Политика друштвених медија је кључно средство за сваку организацију – чак и ако ваша организација не користи друштвене медије. Зато што ваши запослени готово сигурно раде.

Бонус: Набавите бесплатан, прилагодљив шаблон политике друштвених медија да бисте брзо и лако креирали смернице за своју компанију и запослене.

Шта је политика друштвених медија?

Политика друштвених медија је званични документ компаније који пружа смернице и захтеве за коришћење друштвених медија ваше организације. Покрива званичне канале вашег бренда, као и начин на који запослени користе друштвене медије, како лично тако и професионално.

Смерница се односи на све, од генералног директора до летњих стажиста, тако да треба да буде лака за разумевање. Може бити део шире маркетиншке стратегије на друштвеним медијима или може да живи са материјалима за укључивање и другим смерницама компаније.

Зашто вам је потребна политика друштвених медија за запослене?

Званична политика компаније о друштвеним медијима је важан документ. Помаже у одржавању гласа вашег бренда док истовремено смањује ризике друштвених медија. Ево неких од најважнијих разлога за спровођење политике друштвених медија.

Одржавајте идентитет свог бренда на свим каналима

Вероватно имате више људи који управљају вишеструким налозима на више канала . Чврста политика друштвених медија одржава ствари доследним и усклађеним са брендом.

Заштитите се од законских и регулаторнихпутем интерне е-поште или на заједничком састанку, побрините се да оставите довољно простора и могућности за питања.

Ако покрећете ново ажурирање, укључите листу кључних измена и датум ревизије.

5. Закажите ажурирање за следећу годину (или чак за наредни квартал)

Није неуобичајено да видите политике друштвених медија које датирају из мрачног доба 2013. или 2011. (Можете да кажете зато што користе фразе попут „Веб 2.0“ и „микроблогови“.)

Друштвени медији су у сталном току и ваша политика друштвених медија ће морати редовно да ажурирате. Мреже и функционалности се мењају, појављују се нови сајтови друштвених медија, а други падају.

Ваша политика друштвених медија не може само да стоји у фиоци (или у Гоогле документу). Те смернице из раних 2010-их нису могле да предвиде пораст ТикТок-а или константан ниво везе које људи сада имају са својим мобилним уређајима.

Посвећеност годишњем, двогодишњем или чак тромесечном прегледу обезбедиће да ваша политика остане корисно и релевантно. У најмању руку, желећете да будете сигурни да су сви детаљи и контакт информације ажурни.

6. Примените то

Креирање политике друштвених медија је сјајно. Али ако то нико не спроводи, зашто се мучити?

У мају је генерални инспектор америчке поште објавио разочаравајући преглед канала друштвених медија УСПС-а.

Између осталих налаза, извештај је означио:

“… неодобрени налози за 15 постоваканцеларије, девет одељења, три продајна тима и више запослених који користе своје налоге на друштвеним мрежама у службеном својству без одговарајућег одобрења.”

Зашто? Зато што нису спроводили своју политику друштвених медија.

УСПС је потом издао „подсетник о политици друштвених медија” запосленима и уговарачима „да им је забрањено да говоре у име организације на веб локацијама, блоговима и други облици друштвених медија без дозволе.” Такође су приметили да „тим за друштвене медије спроводи рутинске ревизије сајтова који тврде да представљају поштанску службу.“

Овде се лекције односе на слушање на друштвеним мрежама и ревизије друштвених медија.

Прво, ваш Политика друштвених медија би требало да укључује распоред редовних ревизија да би се идентификовали нови налози који тврде да представљају вашу компанију.

Друго, ваш тим би требало да се ангажује у друштвеном слушању. Ово ће идентификовати друштвене разговоре о вашем бренду и све постове који се противе вашој политици.

Уверите се да ваша социјална политика укључује детаље о последицама за кршење услова, тако да нико не буде изненађен дисциплинским мерама ако прекрши правила.

Примери политике друштвених медија

Понекад не постоји ништа као пример из стварног света да би се ствари покренуле. Ево неколико одличних модела за моделирање приликом креирања сопствене политике друштвених медија.

Нордстром

Нордстромова политика друштвених медија је кратка и прецизнаали покрива кључне детаље за запослене.

Кључни закључак: „Можда сте законски одговорни за садржај који објављујете, зато поштујте брендове, жигове и ауторска права.“

Гартнер

Истраживачка и саветодавна компанија Гартнер има чврсту политику друштвених медија која подстиче запослене да размишљају о разлици између своје личне и професионалне личности на друштвеним медијима.

