Retningslinjer for sosiale medier er et viktig verktøy for enhver organisasjon – selv om organisasjonen din ikke bruker sosiale medier. Fordi ansatte nesten helt sikkert gjør det.

Bonus: Få en gratis, tilpassbar policymal for sosiale medier for raskt og enkelt å lage retningslinjer for bedriften og ansatte.

Hva er retningslinjer for sosiale medier?

Retningslinjer for sosiale medier er et offisielt selskapsdokument som gir retningslinjer og krav til organisasjonens bruk av sosiale medier. Den dekker merkevarens offisielle kanaler, samt hvordan ansatte bruker sosiale medier, både personlig og profesjonelt.

Retningslinjene gjelder for alle fra administrerende direktør til sommerpraktikanter, så den må være lett å forstå. Det kan være en del av en bredere markedsføringsstrategi for sosiale medier, eller det kan leve med introduksjonsmateriell og andre retningslinjer for selskapet.

Hvorfor trenger du en policy for sosiale medier for ansatte?

En offisiell bedriftspolicy for sosiale medier er et viktig dokument. Det bidrar til å opprettholde merkevaren din samtidig som den reduserer risikoen for sosiale medier. Her er noen av de viktigste grunnene til å implementere en policy for sosiale medier.

Oppretthold merkevareidentiteten din på tvers av kanaler

Du har sannsynligvis flere personer som administrerer flere kontoer på tvers av flere kanaler . En solid policy for sosiale medier holder ting konsekvente og på merkevaren.

Beskytt deg selv mot lover og forskrifterden via intern e-post eller på et møte med alle hender, sørg for at du har god plass og mulighet for spørsmål.

Hvis du lanserer en ny oppdatering, ta med en liste over viktige endringer og en revisjonsdato.

5. Planlegg en oppdatering for neste år (eller til og med neste kvartal)

Det er ikke uvanlig å se retningslinjer for sosiale medier som dateres tilbake til den mørke tidsalderen i 2013 eller 2011. (Du kan se det fordi de bruker buzzwords som «Web 2.0» og «mikroblogg».)

Sosiale medier er i konstant endring, og retningslinjene for sosiale medier vil trenge regelmessige oppdateringer. Nettverk og funksjonalitet endres, nye sosiale mediesider dukker opp, og andre faller.

Retningslinjene dine for sosiale medier kan ikke bare ligge i en skuff (eller et Google-dokument). Disse retningslinjene fra begynnelsen av 2010-tallet kunne ikke ha forutsett økningen av TikTok eller det konstante nivået av tilkobling folk nå har med sine mobile enheter.

Å forplikte seg til en årlig, halvårlig eller til og med kvartalsvis gjennomgang vil sikre at policyen din forblir nyttig og relevant. I det minste vil du sørge for at alle detaljer og kontaktinformasjon er oppdatert.

6. Håndhev det

Å lage en policy for sosiale medier er flott. Men hvis ingen håndhever det, hvorfor bry seg?

I mai ga US Postal Service Inspector General ut en skuffende anmeldelse av USPS sosiale mediekanaler.

Blant andre funn flagget rapporten:

“… ikke-godkjente kontoer for 15 innleggkontorer, ni avdelinger, tre salgsteam og flere ansatte som bruker sine sosiale medier-kontoer i en offisiell kapasitet uten riktig godkjenning.»

Hvorfor? Fordi de ikke håndhevet retningslinjene for sosiale medier.

USPS utstedte deretter en "påminnelse om sosiale medier" til ansatte og kontraktører "om at de er forbudt å snakke på vegne av organisasjonen på nettsteder, blogger og andre former for sosiale medier uten tillatelse." De bemerket også at "sosiale medier-teamet gjennomfører rutinemessige revisjoner av nettsteder som hevder å representere postvesenet."

Leksjonene her gjelder sosial lytting og revisjoner av sosiale medier.

