Μια πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι ένα κρίσιμο εργαλείο για κάθε οργανισμό - ακόμη και αν ο οργανισμός σας δεν χρησιμοποιεί τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Επειδή οι υπάλληλοί σας σχεδόν σίγουρα τα χρησιμοποιούν.

Μπόνους: Αποκτήστε ένα δωρεάν, προσαρμόσιμο πρότυπο πολιτικής για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να δημιουργήσετε γρήγορα και εύκολα κατευθυντήριες γραμμές για την εταιρεία και τους υπαλλήλους σας.

Τι είναι η πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης;

Η πολιτική των μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι ένα επίσημο εταιρικό έγγραφο που παρέχει κατευθυντήριες γραμμές και απαιτήσεις για τη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης από τον οργανισμό σας. Καλύπτει τα επίσημα κανάλια της επωνυμίας σας, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τόσο σε προσωπικό όσο και σε επαγγελματικό επίπεδο.

Η πολιτική ισχύει για όλους, από τον διευθύνοντα σύμβουλο μέχρι τους καλοκαιρινούς ασκούμενους, οπότε πρέπει να είναι εύκολα κατανοητή. Μπορεί να αποτελεί μέρος μιας ευρύτερης στρατηγικής μάρκετινγκ στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ή μπορεί να συνοδεύει το υλικό για την εισαγωγή και άλλες πολιτικές της εταιρείας.

Γιατί χρειάζεστε μια πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για τους υπαλλήλους;

Μια επίσημη πολιτική κοινωνικής δικτύωσης της εταιρείας είναι ένα σημαντικό έγγραφο. Βοηθά στη διατήρηση της φωνής της επωνυμίας σας, ενώ παράλληλα μετριάζει τους κινδύνους των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Ακολουθούν ορισμένοι από τους σημαντικότερους λόγους για την εφαρμογή μιας πολιτικής κοινωνικής δικτύωσης.

Διατηρήστε την ταυτότητα της μάρκας σας σε όλα τα κανάλια

Πιθανότατα έχετε πολλά άτομα που διαχειρίζονται πολλούς λογαριασμούς σε πολλά κανάλια. Μια σταθερή πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης διασφαλίζει τη συνέπεια και την αξιοπιστία του brand.

Προστατευθείτε από νομικές και κανονιστικές προκλήσεις

Μια καλά σχεδιασμένη και εφαρμοσμένη κοινωνική πολιτική σας προστατεύει από την παραβίαση κανόνων και κανονισμών. Οι συνέπειες της παραβίασής τους μπορεί να είναι σημαντικές.

Για παράδειγμα, στην ασφαλιστική εταιρεία MassMutual επιβλήθηκε πρόστιμο ύψους 4 εκατομμυρίων δολαρίων, υποβλήθηκε σε έλεγχο συμμόρφωσης με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και διατάχθηκε να αναθεωρήσει τις πολιτικές της για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, αφού ένας έμπορος της θυγατρικής MML Investors Services βοήθησε να τροφοδοτηθεί η φρενίτιδα των συναλλαγών GameStop μέσω των κοινωνικών καναλιών.

Διευκόλυνση της ποικιλομορφίας και της ένταξης

Το Πολιτειακό Πανεπιστήμιο του Κάνσας δημιούργησε πρόσφατα μια πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για τους φοιτητές, προκειμένου να διευκολύνει την ένταξη και την ποικιλομορφία στην πανεπιστημιούπολη. Μεταξύ άλλων απαιτήσεων, απαγορεύει τον διαδικτυακό εκφοβισμό και το doxing, καθώς και "σχόλια ή συμπεριφορές που συνιστούν διακρίσεις, παρενόχληση [ή] αντίποινα".

Λίγο αργά, αλλά αυτό το άρθρο κάνει πολύ καλή δουλειά συζητώντας τη νέα πολιτική του K-State για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Χάρηκα που πήρα συνέντευξη γι' αυτό ως έναν τρόπο να προωθήσω και να εξηγήσω την πολιτική στους φοιτητές!

Η νέα πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης προσφέρει καθοδήγηση και ένταξη στους μαθητές //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) 20 Σεπτεμβρίου, 202

Αποτροπή παραβίασης της ασφάλειας

Μια σταθερή πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης σε συνδυασμό με τα κατάλληλα πρωτόκολλα ασφαλείας συμβάλλει στην προστασία των λογαριασμών σας από phishing, hacking και απατεώνες λογαριασμούς.

