Политиката за социјални медиуми е клучна алатка за секоја организација - дури и ако вашата организација не користи социјални медиуми. Затоа што вашите вработени речиси сигурно го прават тоа.

Бонус: Добијте бесплатен, приспособлив образец за политики за социјални медиуми за брзо и лесно креирање насоки за вашата компанија и вработените.

Што е политика за социјални медиуми?

Политиката за социјални медиуми е официјален документ на компанијата кој обезбедува упатства и барања за користење на социјалните медиуми во вашата организација. Ги опфаќа официјалните канали на вашиот бренд, како и начинот на кој вработените ги користат социјалните медиуми, и лично и професионално.

Политиката важи за сите, од извршниот директор до летните практиканти, па затоа треба да биде лесно разбирливо. Тоа може да биде дел од поширока стратегија за маркетинг на социјалните медиуми, или може да живее со материјали за вградување и други политики на компанијата.

Зошто ви е потребна политика за социјалните медиуми за вработените?

Официјалната политика за социјални медиуми на компанијата е важен документ. Тоа помага да се одржи гласот на вашиот бренд додека ги ублажува ризиците од социјалните мрежи. Еве некои од најважните причини за спроведување на политиката на социјалните медиуми.

Одржувајте го идентитетот на вашиот бренд низ каналите

Веројатно имате повеќе луѓе кои управуваат со повеќе сметки на повеќе канали . Солидната политика на социјалните медиуми ги одржува работите конзистентни и на брендот.

Заштитете се од законски и регулаторнитоа преку внатрешна е-пошта или на состанок со сите раце, погрижете се да оставите многу простор и можност за прашања.

Ако започнувате ново ажурирање, вклучете листа на клучни промени и датум на ревизија.

5. Закажете ажурирање за следната година (или дури и следниот квартал)

Не е невообичаено да се видат политиките на социјалните мрежи кои датираат од мрачните времиња на 2013 или 2011 година. (Можете да кажете затоа што користат клучни зборови како „Веб 2.0“ и „микроблогови“.)

Социјалните медиуми се во постојан флукс, а вашата политика за социјалните медиуми ќе треба редовно да се ажурира. Мрежите и функционалностите се менуваат, се појавуваат нови сајтови за социјални медиуми, а други паѓаат.

Вашата политика за социјални медиуми не може да седи само во фиока (или Google Doc.). Тие политики од раните 2010-ти не можеа да го предвидат порастот на TikTok или постојаното ниво на врска што луѓето сега го имаат со нивните мобилни уреди.

Посветувањето на годишен, двогодишен, па дури и квартален преглед ќе обезбеди вашата политика да остане корисни и релевантни. Во најмала рака, ќе сакате да се осигурате дека сите детали и информации за контакт се ажурирани.

6. Спроведете го тоа

Креирањето политика за социјалните медиуми е одлично. Но, ако никој не го спроведува, зошто да се мачиме?

Во мај, Генералниот инспектор за поштенски услуги на САД објави разочарувачки преглед на каналите на социјалните медиуми на USPS.

Меѓу другите наоди, извештајот означи:

„… неодобрени сметки за 15 објавиканцеларии, девет одделенија, три тима за продажба и повеќе вработени кои ги користат нивните сметки на социјалните мрежи во службено својство без соодветно одобрение.“

Зошто? Бидејќи тие не ја спроведуваа својата политика за социјалните медиуми.

USPS потоа издаде „потсетник за политиката на социјалните медиуми“ до вработените и изведувачите „дека им е забрането да зборуваат во име на организацијата на веб-локации, блогови и други форми на социјални медиуми без дозвола“. Тие, исто така, забележаа дека „тимот за социјалните медиуми спроведува рутински ревизии на сајтови кои тврдат дека ја претставуваат Поштенската служба“. политиката на социјалните медиуми треба да вклучува распоред на редовни ревизии за да се идентификуваат нови сметки кои тврдат дека ја претставуваат вашата компанија.

Второ, вашиот тим треба да се вклучи во социјално слушање. Ова ќе ги идентификува социјалните разговори за вашиот бренд и сите објави што се спротивставуваат на вашата политика.

Погрижете се вашата социјална политика да содржи детали за последиците од прекршувањето на барањата, за никој да не биде изненаден од дисциплинските мерки доколку ги прекрши правила.

Примери за политиките на социјалните медиуми

Понекогаш не постои ништо како пример од реалниот свет за да се одвиваат работите. Еве неколку одлични за моделирање кога креирате сопствена политика за социјални медиуми.

Нордстром

Политиката за социјални медиуми на Нордстром е кратка и до точкано ги опфаќа клучните детали за вработените.