For det første, din retningslinjer for sosiale medier bør inkludere en tidsplan med regelmessige revisjoner for å identifisere nye kontoer som hevder å representere bedriften din.

For det andre bør teamet ditt engasjere seg i sosial lytting. Dette vil identifisere sosiale samtaler om merkevaren din og eventuelle innlegg som strider mot retningslinjene dine.

Sørg for at sosialpolitikken din inneholder detaljer om konsekvensene for brudd på kravene, så ingen blir overrasket over disiplinære tiltak hvis de bryter med regler.

Eksempler på sosiale medier

Noen ganger er det ingenting som et eksempel fra den virkelige verden for å få ting til å gå i gang. Her er noen flotte å modellere når du lager din egen retningslinjer for sosiale medier.

Nordstrom

Nordstroms retningslinjer for sosiale medier er kort og presismen dekker nøkkeldetaljene for ansatte.

Nøkkeluttak: «Du kan være juridisk ansvarlig for innholdet du legger ut, så respekter merkevarer, varemerker og opphavsrett.»

Gartner

Undersøkelses- og rådgivningsselskapet Gartner har en solid policy for sosiale medier som oppfordrer ansatte til å tenke på forskjellen mellom deres personlige og profesjonelle personas på sosiale medier.

Nøkkelen: «Mens du handler i din 'profesjonelle persona' og identifisere deg selv som en Gartner-medarbeider offentlig, betrakt hvert eneste innlegg du lager som en representasjon av Gartner-merket og ikke deg som en person.»

Dell

Dell har laget en enkel og grei politikk med gode råd til alle som bruker sosiale medier.

Nøkkelvalg: «Alle teammedlemmer oppfordres til å snakke om selskapet og dele nyheter og informasjon, men bare autoriserte og opplærte talspersoner kan snakke på vegne av Dell Technologies og utstede offisielle selskapssvar.»

Canadian Bar Association

Det er sannsynligvis ingen overraskelse at retningslinjene for sosiale medier for en sammenslutning av advokater og andre juridiske fagpersoner er ganske detaljerte om reglene og kravene, og hvordan de gjelder for relevant lov. Likevel er retningslinjene enkle å forstå.

Nøkkeltilskudd: «Alt du skriver eller legger ut på nettet kan deles utover det spesifikke nettsamfunnet du er involvert i. Derfor håndverkalt du legger ut med antagelsen om at det kan leses av hvem som helst.»

Regjeringen i British Columbia

Denne interaktive, visuelt tiltalende policyguiden inneholder mange eksempler og spørsmål som ansatte kan tenke på når de legger ut innlegg på sosiale medier. Den har det nødvendige nivået av policyinformasjon, men gir ansatte handlefrihet ved å oppmuntre dem til å tenke på hvordan deres sosiale innlegg påvirker kollegene og arbeidsgiveren.

Kilde: Regjeringen i British Columbia

Nøkkelvalg: «Valg vi tar og vaner vi utvikler i våre personlige liv med hensyn til sosiale medier er kanskje ikke passende i arbeidsmiljøet. Ansatte er klarert for å ta etiske valg. Du er ansvarlig for å bruke din beste dømmekraft og søke hjelp når du er usikker.»

Administrer alle sosiale medieprofiler enkelt ved å bruke SMMExpert. Fra ett enkelt dashbord kan du planlegge og publisere innlegg, engasjere følgerne dine, overvåke relevante samtaler, måle resultater, administrere annonsene dine og mye mer.

Kom i gang

Gjør det bedre med SMMExpert , alt-i-ett-verktøyet for sosiale medier. Hold deg oppdatert, veks og slå konkurrentene.

Gratis 30-dagers prøveperiodeutfordringer

En godt utformet og håndhevet sosialpolitikk beskytter deg mot å gå i konflikt med regler og forskrifter. Konsekvensene av å bryte dem kan være store.