Αποτρέψτε μια κρίση δημοσίων σχέσεων

Οι ασαφείς κοινωνικές πολιτικές, ή η ασυνεπής εφαρμογή αυτών των πολιτικών, προκάλεσαν προβλήματα στο Associated Press όταν απέλυσε αιφνιδιαστικά τη δημοσιογράφο Emily Wilder. Σαφέστερες κατευθυντήριες γραμμές για την εφαρμογή των πολιτικών και τα βήματα για την αντιμετώπιση των παραβιάσεων θα είχαν αποτρέψει το ενδεχόμενο αυτό να εξελιχθεί σε σημαντικό πρόβλημα δημοσίων σχέσεων.

Η δήλωσή μου σχετικά με την απόλυση μου από το Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vv1lder) May 22, 202

Ανταποκριθείτε γρήγορα σε περίπτωση κρίσης ή παραβίασης.

Παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας, μια παραβίαση ή κρίση μπορεί να συμβεί. Μερικές φορές η παραβίαση ή η κρίση προέρχεται από ένα τμήμα του οργανισμού που δεν έχει καμία σχέση με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Θα εξακολουθήσει να αναμένεται από εσάς να την αντιμετωπίσετε στα κοινωνικά κανάλια. Μια κοινωνική πολιτική διασφαλίζει ότι διαθέτετε ένα σχέδιο αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης.

Διευκρινίστε τις ευθύνες των εργαζομένων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Σε δικαστή του Τενεσί επιβλήθηκαν πρόσφατα κυρώσεις επειδή έστελνε ανάρμοστα μηνύματα σε γυναίκες από λογαριασμούς που τον έδειχναν με τη δικαστική του ρόμπα. Η επιστολή επίπληξης αναφέρει:

"Οι δικαστές αναμένεται να διατηρούν πάντοτε τα υψηλότερα πρότυπα συμπεριφοράς και αξιοπρέπειας του δικαστικού αξιώματος ... Δεν υπάρχει εξαίρεση σε αυτή την αρχή για τη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης".

Συνεχίζει:

"Θα απέχετε από τη χρήση μιας φωτογραφίας του εαυτού σας με το δικαστικό σας ένδυμα ως φωτογραφία προφίλ σε οποιαδήποτε πλατφόρμα κοινωνικής δικτύωσης, εκτός αν διεξάγετε δικαστικές εργασίες".

Δεν μπορείτε να υποθέσετε ότι οι υπάλληλοι ή οι συνεργάτες σας θα κάνουν τη σωστή επιλογή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, εκτός αν το διευκρινίσετε ρητά. Έτσι, για παράδειγμα, αν δεν θέλετε να κάνουν αναρτήσεις ενώ φορούν τη στολή τους, πείτε το.

Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να ενισχύσουν το μήνυμα της μάρκας σας

Με όλα αυτά, δεν θέλετε να αποθαρρύνετε τους υπαλλήλους από το να ενισχύουν το μήνυμα της μάρκας σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Μια σαφής κοινωνική πολιτική βοηθά τους υπαλλήλους να γνωρίζουν τι μπορούν και τι πρέπει να μοιράζονται στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τι πρέπει να παραλείπουν.

Προγραμματίστε αναρτήσεις, μιλήστε με πελάτες και παρακολουθήστε την απόδοσή σας Αναπτύξτε την επιχείρησή σας ταχύτερα με την SMMExpert.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει η πολιτική σας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης;

1. Ρόλοι και αρμοδιότητες

Ποιος είναι υπεύθυνος για ποιους λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης; Ποιος καλύπτει ποιες αρμοδιότητες σε καθημερινή, εβδομαδιαία ή αναγκαία βάση; Μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριληφθούν ονόματα και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους βασικούς ρόλους, ώστε οι υπάλληλοι από άλλες ομάδες να γνωρίζουν με ποιον πρέπει να επικοινωνήσουν.

