En politik for sociale medier er et vigtigt værktøj for enhver organisation - også selvom din organisation ikke bruger sociale medier, for det gør dine medarbejdere næsten helt sikkert.

Bonus: Få en gratis, tilpasselig skabelon til en politik for sociale medier til hurtigt og nemt at oprette retningslinjer for din virksomhed og dine medarbejdere.

Hvad er en politik for sociale medier?

En politik for sociale medier er et officielt virksomhedsdokument, der indeholder retningslinjer og krav til din virksomheds brug af sociale medier. Den dækker dit mærkes officielle kanaler, samt hvordan medarbejderne bruger sociale medier, både personligt og professionelt.

Politikken gælder for alle fra den administrerende direktør til sommerpraktikanter, så den skal være let at forstå. Den kan være en del af en bredere strategi for markedsføring af sociale medier, eller den kan leve sammen med introduktionsmaterialer og andre virksomhedspolitikker.

Hvorfor har du brug for en politik for sociale medier for medarbejdere?

En officiel politik for virksomhedens sociale medier er et vigtigt dokument, som hjælper med at bevare dit brand og samtidig mindske risici på de sociale medier. Her er nogle af de vigtigste grunde til at indføre en politik for sociale medier.

Oprethold din brandidentitet på tværs af kanaler

Du har sandsynligvis flere personer, der administrerer flere konti på tværs af flere kanaler. En solid politik for sociale medier holder tingene konsekvente og i overensstemmelse med dit brand.

Beskyt dig mod juridiske og lovgivningsmæssige udfordringer

En veludformet og håndhævet socialpolitik beskytter dig mod at komme i konflikt med regler og bestemmelser. Konsekvenserne af at bryde dem kan være store.

For eksempel blev forsikringsselskabet MassMutual idømt en bøde på 4 mio. USD, underkastet en gennemgang af overholdelse af sociale medier og pålagt at revidere sine politikker for sociale medier, efter at en forhandler for datterselskabet MML Investors Services havde hjulpet med at give næring til GameStop-handelsruslen via sociale kanaler.

Fremme af mangfoldighed og integration

Kansas State University har for nylig udarbejdet en politik for sociale medier for studerende for at fremme inklusion og mangfoldighed på campus. Blandt andre krav forbyder den cybermobning og doxing samt "kommentarer eller adfærd, der udgør diskrimination, chikane [eller] repressalier".

Lidt sent på dette, men denne artikel gør et godt stykke arbejde diskutere K-State nye sociale medier politik. Jeg var glad for at blive interviewet for det som en måde at fremme og forklare politikken til studerende!

Ny politik for sociale medier giver vejledning og inklusion til studerende //t.co/altqMGvlGm

- Zach Perez (@zach_pepez) september 20, 202

Forebyg et sikkerhedsbrud

En solid politik for sociale medier kombineret med ordentlige sikkerhedsprotokoller er med til at beskytte dine konti mod phishing, hacking og falske konti.

Forebyg en PR-krise

Uklare sociale politikker eller en inkonsekvent anvendelse af disse politikker skabte problemer for Associated Press, da de pludselig fyrede journalisten Emily Wilder. Klarere retningslinjer for anvendelse af politikker og trin for håndtering af overtrædelser ville have forhindret, at dette blev et stort PR-problem.

Min erklæring om min opsigelse fra Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

- emily wilder (@vvv1lder) maj 22, 202

Reagér hurtigt, hvis der opstår en krise eller et brud

På trods af dine bedste anstrengelser kan der stadig ske en overtrædelse eller krise. Nogle gange kommer overtrædelsen eller krisen fra en del af organisationen, som ikke har noget med sociale medier at gøre. Det forventes stadig, at du skal tage fat på det på sociale kanaler. En social politik sikrer, at du har en beredskabsplan på plads.

