La pandemia ha dato vita al lavoro a distanza su una scala mai vista prima. Mentre continua, le organizzazioni si chiedono sempre più spesso: come dovrebbe essere il ritorno in ufficio?

Alcuni sono diventati completamente remoti, mentre per altri il lavoro da casa è stato solo temporaneo.

Ma i lavoratori manifestano sempre più spesso i loro desideri; molti vogliono rimanere a distanza, almeno per una parte del tempo, e le aziende devono capire come adattarsi.

In SMMExpert volevamo assicurarci che il nostro approccio all'ufficio fosse guidato dai dipendenti. Abbiamo quindi chiesto ai nostri dipendenti cosa volevano, in modo da poter adattare la nostra strategia di conseguenza. Alcuni volevano essere completamente remoti, cosa che ci aspettavamo, sulla base di tendenze più ampie.

Quello che ci ha sorpreso è stato questo: l'89% dei nostri dipendenti di Vancouver ha detto che vorrebbe lavorare in ufficio qualche giorno alla settimana o al mese.

Oltre ai soliti ambienti per il lavoro individuale, ci sono molti nuovi spazi collaborativi progettati per consentire ai team di riunirsi.

Abbiamo riprogettato completamente il nostro ufficio di Vancouver per farne il nostro primo nido. Abbiamo iniziato prendendo i nostri due uffici separati di Vancouver e ridimensionandoli in uno solo.

Poi ci siamo chiesti di cosa avesse bisogno quello spazio per essere inclusivo, accessibile e collaborativo.

Il risultato è un ufficio che siamo incredibilmente orgogliosi di chiamare il nostro quartier generale.

Continuate a leggere per saperne di più sul motivo per cui abbiamo ritenuto importante una riprogettazione, su come abbiamo stabilito cosa volevamo dalla nostra nuova casa e su alcuni dei dettagli di cui siamo più entusiasti, insieme alle foto del nostro spazio bello, funzionale e inclusivo!

Una nuova era più flessibile

L'idea che tradizionalmente si vada in ufficio perché l'ufficio è, semplicemente, il luogo in cui si lavora, è diventata una storia da prima del marzo 2020.

E questo non vale solo per la nostra gente.

Secondo una ricerca della McKinsey & Company, nei mesi e negli anni a venire oltre il 20% della forza lavoro potrebbe continuare a lavorare da casa da tre a cinque giorni alla settimana, il che significa che il numero di persone che lavorano da casa è fino a quattro volte superiore a quello che lo faceva prima della pandemia.

Ciò significa che, se avete uno spazio fisico, dovete essere intenzionati a decidere la sua funzione.

I dipendenti sono già stressati: il 70% ha avuto più stress e ansia sul lavoro nel 2020 rispetto a qualsiasi altro anno precedente e i piani di rientro in ufficio non fanno che peggiorare la situazione, secondo Harvard Business Review. Un'indagine ha rilevato che i piani di rientro in ufficio di molte aziende hanno avuto un impatto negativo sulla salute mentale dei dipendenti, con le due ragioni principali che riguardano le politiche sul lavoro di persona rispetto a quello da remoto.(41%) e la mancanza di equilibrio tra lavoro e vita privata o di flessibilità in base alla politica (37%).

Questo è uno dei tanti motivi per cui è stato fondamentale per noi rendere l'ufficio disponibile per chi lo desiderava, ma non un requisito per chi non era interessato.

Il futuro del lavoro è incentrato sui dipendenti

La conversazione sulla salute mentale e sul futuro del posto di lavoro è complicata e innegabilmente intrecciata. E capire come reimmaginare il futuro del lavoro in un ambiente globale in rapida evoluzione può essere un esercizio estenuante.

Anche se non abbiamo una visione con la sfera di cristallo dei prossimi cinque o dieci anni, vi racconteremo come siamo arrivati al punto in cui siamo ora. E questo "ora" è in continua evoluzione. Per iniziare, abbiamo messo le nostre persone al primo posto e abbiamo implementato ambienti di lavoro flessibili e l'accesso ai benefit e alle risorse necessarie per promuovere una cultura di empatia e appartenenza incentrata sulla salute mentale e il benessere.

Ripensare il nostro spazio di lavoro a Vancouver

SMMExpert è un'azienda nata a Vancouver. Il nostro fondatore Ryan Holmes ha cavalcato l'onda iniziale del social media management nel 2008 e il resto è storia. Oggi abbiamo uffici in 14 città in tutto il mondo e chiamiamo oltre 1.100 persone i nostri "gufi".

All'inizio del 2020, a Vancouver, avevamo più di 450 persone in due uffici su quattro piani, ma nella maggior parte dei giorni almeno il 50% delle scrivanie assegnate non erano occupate, poiché molte persone sceglievano già di lavorare da casa. Quando la pandemia ha colpito, abbiamo dato un'occhiata approfondita ai nostri uffici e abbiamo capito che avevamo l'opportunità di sperimentare un programma in cui gli spazi (che in precedenza erano costituiti da file di scrivanie) potessero diventare un luogo di incontro tra le persone.centro di creatività, collaborazione e inclusione.