Кључни закључак: „Док делујете у својој 'професионалној личности' и ако се јавно идентификујете као Гартнер сарадник, сматрајте сваки пост који објавите као представљање Гартнер бренда, а не вас као појединца.”

Делл

Делл је направио једноставан и јасан политика са здравим саветима за свакога ко користи друштвене медије.

Кључни закључак: „Сви чланови тима се подстичу да говоре о компанији и деле вести и информације, али само овлашћени и обучени портпароли могу да говоре у име Делл Тецхнологиес и издати званичне одговоре компаније.”

Канадска адвокатска комора

Вероватно није изненађење да је политика друштвених медија за удружење адвоката и других правних стручњака прилично детаљна о својим правилима и захтевима, као ио томе како се они примењују на релевантни закон. Ипак, смернице су лако разумљиве.

Кључни закључак: „Све што напишете или објавите на мрежи може се делити изван одређене онлајн заједнице у којој сте укључени. Дакле, занатсве што објавите под претпоставком да то може прочитати било ко.”

Влада Британске Колумбије

Овај интерактивни, визуелно угодан водич за политике садржи много примера и питања о којима запослени могу да размишљају када објављују на друштвени медији. Има потребан ниво информација о политикама, али даје запосленима агенцију тако што их охрабрује да размисле о томе како њихови постови на друштвеним мрежама утичу на њихове колеге и послодавце.

Извор: Влада Британске Колумбије

Кључни закључак: „Избори које доносимо и навике које развијамо у личном животу у вези са друштвеним медијима можда нису прикладни у радном окружењу. Запосленима се верује да доносе етичке изборе. Ви сте одговорни за то што најбоље процените и потражите помоћ када нисте сигурни.”

Лако управљајте свим својим профилима на друштвеним мрежама помоћу СММЕкперта. Са једне контролне табле можете да закажете и објављујете постове, ангажујете своје пратиоце, надгледате релевантне разговоре, мерите резултате, управљате својим огласима и још много тога.

Започните

Урадите то боље са СММЕкперт , све у једном алату за друштвене медије. Останите у току са стварима, развијајте се и победите конкуренцију.

Бесплатна пробна верзија од 30 данаизазови

Добро осмишљена и спроведена социјална политика штити вас од кршења правила и прописа. Последице њиховог кршења могу бити велике.

На пример, осигуравајућа компанија МассМутуал је кажњена са 4 милиона долара, подвргнута је прегледу усклађености са друштвеним медијима и наложено јој је да ревидира своје политике друштвених медија након што је трговац за подружницу ММЛ Инвесторс Сервицес помогао је да подстакне помаму трговања ГамеСтоп путем друштвених канала.

Омогућите разноликост и инклузију

Кансас Стате Университи је недавно креирао политику друштвених медија за студенте како би олакшао инклузију и разноликост у кампусу . Између осталих захтева, он забрањује малтретирање путем интернета и докс, као и „коментаре или понашање које представља дискриминацију, узнемиравање [или] одмазду.“

Мало касно, али овај чланак одлично говори о новој држави К-Стате политика друштвених медија. Био сам срећан што сам био интервјуисан за то као начин да промовишем и објасним политику студентима!

Нова политика друштвених медија нуди смернице, укључивање студентима //т.цо/алткМГвлГм

— Зацх Перез (@зацх_пепез) 20. септембар 202.

Спречите нарушавање безбедности

Чврста политика друштвених медија у комбинацији са одговарајућим безбедносним протоколима помаже у заштити ваших налога од крађе идентитета, хаковања , и налоге варалица.

Спречите ПР кризу

Нејасна социјална политика или недоследна примена овихполитике, изазвало је проблеме за Ассоциатед Пресс када су нагло отпустили новинарку Емили Вилдер. Јасније смернице за примену смерница и кораке за решавање кршења би спречиле да ово постане значајна брига за односе са јавношћу.

Моја изјава о мом раскиду из Асошијетед преса. пиц.твиттер.цом/кф4НЦкДЈКСк

— Емили Вилдер (@вв1лдер) 22. мај 202.

Реагујте брзо ако дође до кризе или кршења

Упркос вашим најбољим напорима, кршење или криза се и даље може догодити. Понекад кршење или криза долази од дела организације који нема никакве везе са друштвеним медијима. И даље ће се очекивати да се о томе позабавите на друштвеним каналима. Социјална политика осигурава да имате план реаговања у хитним случајевима.

