Pravilnik o družabnih medijih je ključno orodje za vsako organizacijo - tudi če vaša organizacija ne uporablja družabnih medijev, saj jih vaši zaposleni skoraj zagotovo uporabljajo.

Bonus: Pridobite brezplačno prilagodljivo predlogo pravilnika o družabnih medijih hitro in preprosto ustvarite smernice za svoje podjetje in zaposlene.

Kaj je pravilnik o družabnih medijih?

Politika družabnih medijev je uradni dokument podjetja, ki vsebuje smernice in zahteve za uporabo družabnih medijev v vaši organizaciji. Zajema uradne kanale vaše blagovne znamke ter način, kako zaposleni uporabljajo družbene medije, tako osebno kot poklicno.

Pravilnik velja za vse, od izvršnega direktorja do poletnih pripravnikov, zato mora biti razumljiv. Lahko je del širše strategije trženja družbenih medijev ali pa je del gradiva za uvajanje v delo in drugih pravilnikov podjetja.

Zakaj potrebujete pravilnik o družabnih medijih za zaposlene?

Uradni pravilnik podjetja o družabnih medijih je pomemben dokument. Pomaga ohraniti glas vaše blagovne znamke in hkrati zmanjšati tveganja v družabnih medijih. Tukaj je nekaj najpomembnejših razlogov za uvedbo pravilnika o družabnih medijih.

Ohranjanje identitete blagovne znamke v vseh kanalih

Verjetno imate več ljudi, ki upravljajo več računov v različnih kanalih. Z zanesljivo politiko družabnih medijev lahko poskrbite za doslednost in ohranjanje blagovne znamke.

Zaščitite se pred pravnimi in regulativnimi izzivi

Dobro oblikovana in izvajana socialna politika vas varuje pred kršitvami pravil in predpisov. Posledice njihove kršitve so lahko velike.

Zavarovalnica MassMutual je bila na primer kaznovana s 4 milijoni dolarjev, opravljen je bil pregled skladnosti z družbenimi mediji in naloženo ji je bilo, da popravi svoje politike družbenih medijev, potem ko je trgovec hčerinske družbe MML Investors Services prek družbenih kanalov pomagal podžgati norijo pri trgovanju v trgovini GameStop.

Spodbujanje raznolikosti in vključevanja

Univerza Kansas State University je pred kratkim oblikovala pravilnik o družabnih medijih za študente, da bi olajšala vključevanje in raznolikost v kampusu. Med drugim prepoveduje kibernetsko ustrahovanje in doxing ter "komentarje ali ravnanje, ki pomeni diskriminacijo, nadlegovanje [ali] maščevanje".

Malo pozno na to, ampak ta članek naredi veliko delo razpravlja o K-State je nova politika socialnih medijev. Bil sem vesel, da je bil intervjuvan za to kot način za spodbujanje in pojasniti politiko za študente!

Novi pravilnik o družabnih medijih učencem ponuja smernice in vključevanje //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) september 20, 202

Preprečevanje kršitev varnosti

Trden pravilnik o družabnih medijih skupaj z ustreznimi varnostnimi protokoli pomaga zaščititi vaše račune pred ribarjenjem, vdori in lažnimi računi.

Preprečite krizo odnosov z javnostmi

Nejasne družbene politike ali nedosledna uporaba teh politik je povzročila težave agenciji Associated Press, ko je nenadoma odpustila novinarko Emily Wilder. Jasnejše smernice za uporabo politik in ukrepi za odpravljanje kršitev bi preprečili, da bi to postalo velik problem za odnose z javnostmi.

Moja izjava o odpovedi pogodbe o zaposlitvi pri Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vvv1lder) maj 22, 202

Hitro se odzovite, če pride do krize ali kršitve.

Kljub vašim najboljšim prizadevanjem lahko še vedno pride do kršitve ali krize. Včasih kršitev ali kriza izvira iz dela organizacije, ki nima nobene zveze z družbenimi mediji. Še vedno se bo od vas pričakovalo, da jo boste obravnavali na družbenih kanalih. Politika družbenih medijev zagotavlja, da imate vzpostavljen načrt odziva na izredne razmere.