For eksempel ble forsikringsselskapet MassMutual bøtelagt 4 millioner dollar, gjenstand for en gjennomgang av sosiale medier, og beordret til å revidere retningslinjene for sosiale medier etter en trader for datterselskapet MML Investors Services bidro til å stimulere GameStop-handelsvanviddet gjennom sosiale kanaler.

Tilrettelegge mangfold og inkludering

Kansas State University opprettet nylig en policy for sosiale medier for studenter for å lette inkludering og mangfold på campus . Blant andre krav forbyr den nettmobbing og doxing, så vel som "kommentarer eller oppførsel som utgjør diskriminering, trakassering [eller] gjengjeldelse."

Litt sent på dette, men denne artikkelen gjør en god jobb med å diskutere K-States nye politikk for sosiale medier. Jeg var glad for å bli intervjuet for det som en måte å fremme og forklare retningslinjene for studenter!

Ny retningslinjer for sosiale medier tilbyr veiledning, inkludering til studenter //t.co/altqMGvlGm

— Zach Perez (@zach_pepez) 20. september 202

Forhindrer et sikkerhetsbrudd

En solid policy for sosiale medier kombinert med riktige sikkerhetsprotokoller bidrar til å beskytte kontoene dine mot phishing, hacking , og bedragerkontoer.

Forhindre en PR-krise

Uklare sosiale retningslinjer, eller en inkonsekvent anvendelse av dissepolitikk, skapte problemer for Associated Press da de brått sparket journalisten Emily Wilder. Tydeligere retningslinjer for bruk av retningslinjer og trinn for å håndtere brudd ville ha forhindret dette fra å bli et betydelig PR-problem.

Min uttalelse om min oppsigelse fra Associated Press. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

— emily wilder (@vv1lder) 22. mai 202

Svar raskt hvis en krise eller brudd skjer

Til tross for din beste innsats, kan et brudd eller krise fortsatt skje. Noen ganger kommer krenkelsen eller krisen fra en del av organisasjonen som ikke har noe med sosiale medier å gjøre. Det forventes fortsatt at du tar opp det på sosiale kanaler. En sosial policy sørger for at du har en beredskapsplan på plass.

Tydeliggjør ansattes ansvar i sosiale medier

En dommer i Tennessee ble nylig ilagt sanksjoner for å ha sendt upassende meldinger til kvinner fra beretninger som viste ham i sin rettslige kappe. I irettesettelsesbrevet heter det:

"Dommere forventes å opprettholde de høyeste standarder for oppførsel og verdighet for dommerembetet til enhver tid ... Det er ingen unntak fra dette prinsippet for bruk av sosiale medier."

Det fortsetter:

"Du vil avstå fra å bruke et bilde av deg selv i rettskappen din som et profilbilde på en hvilken som helst sosial medieplattform med mindre du driver rettsvirksomhet."

Du kan ikke anta ansatte eller kollegaervil foreta den rette samtalen på sosiale medier med mindre du spesifikt staver det ut. Så hvis du for eksempel ikke vil at de skal legge ut innlegg mens de har på seg uniformen, si det.

Oppmuntre de ansatte til å forsterke merkevarens budskap

Alle Når det er sagt, vil du ikke fraråde ansatte fra å forsterke merkevarebudskapet ditt på sosiale medier. En tydelig sosial policy hjelper ansatte å vite hva de kan og bør dele på sosialt, og hva de bør hoppe over.

Planlegg innlegg, snakk med kunder og spor resultatene dine på ett sted. Utvid virksomheten din raskere med SMMExpert.

Hva bør retningslinjene for sosiale medier inkludere?

1. Roller og ansvar

Hvem eier hvilke sosiale kontoer? Hvem dekker hvilket ansvar på daglig, ukentlig eller etter behov? Det kan være nyttig å inkludere navn og e-postadresser for nøkkelroller, slik at ansatte fra andre team vet hvem de skal kontakte.

