Sosiaalisen median toimintaperiaatteet ovat tärkeä väline jokaiselle organisaatiolle, vaikka organisaatiosi ei käyttäisikään sosiaalista mediaa, sillä työntekijäsi käyttävät sitä lähes varmasti.

Bonus: Hanki ilmainen, mukautettava sosiaalisen median käytäntöjen malli. luoda nopeasti ja helposti ohjeita yrityksellesi ja työntekijöillesi.

Mikä on sosiaalisen median politiikka?

Sosiaalisen median politiikka on yrityksen virallinen asiakirja, jossa annetaan ohjeet ja vaatimukset organisaatiosi sosiaalisen median käytölle. Se kattaa brändisi viralliset kanavat sekä sen, miten työntekijät käyttävät sosiaalista mediaa sekä henkilökohtaisesti että ammatillisesti.

Politiikka koskee kaikkia toimitusjohtajasta kesäharjoittelijoihin, joten sen on oltava helposti ymmärrettävissä. Se voi olla osa laajempaa sosiaalisen median markkinointistrategiaa, tai se voi olla osa perehdytysmateriaalia ja muita yrityksen käytäntöjä.

Miksi tarvitset työntekijöiden sosiaalisen median politiikkaa?

Yrityksen virallinen sosiaalisen median politiikka on tärkeä asiakirja. Se auttaa säilyttämään brändin äänen ja samalla vähentämään sosiaalisen median riskejä. Seuraavassa on joitakin tärkeimpiä syitä sosiaalisen median politiikan käyttöönottoon.

Ylläpidä brändi-identiteettiäsi kaikissa kanavissa

Sinulla on todennäköisesti useita henkilöitä, jotka hallinnoivat useita tilejä useissa eri kanavissa. Vankka sosiaalisen median käytäntö pitää asiat johdonmukaisina ja brändin mukaisina.

Suojaudu oikeudellisilta ja lainsäädännöllisiltä haasteilta

Hyvin laadittu ja täytäntöönpantu sosiaalipolitiikka suojaa sinua sääntöjen ja määräysten rikkomiselta. Niiden rikkomisen seuraukset voivat olla vakavia.

Esimerkiksi vakuutusyhtiö MassMutualille määrättiin 4 miljoonan dollarin sakko, se joutui sosiaalisen median vaatimustenmukaisuustarkastukseen ja se määrättiin tarkistamaan sosiaalisen median käytänteitään sen jälkeen, kun tytäryhtiön MML Investors Servicesin kauppias oli auttanut GameStopin kaupankäyntivimmaa sosiaalisten kanavien kautta.

Monimuotoisuuden ja osallisuuden edistäminen

Kansasin osavaltionyliopisto loi hiljattain opiskelijoille tarkoitetun sosiaalisen median politiikan, jolla pyritään edistämään osallisuutta ja monimuotoisuutta kampuksella. Se kieltää muun muassa verkkokiusaamisen ja doxingin sekä "syrjintää, häirintää tai kostotoimia sisältävät kommentit tai käyttäytymisen".

Hieman myöhässä, mutta tämä artikkeli tekee hyvää työtä keskustelemalla K-Staten uudesta sosiaalisen median politiikasta. Olin iloinen, että minua haastateltiin sitä varten, jotta voisin edistää ja selittää politiikkaa opiskelijoille!

Uusi sosiaalisen median politiikka tarjoaa opiskelijoille ohjausta ja osallisuutta //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) Syyskuu 20, 202

Estä tietoturvaloukkaus

Vankka sosiaalisen median politiikka yhdistettynä asianmukaisiin turvaprotokolliin auttaa suojaamaan tilejäsi phishingiltä, hakkeroinnilta ja huijaritileiltä.

Ehkäise PR-kriisi

Epäselvät sosiaaliset toimintaperiaatteet tai niiden epäjohdonmukainen soveltaminen aiheuttivat ongelmia The Associated Press -lehdelle, kun se antoi äkillisesti potkut toimittajalle Emily Wilderille. Selkeämmät ohjeet toimintaperiaatteiden soveltamisesta ja toimenpiteet rikkomusten käsittelemiseksi olisivat estäneet sen, että tästä olisi tullut merkittävä PR-ongelma.