Pojasnite odgovornosti zaposlenih za družbene medije

Sodnik iz Tennesseeja je bil pred kratkim kaznovan, ker je ženskam pošiljal neprimerna sporočila z računov, na katerih je bil prikazan v sodniški halji:

"Od sodnikov se pričakuje, da vedno ohranjajo najvišje standarde obnašanja in dostojanstvo sodniške službe ... Uporaba družbenih medijev pri tem načelu ni izjema."

Nadaljuje se:

"Slike, na kateri ste v sodniški halji, ne boste uporabljali kot profilno sliko na nobeni platformi družabnih medijev, razen če gre za sodne zadeve."

Ne morete domnevati, da se bodo zaposleni ali sodelavci pravilno odločili glede družabnih medijev, če tega izrecno ne navedete. Če na primer ne želite, da objavljajo med nošenjem uniforme, to povejte.

Spodbujajte zaposlene, da širijo sporočilo vaše blagovne znamke

Ob vsem tem ne želite odvrniti zaposlenih od širjenja sporočila vaše blagovne znamke v družabnih medijih. Jasna politika družabnih omrežij pomaga zaposlenim, da vedo, kaj lahko in kaj morajo deliti v družabnih omrežjih in kaj morajo preskočiti.

Načrtujte objave, se pogovarjajte s strankami in spremljajte svojo uspešnost na enem mestu. S SMMExpertom hitreje rastete.

Kaj mora vsebovati vaša politika družabnih medijev?

1. Vloge in odgovornosti

Kdo je lastnik katerih družabnih računov? Kdo dnevno, tedensko ali po potrebi pokriva katere odgovornosti? Koristno je vključiti imena in e-poštne naslove ključnih vlog, da zaposleni iz drugih skupin vedo, na koga se lahko obrnejo.

Obveznosti, ki jih je treba pokriti, lahko vključujejo:

• Objavljanje in sodelovanje
• Storitve za stranke
• Strategija in načrtovanje
• Oglaševanje
• Varnost in gesla
• Spremljanje in poslušanje
• odobritve (pravne, finančne ali druge)
• Odziv na krize
• Usposabljanje za družbene medije

V tem razdelku je treba vsaj določiti, kdo lahko govori v imenu vaše blagovne znamke v družabnih medijih in kdo ne.

2. Varnostni protokoli

Kot smo že omenili, obstaja veliko varnostnih tveganj v družabnih medijih. V tem razdelku imate priložnost zagotoviti smernice za njihovo prepoznavanje in odpravljanje.

Obravnavane teme lahko vključujejo:

• Kako pogosto spreminjate gesla za svoje račune?
• Kdo jih vzdržuje in kdo ima dostop do njih?
• Kako pogosto posodabljate organizacijsko programsko opremo?
• Katere naprave lahko uporabljate v omrežju?
• Ali lahko zaposleni na službenih računalnikih uporabljajo osebne družabne račune?
• S kom naj se zaposleni pogovorijo, če želijo razširiti zaskrbljenost?

3. Akcijski načrt za varnostno krizo ali krizo na področju odnosov z javnostmi

Eden od ciljev vaše politike družbenih medijev je preprečiti potrebo po načrtu kriznega upravljanja družbenih medijev. Vendar je najbolje, da imate oba.

Razmislite, ali naj bosta to dva ločena dokumenta, zlasti če bo vaša politika družbenih medijev javno objavljena.

Vaš načrt kriznega upravljanja mora vključevati:

• posodobljen seznam kontaktov za nujne primere s posebnimi vlogami: ekipa za družbene medije, pravni strokovnjaki in strokovnjaki za odnose z javnostmi - vse do odločevalcev na ravni C.
• Smernice za opredelitev obsega krize
• Notranji komunikacijski načrt
• postopek odobritve odziva

Z vnaprejšnjo pripravljenostjo boste izboljšali odzivni čas in zmanjšali stres tistih, ki neposredno obvladujejo krizo.

4. Navodilo, kako ravnati v skladu z zakonom

Podrobnosti se razlikujejo od države do države ali celo od države do države. Zahteve so veliko strožje za organizacije v reguliranih panogah. Pri tem poglavju se posvetujte s pravnim svetovalcem.

