat informasi kebijakan yang diperlukan, namun memberikan karyawan agensi dengan mendorong mereka untuk berpikir tentang bagaimana postingan sosial mereka memengaruhi kolega dan perusahaan mereka.

Sumber: Pemerintah British Columbia

Hal penting yang dapat diambil: "Pilihan yang kita buat dan kebiasaan yang kita kembangkan dalam kehidupan pribadi kita sehubungan dengan media sosial mungkin tidak sesuai dalam lingkungan kerja. Karyawan dipercaya untuk membuat pilihan yang etis. Anda bertanggung jawab untuk menggunakan penilaian terbaik Anda dan meminta bantuan ketika tidak yakin."

Dari satu dasbor, Anda dapat menjadwalkan dan mempublikasikan posting, melibatkan pengikut Anda, memantau percakapan yang relevan, mengukur hasil, mengelola iklan Anda, dan banyak lagi.

Memulai

Lakukan lebih baik dengan SMMExpert , yang alat media sosial all-in-one. Tetap di atas segalanya, tumbuh, dan kalahkan persaingan.