Разјасните одговорности запослених на друштвеним мрежама

Судија из Тенесија недавно је кажњен због слања неприкладних порука женама са рачуна који су га приказивали у судијској одори. У писму опомене се наводи:

„Од судија се очекује да одржавају највише стандарде понашања и достојанства судијске функције у сваком тренутку... Не постоји изузетак од овог принципа за коришћење друштвених медија.”

Наставља се:

„Уздржаваћете се да користите своју слику у судијској одори као слику профила на било којој платформи друштвених медија осим ако не обављате судске послове.”

Не можете претпоставити запослене или сарадникеупутиће прави позив на друштвеним мрежама осим ако то изричито не наведете. Тако, на пример, ако не желите да објављују док носе униформу, реците то.

Подстакните своје запослене да појачају поруку вашег бренда

Све уз то, не желите да обесхрабрите запослене да појачавају поруку вашег бренда на друштвеним медијима. Јасна социјална политика помаже запосленима да знају шта могу и треба да деле на друштвеним мрежама, а шта треба да прескоче.

Закажите објаве, разговарајте са клијентима и пратите свој учинак на једном месту. Унапредите своје пословање брже уз СММЕкперт.

Шта треба да укључује ваша политика друштвених медија?

1. Улоге и одговорности

Ко поседује које друштвене налоге? Ко покрива које обавезе на дневној, недељној или по потреби? Може бити од помоћи да укључите имена и адресе е-поште за кључне улоге, тако да запослени из других тимова знају коме да се обрате.

Одговорности за покривање могу укључивати:

• Објављивање и ангажовање
• Кориснички сервис
• Стратегија и планирање
• Оглашавање
• Сигурност и лозинке
• Надгледање и слушање
• Одобрења (правна, финансијски или на неки други начин)
• Реакција на кризу
• Обука о друштвеним медијима

У најмању руку, овај одељак би требало да утврди ко може да говори у име вашег бренда на друштвеним медијима— и коне могу.

2. Безбедносни протоколи

Као што је горе поменуто, постоји много безбедносних ризика друштвених медија. У овом одељку имате прилику да пружите упутства за њихово идентификовање и поступање са њима.

Теме које треба покрити могу да обухватају:

• Колико често се мењају лозинке за налог?
• Ко их одржава и ко има приступ њима?
• Колико често се ажурира софтвер ваше организације?
• Који уређаји се могу користити на вашој мрежи?
• Да ли запослени могу да користе личне друштвене налоге на канцеларијским рачунарима?
• С ким запослени треба да разговарају ако желе да ескалирају забринутост?

3. План акције за безбедносну или ПР кризу

Један од циљева ваше политике друштвених медија је да спречи потребу за планом управљања кризом друштвених медија. Али најбоље је имати оба.

Размислите да ли ово треба да буду два одвојена документа, посебно ако ће ваша политика друштвених медија бити јавно објављена.

Ваш план управљања кризним ситуацијама треба да садржи:

• Ажурна листа контаката за хитне случајеве са специфичним улогама: тим за друштвене мреже, правни и ПР стручњаци—све до оних који доносе одлуке на нивоу Ц
• Смернице за идентификацију обима кризе
• План интерне комуникације
• Процес одобравања одговора

Припрема унапред ће побољшати време одговора и смањити стрес за оне који директно управљајукриза.

4. Преглед о томе како да се придржавате закона

Детаљи ће се разликовати од земље до земље или чак од државе до државе. Захтеви су много строжи за организације у регулисаним индустријама. Обавезно консултујте свог правног саветника за овај одељак.

У најмању руку, ваша политика треба да се дотиче следећег:

• Како се придржавати закона о ауторским правима на друштвеним медијима, посебно када користите садржај треће стране
• Како поступати са информацијама о клијентима и другим приватним подацима
• Ограничења или одрицања одговорности потребна за изјаве или маркетиншке тврдње
• Поверљивост у вези са интерним информацијама ваше организације

5. Смернице за личне налоге запослених на друштвеним мрежама

Потребан је укор од стране надлежних органа да горе поменути судија сазна да не би требало да користи своју одећу на фотографији профила на личним налозима. Не остављајте запослене у мраку о томе шта се од њих очекује.