Pravilnik mora vsebovati vsaj naslednje informacije:

• Kako upoštevati zakonodajo o avtorskih pravicah v družabnih medijih, zlasti pri uporabi vsebin tretjih oseb.
• Kako ravnati s podatki o strankah in drugimi zasebnimi podatki
• Omejitve ali zavrnitve odgovornosti, ki se zahtevajo za pričevanja ali tržne trditve
• zaupnost notranjih informacij vaše organizacije

5. Smernice za osebne račune zaposlenih v družabnih medijih

Zgoraj omenjeni sodnik je potreboval opomin organov, da se je naučil, da na svojih osebnih računih ne sme uporabljati halje na profilni fotografiji. Ne puščajte zaposlenih v negotovosti glede tega, kaj se od njih pričakuje.

Seveda ne smete biti preveč drakonski glede tega, kako zaposleni uporabljajo svoje osebne račune v družabnih omrežjih. Še posebej, če jih naključni opazovalec ne more prepoznati kot zaposlene v vašem podjetju. Tukaj je nekaj pogostih elementov pravilnika o družabnih medijih, povezanih z računi zaposlenih:

• Smernice za prikazovanje vsebine na delovnem mestu
• Smernice o vsebini, ki prikazuje uniformo
• Ali je dovoljeno omenjati podjetje v življenjepisih profilov
• Če je odgovor pritrdilen, katere izjave o omejitvi odgovornosti glede vsebine, ki predstavlja osebno mnenje in ne mnenje podjetja, so potrebne.
• zahteva, da se v razpravah o podjetju ali konkurentih predstavijo kot zaposleni.

6. Smernice za zagovorništvo zaposlenih

Vaša ekipa za družbene medije verjetno govori glas vaše blagovne znamke tudi v spanju, vaši uradni predstavniki pa so pripravljeni sproti odgovarjati na težka vprašanja. Kaj pa vsi ostali?

Zaposleni, ki so navdušeni nad svojim delom, so lahko vaši najboljši zagovorniki v družabnih medijih.

Bonus: Pridobite brezplačno prilagodljivo predlogo pravilnika o družabnih medijih hitro in preprosto ustvarite smernice za svoje podjetje in zaposlene.

Morda pa ne vedo vedno natančno, kaj je primerno povedati in kdaj. Na primer, ne želite, da preveč navdušeni zaposleni objavljajo o novem izdelku ali funkciji, preden se ta začne uporabljati. Ko pa ta funkcija zaživi, želite, da ima na voljo vsa orodja, ki jih potrebuje, da jo lahko deli s svetom.

Nekateri pomembni elementi, ki jih je treba vključiti v ta del police, so:

• Ali imate odobreno knjižnico vsebin in kako lahko zaposleni dostopajo do nje?
• Ali lahko zaposleni sodelujejo z ljudmi, ki omenjajo blagovno znamko na družabnih omrežjih?
• Kako naj zaposleni ravnajo v primeru negativnih komentarjev o podjetju na družabnih omrežjih in koga naj o tem obvestijo?

Kako uvesti pravilnik o družabnih medijih za zaposlene

1. Prenesite našo predlogo pravilnika o družabnih medijih

Je brezplačna in vsebuje vsa vprašanja, ki jih potrebujete za začetek.

Bonus: Pridobite brezplačno prilagodljivo predlogo pravilnika o družabnih medijih hitro in preprosto ustvarite smernice za svoje podjetje in zaposlene.

2. Pridobite prispevke zainteresiranih strani

Verjetno lahko dobite nekaj odličnih idej o svojih edinstvenih potrebah:

• močni uporabniki vašega izdelka.
• ekipa za trženje
• socialna ekipa
• kadrovska ekipa
• vse javne predstavnike.
• vaša pravna ekipa

Ne pozabite v razpravo vključiti tudi redno zaposlenih. Navsezadnje ta politika vpliva na vse zaposlene.

To ne pomeni, da morate pridobiti povratne informacije od vsakega zaposlenega posebej. Vendar pa pridobite informacije od vodij skupin, predstavnikov sindikata ali drugih, ki lahko zastopajo skupine zaposlenih, da vas obvestijo o morebitnih zamislih, vprašanjih ali pomislekih.

Večje posvetovanje z zaposlenimi novinarji bi na primer lahko BBC prihranilo veliko glavobolov, ko je objavil novo politiko o družbenih medijih.