Lausuntoni irtisanomisestani Associated Pressistä. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vv1lder) Toukokuu 22, 202

Reagoi nopeasti, jos kriisi tai tietoturvaloukkaus tapahtuu.

Parhaista ponnisteluistasi huolimatta rikkomus tai kriisi voi silti tapahtua. Joskus rikkomus tai kriisi tulee organisaation sellaisesta osasta, jolla ei ole mitään tekemistä sosiaalisen median kanssa. Sinun odotetaan silti puuttuvan siihen sosiaalisissa kanavissa. Sosiaalinen politiikka varmistaa, että sinulla on hätätilanteisiin varautumissuunnitelma.

Selvitä työntekijöiden sosiaalisen median vastuut

Tennesseeläiselle tuomarille määrättiin hiljattain rangaistus, koska hän oli lähettänyt sopimattomia viestejä naisille tileiltä, joilla hän näkyi tuomarin kaavussaan. Rangaistuskirjeessä todetaan:

"Tuomareilta odotetaan, että he noudattavat aina korkeimpia käytöstapoja ja tuomarinviran arvokkuutta ... Sosiaalisen median käyttö ei ole poikkeus tästä periaatteesta."

Se jatkuu:

"Pidättäydyt käyttämästä kuvaa itsestäsi tuomaripuvussa profiilikuvana missä tahansa sosiaalisen median alustalla, ellet hoida tuomioistuimen asioita."

Et voi olettaa, että työntekijät tai osakkaat tekevät oikean ratkaisun sosiaalisessa mediassa, ellet sano sitä erikseen. Jos esimerkiksi et halua, että he postaavat, kun heillä on työasu päällä, sano se.

Kannusta työntekijöitäsi vahvistamaan brändisi viestiä.

Selkeä sosiaalinen politiikka auttaa työntekijöitä tietämään, mitä he voivat ja mitä heidän pitäisi jakaa sosiaalisessa mediassa ja mitä heidän pitäisi jättää väliin.

Aikatauluta viestit, keskustele asiakkaiden kanssa ja seuraa suoritustasi. Yhdessä paikassa. Kasvata liiketoimintaasi nopeammin SMMExpertin avulla.

Mitä sosiaalisen median toimintaperiaatteiden tulisi sisältää?

1. Roolit ja vastuualueet

Kuka omistaa mitäkin sosiaalisia tilejä? Kuka hoitaa mitäkin vastuualueita päivittäin, viikoittain tai tarpeen mukaan? Voi olla hyödyllistä sisällyttää avainroolien nimet ja sähköpostiosoitteet, jotta muiden tiimien työntekijät tietävät, keneen ottaa yhteyttä.

Tehtäviin voi kuulua:

• Postitus ja sitoutuminen
• Asiakaspalvelu
• Strategia ja suunnittelu
• Mainonta
• Turvallisuus ja salasanat
• Seuranta ja kuuntelu
• Hyväksynnät (oikeudelliset, taloudelliset tai muut)
• Kriisinhallinta
• Sosiaalisen median koulutus

Tässä osiossa olisi ainakin määriteltävä, kuka voi puhua brändisi puolesta sosiaalisessa mediassa ja kuka ei.

2. Turvaprotokollat

Kuten edellä mainittiin, sosiaalisen median tietoturvariskejä on paljon. Tässä osiossa sinulla on mahdollisuus antaa ohjeita niiden tunnistamiseen ja käsittelemiseen.

Käsiteltäviä aiheita voivat olla esimerkiksi:

• Kuinka usein tilisi salasanoja vaihdetaan?
• Kuka niitä ylläpitää ja kenellä on pääsy niihin?
• Kuinka usein organisaatio-ohjelmistosi päivitetään?
• Mitä laitteita verkossa voidaan käyttää?
• Voivatko työntekijät käyttää henkilökohtaisia sosiaalisia tilejä toimiston tietokoneilla?
• Kenen puoleen työntekijöiden tulisi kääntyä, jos he haluavat laajentaa huolenaihetta?

