Jak napsat zásady pro sociální média (šablona zdarma + příklady)

  • Sdílet Toto
Kimberly Parker

Zásady používání sociálních médií jsou klíčovým nástrojem pro každou organizaci - a to i v případě, že vaše organizace sociální média nepoužívá. Vaši zaměstnanci je totiž téměř jistě používají.

Bonus: Získejte zdarma přizpůsobitelnou šablonu zásad pro sociální média rychle a snadno vytvořit směrnice pro vaši společnost a zaměstnance.

Co je to politika sociálních médií?

Zásady používání sociálních médií jsou oficiálním firemním dokumentem, který obsahuje pokyny a požadavky pro používání sociálních médií vaší organizace. Zahrnují oficiální kanály vaší značky i způsob, jakým zaměstnanci používají sociální média, a to jak osobně, tak profesně.

Zásady se týkají všech, od generálního ředitele až po letní stážisty, takže musí být snadno srozumitelné. Mohou být součástí širší marketingové strategie pro sociální média nebo mohou být součástí vstupních materiálů a dalších firemních zásad.

Proč potřebujete zásady používání sociálních médií pro zaměstnance?

Oficiální firemní zásady pro sociální média jsou důležitým dokumentem. Pomáhají udržet hlas vaší značky a zároveň zmírňují rizika sociálních médií. Zde jsou některé z nejdůležitějších důvodů, proč zavést zásady pro sociální média.

Udržujte identitu své značky napříč kanály

Pravděpodobně máte více lidí, kteří spravují více účtů na různých kanálech. Pevné zásady sociálních médií udržují konzistentnost a jednotnou značku.

Chraňte se před právními a regulačními problémy

Dobře vypracované a uplatňované sociální zásady vás chrání před porušením pravidel a předpisů. Důsledky jejich porušení mohou být závažné.

Například pojišťovna MassMutual dostala pokutu ve výši 4 milionů dolarů, byla podrobena kontrole dodržování předpisů v oblasti sociálních médií a bylo jí nařízeno přepracovat své zásady pro sociální média poté, co obchodník dceřiné společnosti MML Investors Services pomohl prostřednictvím sociálních kanálů podnítit obchodní šílenství ve společnosti GameStop.

Usnadnění rozmanitosti a začlenění

Kansaská státní univerzita nedávno vytvořila pravidla pro studenty v oblasti sociálních médií, která mají usnadnit začleňování a rozmanitost na akademické půdě. Mimo jiné zakazují kyberšikanu a doxing, jakož i "komentáře nebo chování představující diskriminaci, obtěžování [nebo] odvetu".

Trochu pozdě na to, ale tento článek dělá skvělou práci diskutovat o nové politice sociálních médií K-State je. Byl jsem rád, že jsem byl rozhovor pro to jako způsob, jak propagovat a vysvětlit politiku pro studenty!

Nová politika sociálních médií nabízí studentům pokyny a začlenění //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) 20. září 202

Předcházení narušení bezpečnosti

Pevné zásady pro sociální média v kombinaci se správnými bezpečnostními protokoly pomáhají chránit vaše účty před phishingem, hackerskými útoky a podvodnými účty.

Předejděte PR krizi

Nejasné sociální zásady nebo nedůsledné uplatňování těchto zásad způsobilo problémy agentuře Associated Press, když náhle propustila novinářku Emily Wilderovou. Jasnější pokyny pro uplatňování zásad a kroky pro řešení jejich porušení by zabránily tomu, aby se z toho stal významný PR problém.

Moje prohlášení k výpovědi z Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vv1lder) 22. května 202

Rychlá reakce v případě, že dojde ke krizi nebo narušení bezpečnosti.

I přes vaši snahu může dojít k porušení nebo krizi. Někdy porušení nebo krize pochází z části organizace, která nemá se sociálními médii nic společného. Přesto se od vás bude očekávat, že ji budete řešit na sociálních kanálech. Zásady pro sociální média zajišťují, že budete mít k dispozici plán reakce na mimořádné události.

