Pandemia herätti etätyön henkiin ennennäkemättömän laajassa mittakaavassa. Sen jatkuessa organisaatiot kysyvät yhä useammin: Miltä paluun toimistoon oikeastaan pitäisi näyttää?

Jotkut ovat siirtyneet kokonaan etätyöhön, toisille kotoa käsin työskentely oli vain väliaikaista.

Monet haluavat pysyä etänä - ainakin osan aikaa - ja yritysten on keksittävä, miten mukautua.

Halusimme varmistaa, että toimistomme lähestymistapa on työntekijälähtöinen, joten kysyimme työntekijöiltämme, mitä he halusivat, jotta voisimme räätälöidä strategiamme sen mukaisesti. Jotkut halusivat olla täysin etätyöntekijöitä, mitä odotimme laajempien suuntausten perusteella.

Meidät yllätti tämä: 89 prosenttia Vancouverissa työskentelevistä työntekijöistämme sanoi haluavansa työskennellä toimistossa muutaman päivän viikossa tai kuukaudessa.

Meidän ratkaisumme? Nests-toimistotilat, jotka on suunniteltu yhteistyöhön. Yksilötyöskentelyyn tarkoitettujen tavanomaisten ympäristöjen lisäksi on tarjolla runsaasti uusia yhteistyötiloja, jotka on suunniteltu tiimien yhteistoimintaa varten.

Suunnittelimme Vancouverin toimistomme täysin uudelleen, jotta siitä tulisi ensimmäinen pesämme. Aloitimme ottamalla kaksi erillistä Vancouverin toimistotilaa ja pienentämällä ne yhdeksi.

Sitten kysyimme itseltämme, mitä tämä tila tarvitsee ollakseen osallistava, esteetön ja yhteistoiminnallinen.

Tuloksena on toimisto, jota kutsumme ylpeinä päämajaksemme.

Lue lisää siitä, miksi koimme uudelleensuunnittelun tärkeäksi, miten määrittelimme, mitä halusimme uusilta tiloiltamme, ja mistä yksityiskohdista olemme eniten innoissamme - sekä kuvia kauniista, toimivista ja osallistavista tiloistamme!

Uusi joustavampi aikakausi

Ajatus siitä, että perinteisesti menemme toimistoon, koska toimistossa yksinkertaisesti tehdään töitä, on muuttunut tarinaksi, joka on peräisin ajalta ennen maaliskuuta 2020.

Eikä se koske vain meidän kansalaisia.

McKinsey & Companyn tutkimuksen mukaan yli 20 prosenttia työvoimasta voi tulevina kuukausina ja vuosina jatkaa työskentelyä kotoa käsin kolmesta viiteen päivänä viikossa, mikä tarkoittaa, että jopa nelinkertainen määrä ihmisiä voi jatkaa työskentelyä kotoa käsin verrattuna siihen, mitä he tekivät ennen pandemiaa.

Tämä tarkoittaa, että jos sinulla on fyysinen tila, sinun on oltava tietoinen sen toiminnasta.

Työntekijät ovat jo valmiiksi stressaantuneita: 70 prosentilla oli vuonna 2020 enemmän stressiä ja ahdistusta työssä kuin koskaan aiemmin, ja työhönpaluusuunnitelmat vain pahentavat tilannetta, sanoo Harvard Business Review. He tekivät tutkimuksen, jonka mukaan monien yritysten työhönpaluusuunnitelmat vaikuttivat kielteisesti työntekijöiden mielenterveyteen, ja kaksi tärkeintä syytä olivat politiikat, jotka koskevat henkilökohtaista ja etätyötä.(41 %) ja työ- ja yksityiselämän tasapainon tai joustavuuden puute (37 %).

Tämä on yksi monista syistä, joiden vuoksi meille oli tärkeää, että toimisto oli saatavilla niille, jotka halusivat sitä, mutta ei vaatimuksena niille, jotka eivät olleet kiinnostuneita.

Työn tulevaisuus on työntekijä edellä

Keskustelu mielenterveydestä ja työpaikan tulevaisuudesta on monimutkaista ja liittyy kiistatta toisiinsa. Ja sen selvittäminen, miten työn tulevaisuutta voidaan hahmottaa uudelleen nopeasti muuttuvassa globaalissa ympäristössä, voi olla uuvuttavaa.