Клучни средства за носење: „Можеби сте законски одговорни за содржината што ја објавувате, затоа почитувајте ги брендовите, трговските марки и авторските права.“

Gartner

Компанијата за истражување и советување Гартнер има солидна политика за социјални медиуми која ги охрабрува вработените да размислуваат за разликата помеѓу нивните лични и професионални личности на социјалните медиуми. идентификувајќи се себеси како соработник на Гартнер јавно, сметајте ја секоја објава што ја правите како претставување на брендот Гартнер, а не вие ​​како поединец.“

Dell

Dell создаде едноставен и јасен политика со исправни совети за секој што користи социјални медиуми.

Клучен начин на работа: „Сите членови на тимот се охрабруваат да зборуваат за компанијата и да споделуваат вести и информации, но само овластени и обучени портпароли можат да зборуваат во име на Dell Technologies и издава официјални одговори на компанијата.“

Канадска адвокатска комора

Веројатно не е изненадување што политиката на социјалните медиуми за здружение на адвокати и други правни професионалци е прилично детална за нејзините правила и барања и како тие се применуваат на релевантниот закон. Сепак, насоките се лесни за разбирање.

Клучно: „Сè што пишувате или објавувате онлајн може да се сподели надвор од специфичната онлајн заедница во која сте вклучени. Затоа, занаетсè што објавувате со претпоставка дека секој може да го прочита.“

Владата на Британска Колумбија

Овој интерактивен, визуелно пријатен водич за политики вклучува многу примери и прашања на кои вработените треба да размислат кога објавуваат на социјални медиуми. Го има потребното ниво на информации за политиката, но им дава агенција на вработените охрабрувајќи ги да размислуваат за тоа како нивните социјални објави влијаат на нивните колеги и работодавач.

Извор: Владата на Британска Колумбија

Клучно: „Изборите што ги правиме и навиките што ги развиваме во нашиот личен живот во однос на социјалните медиуми можеби не се соодветни во работната средина. На вработените им се верува да направат етички избор. Вие сте одговорни да го користите најдоброто проценување и да побарате помош кога не сте сигурни.“

Лесно управувајте со сите ваши профили на социјалните мрежи користејќи SMMExpert. Од една контролна табла, можете да закажувате и објавувате објави, да ги ангажирате вашите следбеници, да ги следите релевантните разговори, да мерите резултати, да управувате со вашите реклами и многу повеќе.

Започнете

Направете го тоа подобро со SMMExpert , се-во-едно алатка за социјални медиуми. Останете на врвот на работите, растете и победи ја конкуренцијата.

Бесплатен пробен период од 30 денапредизвици

Добро направената и спроведена социјална политика ве штити од прекршување на правилата и прописите. Последиците од нивното кршење може да бидат големи.

На пример, осигурителната компанија MassMutual беше казнета со 4 милиони долари, беше подложена на преглед на усогласеноста со социјалните медиуми и беше наредено да ги ревидира своите политики за социјалните медиуми откако трговец за подружницата MML Investors Services помогна да се разгори лудилото за тргување GameStop преку социјалните канали.

Олеснување на различноста и вклученоста

Државниот универзитет во Канзас неодамна создаде политика за социјалните медиуми за студентите да го олесни вклучувањето и различноста на кампусот . Меѓу другите барања, тој забранува сајбер-малтретирање и доксирање, како и „коментарите или однесувањето што претставува дискриминација, вознемирување [или] одмазда“. политика на социјалните медиуми. Бев среќен што бев интервјуиран за тоа како начин да се промовира и објасни политиката на студентите!

Новата политика за социјалните медиуми нуди насоки и вклучување на студентите //t.co/altqMGvlGm

— Зак Перез (@zach_pepez) септември 20, 202

Спречете нарушување на безбедноста

Солидна политика за социјалните медиуми комбинирана со соодветни безбедносни протоколи помага да ги заштитите вашите сметки од фишинг, хакирање , и измамнички сметки.

Спречете ја ПР кризата

Нејасни социјални политики или неконзистентна примена на овиеполитиката, предизвика проблеми за Асошиетед прес кога ненадејно ја отпуштија новинарката Емили Вајлдер. Појасни упатства за примена на политики и чекори за справување со прекршувањата би спречиле ова да стане значајна грижа за односи со јавноста.

Мојата изјава за моето раскинување од Асошиетед прес. pic.twitter.com/kf4NCkDJXx

— emily Wilder (@vv1lder) 22 мај 202

Одговорете брзо ако се случи криза или прекршување

И покрај вашите најдобри напори, сепак може да се случи прекршување или криза. Понекогаш прекршувањето или кризата доаѓа од дел од организацијата што нема никаква врска со социјалните медиуми. Од вас сепак ќе се очекува да се обратите на социјалните канали. Социјалната политика гарантира дека имате подготвен план за одговор при итни случаи.