Di recente abbiamo riaperto le porte della nostra nuova sede ridimensionata, un ambiente di 27.000 metri quadrati incentrato su spaziose aree comuni destinate a favorire il lavoro di squadra, la creatività e quel senso di connessione e inclusione che pensavamo di aver perso. Questo è uno spazio ripensato, vecchio ma nuovo, adatto a soddisfare le persone di SMMExpert dove si trovano oggi.

Abbiamo una forza lavoro distribuita. I dipendenti di SMMExpert hanno la possibilità di scegliere dove e come lavorare: in ufficio, da remoto o in una combinazione.

Nessuno ha di venire in ufficio, è a disposizione dei nostri dipendenti se e quando lo desiderano, e si scopre che lo fanno.

Paulina Rickard, responsabile delle strutture NA e APAC di SMMExpert, ha capito di cosa hanno bisogno i nostri dipendenti e ha progettato con cura uno spazio che li soddisfacesse.

"Durante la pandemia è emerso chiaramente che tutti noi abbiamo esigenze uniche e abbiamo bisogno di cose diverse per svolgere il nostro lavoro", ha affermato l'esperta, "a volte si tratta di stare in pigiama a casa, altre volte di collaborare e di connetterci con i nostri colleghi in un ufficio fisico. Spesso si tratta di entrambe le cose".

Si trattava di un progetto importante, ma che il nostro team globale di strutture è stato più che felice di affrontare.

"Sapevamo di avere l'opportunità di rendere l'ufficio un polo stimolante, collaborativo e inclusivo, che fosse uno spazio per tutti i nostri gufi", ha dichiarato Paulina, "Dopo aver fatto molte ricerche sulle best practice del settore e aver ascoltato i feedback dei nostri dipendenti, abbiamo immaginato uno spazio flessibile e accessibile che permettesse alle persone di lavorare al meglio".

Lo spazio, progettato da Mak Interiors in collaborazione con il team del marchio SMMExpert, rappresenta un ambiente costruito per l'innovazione, la flessibilità e la scelta del modo in cui le persone lavorano e prosperano al meglio. È stato rinnovato tenendo conto di caratteristiche che si concentrano sul benessere mentale, l'appartenenza, la flessibilità e l'accessibilità.

Konstantin Prodanovic, Senior Copywriter di SMMExpert, è entusiasta di avere un posto dove lavorare che non sia il suo appartamento.

"Tornare in ufficio è stato un toccasana per la mia creatività", ha detto, "ci vado quasi tutti i giorni. Dalle pareti intere fatte di lavagne bianche agli spazi collaborativi dove posso condividere le idee con gli altri, avere lo spazio per condividere ed elaborare le idee è stato un vantaggio per il mio lavoro e per il mio benessere mentale".

Ma non è solo l'ambiente dell'ufficio in sé a piacergli, ma anche le opportunità sociali che offre.

"La parte che preferisco del lavoro in SMMExpert sono sempre state le persone", ha dichiarato Konstantin, "ed è stata una tale gioia poter stare intorno ad altri che ti sollevano professionalmente e personalmente su base giornaliera. L'ufficio è stato progettato con questo spirito e ciò è molto evidente. Dire che sono grato non è neanche lontanamente sufficiente!".

Un approccio evoluto al benessere

Il nostro nuovo ufficio è molto più che bello: il nostro team si è concentrato sull'inclusione di elementi che promuovono il benessere, come le scrivanie con cyclette, le scrivanie da seduti e molto altro.

SMMExpert Vancouver dispone anche di una Wellness Room, una stanza monouso e multifunzionale che può essere utilizzata dalle madri che allattano e dalle persone che hanno bisogno di un luogo tranquillo per rilassarsi. Lo spazio può anche servire come sala di meditazione e preghiera ed è un ottimo luogo di ritiro per coloro che soffrono di emicranie o sovraccarichi sensoriali.

Un design accurato per una migliore messa a fuoco

Per quanto riguarda gli ambienti che favoriscono la produttività, abbiamo 260 nuovi punti di lavoro specifici, tra cui scrivanie, baccelli personali, baccelli di squadra e lussuose aree di soggiorno.

Come Brayden Cohen, responsabile del marketing sociale e dell'advocacy dei dipendenti di SMMExpert, i gufi che sono entrati in ufficio finora lo hanno apprezzato molto.

"Sono grato a SMMExpert per aver adottato un nuovo modello di lavoro ibrido che mi permette di lavorare comodamente da casa o di scegliere di lavorare in ufficio a mio piacimento. Quando voglio collaborare con il mio team faccia a faccia, devo lavorare su un progetto con una concentrazione al laser o utilizzare tecnologie avanzate, l'ufficio di SMMExpert è il luogo ideale per me.Le mie visite mi hanno lasciato una sensazione di energia e di voglia di tornare".

