Sosyal medya politikası her kurum için çok önemli bir araçtır - kurumunuz sosyal medya kullanmıyor olsa bile. Çünkü çalışanlarınız neredeyse kesinlikle kullanıyor.

Bonus: Ücretsiz, özelleştirilebilir bir sosyal medya politikası şablonu edinin şirketiniz ve çalışanlarınız için hızlı ve kolay bir şekilde kılavuzlar oluşturmak için.

Sosyal medya politikası nedir?

Sosyal medya politikası, kuruluşunuzun sosyal medya kullanımı için yönergeler ve gereksinimler sağlayan resmi bir şirket belgesidir. Markanızın resmi kanallarının yanı sıra çalışanların sosyal medyayı hem kişisel hem de profesyonel olarak nasıl kullandıklarını da kapsar.

Politika, CEO'dan yaz stajyerlerine kadar herkes için geçerlidir, bu nedenle anlaşılması kolay olmalıdır. Daha geniş bir sosyal medya pazarlama stratejisinin bir parçası olabilir veya işe alım materyalleri ve diğer şirket politikalarıyla birlikte uygulanabilir.

Çalışanlar için neden bir sosyal medya politikasına ihtiyacınız var?

Resmi bir şirket sosyal medya politikası önemli bir belgedir. Sosyal medya risklerini azaltırken markanızın sesini korumanıza yardımcı olur. İşte bir sosyal medya politikası uygulamak için en önemli nedenlerden bazıları.

Marka kimliğinizi kanallar arasında koruyun

Muhtemelen birden fazla kanalda birden fazla hesabı yöneten birden fazla çalışanınız vardır. Sağlam bir sosyal medya politikası her şeyin tutarlı ve markaya uygun olmasını sağlar.

Kendinizi yasal ve düzenleyici zorluklardan koruyun

İyi hazırlanmış ve uygulanmış bir sosyal politika sizi kurallara ve düzenlemelere aykırı davranmaktan korur. Bunları ihlal etmenin sonuçları büyük olabilir.

Örneğin, sigorta şirketi MassMutual, iştiraki MML Investors Services'in bir tüccarının sosyal kanallar aracılığıyla GameStop ticaret çılgınlığını körüklemesinin ardından 4 milyon dolar para cezasına çarptırıldı, sosyal medya uyumluluk incelemesine tabi tutuldu ve sosyal medya politikalarını gözden geçirmesi emredildi.

Çeşitliliği ve kapsayıcılığı kolaylaştırmak

Kansas Eyalet Üniversitesi kısa bir süre önce kampüste kapsayıcılığı ve çeşitliliği kolaylaştırmak amacıyla öğrenciler için bir sosyal medya politikası oluşturdu. Diğer gerekliliklerin yanı sıra, siber zorbalık ve doxing ile "ayrımcılık, taciz [veya] misilleme teşkil eden yorum veya davranışları" yasaklıyor.

Bu konuda biraz geç kaldım ama bu makale K-State'in yeni sosyal medya politikasını tartışarak harika bir iş çıkarıyor. Politikayı öğrencilere tanıtmanın ve açıklamanın bir yolu olarak röportaj yapmaktan mutluluk duydum!

Yeni sosyal medya politikası öğrencilere rehberlik ve kapsayıcılık sunuyor //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) 20 Eylül 202

Güvenlik ihlalini önleyin

Uygun güvenlik protokolleriyle birlikte sağlam bir sosyal medya politikası, hesaplarınızı kimlik avı, bilgisayar korsanlığı ve sahtekar hesaplara karşı korumaya yardımcı olur.

Bir PR krizini önleyin

Belirsiz sosyal politikalar veya bu politikaların tutarsız bir şekilde uygulanması, gazeteci Emily Wilder'ı aniden işten çıkaran Associated Press için sorunlara neden olmuştur. Politikaların uygulanmasına yönelik daha net yönergeler ve ihlallerin ele alınmasına yönelik adımlar, bunun önemli bir halkla ilişkiler sorunu haline gelmesini önleyebilirdi.