Vaikka meillä ei olekaan kristallipalloa, jossa näkisimme seuraavat viisi tai kymmenen vuotta, kerromme teille, miten pääsimme siihen, missä olemme nyt. Ja tämä "nyt" muuttuu koko ajan. Aluksi olemme asettaneet työntekijämme etusijalle ja ottaneet käyttöön joustavat työympäristöt sekä etujen ja resurssien saatavuuden, jotka ovat välttämättömiä empatian ja yhteenkuuluvuuden kulttuurin edistämiseksi, jossa mielenterveys ja hyvinvointi ovat keskeisellä sijalla.

Työtilojen uudistaminen Vancouverissa

SMMExpert on Vancouverissa syntynyt yritys. Perustajamme Ryan Holmes ratsasti sosiaalisen median hallinnan varhaisella aallolla vuonna 2008, ja loppu on historiaa. Nykyään meillä on toimistoja 14 kaupungissa eri puolilla maailmaa, ja kutsumme yli 1100 ihmistä "pöllöiksemme".

Vuoden 2020 alussa Vancouverissa meillä oli yli 450 työntekijää kahdessa toimistossa neljässä kerroksessa, mutta useimpina päivinä vähintään 50 prosenttia varatuista työpöydistä oli tyhjillään, koska monet ihmiset olivat jo päättäneet työskennellä kotoa käsin. Kun pandemia puhkesi, tarkastelimme toimistojamme tarkkaan ja tiesimme, että meillä oli tilaisuus pilotoida ohjelmaa, jossa tiloista (jotka olivat aiemmin koostuneet työpöytien riveistä) voi tullaluovuuden, yhteistyön ja osallisuuden keskus.

Hiljattain avasimme uudelleen ovet juuri pienennettyyn pääkonttoriimme - 27 000 neliömetrin ympäristöön, jossa keskitytään tilaviin yhteisiin tiloihin, joiden tarkoituksena on edistää tiimityötä, luovuutta sekä yhteenkuuluvuuden ja osallisuuden tunnetta, jonka luulimme menettäneemme. Tämä on uudelleen suunniteltu tila. Vanha, mutta uusi. Sopiva kohtaamaan SMMExpertin työntekijät siellä, missä he ovat tänään.

Meillä on hajautettu työvoima. SMMExpertin työntekijöillä on mahdollisuus valita, missä ja miten he työskentelevät - joko toimistossa, etätyönä tai niiden yhdistelmänä.

Ei kukaan on tulla toimistoon, vaan se on käytettävissä, jos ja kun työntekijämme haluavat sitä - ja niinhän he tekevätkin.

Paulina Rickard, SMMExpertin NA:n ja APAC:n tilojen johtaja, ymmärtää, mitä työntekijämme tarvitsevat nyt, ja suunnitteli huolellisesti tilat, jotka tarjoavat juuri sen.

"Pandemian aikana kävi selväksi, että meillä kaikilla on ainutlaatuisia tarpeita ja tarvitsemme erilaisia asioita voidaksemme tehdä työtämme", hän sanoi. "Joskus se tarkoittaa, että olemme kotona pyjamissa, ja joskus se tarkoittaa yhteistyötä ja yhteydenpitoa kollegojemme kanssa fyysisessä toimistotilassa. Usein se tarkoittaa molempia."

Kyseessä oli suuri projekti, mutta maailmanlaajuinen tilatiimimme tarttui siihen mielellään.

"Tiesimme, että meillä oli tilaisuus tehdä toimistosta jännittävä, yhteistoiminnallinen ja osallistava keskus, joka olisi tila kaikille pöllöillemme", Paulina sanoo. "Tutkittuamme paljon alan parhaita käytäntöjä ja kuunneltuamme työntekijöidemme palautetta visioimme joustavan, helposti lähestyttävän tilan, joka antaa ihmisille mahdollisuuden tehdä parasta työtään."

Mak Interiorsin yhdessä SMMExpert-bränditiimin kanssa suunnittelema tila edustaa ympäristöä, joka on rakennettu innovaatiota, joustavuutta ja valinnanvaraa varten sen mukaan, miten ihmiset työskentelevät ja viihtyvät parhaiten. Se on uudistettu niin, että siinä on huomioitu henkinen hyvinvointi, yhteenkuuluvuus, joustavuus ja saavutettavuus.

SMMExpertin vanhempi copywriter Konstantin Prodanovic on innoissaan siitä, että hänellä on työpaikka, joka ei ole hänen asuntonsa.