Mettere il DEI nel design

Garantire che il design dei nostri uffici sia inclusivo era di estrema importanza per il nostro team di strutture globali, e una componente importante per attrarre candidati più diversificati e promuovere una cultura inclusiva.

Oggi le persone con disabilità rappresentano il 15% della popolazione mondiale ed è indispensabile che le organizzazioni si prendano il tempo che viene loro concesso attraverso la chiusura degli uffici o la riduzione delle capacità per rendere gli spazi più accessibili. Il nostro ufficio al 111 East 5th Street, nel quartiere Mount Pleasant di Vancouver, è dotato di segnaletica braille in tutte le stanze e di apriporta automatici che facilitano l'ingresso a chiunque.e navigare.

Abbiamo anche un'illuminazione dimmerabile nelle sale riunioni per tenere conto della sensibilità alla luce, bagni inclusivi di genere e le nostre planimetrie sono state esaminate da un consulente DEI e ritenute completamente accessibili e inclusive.

Una buona ergonomia: una componente essenziale di una forza lavoro sana

Senza pendolari e viaggi verso la cucina dell'ufficio, stiamo tutti seduti molto più spesso.

"L'adulto medio trascorre sei ore al giorno seduto - quattro ore in più rispetto a prima dell'inizio della pandemia COVID-19 - e sente più dolori e malesseri a causa di ciò", si legge in un sondaggio di Pfizer e OnePoll.

Ecco perché ci siamo concentrati sull'ergonomia nel nostro nuovo spazio, che è dotato di nuove scrivanie sit-stand, bracci per monitor regolabili e sedie ergonomiche.

Il design biofilico per la salute fisica e il benessere mentale

È risaputo che la vicinanza alla natura ha un effetto positivo sulla salute fisica e sul benessere mentale e, che ci crediate o no, il design biofilico può produrre reazioni simili.

Le piante migliorano notevolmente la qualità dell'aria assorbendo gli inquinanti e gli spazi verdi aiutano naturalmente a ridurre gli effetti dello stress e dell'ansia.

L'inclusività genera inclusività

SMMExpert si occupa di connettersi e di avere un impatto attraverso i social media, ma il "business-as-usual" non è sufficiente. Vogliamo costruire connessioni e creare opportunità in cui le nostre persone possano prosperare in un ambiente diversificato, equo e inclusivo.

Vogliamo anche offrire la migliore esperienza ai dipendenti, il che significa fare di SMMExpert un luogo in cui tutti si sentano al sicuro, accolti, valorizzati e autorizzati a fare il loro lavoro migliore senza compromettere ciò che sono.

Il nostro approccio orientato ai dipendenti e l'enfasi sul benessere non si fermano però al nostro ufficio.

Nel 2021 abbiamo ridisegnato i nostri benefit tenendo conto della diversità, dell'equità e dell'inclusione (DEI), includendo aspetti come la consulenza culturalmente appropriata, l'aumento della copertura per la salute mentale (6 volte l'importo precedente), i servizi di sostegno finanziario, i trattamenti per la fertilità, gli interventi chirurgici per l'affermazione del genere, l'abbinamento 401K/RSP e altro ancora.

Un'altra parte dei nostri sforzi per la DEI e il benessere è stata l'equità retributiva. Per garantire che tutti si sentano valorizzati, ci siamo posti l'obiettivo di azzerare le disuguaglianze retributive. Abbiamo raggiunto l'equità retributiva globale nel 2021, non solo dal punto di vista del genere, ma in tutta l'azienda (abbiamo incluso elementi come razza/etnia, orientamento sessuale, neurodiversità, disabilità, ecc.analizzare i dati).

Abbiamo un'app per questo

Poiché la salute e la sicurezza dei nostri dipendenti vengono prima di tutto, al momento stiamo operando con una capacità limitata al 15% per consentire l'allontanamento sociale. Questo è un aspetto che continueremo a monitorare in quanto agiamo in conformità con le linee guida locali.

Per far sì che tutto fili liscio, lasciamo che i nostri gufi prenotino in anticipo gli spazi in ufficio utilizzando un'app: Robin Booking System, una piattaforma utilizzata dalle aziende per gestire con successo il lavoro ibrido. Robin consente alle persone di scegliere come e dove lavorare e rende facile prenotare qualsiasi cosa, dalle sale riunioni alla scrivania per la giornata.

La pandemia ci ha offerto un'occasione di pausa, un'opportunità per ricominciare e riscrivere il copione del futuro del lavoro.

Attraverso benefit e iniziative che rispondono alle esigenze dei dipendenti in rapida evoluzione in un mondo complesso, possiamo creare collettivamente ambienti di lavoro altamente produttivi ma anche agili ed empatici.

Se siete interessati a entrare a far parte del team di SMMExpert, consultate le offerte di lavoro aperte nella nostra pagina dedicata alle carriere e scoprite di più su come lavorare con noi.

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