Associated Press'teki görevime son verilmesine ilişkin açıklamam. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vv1lder) 22 Mayıs 202

Bir kriz veya ihlal meydana gelirse hızlı bir şekilde yanıt verin

En iyi çabalarınıza rağmen, bir ihlal veya kriz yine de meydana gelebilir. Bazen ihlal veya kriz, kuruluşun sosyal medya ile ilgisi olmayan bir bölümünden kaynaklanır. Yine de bunu sosyal kanallarda ele almanız beklenecektir. Bir sosyal politika, bir acil durum müdahale planınızın olduğundan emin olmanızı sağlar.

Çalışanların sosyal medya sorumluluklarını netleştirin

Tennessee'de bir yargıç, kendisini yargıç cübbesiyle gösteren hesaplardan kadınlara uygunsuz mesajlar gönderdiği için kısa süre önce cezalandırıldı. Kınama mektubunda şöyle deniyor:

"Yargıçlardan her zaman en yüksek davranış standartlarını ve yargı makamının saygınlığını korumaları beklenir... Sosyal medya kullanımı için bu ilkenin bir istisnası yoktur."

Devam ediyor:

"Mahkeme işlerini yürütmediğiniz sürece, herhangi bir sosyal medya platformunda profil resmi olarak yargı cübbenizle çekilmiş bir fotoğrafınızı kullanmaktan kaçınacaksınız."

Özellikle belirtmediğiniz sürece, çalışanların veya iş ortaklarının sosyal medyada doğru kararı vereceğini varsayamazsınız. Örneğin, üniformalarını giyerken paylaşım yapmalarını istemiyorsanız, bunu söyleyin.

Çalışanlarınızı markanızın mesajını güçlendirmeleri için teşvik edin

Tüm bunlarla birlikte, çalışanlarınızı sosyal medyada marka mesajınızı güçlendirmekten caydırmak istemezsiniz. Net bir sosyal politika, çalışanların sosyal medyada neleri paylaşabileceklerini ve paylaşmaları gerektiğini ve neleri atlamaları gerektiğini bilmelerine yardımcı olur.

Gönderileri planlayın, müşterilerle konuşun ve performansınızı takip edin SMMExpert ile işinizi tek bir yerde daha hızlı büyütün.

Sosyal medya politikanız neleri içermelidir?

1. Roller ve sorumluluklar

Hangi sosyal hesapların sahibi kim? Günlük, haftalık veya ihtiyaç duyulduğunda hangi sorumlulukları kim üstleniyor? Diğer ekiplerdeki çalışanların kiminle iletişime geçeceklerini bilmeleri için kilit rollerin adlarını ve e-posta adreslerini eklemek yararlı olabilir.

Kapsanacak sorumluluklar şunları içerebilir:

• Paylaşım ve etkileşim
• Müşteri Hizmetleri
• Strateji ve planlama
• Reklamcılık
• Güvenlik ve şifreler
• İzleme ve dinleme
• Onaylar (yasal, mali veya başka türlü)
• Kriz müdahalesi
• Sosyal medya eğitimi

En azından bu bölüm, sosyal medyada markanız adına kimin konuşabileceğini ve kimin konuşamayacağını belirlemelidir.

2. Güvenlik protokolleri

Yukarıda da belirtildiği gibi, çok sayıda sosyal medya güvenlik riski bulunmaktadır. Bu bölümde, bunları belirleme ve bunlarla başa çıkma konusunda rehberlik sağlama fırsatına sahipsiniz.