3. Toimintasuunnitelma turvallisuus- tai PR-kriisiä varten

Sosiaalisen median toimintaperiaatteiden yksi tavoite on ehkäistä sosiaalisen median kriisinhallintasuunnitelman tarve. On kuitenkin parasta, että sinulla on molemmat.

Harkitse, pitäisikö nämä olla kaksi erillistä asiakirjaa, varsinkin jos sosiaalisen median toimintaperiaatteet julkaistaan julkisesti.

Kriisinhallintasuunnitelman tulisi sisältää:

• Ajantasainen hätäyhteystietoluettelo, jossa on eritelty roolit: sosiaalisen median tiimi, laki- ja PR-asiantuntijat aina C-tason päättäjiin asti.
• Ohjeet kriisin laajuuden määrittämiseksi
• Sisäinen viestintäsuunnitelma
• Vastausten hyväksymisprosessi

Ennakkovalmistelut parantavat reagointiaikaa ja vähentävät stressiä kriisin välittömässä hallinnassa oleville henkilöille.

4. Lain noudattamista koskeva ohjeistus.

Yksityiskohdat vaihtelevat maittain tai jopa osavaltioittain. Säännellyillä aloilla toimivien organisaatioiden vaatimukset ovat paljon tiukemmat. Muista ottaa yhteyttä lakimieheesi tämän osan osalta.

Vähintäänkin vakuutuskäytäntösi tulisi koskea seuraavia asioita:

• Miten noudattaa tekijänoikeuslakia sosiaalisessa mediassa, erityisesti kun käytetään kolmansien osapuolten sisältöä?
• Miten asiakastietoja ja muita yksityisiä tietoja käsitellään
• Suositteluja tai markkinointiväitteitä koskevat rajoitukset tai vastuuvapauslausekkeet.
• Organisaationne sisäisten tietojen luottamuksellisuus

5. Työntekijöiden henkilökohtaisia sosiaalisen median tilejä koskevat ohjeet

Edellä mainittu tuomari oppi vasta viranomaisten nuhteen jälkeen, ettei hänen pitäisi käyttää kaapujaan profiilikuvassaan henkilökohtaisilla tileillään. Älä jätä työntekijöitä epätietoisiksi siitä, mitä heiltä odotetaan.

Et tietenkään voi olla liian ankara sen suhteen, miten työntekijät käyttävät henkilökohtaisia sosiaalisia tilejään. Varsinkin, jos satunnainen tarkkailija ei voi tunnistaa heitä yrityksesi työntekijöiksi. Seuraavassa on joitakin yleisiä sosiaalisen median käytäntöjä, jotka liittyvät työntekijöiden tileihin:

• Ohjeet työpaikan sisällön esittämisestä
• Ohjeet yhdenmukaisen ulkoasun sisällöstä
• Voiko yrityksen mainita profiilin elämäkerrassa?
• Jos vastaus on kyllä, mitä vastuuvapauslausekkeita vaaditaan siitä, että sisältö edustaa pikemminkin henkilökohtaisia kuin yrityksen mielipiteitä.
• Vaatimus tunnistautua työntekijäksi keskusteltaessa yrityksestä tai kilpailijoista.

6. Työntekijöiden edunvalvontaa koskevat suuntaviivat

Sosiaalisen median tiimisi puhuu brändisi ääntä luultavasti unissaan. Ja viralliset tiedottajasi ovat valmiita vastaamaan vaikeisiin kysymyksiin lennossa. Mutta entä kaikki muut?

Työstään innostuneet työntekijät voivat olla parhaita puolestapuhujia sosiaalisessa mediassa.

Bonus: Hanki ilmainen, mukautettava sosiaalisen median käytäntöjen malli. voit luoda nopeasti ja helposti ohjeita yrityksellesi ja työntekijöillesi.

He eivät kuitenkaan aina tiedä tarkalleen, mitä on sopivaa sanoa ja milloin. Et esimerkiksi halua, että liian innokas työntekijä kertoo uudesta tuotteesta tai ominaisuudesta ennen kuin se lanseerataan. Kun tuote tai ominaisuus on otettu käyttöön, haluat, että hänellä on kaikki tarvittavat välineet, jotta hän voi jakaa sen maailman kanssa.