Med drugim določa:

"Če morate pri svojem delu ohraniti nepristranskost, ne izražajte osebnega mnenja o zadevah javnega reda, politike ali 'spornih temah'."

Nacionalni sindikat novinarjev pa je izrazil zaskrbljenost:

"Spremembe bi lahko omejile možnosti posameznikov za smiselno sodelovanje in vključevanje v zadeve, ki so zanje pomembne - bodisi v sindikatu, skupnosti ali na dogodkih, kot je Pride."

To bi bilo verjetno mogoče rešiti že pred začetkom izvajanja politike, ne pa da se to javno razkrije po tem, ko je bilo to že storjeno.

#NUJ Michelle Stanistreet je dejala: "Razočaranje je, da se o spremembah pravil za družbene medije niso posvetovali s sindikati zaposlenih, zato bomo na sestanku z #BBC izpostavili vse pomisleke članov in predstavnikov NUJ." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) oktober 30, 2020

Ko pripravljate osnutek pravilnika, se ne zapletajte v vaje ali podrobnosti. Drobne podrobnosti se bodo neizogibno in hitro spremenile. Osredotočite se na širšo sliko.

3. Odločite se, kje bo živela vaša polica

Priporočamo, da pravilnik dodate v priročnik za zaposlene, tako da ga bodo lahko novi zaposleni obravnavali med uvajanjem.

Toda kje bodo do njega dostopali obstoječi zaposleni? Ali bo na intranetu podjetja ali na skupnih diskih? Odvisno od potreb organizacije lahko razmislite tudi o objavi na zunanjem spletnem mestu (kot podjetja, ki so uporabljena kot primeri na koncu tega prispevka!).

4. Zagon (ali ponovni zagon)

Ne glede na to, ali gre za revizijo ali popolnoma nov dokument, morate poskrbeti, da bodo vsi seznanjeni z novimi informacijami, ki jih morajo poznati. Ne glede na to, ali jih boste objavili prek interne e-pošte ali na sestanku vseh zaposlenih, ne pozabite pustiti dovolj prostora in priložnosti za vprašanja.

Če objavljate novo posodobitev, vključite seznam ključnih sprememb in datum revizije.

5. Načrtujte posodobitev za naslednje leto (ali celo naslednje četrtletje)

Neredko zasledimo politike družbenih medijev, ki segajo v temno obdobje iz leta 2013 ali 2011. (To se pozna po tem, da se v njih uporabljajo besedne zveze, kot sta "splet 2.0" in "mikroblogi".)

Družbeni mediji se nenehno spreminjajo, zato bo treba vašo politiko družbenih medijev redno posodabljati. Omrežja in funkcije se spreminjajo, pojavljajo se nova spletna mesta družbenih medijev, druga pa propadajo.

Pravilnik o družabnih medijih ne sme le ležati v predalu (ali v Googlovem dokumentu). Ti pravilniki iz začetka leta 2010 niso mogli predvideti vzpona storitve TikTok ali stalne stopnje povezanosti ljudi z mobilnimi napravami, ki jo imajo zdaj.

Z letnim, polletnim ali celo četrtletnim pregledom boste zagotovili, da bo vaša polica ostala uporabna in ustrezna. Zagotoviti boste morali vsaj, da so vse podrobnosti in kontaktni podatki posodobljeni.

6. Uveljavite ga

Oblikovanje pravilnika o družabnih medijih je odlično, a če ga nihče ne izvaja, zakaj bi se trudili?

Maja je generalni inšpektor ameriške poštne službe objavil razočaranje vzbujajoč pregled kanalov družbenih medijev USPS.

V poročilu so med drugim navedene naslednje ugotovitve:

"... neodobreni računi za 15 poštnih uradov, devet oddelkov, tri prodajne ekipe in več zaposlenih, ki so svoje račune v družabnih medijih uporabljali kot uradne osebe brez ustrezne odobritve."

Zakaj? Ker niso izvajali svojega pravilnika o družabnih medijih.

USPS je nato izdal "opomnik o politiki družbenih medijev" za zaposlene in izvajalce, "da jim je prepovedano govoriti v imenu organizacije na spletnih straneh, blogih in drugih oblikah družbenih medijev brez dovoljenja". Prav tako so opozorili, da "ekipa za družbene medije izvaja rutinske revizije strani, ki trdijo, da predstavljajo poštno službo."