Kapsanacak konular şunları içerebilir:

• Hesap şifreleriniz ne sıklıkla değiştiriliyor?
• Bunları kim koruyor ve bunlara kim erişebiliyor?
• Kurumsal yazılımınız ne sıklıkla güncelleniyor?
• Ağınızda hangi cihazlar kullanılabilir?
• Çalışanlar ofis bilgisayarlarında kişisel sosyal hesaplarını kullanabilir mi?
• Çalışanlar bir endişelerini dile getirmek istediklerinde kiminle konuşmalıdır?

3. Bir güvenlik veya halkla ilişkiler krizi için eylem planı

Sosyal medya politikanızın bir amacı da sosyal medya kriz yönetimi planına ihtiyaç duyulmasını önlemektir. Ancak her ikisine de sahip olmak en iyisidir.

Özellikle sosyal medya politikanız kamuya açık olarak yayınlanacaksa, bunların iki ayrı belge olup olmaması gerektiğini düşünün.

Kriz yönetimi planınız şunları içermelidir:

• Belirli rolleri içeren güncel bir acil durum irtibat listesi: sosyal medya ekibi, hukuk ve halkla ilişkiler uzmanları - C düzeyindeki karar vericilere kadar
• Krizin kapsamını belirlemeye yönelik kılavuz ilkeler
• Bir iç iletişim planı
• Yanıt için bir onay süreci

Önceden hazırlıklı olmak müdahale sürenizi iyileştirecek ve krizi doğrudan yönetenlerin stresini azaltacaktır.

4. Yasalara nasıl uyulacağına dair bir taslak

Ayrıntılar ülkeden ülkeye ve hatta eyaletten eyalete değişecektir. Düzenlemeye tabi sektörlerdeki kuruluşlar için gereklilikler çok daha katıdır. Bu bölüm için hukuk danışmanınıza danıştığınızdan emin olun.

Politikanız en azından aşağıdakilere değinmelidir:

• Özellikle üçüncü taraf içeriği kullanırken sosyal medyada telif hakkı yasasına nasıl uyulur?
• Müşteri bilgilerinin ve diğer özel verilerin nasıl ele alınacağı
• Referanslar veya pazarlama iddiaları için gerekli kısıtlamalar veya feragatnameler
• Kuruluşunuzun iç bilgilerine ilişkin gizlilik

5. Çalışanların kişisel sosyal medya hesapları için rehberlik

Yukarıda bahsi geçen yargıcın kişisel hesaplarındaki profil fotoğrafında cübbesini kullanmaması gerektiğini öğrenmesi için yetkililerden azar işitmesi gerekti. Çalışanları kendilerinden ne beklendiği konusunda karanlıkta bırakmayın.

Elbette, çalışanların kişisel sosyal hesaplarını nasıl kullandıkları konusunda çok acımasız olamazsınız. Özellikle de sıradan bir gözlemcinin onları şirketinizin bir çalışanı olarak tanımlamasının bir yolu yoksa. İşte çalışanların hesaplarıyla ilgili bazı yaygın sosyal medya politikası unsurları:

• İşyerini gösteren içerikle ilgili yönergeler
• Üniformayı gösteren içerikle ilgili yönergeler
• Profil biyografilerinde şirketten bahsetmenin uygun olup olmadığı
• Evet ise, kurumsal görüşlerden ziyade kişisel görüşleri temsil eden içerik hakkında hangi feragatnameler gereklidir?
• Şirket veya rakipler hakkında konuşurken kendilerini çalışan olarak tanıtma zorunluluğu

6. Çalışan savunuculuğu kılavuzları

Sosyal medya ekibiniz muhtemelen uykusunda markanızın sesini konuşuyordur. Resmi sözcüleriniz de zor soruları anında yanıtlamaya hazırdır. Peki ya diğer herkes?

İşlerinden heyecan duyan çalışanlar, sosyal medyada en iyi savunucularınızdan bazıları olabilir.

Bonus: Ücretsiz, özelleştirilebilir bir sosyal medya politikası şablonu edinin şirketiniz ve çalışanlarınız için hızlı ve kolay bir şekilde kılavuzlar oluşturmak için.