Eräitä tärkeitä kohtia, jotka on hyvä sisällyttää vakuutuksen tähän osaan, ovat:

• Onko sinulla hyväksytty sisältökirjasto ja miten työntekijät pääsevät siihen käsiksi?
• Saavatko työntekijät olla yhteydessä ihmisiin, jotka mainitsevat brändin sosiaalisessa mediassa?
• Miten työntekijöiden tulisi suhtautua yritystä koskeviin negatiivisiin kommentteihin sosiaalisessa mediassa ja kenelle heidän tulisi ilmoittaa asiasta?

Miten ottaa käyttöön sosiaalisen median politiikka työntekijöille

1. Lataa sosiaalisen median toimintamallimme

Se on ilmainen, ja siinä kysytään kaikki kysymykset, joita tarvitset aloitusta varten.

Bonus: Hanki ilmainen, mukautettava sosiaalisen median käytäntöjen malli. voit luoda nopeasti ja helposti ohjeita yrityksellesi ja työntekijöillesi.

2. Pyydä sidosryhmiltä palautetta

Voit luultavasti saada joitakin hyviä ideoita ainutlaatuisista tarpeistasi:

• tuotteesi tehokäyttäjät
• markkinointitiimi
• sosiaalitiimi
• HR-tiimi
• kaikki julkiset puhujat
• oikeudellinen tiimisi

Älä unohda ottaa vakituisia työntekijöitä mukaan keskusteluun, sillä loppujen lopuksi tämä politiikka vaikuttaa heihin kaikkiin.

Tämä ei tarkoita, että sinun tarvitsee saada palautetta jokaiselta yksittäiseltä työntekijältä, mutta pyydä palautetta tiimipäälliköiltä, ammattiliiton edustajilta tai muilta työntekijäryhmiä edustavilta henkilöiltä, jotta he voivat kertoa sinulle ideoistaan, kysymyksistään tai huolenaiheistaan.

Esimerkiksi BBC:ltä olisi säästynyt paljon päänvaivaa, kun se julkaisi uuden sosiaalisen median toimintalinjansa, jos se olisi kuullut enemmän henkilökunnan toimittajia.

Politiikassa todetaan muun muassa seuraavaa:

"Jos työsi edellyttää puolueettomuuden säilyttämistä, älä ilmaise henkilökohtaista mielipidettäsi julkiseen politiikkaan, politiikkaan tai 'kiistanalaisiin aiheisiin' liittyvistä asioista."

Kansallinen journalistiliitto National Union of Journalists sanoi kuitenkin olevansa huolissaan:

"Muutokset voivat rajoittaa yksilöiden mahdollisuuksia osallistua ja sitoutua heille tärkeisiin asioihin - olipa kyse sitten ammattiliitosta, yhteisöstä tai Priden kaltaisista tapahtumista."

Tämä olisi todennäköisesti voitu ratkaista ennen kuin politiikka tuli voimaan, sen sijaan että se olisi ollut julkisesti esillä jälkikäteen.

#NUJ Michelle Stanistreet sanoi: "On pettymys, ettei henkilöstöjärjestöjä kuultu sosiaalisen median sääntömuutoksista, ja otamme esille kaikki huolenaiheet, jotka NUJ:n jäsenet ja edustajat ovat jakaneet kanssamme, kun tapaamme #BBC:n." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) lokakuu 30, 2020

Kun laadit toimintapolitiikkasi, älä jumiudu opetusohjelmiin tai yksityiskohtiin. Yksityiskohdat muuttuvat väistämättä ja nopeasti. Keskity kokonaiskuvaan.

3. Päätä, missä vakuutuksesi sijaitsee

Suosittelemme, että lisäät käytäntösi työntekijöiden käsikirjaan, jotta uudet työntekijät voivat käydä sen läpi perehdytyksen aikana.