Οι αρμοδιότητες που θα καλύψετε μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Δημοσίευση και δέσμευση
• Εξυπηρέτηση πελατών
• Στρατηγική και σχεδιασμός
• Διαφήμιση
• Ασφάλεια και κωδικοί πρόσβασης
• Παρακολούθηση και ακρόαση
• Εγκρίσεις (νομικές, οικονομικές ή άλλες)
• Αντιμετώπιση κρίσεων
• Εκπαίδευση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Τουλάχιστον, η ενότητα αυτή θα πρέπει να καθορίζει ποιος μπορεί να μιλάει για την επωνυμία σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης - και ποιος όχι.

2. Πρωτόκολλα ασφαλείας

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, υπάρχουν πολλοί κίνδυνοι ασφάλειας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Σε αυτή την ενότητα, έχετε την ευκαιρία να παρέχετε οδηγίες για τον εντοπισμό και την αντιμετώπισή τους.

Τα θέματα που θα καλυφθούν μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Πόσο συχνά αλλάζουν οι κωδικοί πρόσβασης των λογαριασμών σας;
• Ποιος τα συντηρεί και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά;
• Πόσο συχνά ενημερώνεται το οργανωτικό σας λογισμικό;
• Ποιες συσκευές μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο δίκτυό σας;
• Μπορούν οι εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν προσωπικούς λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης στους υπολογιστές του γραφείου;
• Σε ποιον πρέπει να απευθύνονται οι εργαζόμενοι εάν θέλουν να κλιμακώσουν μια ανησυχία;

3. Σχέδιο δράσης για μια κρίση ασφάλειας ή δημοσίων σχέσεων

Ένας στόχος της πολιτικής σας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι να αποτρέψει την ανάγκη για ένα σχέδιο διαχείρισης κρίσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αλλά είναι καλύτερο να έχετε και τα δύο.

Σκεφτείτε αν θα πρέπει να είναι δύο ξεχωριστά έγγραφα, ιδίως αν η πολιτική σας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θα αναρτηθεί δημοσίως.

Το σχέδιο διαχείρισης κρίσεων θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ένας ενημερωμένος κατάλογος επαφών έκτακτης ανάγκης με συγκεκριμένους ρόλους: η ομάδα των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, οι νομικοί και οι εμπειρογνώμονες δημοσίων σχέσεων - μέχρι τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε επίπεδο C.
• Κατευθυντήριες γραμμές για τον προσδιορισμό της έκτασης της κρίσης
• Σχέδιο εσωτερικής επικοινωνίας
• Διαδικασία έγκρισης της απάντησης

Η εκ των προτέρων προετοιμασία θα βελτιώσει το χρόνο ανταπόκρισής σας και θα μειώσει το άγχος των ατόμων που διαχειρίζονται άμεσα την κρίση.

4. Ένα περίγραμμα σχετικά με τον τρόπο συμμόρφωσης με το νόμο

Οι λεπτομέρειες διαφέρουν από χώρα σε χώρα ή ακόμη και από πολιτεία σε πολιτεία. Οι απαιτήσεις είναι πολύ αυστηρότερες για οργανισμούς σε ρυθμιζόμενες βιομηχανίες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμβουλευτεί το νομικό σας σύμβουλο για αυτό το τμήμα.

Τουλάχιστον, η πολιτική σας θα πρέπει να αφορά τα εξής:

• Πώς να συμμορφώνεστε με τη νομοθεσία περί πνευματικών δικαιωμάτων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ιδίως όταν χρησιμοποιείτε περιεχόμενο τρίτων
• Πώς να χειρίζεστε πληροφορίες πελατών και άλλα ιδιωτικά δεδομένα
• Περιορισμοί ή αποποιήσεις που απαιτούνται για μαρτυρίες ή ισχυρισμούς μάρκετινγκ
• Εμπιστευτικότητα όσον αφορά τις εσωτερικές πληροφορίες του οργανισμού σας

5. Καθοδήγηση για τους προσωπικούς λογαριασμούς των εργαζομένων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Χρειάστηκε μια επίπληξη από τις αρχές για να μάθει ο δικαστής που αναφέρθηκε παραπάνω ότι δεν έπρεπε να χρησιμοποιεί τα ράσα του στη φωτογραφία προφίλ του σε προσωπικούς λογαριασμούς. Μην αφήνετε τους υπαλλήλους στο σκοτάδι σχετικά με το τι αναμένεται από αυτούς.