Ancak her zaman neyin ne zaman söylenmesinin uygun olduğunu tam olarak bilemeyebilirler. Örneğin, yeni bir ürün veya özellik piyasaya sürülmeden önce aşırı hevesli bir çalışanın bu konuda paylaşım yapmasını istemezsiniz. Ancak bu özellik kullanıma sunulduğunda, bunu dünyayla paylaşmak için ihtiyaç duydukları tüm araçlara sahip olmalarını istersiniz.

Poliçenizin bu bölümüne dahil etmeniz gereken bazı önemli maddeler şunlardır:

• Onaylı bir içerik kitaplığınız var mı ve çalışanlar buna nasıl erişebilir?
• Çalışanların sosyal medyada markadan bahseden kişilerle etkileşime geçmesine izin veriliyor mu?
• Çalışanlar sosyal medyada şirketle ilgili olumsuz yorumlarla nasıl başa çıkmalı ve kimi bilgilendirmeli?

Çalışanlar için bir sosyal medya politikası nasıl uygulanır?

1. Sosyal medya politikası şablonumuzu indirin

Ücretsizdir ve başlamak için ihtiyacınız olan tüm soruları sorar.

Bonus: Ücretsiz, özelleştirilebilir bir sosyal medya politikası şablonu edinin şirketiniz ve çalışanlarınız için hızlı ve kolay bir şekilde kılavuzlar oluşturmak için.

2. Paydaşlardan girdi isteyin

Muhtemelen benzersiz ihtiyaçlarınız hakkında bazı harika fikirler edinebilirsiniz:

• ürününüzün güçlü kullanıcıları
• pazarlama eki̇bi̇
• sosyal eki̇p
• İK ekibi
• herhangi bir kamu sözcüsü
• hukuk ekibiniz

Çalışanlarınızı da bu tartışmaya dahil etmeyi unutmayın. Ne de olsa bu politika hepsini etkiliyor.

Bu, her bir çalışandan geri bildirim almanız gerektiği anlamına gelmez. Ancak ekip liderlerinden, sendika temsilcilerinden veya çalışan gruplarını temsil edebilecek diğer kişilerden herhangi bir fikir, soru veya endişeyi size bildirmeleri için girdi alın.

Örneğin, yeni sosyal medya politikasını yayınlarken çalışan gazetecilere daha fazla danışılması BBC'yi pek çok baş ağrısından kurtarabilirdi.

Diğer kuralların yanı sıra, politika şunları belirtmektedir:

"İşiniz tarafsızlığınızı korumanızı gerektiriyorsa, kamu politikası, siyaset veya 'tartışmalı konular' hakkında kişisel görüşlerinizi ifade etmeyin."

Ancak Ulusal Gazeteciler Sendikası endişeleri olduğunu söyledi:

"Değişiklikler, bireylerin ister sendikalarında, ister topluluklarında, isterse de Onur Yürüyüşü gibi etkinliklerde olsun, kendileri için önemli olan konulara anlamlı bir şekilde katılma ve bu konularla ilgilenme becerilerini kısıtlayabilir."

Bu durum, olaydan sonra kamuoyu önünde tartışılmak yerine, muhtemelen politika yürürlüğe girmeden önce çözülebilirdi.

#NUJ Michelle Stanistreet şunları söyledi: "Sosyal medya kural değişiklikleri konusunda personel sendikalarına danışılmamış olması hayal kırıklığı yaratıyor ve #BBC ile görüştüğümüzde NUJ üyeleri ve temsilcilerinin bizimle paylaştığı tüm endişeleri dile getireceğiz." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) 30 Ekim 2020

Politikanızı hazırlarken, eğitimlere veya ayrıntılara takılmayın. Küçük ayrıntılar kaçınılmaz olarak ve hızla değişecektir. Büyük resme odaklanın.