Mutta missä nykyiset työntekijät pääsevät siihen käsiksi? Onko se yrityksen intranetissä tai jaetuissa asemissa? Organisaatiosi tarpeista riippuen voit harkita sen julkaisemista myös ulkoisella verkkosivustollasi (kuten tämän viestin lopussa esimerkkeinä käytetyt yritykset!).

4. Käynnistä se (tai käynnistä se uudelleen).

Olipa kyse sitten tarkistetusta tai kokonaan uudesta asiakirjasta, haluat varmistaa, että kaikki tietävät, että on olemassa uutta tietoa, joka heidän on tiedettävä. Ilmoititpa asiasta sisäisellä sähköpostilla tai koko henkilöstön kokouksessa, varmista, että jätät runsaasti tilaa ja tilaisuuksia kysymyksille.

Jos julkaiset uuden päivityksen, sisällytä siihen luettelo tärkeimmistä muutoksista ja päivityspäivämäärä.

5. Suunnittele päivitys ensi vuodeksi (tai jopa seuraavaksi vuosineljännekseksi).

Ei ole harvinaista nähdä sosiaalisen median käytäntöjä, jotka ovat peräisin vuoden 2013 tai 2011 pimeältä aikakaudelta. (Sen huomaa siitä, että niissä käytetään muotisanoja kuten "Web 2.0" ja "mikroblogit".)

Sosiaalinen media on jatkuvassa muutoksessa, ja sosiaalisen median käytäntöjäsi on päivitettävä säännöllisesti. Verkostot ja toiminnot muuttuvat, uusia sosiaalisen median sivustoja syntyy ja toisia lakkautetaan.

Sosiaalisen median käytäntösi ei voi jäädä vain laatikkoon (tai Google-dokumenttiin). 2010-luvun alun käytännöt eivät ole osanneet ennakoida TikTokin nousua tai sitä, että ihmiset ovat nykyään jatkuvasti yhteydessä mobiililaitteisiinsa.

Sitoutumalla vuosittaiseen, puolivuosittaiseen tai jopa neljännesvuosittaiseen tarkistukseen varmistat, että vakuutuskirjasi pysyy hyödyllisenä ja merkityksellisenä. Ainakin haluat varmistaa, että kaikki tiedot ja yhteystiedot ovat ajan tasalla.

6. Pane se täytäntöön

Sosiaalisen median toimintaperiaatteiden laatiminen on hienoa, mutta jos kukaan ei valvo niiden noudattamista, miksi vaivautua?

Toukokuussa U.S. Postal Service Inspector General julkaisi pettymyksen tuottavan katsauksen USPS:n sosiaalisen median kanavista.

Raportissa todetaan muun muassa seuraavaa:

"... 15 postitoimiston, yhdeksän osaston ja kolmen myyntitiimin hyväksymättömät tilit sekä useita työntekijöitä, jotka käyttivät sosiaalisen median tilejään virallisesti ilman asianmukaista hyväksyntää."

Miksi? Koska he eivät noudattaneet sosiaalisen median käytäntöjään.

Tämän jälkeen USPS julkaisi "sosiaalisen median käytäntöjen muistutuksen" työntekijöille ja urakoitsijoille, "että he eivät saa puhua organisaation puolesta verkkosivustoilla, blogeissa ja muissa sosiaalisen median muodoissa ilman lupaa." He totesivat myös, että "sosiaalisen median tiimi tekee rutiinitarkastuksia sivustoille, jotka väittävät edustavansa postipalvelua."

Tässä esitetyt opetukset liittyvät sosiaalisen kuuntelun ja sosiaalisen median auditointeihin.

Sosiaalisen median käytäntöihin tulisi ensinnäkin sisällyttää säännöllisiä tarkastuksia, joiden avulla tunnistetaan uudet tilit, jotka väittävät edustavansa yritystäsi.

Toiseksi, tiimisi pitäisi kuunnella sosiaalista mediaa, jotta tunnistat brändiäsi koskevat sosiaaliset keskustelut ja kaikki viestit, jotka ovat vastoin käytäntöjäsi.

Varmista, että sosiaalipolitiikkasi sisältää yksityiskohtaiset tiedot vaatimusten rikkomisen seurauksista, jotta kukaan ei joudu yllättymään kurinpitotoimista, jos sääntöjä rikotaan.