"Toimistoon palaaminen on ollut luovasti virkistävää", hän sanoi. "Olen siellä melkein joka päivä. Kokonaiset seinät on tehty valkotauluista ja yhteistoimintatilat, joissa voin jakaa ideoita muiden kanssa, ja tilat, joissa voin jakaa ja työstää ideoita, ovat edistäneet työtäni ja henkistä hyvinvointiani."

Hän nauttii kuitenkin paitsi itse toimistoympäristöstä myös sen tarjoamista sosiaalisista mahdollisuuksista.

"Suosikkini SMMExpertillä työskentelyssä ovat aina olleet ihmiset", Konstantin sanoo. "On ollut ilo olla sellaisten ihmisten seurassa, jotka nostavat sinua ammatillisesti ja henkilökohtaisesti ylöspäin päivittäin. Toimisto on suunniteltu tässä hengessä, ja se on hyvin ilmeistä. Sanomalla, että olen kiitollinen, en edes yritä sanoa, että se riittää!"

Kehittynyt lähestymistapa hyvinvointiin

Uusi toimistomme on paljon muutakin kuin kaunis. Tilatyöryhmämme keskittyi sisällyttämään siihen hyvinvointia edistäviä ominaisuuksia, kuten kuntopyöräpöytiä, istumatyöpöytiä ja paljon muuta.

SMMExpert Vancouverissa on myös Wellness Room - kertakäyttöinen, monikäyttöinen ja rauhoittava huone, jota voivat käyttää imettävät äidit ja ihmiset, jotka tarvitsevat rauhallisen paikan rentoutua. Tila voi toimia myös meditaatio- ja rukoushuoneena ja on loistava vetäytymispaikka niille, jotka kärsivät migreenistä tai aistien ylikuormituksesta.

Harkitut mallit parantavat keskittymistä

Tuottavuutta edistävien ympäristöjen osalta meillä on 260 erityistä uutta työpistettä, kuten työpöytiä, henkilökohtaisia ja tiimikapseleita sekä ylellisiä oleskelutiloja.

SMMExpertin sosiaalisen markkinoinnin ja työntekijöiden edunvalvonnan johtajan Brayden Cohenin tavoin toimistoon tulleet pöllöt ovat toistaiseksi pitäneet siitä.

"Toimistomme uudistaminen on minulle unelmien täyttymys", hän sanoi. "Olen kiitollinen siitä, että SMMExpert on ottanut käyttöön uuden hybridityömallin, jossa voin työskennellä kätevästi kotoa käsin tai työskennellä toimistolla vapaa-ajallani. Kun haluan tehdä yhteistyötä tiimini kanssa kasvotusten, haluan työskennellä projektin parissa lasersäteellä tai käyttää kehittynyttä teknologiaa, SMMExpertin toimisto onVierailuni ovat antaneet minulle energiaa ja innostusta palata takaisin."

DEI:n sisällyttäminen suunnitteluun

Maailmanlaajuinen toimitilatiimimme piti erittäin tärkeänä varmistaa, että toimistomme suunnittelu on osallistavaa, ja se oli tärkeä osa monimuotoisempien ehdokkaiden houkuttelemista ja osallistavan kulttuurin edistämistä.

Nykyään vammaisten osuus maailman väestöstä on 15 prosenttia, ja on välttämätöntä, että organisaatiot käyttävät toimistojen sulkemisen tai kapasiteetin vähentämisen vuoksi niille annetun ajan tilojen esteettömyyden parantamiseen. Vancouverin Mount Pleasant -kaupunginosassa, osoitteessa 111 East 5th Street, sijaitsevassa toimistossamme on pistekirjoituksella varustettu opasteet kaikissa huoneissa ja automaattiset ovenavaajat, jotka helpottavat kaikkien pääsyä sisään.ja navigoida.

Meillä on myös himmennettävä valaistus kokoushuoneissa valoherkkyyden huomioimiseksi, sukupuolinäkökulman huomioon ottavia pesutiloja, ja DEI-konsultti on tarkastanut pohjapiirustuksemme ja todennut ne täysin esteettömiksi ja osallistaviksi.

Hyvä ergonomia: olennainen osa tervettä työvoimaa

Ilman työmatkoja ja matkoja toimistokeittiöön me kaikki istumme paljon enemmän paikallamme.

"Keskiverto aikuinen istuu nyt kuusi tuntia päivässä - neljä tuntia pidempään kuin ennen COVID-19-pandemian puhkeamista - ja tuntee sen vuoksi enemmän kipuja ja särkyjä", todetaan Pfizerin ja OnePollin tutkimuksessa.