Ujasněte si povinnosti zaměstnanců na sociálních sítích

Soudce z Tennessee byl nedávno sankcionován za to, že posílal ženám nevhodné zprávy z účtů, na nichž byl zobrazen v soudcovském taláru. V kárném dopise se uvádí:

"Od soudců se očekává, že budou vždy zachovávat nejvyšší standardy chování a důstojnost soudcovské funkce... Z této zásady není používání sociálních médií výjimkou."

Pokračuje:

"Zdržíte se používání své fotografie v soudním taláru jako profilové fotografie na jakékoli platformě sociálních médií, pokud neprovádíte soudní záležitosti."

Nemůžete předpokládat, že se zaměstnanci nebo spolupracovníci budou na sociálních sítích chovat správně, pokud to výslovně neurčíte. Pokud tedy například nechcete, aby zveřejňovali příspěvky, když mají na sobě uniformu, řekněte to.

Povzbuďte své zaměstnance, aby šířili poselství vaší značky.

Přesto nechcete zaměstnance odrazovat od šíření sdělení vaší značky na sociálních sítích. Jasné zásady pro sociální sítě pomáhají zaměstnancům vědět, co mohou a mají na sociálních sítích sdílet a co by měli vynechat.

Růst = hacknutý.

Plánujte příspěvky, mluvte se zákazníky a sledujte svůj výkon. na jednom místě. Rozvíjejte své podnikání rychleji díky SMMExpert.

Spusťte bezplatnou 30denní zkušební verzi

Co by měly obsahovat vaše zásady pro sociální média?

1. Role a odpovědnosti

Kdo vlastní které účty na sociálních sítích? Kdo zastřešuje které povinnosti denně, týdně nebo podle potřeby? Může být užitečné uvést jména a e-mailové adresy klíčových rolí, aby zaměstnanci z ostatních týmů věděli, koho kontaktovat.

Mezi povinnosti, které je třeba pokrýt, může patřit:

  • Vysílání a zapojení
  • Zákaznický servis
  • Strategie a plánování
  • Reklama
  • Zabezpečení a hesla
  • Monitorování a naslouchání
  • Schválení (právní, finanční nebo jiná)
  • Reakce na krizi
  • Školení o sociálních médiích

Tato část by měla přinejmenším stanovit, kdo může mluvit za vaši značku na sociálních sítích - a kdo ne.

2. Bezpečnostní protokoly

Jak bylo uvedeno výše, existuje mnoho bezpečnostních rizik na sociálních sítích. V této části máte možnost poskytnout návod na jejich identifikaci a řešení.

Témata, která je třeba probrat, mohou zahrnovat:

  • Jak často se mění hesla k vašim účtům?
  • Kdo je spravuje a kdo k nim má přístup?
  • Jak často je váš organizační software aktualizován?
  • Jaká zařízení lze v síti používat?
  • Mohou zaměstnanci používat osobní účty na sociálních sítích na kancelářských počítačích?
  • Na koho se mají zaměstnanci obrátit, pokud chtějí problém vystupňovat?

3. Akční plán pro případ bezpečnostní nebo PR krize

Jedním z cílů vašich zásad pro sociální média je předejít potřebě plánu krizového řízení sociálních médií. Nejlepší je však mít obojí.

Zvažte, zda by se nemělo jednat o dva samostatné dokumenty, zejména pokud budou vaše zásady pro sociální média zveřejněny.

Váš plán krizového řízení by měl obsahovat:

  • Aktuální seznam nouzových kontaktů s konkrétními rolemi: tým sociálních médií, právní a PR experti - až po osoby s rozhodovací pravomocí na úrovni C.
  • Pokyny pro určení rozsahu krize
  • Interní komunikační plán
  • Schvalovací proces pro reakce

Předběžná příprava zlepší dobu reakce a sníží stres osob, které krizi přímo řídí.

4. Přehled o tom, jak dodržovat zákony

Podrobnosti se v jednotlivých zemích nebo dokonce státech liší. Požadavky jsou mnohem přísnější pro organizace v regulovaných odvětvích. Určitě se v této části poraďte se svým právním poradcem.