Esimerkkejä sosiaalisen median politiikasta

Joskus mikään ei ole niin hyvä kuin käytännön esimerkki, jotta asiat lähtevät liikkeelle. Tässä on muutamia hyviä esimerkkejä, joista voit ottaa mallia, kun laadit omaa sosiaalisen median politiikkaasi.

Nordstrom

Nordstromin sosiaalisen median toimintaohjeet ovat lyhyet ja ytimekkäät, mutta ne kattavat työntekijöille tärkeimmät yksityiskohdat.

Tärkein opetus: "Saatat olla oikeudellisesti vastuussa julkaisemastasi sisällöstä, joten kunnioita tuotemerkkejä, tavaramerkkejä ja tekijänoikeuksia."

Gartner

Tutkimus- ja neuvontayhtiö Gartnerilla on vankka sosiaalisen median politiikka, joka kannustaa työntekijöitä pohtimaan eroa henkilökohtaisen ja ammatillisen persoonansa välillä sosiaalisessa mediassa.

Keskeinen huomio: "Vaikka käyttäisit ammatillista persoonaasi ja esittäisit itsesi julkisesti Gartnerin työntekijänä, pidä jokaista tekemääsi viestiä Gartnerin brändin edustajana etkä itseäsi yksilönä."

Dell

Dell on laatinut yksinkertaisen ja suoraviivaisen toimintaohjeen, joka sisältää hyviä neuvoja kaikille sosiaalisen median käyttäjille.

Keskeistä: "Kaikkia tiimin jäseniä kannustetaan puhumaan yrityksestä ja jakamaan uutisia ja tietoja, mutta vain valtuutetut ja koulutetut tiedottajat voivat puhua Dell Technologiesin puolesta ja antaa yrityksen virallisia vastauksia."

Kanadan asianajajaliitto

Ei liene yllätys, että asianajajien ja muiden lakimiesammattilaisten yhdistyksen sosiaalisen median toimintaohjeet ovat melko yksityiskohtaisia sääntöjen ja vaatimusten osalta ja sen osalta, miten niitä sovelletaan asiaankuuluvaan lainsäädäntöön. Ohjeet ovat kuitenkin helposti ymmärrettävissä.

Tärkein opetus: "Kaikki, mitä kirjoitat tai julkaiset verkossa, voidaan jakaa myös sen verkkoyhteisön ulkopuolella, johon olet osallistunut. Siksi on syytä ottaa huomioon, että kaikki julkaisemasi viestit voivat olla kenen tahansa luettavissa."

Brittiläisen Kolumbian hallitus

Tämä interaktiivinen, visuaalisesti miellyttävä toimintaohje sisältää monia esimerkkejä ja kysymyksiä, joita työntekijöiden kannattaa miettiä, kun he julkaisevat viestejä sosiaalisessa mediassa. Siinä on tarvittava määrä tietoa toimintaperiaatteista, mutta se antaa työntekijöille virastoa rohkaisemalla heitä miettimään, miten heidän sosiaaliset viestinsä vaikuttavat heidän kollegoihinsa ja työnantajaan.

Lähde: Brittiläisen Kolumbian hallitus

Keskeinen johtopäätös: "Henkilökohtaisessa elämässämme tekemämme valinnat ja kehittämämme tavat sosiaalisen median suhteen eivät välttämättä ole sopivia työympäristössä. Työntekijöiden uskotaan tekevän eettisiä valintoja. Sinun vastuullasi on käyttää parasta harkintakykyäsi ja pyytää apua, kun olet epävarma."

Hallinnoi kaikkia sosiaalisen median profiilejasi helposti SMMExpertin avulla. Yhdellä kojelaudalla voit ajoittaa ja julkaista viestejä, sitouttaa seuraajasi, seurata asiaankuuluvia keskusteluja, mitata tuloksia, hallita mainoksia ja paljon muuta.

Aloita

Tee se paremmin SMMExpert ... kaikki yhdessä sosiaalisen median työkalu. Pysy ajan tasalla, kasva ja päihitä kilpailijasi.