Afklar medarbejdernes ansvar for sociale medier

En dommer fra Tennessee blev for nylig sanktioneret for at have sendt upassende beskeder til kvinder fra konti, der viste ham i sin dommerkåbe. I brevet med en irettesættelse står der:

"Dommere forventes til enhver tid at opretholde de højeste standarder for adfærd og værdighed i forbindelse med dommerembedet ... Der er ingen undtagelse fra dette princip for brugen af sociale medier."

Den fortsætter:

"Du skal afholde dig fra at bruge et billede af dig selv i din dommerkåbe som profilbillede på en social medieplatform, medmindre du udfører retssager."

Du kan ikke gå ud fra, at medarbejdere eller medarbejdere vil træffe den rigtige beslutning om sociale medier, medmindre du udtrykkeligt beskriver det. Så hvis du f.eks. ikke ønsker, at de skal skrive, mens de har deres uniform på, så sig det.

Opmuntre dine medarbejdere til at forstærke dit brands budskab

Når det er sagt, skal du ikke afskrække dine medarbejdere fra at forstærke dit brandbudskab på sociale medier. En klar social politik hjælper medarbejderne med at vide, hvad de kan og bør dele på sociale medier, og hvad de bør springe over.

Planlæg indlæg, tal med kunderne, og følg dine resultater Få din virksomhed til at vokse hurtigere med SMMExpert.

Hvad skal din politik for sociale medier indeholde?

1. Roller og ansvarsområder

Hvem ejer hvilke sociale konti? Hvem dækker hvilke ansvarsområder dagligt, ugentligt eller efter behov? Det kan være nyttigt at medtage navne og e-mailadresser for nøglepersoner, så medarbejdere fra andre teams ved, hvem de skal kontakte.

Ansvarsområder, der kan omfatte:

• Opslag og engagement
• Kundeservice
• Strategi og planlægning
• Reklame
• Sikkerhed og adgangskoder
• Overvågning og lytning
• Godkendelser (juridiske, finansielle eller andre)
• Krisestyring
• Uddannelse i sociale medier

I dette afsnit bør du som minimum fastslå, hvem der kan tale for dit brand på de sociale medier - og hvem der ikke kan.

2. Sikkerhedsprotokoller

Som nævnt ovenfor er der mange sikkerhedsrisici på de sociale medier. I dette afsnit har du mulighed for at give vejledning i at identificere og håndtere dem.

De emner, der skal dækkes, kan omfatte:

• Hvor ofte ændres dine adgangskoder til din konto?
• Hvem vedligeholder dem, og hvem har adgang til dem?
• Hvor ofte bliver din organisationssoftware opdateret?
• Hvilke enheder kan bruges på dit netværk?
• Må medarbejderne bruge personlige sociale konti på kontorets computere?
• Hvem skal medarbejderne tale med, hvis de ønsker at eskalere en bekymring?

3. En handlingsplan for en sikkerheds- eller PR-krise

Et af målene med din politik for sociale medier er at forhindre behovet for en krisestyringsplan for sociale medier. Men det er bedst at have begge dele.

Overvej, om der skal være tale om to separate dokumenter, især hvis din politik for sociale medier skal offentliggøres offentligt.

Din krisestyringsplan bør omfatte:

• En opdateret liste over kontaktpersoner i nødsituationer med specifikke roller: teamet for sociale medier, juridiske eksperter og PR-eksperter - hele vejen op til beslutningstagere på C-niveau
• Retningslinjer for fastlæggelse af krisens omfang
• En intern kommunikationsplan
• En godkendelsesproces for svar

Hvis du er forberedt på forhånd, forbedrer du din reaktionstid og reducerer stress for dem, der er direkte ansvarlige for krisen.

4. En oversigt over, hvordan man overholder loven

Detaljerne varierer fra land til land eller endog fra stat til stat. Kravene er meget strengere for organisationer i regulerede brancher. Sørg for at konsultere din juridiske rådgiver om dette afsnit.