Siksi olemme keskittyneet ergonomiaan uusissa tiloissamme, jotka on varustettu uusilla istumatyöpöydillä, säädettävillä näytön käsinojilla ja ergonomisilla tuoleilla.

Biofiilinen suunnittelu fyysisen terveyden ja henkisen hyvinvoinnin edistämiseksi

Luonnonläheisyys vaikuttaa tunnetusti myönteisesti fyysiseen terveyteen ja henkiseen hyvinvointiin, ja uskokaa tai älkää, biofiilinen suunnittelu voi saada aikaan samanlaisia reaktioita.

Kasvit parantavat merkittävästi ilmanlaatua imemällä itseensä epäpuhtauksia, ja vihreät tilat auttavat luonnollisesti vähentämään stressin ja ahdistuksen vaikutuksia.

Osallisuus synnyttää osallisuutta

SMMExpertin tavoitteena on luoda yhteyksiä ja vaikuttaa sosiaalisen median avulla, mutta tavanomainen toiminta ei riitä. Haluamme rakentaa yhteyksiä ja luoda mahdollisuuksia, joissa työntekijämme voivat menestyä monipuolisessa, tasa-arvoisessa ja osallistavassa ympäristössä.

Haluamme myös tarjota parhaan mahdollisen työntekijäkokemuksen - se tarkoittaa, että teemme SMMExpertistä paikan, jossa jokainen tuntee olonsa turvalliseksi, tervetulleeksi, arvostetuksi ja voimaantuneeksi tekemään parhaan työnsä tinkimättä siitä, kuka hän on.

Työntekijät etusijalla -lähestymistapamme ja hyvinvoinnin korostaminen ei kuitenkaan lopu toimistoon.

Vuonna 2021 suunnittelimme etumme uudelleen moninaisuuden, tasa-arvon ja osallisuuden (DEI) näkökulmasta. Mukana on esimerkiksi kulttuurisesti sopivaa neuvontaa, mielenterveyden lisääntynyt kattavuus (6-kertainen määrä aiempaan verrattuna), taloudellisia tukipalveluja, hedelmöityshoitoja, sukupuolen vahvistavia leikkauksia, 401K/RRSP-korvausjärjestelyjä ja paljon muuta.

Toinen osa DEI- ja hyvinvointipyrkimyksiämme on ollut palkkatasa-arvo. Varmistaaksemme, että kaikki tuntevat itsensä arvostetuiksi, asetimme tavoitteeksemme myös nollapalkkaepätasa-arvon. Saavutimme maailmanlaajuisen palkkatasa-arvon vuonna 2021 - emme ainoastaan sukupuolen näkökulmasta vaan koko yrityksessä (otimme huomioon sellaiset tekijät kuin rotu/etninen alkuperä, seksuaalinen suuntautuminen, neurologiset eroavaisuudet, vammaisuudet jne.analysoida tietoja).

Meillä on sovellus sitä varten

Henkilöstömme terveys ja turvallisuus ovat etusijalla, ja siksi toimimme tällä hetkellä rajoitetulla 15 prosentin kapasiteetilla, jotta voimme ottaa sosiaalista etäisyyttä. Seuraamme tätä tilannetta edelleen, koska toimimme paikallisten ohjeiden mukaisesti.

Jotta asiat sujuisivat sujuvasti, annamme pöllöjemme varata toimistotiloja etukäteen sovelluksen avulla: Robin Booking System. Kyseessä on alusta, jota yritykset käyttävät menestyksekkääseen hybridityön hallintaan. Robin antaa ihmisille mahdollisuuden valita, miten ja missä he työskentelevät, ja sen avulla on helppo varata mitä tahansa kokoushuoneista työpöydän varaamiseen päiväksi.

Pandemia on tarjonnut meille tilaisuuden pysähtyä - tilaisuuden aloittaa alusta ja kirjoittaa uudelleen käsikirjoitus siitä, miltä työn tulevaisuus näyttää meille.

Etujen ja aloitteiden avulla, jotka kohdistuvat työntekijöiden nopeasti muuttuviin tarpeisiin monimutkaisessa maailmassa, voimme yhdessä luoda työpaikkoja, jotka ovat erittäin tuottavia mutta myös ketteriä ja empaattisia.

Oletko kiinnostunut liittymään SMMExpert-tiimiin? Tutustu avoimiin työpaikkoihin urasivullamme ja opi lisää työskentelystä kanssamme.

Katso SMMExpert-urat