Vaše zásady by se měly týkat přinejmenším následujících bodů:

  • Jak dodržovat autorské právo na sociálních sítích, zejména při používání obsahu třetích stran.
  • Jak zacházet s informacemi o zákaznících a dalšími soukromými údaji
  • Omezení nebo odmítnutí odpovědnosti vyžadované u referencí nebo marketingových tvrzení
  • Důvěrnost interních informací vaší organizace

5. Pokyny pro osobní účty zaměstnanců na sociálních sítích

Výše zmíněnému soudci stačilo pokárání ze strany úřadů, aby se dozvěděl, že by neměl na svých profilových fotografiích na osobních účtech používat svůj talár. Nenechávejte zaměstnance v nejistotě, co se od nich očekává.

Samozřejmě nemůžete být příliš drakoničtí, pokud jde o to, jak zaměstnanci používají své osobní účty na sociálních sítích. Zejména pokud neexistuje způsob, jak by je náhodný pozorovatel mohl identifikovat jako zaměstnance vaší společnosti. Zde jsou některé běžné prvky zásad sociálních médií týkající se účtů zaměstnanců:

  • Pokyny k obsahu zobrazujícímu pracoviště
  • Pokyny k obsahu zobrazujícímu uniformu
  • Zda je v pořádku uvádět společnost v životopisech profilů.
  • Pokud ano, jaká prohlášení o tom, že obsah představuje spíše osobní než firemní názory, jsou vyžadována.
  • požadavek identifikovat se jako zaměstnanec při diskusi o společnosti nebo konkurenci.

6. Pokyny pro prosazování zájmů zaměstnanců

Váš tým sociálních médií pravděpodobně mluví hlasem vaší značky i ve spánku. A vaši oficiální mluvčí jsou připraveni odpovídat na náročné otázky za pochodu. Ale co všichni ostatní?

Zaměstnanci, kteří jsou nadšení ze své práce, mohou být jedněmi z vašich nejlepších propagátorů na sociálních sítích.

Bonus: Získejte zdarma přizpůsobitelnou šablonu zásad pro sociální média rychle a snadno vytvořit směrnice pro vaši společnost a zaměstnance.

Získejte šablonu nyní!

Nemusí však vždy přesně vědět, co a kdy je vhodné říct. Například nechcete, aby příliš zapálený zaměstnanec zveřejňoval informace o novém produktu nebo funkci před jeho uvedením na trh. Jakmile však bude tato funkce uvedena do provozu, chcete, aby měl k dispozici všechny nástroje, které potřebuje ke sdílení s celým světem.

Do této části pojistné smlouvy je třeba zahrnout tyto důležité položky:

  • Máte schválenou knihovnu obsahu a jak k ní mohou zaměstnanci přistupovat?
  • Mají zaměstnanci právo komunikovat s lidmi, kteří se o značce zmiňují na sociálních sítích?
  • Jak by měli zaměstnanci řešit negativní komentáře o společnosti na sociálních sítích a koho by měli informovat?

Jak zavést zásady používání sociálních médií pro zaměstnance

1. Stáhněte si naši šablonu zásad pro sociální média

Je zdarma a obsahuje všechny otázky, které potřebujete pro začátek.

Bonus: Získejte zdarma přizpůsobitelnou šablonu zásad pro sociální média rychle a snadno vytvořit směrnice pro vaši společnost a zaměstnance.

2. Získejte podněty od zúčastněných stran

Pravděpodobně můžete získat několik skvělých nápadů ohledně vašich jedinečných potřeb:

  • výkonní uživatelé vašeho produktu
  • marketingový tým
  • sociální tým
  • tým HR
  • všichni veřejní mluvčí
  • váš právní tým

Nezapomeňte do diskuse zapojit i běžné zaměstnance. Koneckonců, tato politika se týká všech z nich.

To neznamená, že potřebujete zpětnou vazbu od každého zaměstnance. Získejte však podněty od vedoucích týmů, zástupců odborů nebo jiných osob, které mohou zastupovat skupiny zaměstnanců, aby vás informovali o všech nápadech, otázkách nebo obavách.

Například větší konzultace s novináři mohla BBC ušetřit spoustu starostí, když vydávala svou novou politiku sociálních médií.

V zásadách se mimo jiné uvádí:

"Pokud vaše práce vyžaduje, abyste zachovali nestrannost, nevyjadřujte osobní názor na otázky veřejného pořádku, politiky nebo "kontroverzních témat"."