Ansvar å dekke kan omfatte:

• Innlegg og engasjement
• Kundeservice
• Strategi og planlegging
• Annonsering
• Sikkerhet og passord
• Overvåking og lytting
• Godkjenninger (juridiske, økonomisk eller på annen måte)
• Kriserespons
• Opplæring i sosiale medier

I det minste bør denne delen fastslå hvem som kan snakke for merkevaren din på sosiale medier— og hvemkan ikke.

2. Sikkerhetsprotokoller

Som nevnt ovenfor er det mange sikkerhetsrisikoer for sosiale medier der ute. I denne delen har du mulighet til å gi veiledning om hvordan du identifiserer og håndterer dem.

Emner som skal dekkes kan omfatte:

• Hvor ofte endres kontopassordene dine?
• Hvem vedlikeholder dem, og hvem har tilgang til dem?
• Hvor ofte oppdateres organisasjonens programvare?
• Hvilke enheter kan brukes på nettverket ditt?
• Kan ansatte bruke personlige sosiale kontoer på kontordatamaskiner?
• Hvem bør ansatte snakke med hvis de ønsker å eskalere en bekymring?

3. En handlingsplan for en sikkerhets- eller PR-krise

Et mål med retningslinjene for sosiale medier er å forhindre behovet for en krisehåndteringsplan for sosiale medier. Men det er best å ha begge deler.

Vurder om disse skal være to separate dokumenter, spesielt hvis retningslinjene for sosiale medier vil bli publisert offentlig.

Krisehåndteringsplanen din bør inneholde:

• En oppdatert nødkontaktliste med spesifikke roller: teamet for sosiale medier, juridiske og PR-eksperter – helt opp til beslutningstakere på C-nivå
• Retningslinjer for å identifisere omfanget av krisen
• En intern kommunikasjonsplan
• En godkjenningsprosess for respons

Å være forberedt på forhånd vil forbedre responstiden din og redusere stress for de som leder direktekrisen.

4. En oversikt over hvordan du overholder loven

Detaljene vil variere fra land til land eller til og med stat til stat. Kravene er mye strengere for organisasjoner i regulerte bransjer. Sørg for å konsultere din juridiske rådgiver for denne delen.

Retningslinjene dine bør i det minste berøre følgende:

• Hvordan overholde opphavsrettsloven på sosiale medier, spesielt ved bruk av tredjepartsinnhold
• Hvordan håndtere kundeinformasjon og andre private data
• Begrensninger eller ansvarsfraskrivelser kreves for attester eller markedsføringskrav
• Konfidensialitet angående organisasjonens interne informasjon

5. Veiledning for ansattes personlige kontoer på sosiale medier

Det måtte en irettesettelse fra myndighetene til før dommeren nevnt ovenfor fikk vite at han ikke skulle bruke kappene sine i profilbildet sitt på personlige kontoer. Ikke la ansatte stå i mørke om hva som forventes av dem.

Du kan selvfølgelig ikke bli for drakonisk om hvordan ansatte bruker sine personlige sosiale kontoer. Spesielt hvis det ikke er noen måte for en tilfeldig observatør å identifisere dem som en ansatt i bedriften din. Her er noen vanlige retningslinjer for sosiale medier knyttet til ansattes kontoer:

• Retningslinjer om innhold som viser arbeidsplassen
• Retningslinjer om innhold som viser uniformen
• Om det er greit å nevne selskapet i profilenbios
• Hvis ja, hvilke ansvarsfraskrivelser om innhold som representerer personlige snarere enn bedriftens meninger kreves
• Kravet om å identifisere seg som ansatt når man diskuterer selskapet eller konkurrenter

6. Retningslinjer for fortaler for ansatte

Ditt sosiale medieteam snakker sannsynligvis merkevarens stemme i søvne. Og de offisielle talsmennene dine er klare til å svare på vanskelige spørsmål i farten. Men hva med alle andre?

Ansatte som er begeistret for arbeidet sitt kan være noen av dine beste talsmenn på sosiale medier.