Din politik bør som minimum omhandle følgende:

• Hvordan du overholder loven om ophavsret på sociale medier, især når du bruger indhold fra tredjeparter
• Hvordan du håndterer kundeoplysninger og andre private data
• Begrænsninger eller ansvarsfraskrivelser, der kræves for vidnesbyrd eller markedsføringsanprisninger
• Fortrolighed vedrørende din organisations interne oplysninger

5. Vejledning om medarbejdernes personlige konti på sociale medier

Det krævede en irettesættelse fra myndighederne, før den ovennævnte dommer lærte, at han ikke skulle bruge sin kåbe på sit profilbillede på personlige konti. Lad ikke medarbejderne være i uvished om, hvad der forventes af dem.

Selvfølgelig kan du ikke være alt for drakonisk med hensyn til, hvordan medarbejderne bruger deres personlige sociale konti. Især ikke, hvis en tilfældig observatør ikke kan identificere dem som medarbejdere i din virksomhed. Her er nogle almindelige elementer i politikken for sociale medier i forbindelse med medarbejdernes konti:

• Retningslinjer for indhold, der viser arbejdspladsen
• Retningslinjer for indhold, der viser uniformen
• Om det er i orden at nævne virksomheden i profilbiografier
• Hvis ja, hvilke ansvarsfraskrivelser om, at indholdet repræsenterer personlige og ikke virksomhedens holdninger, er der behov for?
• Kravet om at identificere sig som medarbejder, når man taler om virksomheden eller konkurrenterne

6. Retningslinjer for medarbejdernes interessevaretagelse

Dit team på de sociale medier taler sandsynligvis dit mærkes stemme i søvne. Og dine officielle talsmænd er klar til at besvare svære spørgsmål i farten. Men hvad med alle andre?

Medarbejdere, der er begejstrede for deres arbejde, kan være nogle af dine bedste fortalere på de sociale medier.

Bonus: Få en gratis, tilpasselig skabelon til en politik for sociale medier til hurtigt og nemt at oprette retningslinjer for din virksomhed og dine medarbejdere.

Men de ved måske ikke altid præcis, hvad der er passende at sige og hvornår. Du ønsker f.eks. ikke, at en overdrevent ivrig medarbejder skal skrive om et nyt produkt eller en ny funktion, før det lanceres. Men når funktionen bliver lanceret, skal de have alle de værktøjer, de har brug for, til at dele det med verden.

Nogle vigtige punkter, der skal medtages i dette afsnit af din police, er:

• Har du et godkendt indholdsbibliotek, og hvordan kan medarbejderne få adgang til det?
• Må medarbejderne engagere sig med folk, der nævner brandet på sociale medier?
• Hvordan skal medarbejderne håndtere negative kommentarer om virksomheden på sociale medier, og hvem skal de underrette?

Sådan implementerer du en politik for sociale medier for medarbejdere

1. Download vores skabelon til en politik for sociale medier

Den er gratis, og den stiller alle de spørgsmål, du skal bruge for at komme i gang.

Bonus: Få en gratis, tilpasselig skabelon til en politik for sociale medier til hurtigt og nemt at oprette retningslinjer for din virksomhed og dine medarbejdere.

2. Søg input fra interessenterne

Du kan sikkert få nogle gode idéer om dine unikke behov hos:

• dit produkts power users
• markedsføringsteamet
• det sociale team
• HR-teamet
• eventuelle talsmænd i offentligheden
• dit juridiske team

Glem ikke at inddrage de faste medarbejdere i diskussionen, for denne politik berører dem alle.

Det betyder ikke, at du har brug for feedback fra hver enkelt medarbejder, men få input fra teamledere, fagforeningsrepræsentanter eller andre, der kan repræsentere grupper af medarbejdere, så de kan give dig besked om idéer, spørgsmål eller bekymringer.

F.eks. kunne en større høring af de ansatte journalister have sparet BBC for mange hovedpiner, da de offentliggjorde deres nye politik for sociale medier.