Наравно, не можете бити превише драконски о томе како запослени користе своје личне друштвене налоге. Поготово ако не постоји начин да их повремени посматрач идентификује као запосленог у вашој компанији. Ево неких уобичајених елемената политике друштвених медија који се односе на налоге запослених:

• Смернице о садржају који приказује радно место
• Смернице о садржају који приказује униформу
• Да ли је у реду да поменемо компанију у профилубиос
• Ако да, која одрицања одговорности о садржају који представља лична, а не корпоративна мишљења су потребна
• Захтев да се идентификују као запослени када разговарају о компанији или конкурентима

6. Смернице за заступање запослених

Ваш тим друштвених медија вероватно говори глас вашег бренда у сну. А ваши званични портпароли спремни су да одговоре на тешка питања у ходу. Али шта је са свима осталима?

Запослени који су узбуђени због свог посла могу бити неки од ваших најбољих заговорника на друштвеним медијима.

Бонус: Набавите бесплатан, прилагодљив шаблон политике друштвених медија да бисте брзо и лако креирали смернице за своју компанију и запослене.

Али можда не знају увек тачно шта је прикладно рећи и када. На пример, не желите да претерано заинтересован запослени објављује о новом производу или функцији пре него што се покрене. Међутим, када та функција постане активна, желите да имају све алате који су им потребни да је поделе са светом.

Неке важне ставке које треба укључити у овај одељак ваших смерница су:

• Да ли имате одобрену библиотеку садржаја и како јој запослени могу приступити?
• Да ли је запосленима дозвољено да комуницирају са људима који помињу бренд на друштвеним мрежама?
• Како запослени треба да се носе са негативним коментарима о компанији на друштвеним мрежама и кога треба да обавесте?

Какоимплементирати политику друштвених медија за запослене

1. Преузмите наш шаблон политике друштвених медија

Бесплатан је и поставља сва питања која су вам потребна да бисте започели.

Бонус: Набавите бесплатан, прилагодљив шаблон политике друштвених медија да бисте брзо и лако креирали смернице за своју компанију и запослене.

2. Потражите информације од заинтересованих страна

Вероватно можете добити сјајне идеје о својим јединственим потребама од:

• напредних корисника вашег производа
• маркетиншког тима
• друштвени тим
• ХР тим
• сви јавни портпароли
• ваш правни тим

Не заборавите да редовно запослени укључени у дискусију. На крају крајева, ове смернице утичу на све њих.

То не значи да су вам потребне повратне информације од сваког запосленог. Али прибавите информације од вођа тимова, представника синдиката или других који могу представљати групе запослених како бисте вас обавестили о било каквим идејама, питањима или недоумицама.

На пример, веће консултације са новинарима особља могле би да спасу Би-Би-Си је имао доста главобоље када је објавио своју нову политику друштвених медија.

Између осталих правила, политика каже:

„Ако ваш посао захтева да одржите своју непристрасност, немојте изражавати личне мишљења о питањима јавне политике, политике или 'контроверзних тема'.”

Али Национална унија новинара је рекла да имају забринутости:

„Промене би могле да ограничеспособност појединаца да смислено учествују и ангажују се у питањима која су им битна – било да се ради о њиховом синдикату, њиховим заједницама или догађајима као што је Прајд.”

Ово је вероватно могло бити решено пре него што је политика ступила на снагу умјесто да се јавно изиграва након чињенице.

#НУЈ Мицхелле Станистреет је рекла: „Разочаравајуће је што није било консултација са синдикатима о промјенама правила друштвених медија и ми ћемо изнијети сву забринутост чланова и представника НУЈ-а су поделили са нама када упознамо #ББЦ." //т.цо/фФЛкавУ42к

— НУЈ (@НУЈоффициал) 30. октобар 2020.

Док састављате своју политику, немојте се бавити упутствима или детаљима. ће се неизбежно променити и то брзо. Усредсредите се на ширу слику.

3. Одлучите где ће ваша политика живети

Препоручујемо да своју политику додате у приручник за запослене како бисте да нови запослени могу да раде кроз њега током укључивања.

Али где ће му постојећи запослени приступити? Да ли ће он живети на интранету ваше компаније или на дељеним дисковима? У зависности од потреба ваше организације, можете размислити да га објавите на спољном веб-сајт такође (као што су компаније које се користе као примери на крају овог поста!).

4. Покрените га (или га поново покрените)

Било да је у питању ревизија или потпуно нови документ, желећете да се уверите да су сви свесни да постоје нове информације које треба да знају. Било да најавите