Bonus: Få en gratis, tilpassbar policymal for sosiale medier for raskt og enkelt å lage retningslinjer for bedriften din og ansatte.

Men de vet kanskje ikke alltid nøyaktig hva som er passende å si og når. For eksempel vil du ikke at en altfor ivrig ansatt skal legge ut om et nytt produkt eller en funksjon før den lanseres. Når denne funksjonen er publisert, vil du imidlertid at de skal ha alle verktøyene de trenger for å dele den med verden.

Noen viktige elementer å inkludere i denne delen av policyen din er:

• Har du et godkjent innholdsbibliotek, og hvordan kan ansatte få tilgang til det?
• Har ansatte lov til å engasjere seg med personer som nevner merkevaren på sosiale medier?
• Hvordan skal ansatte håndtere negative kommentarer om bedriften på sosialt, og hvem skal de varsle?

Hvordanimplementere en policy for sosiale medier for ansatte

1. Last ned vår policymal for sosiale medier

Den er gratis, og den stiller alle spørsmålene du trenger for å komme i gang.

Bonus: Få en gratis, tilpassbar policymal for sosiale medier for raskt og enkelt å lage retningslinjer for bedriften din og ansatte.

2. Søk innspill fra interessenter

Du kan sannsynligvis få noen gode ideer om dine unike behov fra:

• produktets avanserte brukere
• markedsføringsteamet
• det sosiale teamet
• HR-teamet
• alle offentlige talspersoner
• ditt juridiske team

Ikke glem å bli regelmessig ansatte involvert i diskusjonen. Tross alt påvirker denne policyen dem alle.

Dette betyr ikke at du trenger tilbakemelding fra hver enkelt ansatt. Men få innspill fra teamledere, fagforeningsrepresentanter eller andre som kan representere grupper av ansatte for å gi deg beskjed om ideer, spørsmål eller bekymringer.

For eksempel kunne større konsultasjon med ansattes journalister ha reddet BBC mye hodepine da den ga ut sin nye retningslinjer for sosiale medier.

Blant andre regler sier policyen:

“Hvis arbeidet ditt krever at du opprettholder upartiskheten din, ikke uttrykk en personlig mening om spørsmål om offentlig politikk, politikk eller "kontroversielle emner."

Men National Union of Journalists sa at de hadde bekymringer:

"Endringene kan begrenseindividers evne til meningsfullt å delta og engasjere seg i saker som betyr noe for dem – enten det er i fagforeningen deres, deres lokalsamfunn eller i arrangementer som Pride.»

Dette kunne sannsynligvis ha blitt løst før politikken kom i spill i stedet for å spille offentlig etterpå.

#NUJ Michelle Stanistreet sa: "Det er skuffende at det ikke var noen konsultasjon med fagforeninger om regelendringene for sosiale medier, og vi vil ta opp alle bekymringene NUJ-medlemmer og representanter har delt med oss ​​når vi møter #BBC." //t.co/fFLqavU42k

— NUJ (@NUJofficial) 30. oktober 2020

Når du utarbeider policyen din, ikke la deg fange opp i veiledninger eller detaljer. vil uunngåelig endre seg og raskt. Fokuser på det store bildet.

3. Bestem hvor forsikringen din skal bo

Vi anbefaler på det sterkeste å legge politikken til i medarbeiderhåndboken din, slik at at nyansatte kan jobbe gjennom det under onboarding.

Men hvor vil eksisterende ansatte få tilgang til det? Vil det leve på bedriftens intranett, eller delte disker? Avhengig av organisasjonens behov, kan du vurdere å legge det ut på din eksterne nettstedet også (som selskapene som ble brukt som eksempler på slutten av dette innlegget!).

4. Start det (eller relanser det)

Enten det er en revisjon eller et helt nytt dokument, bør du sørge for at alle er klar over at det er ny informasjon de trenger å vite. Enten du kunngjør