Blandt andre regler hedder det i politikken:

"Hvis dit arbejde kræver, at du bevarer din upartiskhed, må du ikke udtrykke en personlig mening om offentlige anliggender, politik eller 'kontroversielle emner'."

Men National Union of Journalists sagde, at de var bekymrede:

"Ændringerne kan begrænse enkeltpersoners mulighed for at deltage meningsfuldt og engagere sig i spørgsmål, der betyder noget for dem - uanset om det er i deres fagforening, deres lokalsamfund eller i begivenheder som Pride."

Dette kunne sandsynligvis være blevet løst, før politikken blev indført, i stedet for at det skulle være blevet offentliggjort efterfølgende.

#NUJ Michelle Stanistreet sagde: "Det er skuffende, at der ikke var nogen høring med fagforeningerne om ændringerne af reglerne for sociale medier, og vi vil tage alle de bekymringer op, som NUJ-medlemmer og repræsentanter har delt med os, når vi mødes med #BBC." //t.co/fFLqavU42k

- NUJ (@NUJofficial) oktober 30, 2020

Når du udarbejder din politik, skal du ikke lade dig fange af vejledninger eller detaljer. De små detaljer vil uundgåeligt ændre sig hurtigt. Fokuser på det store billede.

3. Bestem, hvor din police skal bo

Vi anbefaler kraftigt, at du tilføjer din politik til din medarbejderhåndbog, så nye medarbejdere kan gennemgå den under introduktionen.

Men hvor vil de eksisterende medarbejdere få adgang til den? Vil den blive lagt på virksomhedens intranet eller på delte drev? Afhængigt af din virksomheds behov kan du overveje at lægge den ud på dit eksterne websted (som de virksomheder, der er brugt som eksempler i slutningen af dette indlæg!).

4. Start den (eller genstart den)

Uanset om der er tale om en revision eller et helt nyt dokument, skal du sikre dig, at alle er klar over, at der er nye oplysninger, som de skal kende. Uanset om du annoncerer det via en intern e-mail eller på et møde for alle medarbejdere, skal du sørge for, at der er masser af plads og mulighed for at stille spørgsmål.

Hvis du lancerer en ny opdatering, skal du medtage en liste over de vigtigste ændringer og en revisionsdato.

5. Planlæg en opdatering til næste år (eller endda næste kvartal)

Det er ikke ualmindeligt at se politikker for sociale medier, der stammer fra den mørke tid i 2013 eller 2011 (man kan se det på, at de bruger buzzwords som "Web 2.0" og "mikroblogs").

Sociale medier er i konstant forandring, og din politik for sociale medier skal opdateres regelmæssigt. Netværk og funktionaliteter ændres, nye sociale medier opstår, og andre forsvinder.

Din politik for sociale medier kan ikke bare ligge i en skuffe (eller et Google Doc.) De politikker fra begyndelsen af 2010'erne kunne ikke have forudset TikToks fremkomst eller det konstante niveau af forbindelse, som folk nu har med deres mobile enheder.

Hvis du forpligter dig til at foretage en årlig, halvårlig eller endda kvartalsvis gennemgang, sikrer du, at din forsikringspolice forbliver nyttig og relevant. Du skal i det mindste sikre dig, at alle oplysninger og kontaktoplysninger er ajourført.

6. håndhæve den

Det er godt at udarbejde en politik for sociale medier, men hvis ingen håndhæver den, hvorfor så gøre sig umage?

I maj offentliggjorde US Postal Service Inspector General en skuffende gennemgang af USPS' sociale mediekanaler.

Blandt andre resultater blev der i rapporten fremhævet:

"... ikke-godkendte konti for 15 postkontorer, ni afdelinger, tre salgsteams og flere medarbejdere, der brugte deres sociale mediekonti i en officiel egenskab uden den rette godkendelse."

Hvorfor? Fordi de ikke håndhævede deres politik for sociale medier.