Φυσικά, δεν μπορείτε να γίνετε υπερβολικά δρακόντειοι όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τους προσωπικούς τους λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης. Ειδικά αν δεν υπάρχει τρόπος για έναν απλό παρατηρητή να τους αναγνωρίσει ως εργαζόμενους της εταιρείας σας. Ακολουθούν ορισμένα συνήθη στοιχεία της πολιτικής των μέσων κοινωνικής δικτύωσης που σχετίζονται με τους λογαριασμούς των εργαζομένων:

• Κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το περιεχόμενο που δείχνει το χώρο εργασίας
• Κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το περιεχόμενο που δείχνει τη στολή
• Αν είναι σωστό να αναφέρετε την εταιρεία στα βιογραφικά προφίλ
• Εάν ναι, ποιες αποποιήσεις σχετικά με το περιεχόμενο που αντιπροσωπεύει προσωπικές και όχι εταιρικές απόψεις απαιτούνται
• Η απαίτηση να προσδιορίζονται ως εργαζόμενοι όταν συζητούν για την εταιρεία ή τους ανταγωνιστές τους

6. Κατευθυντήριες γραμμές συνηγορίας των εργαζομένων

Η ομάδα σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης πιθανώς μιλάει τη φωνή της μάρκας σας στον ύπνο της. Και οι επίσημοι εκπρόσωποί σας είναι έτοιμοι να απαντήσουν σε δύσκολες ερωτήσεις εν κινήσει. Αλλά τι γίνεται με όλους τους άλλους;

Οι εργαζόμενοι που είναι ενθουσιασμένοι με τη δουλειά τους μπορούν να γίνουν οι καλύτεροι υποστηρικτές σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Μπόνους: Αποκτήστε ένα δωρεάν, προσαρμόσιμο πρότυπο πολιτικής για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να δημιουργήσετε γρήγορα και εύκολα κατευθυντήριες γραμμές για την εταιρεία και τους υπαλλήλους σας.

Αλλά μπορεί να μην ξέρουν πάντα τι ακριβώς είναι κατάλληλο να πουν και πότε. Για παράδειγμα, δεν θέλετε ένας υπερβολικά ενθουσιώδης υπάλληλος να δημοσιεύει για ένα νέο προϊόν ή χαρακτηριστικό πριν από την κυκλοφορία του. Μόλις αυτό το χαρακτηριστικό τεθεί σε λειτουργία, όμως, θέλετε να έχουν όλα τα εργαλεία που χρειάζονται για να το μοιραστούν με τον κόσμο.

Ορισμένα σημαντικά στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε σε αυτό το τμήμα του ασφαλιστηρίου σας είναι τα εξής:

• Διαθέτετε εγκεκριμένη βιβλιοθήκη περιεχομένου και πώς μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτήν οι εργαζόμενοι;
• Επιτρέπεται στους υπαλλήλους να ασχολούνται με άτομα που αναφέρουν την επωνυμία στα κοινωνικά δίκτυα;
• Πώς πρέπει να αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι τα αρνητικά σχόλια για την εταιρεία στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και ποιον πρέπει να ενημερώνουν;

Πώς να εφαρμόσετε μια πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για τους υπαλλήλους

1. Κατεβάστε το υπόδειγμα της πολιτικής μας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Είναι δωρεάν και θέτει όλες τις ερωτήσεις που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε.

Μπόνους: Αποκτήστε ένα δωρεάν, προσαρμόσιμο πρότυπο πολιτικής για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να δημιουργήσετε γρήγορα και εύκολα κατευθυντήριες γραμμές για την εταιρεία και τους υπαλλήλους σας.

2. Ζητήστε τη συμβολή των ενδιαφερομένων μερών

Μπορείτε πιθανώς να πάρετε μερικές πολύ καλές ιδέες σχετικά με τις μοναδικές σας ανάγκες από:

• τους ισχυρούς χρήστες του προϊόντος σας
• η ομάδα μάρκετινγκ
• η κοινωνική ομάδα
• η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού
• κάθε δημόσιος εκπρόσωπος
• η νομική σας ομάδα

Μην ξεχνάτε να εμπλέκετε στη συζήτηση τους τακτικούς υπαλλήλους. Εξάλλου, αυτή η πολιτική τους αφορά όλους.