Národní svaz novinářů však uvedl, že má obavy:

"Změny by mohly omezit možnost jednotlivců smysluplně se zapojit a angažovat se v otázkách, na kterých jim záleží - ať už v odborech, komunitách nebo na akcích, jako je Pride."

To se pravděpodobně dalo vyřešit ještě předtím, než politika vstoupila v platnost, a ne až poté, co se to veřejně projevilo.

#NUJ Michelle Stanistreetová uvedla: "Je zklamáním, že změny pravidel pro sociální média nebyly konzultovány s odbory zaměstnanců, a při setkání s #BBC vzneseme všechny obavy, které nám členové a zástupci NUJ sdělili." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) 30. října 2020

Při přípravě zásad se nezabývejte výukovými programy nebo detaily. Drobnosti se nevyhnutelně a rychle změní. Soustřeďte se na celkový obraz.

3. Rozhodněte se, kde bude vaše pojistná smlouva platit

Důrazně doporučujeme přidat zásady do příručky pro zaměstnance, aby se s nimi noví zaměstnanci mohli seznámit během nástupu.

Ale kde k němu budou mít přístup stávající zaměstnanci? Bude umístěn na firemním intranetu nebo na sdílených discích? V závislosti na potřebách vaší organizace můžete zvážit jeho umístění i na externí webové stránky (jako společnosti použité jako příklady na konci tohoto příspěvku!).

4. Spusťte ji (nebo ji znovu spusťte)

Ať už se jedná o revizi, nebo zcela nový dokument, budete chtít zajistit, aby všichni věděli, že existují nové informace, které potřebují znát. Ať už to oznámíte interním e-mailem, nebo na poradě všech zaměstnanců, ujistěte se, že ponecháte dostatek prostoru a příležitostí pro dotazy.

Pokud vydáváte novou aktualizaci, uveďte seznam klíčových změn a datum revize.

5. Naplánujte aktualizaci na příští rok (nebo dokonce na další čtvrtletí)

Nezřídka se setkáváme se zásadami pro sociální média, které pocházejí z temných dob roku 2013 nebo 2011 (poznáte to podle toho, že se v nich používají hesla jako "Web 2.0" a "mikroblogy").

Sociální média se neustále mění a vaše zásady pro sociální média budou potřebovat pravidelnou aktualizaci. Sítě a funkce se mění, vznikají nové stránky sociálních médií a jiné zanikají.

Vaše zásady pro sociální média nemohou ležet jen tak v šuplíku (nebo v dokumentu Google). Tyto zásady z počátku roku 2010 nemohly předvídat vzestup TikToku nebo neustálou úroveň propojení lidí s jejich mobilními zařízeními.

Pokud se zavážete k roční, pololetní nebo dokonce čtvrtletní revizi, zajistíte, že vaše zásady zůstanou užitečné a relevantní. Přinejmenším budete chtít zajistit aktuálnost všech údajů a kontaktních informací.

6. Prosazujte ji

Vytvoření zásad pro sociální média je skvělé, ale pokud je nikdo nedodržuje, proč se tím zabývat?

V květnu zveřejnil generální inspektor poštovních služeb USA neuspokojivou zprávu o kanálech sociálních médií USPS.

Zpráva mimo jiné uvádí:

"... neschválené účty pro 15 pošt, devět oddělení, tři obchodní týmy a více zaměstnanců, kteří používají své účty na sociálních sítích jako oficiální bez řádného schválení."

Proč? Protože neprosazovali své zásady pro sociální média.

USPS poté vydala "upozornění na zásady sociálních médií" pro zaměstnance a smluvní partnery, "že mají zakázáno vystupovat jménem organizace na webových stránkách, blozích a jiných formách sociálních médií bez povolení". Rovněž uvedla, že "tým sociálních médií provádí rutinní kontroly stránek, které tvrdí, že reprezentují poštovní službu".

Tyto poznatky se týkají naslouchání na sociálních sítích a auditů sociálních médií.

Zaprvé, vaše zásady pro sociální média by měly zahrnovat plán pravidelných kontrol, abyste identifikovali nové účty, které tvrdí, že zastupují vaši společnost.

Zadruhé by se váš tým měl zapojit do naslouchání sociálním sítím. To umožní identifikovat konverzace na sociálních sítích o vaší značce a všechny příspěvky, které jsou v rozporu s vašimi zásadami.