Naučila se nanašajo na družbeno poslušanje in revizije družbenih medijev.

Prvič, vaša politika družabnih medijev mora vključevati urnik rednih revizij za odkrivanje novih računov, ki trdijo, da predstavljajo vaše podjetje.

Drugič, vaša ekipa mora sodelovati pri poslušanju družabnih omrežij. S tem boste ugotovili pogovore v družabnih omrežjih o vaši blagovni znamki in morebitne objave, ki so v nasprotju z vašimi pravili.

Prepričajte se, da vaša socialna politika vključuje podrobnosti o posledicah kršitve zahtev, tako da nihče ne bo presenečen nad disciplinskimi ukrepi, če bo kršil pravila.

Primeri politike družbenih medijev

Včasih je za spodbudo potreben primer iz resničnega sveta. Tukaj je nekaj odličnih zgledov, ki jih lahko uporabite pri oblikovanju lastnega pravilnika o družabnih medijih.

Nordstrom

Nordstromov pravilnik o družabnih medijih je kratek in jedrnat, vendar zajema ključne podrobnosti za zaposlene.

Glavni zaključek: "Za objavljeno vsebino ste lahko pravno odgovorni, zato spoštujte blagovne znamke, blagovne znamke in avtorske pravice."

Gartner

Raziskovalno in svetovalno podjetje Gartner ima trdno politiko družbenih medijev, ki zaposlene spodbuja, da razmislijo o razliki med svojo osebno in poklicno osebnostjo v družbenih medijih.

Ključna ugotovitev: "Medtem ko delujete kot 'strokovna oseba' in se javno predstavljate kot Gartnerjev sodelavec, upoštevajte vsako svojo objavo kot predstavitev blagovne znamke Gartner in ne sebe kot posameznika."

Dell

Družba Dell je oblikovala preprost in jasen pravilnik z dobrimi nasveti za vse, ki uporabljajo družbene medije.

Ključna ugotovitev: "Vse člane ekipe spodbujamo, da govorijo o podjetju ter delijo novice in informacije, vendar lahko le pooblaščeni in usposobljeni predstavniki govorijo v imenu družbe Dell Technologies in izdajajo uradne odgovore podjetja."

Kanadsko odvetniško združenje

Verjetno ni presenetljivo, da so v pravilniku o družabnih medijih združenja odvetnikov in drugih pravnih strokovnjakov precej podrobno opisana pravila in zahteve ter njihova uporaba v zvezi z ustreznim pravom. Kljub temu so smernice lahko razumljive.

Ključni zaključek: "Vse, kar napišete ali objavite na spletu, se lahko deli tudi zunaj določene spletne skupnosti, v kateri sodelujete. Zato vse, kar objavite, oblikujte z mislijo, da lahko to prebere kdor koli."

Vlada Britanske Kolumbije

Ta interaktivni, vizualno prijeten vodnik po politikah vključuje številne primere in vprašanja, o katerih morajo zaposleni razmisliti, ko objavljajo v družabnih medijih. Vsebuje zahtevano raven informacij o politikah, vendar zaposlenim omogoča posredovanje, saj jih spodbuja k razmisleku o tem, kako njihove objave v družabnih medijih vplivajo na sodelavce in delodajalca.

Vir: Vlada Britanske Kolumbije

Ključni zaključek: "Odločitve in navade, ki jih v zvezi z družbenimi mediji sprejemamo v zasebnem življenju, morda niso primerne v delovnem okolju. Zaposlenim se zaupa, da sprejemajo etične odločitve. Vi ste odgovorni, da uporabite svojo najboljšo presojo in se obrnete po pomoč, kadar niste prepričani."

S programom SMMExpert lahko preprosto upravljate vse svoje profile v družabnih medijih. Z eno samo nadzorno ploščo lahko načrtujete in objavljate objave, vključujete sledilce, spremljate ustrezne pogovore, merite rezultate, upravljate svoje oglase in še veliko več.

Začnite z delom

Naredite to bolje z SMMExpert , je vse v enem orodju za družbene medije. Bodite na tekočem, rastite in premagujte konkurenco.