Αυτό δεν σημαίνει ότι χρειάζεστε ανατροφοδότηση από κάθε εργαζόμενο. Αλλά ζητήστε τη συμβολή των επικεφαλής των ομάδων, των εκπροσώπων των συνδικάτων ή άλλων ατόμων που μπορούν να εκπροσωπήσουν ομάδες εργαζομένων για να σας ενημερώσουν για τυχόν ιδέες, ερωτήσεις ή ανησυχίες.

Για παράδειγμα, η μεγαλύτερη διαβούλευση με τους δημοσιογράφους του προσωπικού θα μπορούσε να είχε γλιτώσει το BBC από πολλούς πονοκεφάλους όταν κυκλοφόρησε τη νέα του πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Μεταξύ άλλων κανόνων, η πολιτική αναφέρει:

"Εάν η εργασία σας απαιτεί να διατηρήσετε την αμεροληψία σας, μην εκφράζετε προσωπική γνώμη για θέματα δημόσιας πολιτικής, πολιτικής ή "αμφιλεγόμενα θέματα"."

Ωστόσο, η Εθνική Ένωση Δημοσιογράφων δήλωσε ότι έχει ανησυχίες:

"Οι αλλαγές θα μπορούσαν να περιορίσουν την ικανότητα των ατόμων να συμμετέχουν ουσιαστικά και να ασχολούνται με θέματα που τους αφορούν - είτε αυτό συμβαίνει στο συνδικάτο τους, είτε στις κοινότητές τους, είτε σε εκδηλώσεις όπως το Pride".

Αυτό θα μπορούσε πιθανότατα να είχε επιλυθεί πριν από την εφαρμογή της πολιτικής, αντί να διαδραματίζεται δημοσίως εκ των υστέρων.

Η #NUJ Michelle Stanistreet δήλωσε: "Είναι απογοητευτικό ότι δεν υπήρξε διαβούλευση με τα συνδικάτα του προσωπικού σχετικά με τις αλλαγές στους κανόνες των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης και θα αναφέρουμε όλες τις ανησυχίες που έχουν μοιραστεί μαζί μας τα μέλη και οι αντιπρόσωποι της NUJ όταν συναντηθούμε με το #BBC." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) October 30, 2020

Καθώς συντάσσετε την πολιτική σας, μην αναλώνεστε σε σεμινάρια ή λεπτομέρειες. Οι λεπτομέρειες θα αλλάξουν αναπόφευκτα και γρήγορα. Επικεντρωθείτε στη μεγάλη εικόνα.

3. Αποφασίστε πού θα ζει το συμβόλαιό σας

Συνιστούμε να προσθέσετε την πολιτική σας στο εγχειρίδιο των εργαζομένων σας, ώστε οι νέοι υπάλληλοι να μπορούν να την επεξεργαστούν κατά την εισαγωγή τους.

Αλλά πού θα έχουν πρόσβαση οι υπάρχοντες υπάλληλοι; Θα βρίσκεται στο ενδοδίκτυο της εταιρείας σας ή σε κοινόχρηστους δίσκους; Ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού σας, μπορεί να εξετάσετε το ενδεχόμενο να το δημοσιεύσετε και στον εξωτερικό σας ιστότοπο (όπως οι εταιρείες που χρησιμοποιούνται ως παραδείγματα στο τέλος αυτής της ανάρτησης!).

4. Εκκινήστε το (ή επανεκκινήστε το)

Είτε πρόκειται για μια αναθεώρηση είτε για ένα ολοκαίνουργιο έγγραφο, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν ότι υπάρχουν νέες πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν. Είτε το ανακοινώνετε μέσω εσωτερικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε σε μια συνάντηση όλων των εργαζομένων, βεβαιωθείτε ότι αφήνετε άφθονο χώρο και ευκαιρίες για ερωτήσεις.

Εάν δρομολογείτε μια νέα ενημέρωση, συμπεριλάβετε έναν κατάλογο των βασικών αλλαγών και την ημερομηνία αναθεώρησης.

5. Προγραμματίστε μια ενημέρωση για το επόμενο έτος (ή ακόμη και για το επόμενο τρίμηνο)

Δεν είναι ασυνήθιστο να βλέπεις πολιτικές για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που χρονολογούνται από τη σκοτεινή εποχή του 2013 ή του 2011 (μπορείς να το καταλάβεις επειδή χρησιμοποιούν λέξεις όπως "Web 2.0" και "microblogs").

Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης βρίσκονται σε συνεχή εξέλιξη και η πολιτική σας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θα χρειάζεται τακτικές ενημερώσεις. Τα δίκτυα και οι λειτουργίες αλλάζουν, νέοι ιστότοποι κοινωνικής δικτύωσης εμφανίζονται και άλλοι πέφτουν.

Η πολιτική σας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης δεν μπορεί απλά να βρίσκεται σε ένα συρτάρι (ή σε ένα έγγραφο Google.) Αυτές οι πολιτικές από τις αρχές της δεκαετίας του 2010 δεν θα μπορούσαν να προβλέψουν την άνοδο του TikTok ή το συνεχές επίπεδο σύνδεσης που έχουν πλέον οι άνθρωποι με τις κινητές συσκευές τους.

Η δέσμευση για μια ετήσια, εξαμηνιαία ή ακόμη και τριμηνιαία αναθεώρηση θα διασφαλίσει ότι η πολιτική σας παραμένει χρήσιμη και σχετική. Τουλάχιστον, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλα τα στοιχεία και οι πληροφορίες επικοινωνίας είναι ενημερωμένα.

6. Επιβολή της

Η δημιουργία μιας πολιτικής για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι σπουδαία. Αλλά αν κανείς δεν την εφαρμόζει, γιατί να ασχοληθείτε;

Τον Μάιο, ο Γενικός Επιθεωρητής της Ταχυδρομικής Υπηρεσίας των ΗΠΑ δημοσίευσε μια απογοητευτική επισκόπηση των καναλιών κοινωνικής δικτύωσης της USPS.

Μεταξύ άλλων ευρημάτων, η έκθεση επισημαίνει:

"... μη εγκεκριμένους λογαριασμούς για 15 ταχυδρομικά γραφεία, εννέα τμήματα, τρεις ομάδες πωλήσεων και πολλούς υπαλλήλους που χρησιμοποιούσαν τους λογαριασμούς τους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης με επίσημη ιδιότητα χωρίς την κατάλληλη έγκριση."

Γιατί; Επειδή δεν εφάρμοζαν την πολιτική τους για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Στη συνέχεια, η USPS εξέδωσε μια "υπενθύμιση της πολιτικής για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης" προς τους υπαλλήλους και τους εργολάβους "ότι απαγορεύεται να μιλούν εκ μέρους του οργανισμού σε ιστότοπους, ιστολόγια και άλλες μορφές μέσων κοινωνικής δικτύωσης χωρίς άδεια." Σημείωσαν επίσης ότι "η ομάδα μέσων κοινωνικής δικτύωσης διενεργεί τακτικούς ελέγχους των ιστότοπων που ισχυρίζονται ότι εκπροσωπούν την Ταχυδρομική Υπηρεσία".

Τα μαθήματα εδώ αφορούν την κοινωνική ακρόαση και τους ελέγχους των κοινωνικών μέσων.

Πρώτον, η πολιτική σας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα τακτικών ελέγχων για τον εντοπισμό νέων λογαριασμών που ισχυρίζονται ότι εκπροσωπούν την εταιρεία σας.

Δεύτερον, η ομάδα σας θα πρέπει να συμμετέχει στην κοινωνική ακρόαση. Αυτό θα εντοπίσει τις κοινωνικές συζητήσεις σχετικά με την επωνυμία σας και τυχόν αναρτήσεις που αντιβαίνουν στην πολιτική σας.

Βεβαιωθείτε ότι η κοινωνική σας πολιτική περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με τις συνέπειες της παραβίασης των απαιτήσεων, ώστε να μην εκπλαγεί κανείς από την πειθαρχική δίωξη σε περίπτωση παραβίασης των κανόνων.

Παραδείγματα πολιτικής για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Μερικές φορές δεν υπάρχει τίποτα καλύτερο από ένα παράδειγμα από τον πραγματικό κόσμο για να ξεκινήσουν τα πράγματα.Ακολουθούν μερικά σπουδαία παραδείγματα που μπορείτε να παραδειγματιστείτε όταν δημιουργείτε τη δική σας πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Nordstrom

Η πολιτική της Nordstrom για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι σύντομη και περιεκτική, αλλά καλύπτει τις βασικές λεπτομέρειες για τους υπαλλήλους.