USPS udsendte derefter en "påmindelse om politikken for sociale medier" til medarbejdere og kontrahenter om, "at det er forbudt at tale på vegne af organisationen på websteder, blogs og andre former for sociale medier uden tilladelse". De bemærkede også, at "teamet for sociale medier udfører rutinemæssige revisioner af websteder, der hævder at repræsentere Postal Service."

Læringen her vedrører social lytning og revision af sociale medier.

For det første bør din politik for sociale medier omfatte en plan for regelmæssig revision for at identificere nye konti, der hævder at repræsentere din virksomhed.

For det andet bør dit team foretage social lytning for at identificere sociale samtaler om dit brand og eventuelle indlæg, der strider mod din politik.

Sørg for, at din sociale politik indeholder oplysninger om konsekvenserne af at overtræde kravene, så ingen bliver overrasket af disciplinære foranstaltninger, hvis de overtræder reglerne.

Eksempler på politikker for sociale medier

Nogle gange er der intet bedre end et eksempel fra den virkelige verden til at sætte gang i tingene. Her er nogle gode eksempler, som du kan bruge som model, når du udarbejder din egen politik for sociale medier.

Nordstrom

Nordstroms politik for sociale medier er kort og præcis, men dækker de vigtigste detaljer for medarbejderne.

Vigtig pointe: "Du kan være juridisk ansvarlig for det indhold, du lægger ud, så respekter mærker, varemærker og ophavsrettigheder."

Gartner

Forsknings- og rådgivningsvirksomheden Gartner har en solid politik for sociale medier, der opfordrer medarbejderne til at tænke over forskellen mellem deres personlige og professionelle personaer på sociale medier.

Vigtig pointe: "Når du optræder i din 'professionelle persona' og identificerer dig selv som Gartner-medarbejder offentligt, skal du betragte hvert eneste indlæg, du laver, som en repræsentation af Gartners brand og ikke af dig selv som person."

Dell

Dell har udarbejdet en enkel og ligefrem politik med gode råd til alle, der bruger sociale medier.

Vigtig information: "Alle teammedlemmer opfordres til at tale om virksomheden og dele nyheder og oplysninger, men kun autoriserede og uddannede talspersoner må tale på vegne af Dell Technologies og give officielle svar fra virksomheden."

Den canadiske advokatsammenslutning

Det er nok ikke overraskende, at politikken for sociale medier for en sammenslutning af advokater og andre juridiske fagfolk er ret detaljeret med hensyn til regler og krav, og hvordan de gælder for relevant lovgivning. Retningslinjerne er dog alligevel lette at forstå.

Vigtig pointe: "Alt, hvad du skriver eller poster online, kan blive delt uden for det specifikke onlinefællesskab, som du er involveret i. Derfor skal du udarbejde alt, hvad du poster, med den antagelse, at det kan læses af alle."

Regeringen i British Columbia

Denne interaktive, visuelt tiltalende politikguide indeholder mange eksempler og spørgsmål, som medarbejderne skal tænke over, når de poster på sociale medier. Den indeholder det nødvendige niveau af politikoplysninger, men giver medarbejderne mulighed for at handle ved at opfordre dem til at tænke over, hvordan deres sociale opslag påvirker deres kolleger og arbejdsgiver.

Kilde: Regeringen i British Columbia

Vigtigste pointe: "De valg, vi træffer, og de vaner, vi udvikler i vores privatliv med hensyn til sociale medier, er måske ikke hensigtsmæssige på arbejdspladsen. Medarbejderne har tillid til, at de træffer etiske valg. Du er ansvarlig for at bruge din bedste dømmekraft og søge hjælp, når du er usikker."

Du kan nemt administrere alle dine profiler på sociale medier med SMMExpert. Fra et enkelt dashboard kan du planlægge og offentliggøre indlæg, engagere dine følgere, overvåge relevante samtaler, måle resultater, administrere dine annoncer og meget mere.

Kom i gang

Gør det bedre med SMMExpert , den alt-i-ét værktøj til sociale medier. Hold dig på forkant med tingene, voks, og slå konkurrenterne.