Ujistěte se, že vaše sociální politika obsahuje podrobnosti o důsledcích porušení požadavků, aby nikdo nebyl překvapen disciplinárním postihem, pokud pravidla poruší.

Příklady zásad pro sociální média

Někdy není nic lepšího než reálný příklad, který vás nastartuje. Zde je několik skvělých příkladů, které můžete použít při vytváření vlastních zásad pro sociální média.

Nordstrom

Zásady společnosti Nordstrom týkající se sociálních médií jsou stručné a výstižné, ale obsahují klíčové informace pro zaměstnance.

Hlavní poznatek: "Za zveřejněný obsah můžete nést právní odpovědnost, proto respektujte značky, ochranné známky a autorská práva."

Gartner

Výzkumná a poradenská společnost Gartner má pevné zásady pro sociální média, které nabádají zaměstnance, aby přemýšleli o rozdílu mezi svou osobní a profesní osobností na sociálních médiích.

Klíčový závěr: "I když vystupujete jako "profesionální osoba" a veřejně se identifikujete jako spolupracovník společnosti Gartner, považujte každý svůj příspěvek za reprezentaci značky Gartner, nikoli za sebe jako jednotlivce."

Dell

Společnost Dell vytvořila jednoduché a přehledné zásady s rozumnými radami pro všechny, kdo používají sociální média.

Klíčový závěr: "Všichni členové týmu jsou vyzýváni, aby mluvili o společnosti a sdíleli novinky a informace, ale pouze autorizovaní a vyškolení mluvčí mohou mluvit jménem společnosti Dell Technologies a vydávat oficiální odpovědi společnosti."

Kanadská advokátní komora

Asi nikoho nepřekvapí, že zásady pro sociální média sdružení právníků a dalších právnických profesí obsahují poměrně podrobné informace o pravidlech a požadavcích a o tom, jak se vztahují k příslušným zákonům. Přesto jsou tyto zásady snadno pochopitelné.

Klíčový závěr: "Vše, co napíšete nebo zveřejníte online, může být sdíleno i mimo konkrétní online komunitu, ve které jste zapojeni. Proto vše, co zveřejníte, vytvářejte s předpokladem, že si to může přečíst kdokoli."

Vláda Britské Kolumbie

Tento interaktivní, vizuálně příjemný průvodce zásadami obsahuje mnoho příkladů a otázek, nad kterými by se zaměstnanci měli zamyslet při zveřejňování příspěvků na sociálních sítích. Obsahuje potřebnou úroveň informací o zásadách, ale dává zaměstnancům možnost přemýšlet o tom, jak jejich příspěvky na sociálních sítích ovlivňují jejich kolegy a zaměstnavatele.

Zdroj: Vláda Britské Kolumbie

Klíčový závěr: "Rozhodnutí, která činíme, a návyky, které si vytvoříme v osobním životě, pokud jde o sociální média, nemusí být vhodná v pracovním prostředí. Zaměstnancům se svěřuje, aby činili etická rozhodnutí. Je na vás, abyste se řídili svým nejlepším úsudkem a v případě nejistoty se obrátili o pomoc."

Pomocí nástroje SMMExpert můžete snadno spravovat všechny své profily na sociálních sítích. Na jediném ovládacím panelu můžete plánovat a publikovat příspěvky, zapojovat své sledující, sledovat relevantní konverzace, měřit výsledky, spravovat reklamy a mnoho dalšího.

Začněte

Udělejte to lépe s SMMExpert ... univerzální nástroj pro sociální média. Držte se na špici, rozvíjejte se a překonávejte konkurenci.

30denní zkušební verze zdarma

Kimberly Parker je zkušená profesionálka v oblasti digitálního marketingu s více než 10 lety zkušeností v oboru. Jako zakladatelka své vlastní marketingové agentury pro sociální média pomohla mnoha podnikům v různých odvětvích vytvořit a rozšířit svou online přítomnost prostřednictvím účinných strategií sociálních médií. Kimberly je také plodná spisovatelka, která přispěla články o sociálních sítích a digitálním marketingu do několika renomovaných publikací. Ve volném čase ráda experimentuje s novými recepty v kuchyni a chodí na dlouhé procházky se svým psem.