Βασικό συμπέρασμα: "Μπορεί να είστε νομικά υπεύθυνοι για το περιεχόμενο που δημοσιεύετε, γι' αυτό σεβαστείτε τις μάρκες, τα εμπορικά σήματα και τα πνευματικά δικαιώματα".

Gartner

Η εταιρεία ερευνών και παροχής συμβουλών Gartner έχει μια σταθερή πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να σκεφτούν τη διαφορά μεταξύ της προσωπικής και της επαγγελματικής τους προσωπικότητας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Βασικό συμπέρασμα: "Ενώ ενεργείτε με την "επαγγελματική σας προσωπικότητα" και προσδιορίζετε τον εαυτό σας ως συνεργάτη της Gartner δημοσίως, θεωρήστε ότι κάθε δημοσίευση που κάνετε αποτελεί εκπροσώπηση της επωνυμίας της Gartner και όχι εσάς ως άτομο".

Dell

Η Dell δημιούργησε μια απλή και ξεκάθαρη πολιτική με ορθές συμβουλές για όσους χρησιμοποιούν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Βασικό συμπέρασμα: "Όλα τα μέλη της ομάδας ενθαρρύνονται να μιλούν για την εταιρεία και να μοιράζονται νέα και πληροφορίες, αλλά μόνο εξουσιοδοτημένοι και εκπαιδευμένοι εκπρόσωποι μπορούν να μιλούν εκ μέρους της Dell Technologies και να εκδίδουν επίσημες απαντήσεις της εταιρείας."

Καναδικός Δικηγορικός Σύλλογος

Πιθανώς δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι η πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μιας ένωσης δικηγόρων και άλλων επαγγελματιών του νομικού κλάδου είναι αρκετά λεπτομερής όσον αφορά τους κανόνες και τις απαιτήσεις της, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζονται στο σχετικό δίκαιο. Παρόλα αυτά, οι κατευθυντήριες γραμμές είναι εύκολα κατανοητές.

Βασικό συμπέρασμα: "Οτιδήποτε γράφετε ή δημοσιεύετε στο διαδίκτυο μπορεί να κοινοποιηθεί πέρα από τη συγκεκριμένη διαδικτυακή κοινότητα με την οποία συμμετέχετε. Επομένως, δημιουργήστε ό,τι δημοσιεύετε με την υπόθεση ότι μπορεί να διαβαστεί από οποιονδήποτε".

Κυβέρνηση της Βρετανικής Κολομβίας

Αυτός ο διαδραστικός, οπτικά ευχάριστος οδηγός πολιτικής περιλαμβάνει πολλά παραδείγματα και ερωτήσεις για να σκεφτούν οι εργαζόμενοι όταν αναρτούν στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Έχει το απαιτούμενο επίπεδο πληροφοριών πολιτικής, αλλά δίνει στους εργαζόμενους οργανισμό ενθαρρύνοντάς τους να σκεφτούν πώς οι αναρτήσεις τους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης επηρεάζουν τους συναδέλφους τους και τον εργοδότη.

Πηγή: Κυβέρνηση της Βρετανικής Κολομβίας

Βασικό συμπέρασμα: "Οι επιλογές που κάνουμε και οι συνήθειες που αναπτύσσουμε στην προσωπική μας ζωή σε σχέση με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να μην είναι κατάλληλες στο εργασιακό περιβάλλον. Οι εργαζόμενοι εμπιστεύονται να κάνουν ηθικές επιλογές. Είστε υπεύθυνοι να χρησιμοποιείτε την καλύτερη δυνατή κρίση σας και να ζητάτε βοήθεια όταν δεν είστε σίγουροι."

Διαχειριστείτε εύκολα όλα τα προφίλ σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης χρησιμοποιώντας το SMMExpert. Από έναν ενιαίο πίνακα ελέγχου, μπορείτε να προγραμματίζετε και να δημοσιεύετε αναρτήσεις, να εμπλέκετε τους οπαδούς σας, να παρακολουθείτε τις σχετικές συζητήσεις, να μετράτε τα αποτελέσματα, να διαχειρίζεστε τις διαφημίσεις σας και πολλά άλλα.

Ξεκινήστε

Κάντε το καλύτερα με SMMExpert , το εργαλείο κοινωνικής δικτύωσης "όλα-σε-ένα". Μείνετε στην κορυφή των πραγμάτων, αναπτυχθείτε και νικήστε τον ανταγωνισμό.