3. Poliçenizin nerede yaşayacağına karar verin

Politikanızı çalışan el kitabınıza eklemenizi şiddetle tavsiye ederiz, böylece yeni işe alınanlar işe alım sırasında bu politika üzerinde çalışabilirler.

Ancak mevcut çalışanlar buna nereden erişecek? Şirketinizin intranetinde mi yoksa paylaşılan sürücülerde mi yer alacak? Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına bağlı olarak, bunu harici web sitenizde de yayınlamayı düşünebilirsiniz (bu yazının sonunda örnek olarak kullanılan şirketler gibi!).

4. Başlatın (veya yeniden başlatın)

İster bir revizyon isterse yepyeni bir belge olsun, herkesin bilmesi gereken yeni bilgiler olduğundan haberdar olmasını sağlamak isteyeceksiniz. İster şirket içi e-posta yoluyla ister tüm çalışanların katıldığı bir toplantıda duyurun, sorular için bolca alan ve fırsat bıraktığınızdan emin olun.

Yeni bir güncelleme yayınlıyorsanız, önemli değişikliklerin bir listesini ve revizyon tarihini ekleyin.

5. Gelecek yıl (hatta gelecek çeyrek) için bir güncelleme planlayın

Geçmişi 2013 veya 2011'in karanlık çağlarına dayanan sosyal medya politikaları görmek nadir değildir. ("Web 2.0" ve "mikrobloglar" gibi moda sözcükler kullandıkları için bunu anlayabilirsiniz.)

Sosyal medya sürekli bir değişim içindedir ve sosyal medya politikanızın düzenli olarak güncellenmesi gerekecektir. Ağlar ve işlevler değişir, yeni sosyal medya siteleri ortaya çıkar ve diğerleri çöker.

Sosyal medya politikanız bir çekmecede (veya bir Google Doc'ta) öylece duramaz. 2010'ların başındaki bu politikalar TikTok'un yükselişini veya insanların artık mobil cihazlarıyla kurdukları sürekli bağlantı düzeyini tahmin edemezdi.

Yıllık, iki yılda bir veya hatta üç ayda bir gözden geçirme taahhüdünde bulunmak, poliçenizin yararlı ve güncel kalmasını sağlayacaktır. En azından, tüm ayrıntıların ve iletişim bilgilerinin güncel olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.

6. Uygulayın

Bir sosyal medya politikası oluşturmak harikadır. Ancak kimse bunu uygulamıyorsa, neden zahmet edesiniz ki?

Mayıs ayında ABD Posta Hizmetleri Genel Müfettişi, USPS sosyal medya kanallarına ilişkin hayal kırıklığı yaratan bir inceleme yayınladı.

Raporda diğer bulguların yanı sıra şu hususlara da dikkat çekilmiştir:

"... 15 postane, dokuz departman, üç satış ekibi için onaylanmamış hesaplar ve sosyal medya hesaplarını uygun onay olmadan resmi bir sıfatla kullanan çok sayıda çalışan."

Neden mi? Çünkü sosyal medya politikalarını uygulamıyorlardı.

USPS daha sonra çalışanlarına ve yüklenicilerine "web sitelerinde, bloglarda ve diğer sosyal medya türlerinde izin almadan kurum adına konuşmalarının yasak olduğunu" hatırlatan bir "sosyal medya politikası" yayınladı. Ayrıca "sosyal medya ekibinin Posta Hizmetini temsil ettiğini iddia eden sitelere rutin denetimler yaptığını" da belirttiler.

Buradaki dersler sosyal dinleme ve sosyal medya denetimleri ile ilgilidir.

İlk olarak, sosyal medya politikanız, şirketinizi temsil ettiğini iddia eden yeni hesapları tespit etmek için düzenli bir denetim programı içermelidir.

İkinci olarak, ekibiniz sosyal dinleme yapmalıdır. Bu, markanız hakkındaki sosyal konuşmaları ve politikanıza aykırı olan paylaşımları belirleyecektir.

Sosyal politikanızın, gereklilikleri ihlal etmenin sonuçlarına ilişkin ayrıntıları içerdiğinden emin olun, böylece kuralları ihlal etmeleri halinde disiplin cezası ile kimse şaşırmaz.

Sosyal medya politikası örnekleri

Bazen bir şeyleri harekete geçirmek için gerçek dünyadan bir örnek gibisi yoktur. İşte kendi sosyal medya politikanızı oluştururken model alabileceğiniz bazı harika örnekler.

Nordstrom

Nordstrom'un sosyal medya politikası kısa ve öz ancak çalışanlar için temel ayrıntıları kapsıyor.

Temel çıkarım: "Yayınladığınız içerikten yasal olarak sorumlu olabilirsiniz, bu nedenle markalara, ticari markalara ve telif haklarına saygı gösterin."

Gartner

Araştırma ve danışmanlık şirketi Gartner, çalışanları sosyal medyadaki kişisel ve profesyonel kişilikleri arasındaki fark hakkında düşünmeye teşvik eden sağlam bir sosyal medya politikasına sahiptir.

Temel çıkarım: "'Profesyonel kişiliğinizle' hareket ederken ve kendinizi kamuya açık bir şekilde Gartner çalışanı olarak tanıtırken, yaptığınız her paylaşımın bir birey olarak sizi değil, Gartner markasını temsil ettiğini düşünün."

Dell

Dell, sosyal medya kullanan herkes için sağlam tavsiyeler içeren basit ve anlaşılır bir politika oluşturmuştur.

Temel çıkarım: "Tüm ekip üyeleri şirket hakkında konuşmaya ve haber ve bilgi paylaşmaya teşvik edilir, ancak yalnızca yetkili ve eğitimli sözcüler Dell Technologies adına konuşabilir ve resmi şirket yanıtları verebilir."

Kanada Barolar Birliği

Avukatlar ve diğer hukukçulardan oluşan bir derneğin sosyal medya politikasının, kurallar ve gereklilikler ile bunların ilgili hukuka nasıl uygulanacağı konusunda oldukça ayrıntılı olması muhtemelen şaşırtıcı değildir. Yine de, yönergelerin anlaşılması kolaydır.

Temel çıkarım: "İnternette yazdığınız veya yayınladığınız her şey, dahil olduğunuz belirli bir çevrimiçi topluluğun ötesinde paylaşılabilir. Bu nedenle, yayınladığınız her şeyi herkes tarafından okunabileceği varsayımıyla hazırlayın."

British Columbia Hükümeti

Bu interaktif, görsel olarak hoş politika kılavuzu, çalışanların sosyal medyada paylaşım yaparken düşünmeleri için birçok örnek ve soru içerir. Gerekli düzeyde politika bilgisine sahiptir, ancak çalışanları sosyal paylaşımlarının iş arkadaşlarını ve işvereni nasıl etkilediğini düşünmeye teşvik ederek onlara temsilcilik verir.

Kaynak: British Columbia Hükümeti

Temel çıkarım: "Sosyal medya ile ilgili olarak kişisel hayatımızda yaptığımız seçimler ve geliştirdiğimiz alışkanlıklar iş ortamında uygun olmayabilir. Çalışanlara etik seçimler yapmaları için güvenilir. En iyi muhakemenizi kullanmaktan ve emin olmadığınızda yardım almaktan siz sorumlusunuz."

SMMExpert'i kullanarak tüm sosyal medya profillerinizi kolayca yönetin. Tek bir kontrol panelinden gönderileri planlayabilir ve yayınlayabilir, takipçilerinizle etkileşim kurabilir, ilgili konuşmaları izleyebilir, sonuçları ölçebilir, reklamlarınızı yönetebilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.

Başlayın

Daha iyisini yap SMMExpert , the hepsi bir arada sosyal medya aracı. İşlerin başında kalın, büyüyün ve rekabeti yenin.