Појаснете ги одговорностите на вработените за социјалните медиуми

Судијата од Тенеси неодамна беше санкциониран поради испраќање несоодветни пораки до жените од сметките кои го покажале во судиската облека. Во писмото за опомена се наведува:

„Од судиите се очекува да ги одржуваат највисоките стандарди на однесување и достоинството на судиската функција во секое време... Не постои исклучок од овој принцип за користење на социјалните медиуми.“

Продолжува:

„Ќе се воздржите од користење слика на себе во вашата судиска облека како профилна слика на која било платформа на социјалните медиуми, освен ако не водите судска работа.“

Не можете да претпоставуваат вработени или соработнициќе го направи вистинскиот повик на социјалните мрежи, освен ако не го наведете конкретно. Така, на пример, ако не сакате да објавуваат додека ја носат својата униформа, кажете го тоа.

Охрабрете ги вашите вработени да ја засилат пораката на вашиот бренд

Сите тоа, рече, не сакате да ги обесхрабрувате вработените да ја засилат пораката за вашиот бренд на социјалните медиуми. Јасната социјална политика им помага на вработените да знаат што можат и што треба да споделат на социјалните мрежи и што треба да прескокнуваат.

Закажувајте објави, разговарајте со клиентите и следете ги вашите перформанси на едно место. Растете го вашиот бизнис побрзо со SMMExpert.

Што треба да содржи вашата политика за социјалните медиуми?

1. Улоги и одговорности

Кој ги поседува кои социјални сметки? Кој кои обврски ги покрива на дневна, неделна или по потреба? Може да биде корисно да се вклучат имиња и адреси на е-пошта за клучните улоги, така што вработените од другите тимови знаат со кого да контактираат.

Одговорностите што треба да се покријат може да вклучуваат:

• Објавување и ангажирање
• Услуга за клиенти
• Стратегија и планирање
• Рекламирање
• Безбедност и лозинки
• Следење и слушање
• Одобренија (правни, финансиски, или на друг начин)
• Одговор на криза
• Обука за социјалните медиуми

Во најмала рака, овој дел треба да утврди кој може да зборува за вашиот бренд на социјалните медиуми— и којне може.

2. Безбедносни протоколи

Како што споменавме погоре, постојат многу ризици за безбедноста на социјалните медиуми таму. Во овој дел, имате можност да дадете насоки за идентификување и справување со нив.

Темите што треба да се опфатат може да вклучуваат:

• Колку често се менуваат лозинките на вашата сметка?
• Кој ги одржува и кој има пристап до нив?
• Колку често се ажурира вашиот организациски софтвер?
• Кои уреди може да се користат на вашата мрежа?
• Дали вработените можат да користат лични социјални сметки на канцелариски компјутери?
• Со кого треба да разговараат вработените ако сакаат да ескалираат загриженост?

3. План за акција за безбедносна или ПР криза

Една цел на вашата политика за социјалните медиуми е да се спречи потребата од план за управување со кризи на социјалните медиуми. Но, најдобро е да ги имате и двете.

Размислете дали ова треба да бидат два посебни документи, особено ако вашата политика за социјалните медиуми ќе биде објавена јавно.

Вашиот план за управување со кризи треба да вклучува:

• Ажурирана листа на контакти за итни случаи со специфични улоги: тим за социјални медиуми, правни и ПР експерти - сè до носителите на одлуки на ниво на Ц
• Упатства за идентификување на опсегот за кризата
• Внатрешна комуникација план
• Процесот на одобрување за одговор

Да се ​​биде подготвен однапред ќе го подобри вашето време за одговор и ќе го намали стресот за оние кои директно управувааткризата.

4. Преглед за тоа како да се почитува законот

Деталите ќе варираат од земја до земја, па дури и од држава до држава. Барањата се многу построги за организациите во регулираните индустрии. Погрижете се да се консултирате со вашиот правен советник за овој дел.

Во најмала рака, вашата политика треба да го допре следново:

• Како да се усогласите со законот за авторски права на социјалните медиуми, особено кога користите содржина од трета страна
• Како да постапувате со информации за клиентите и други приватни податоци
• Ограничувања или одрекувања потребни за препораки или маркетинг тврдења
• Доверливост во однос на внатрешните информации на вашата организација

5. Упатство за личните сметки на социјалните мрежи на вработените

Потребен беше укор од властите за судијата споменат погоре да дознае дека не треба да ја користи својата облека на фотографијата на профилот на личните сметки. Не ги оставајте вработените во темнина за тоа што се очекува од нив.

Се разбира, не можете да бидете премногу драконски за тоа како вработените ги користат нивните лични социјални сметки. Особено ако не постои начин случајниот набљудувач да ги идентификува како вработен во вашата компанија. Еве неколку вообичаени елементи на политиката за социјалните медиуми поврзани со сметките на вработените:

• Упатства за содржината што го прикажува работното место
• Упатства за содржината што ја покажува униформата
• Дали е во ред да се спомене компанијата во профилотбиос
• Ако одговорот е да, какви одрекувања за содржината што претставува лично, а не корпоративно мислење се потребни
• Барањето да се идентификуваат како вработен кога се разговара за компанијата или конкурентите

6. Упатства за застапување на вработените

Вашиот тим за социјални медиуми веројатно го зборува гласот на вашиот бренд во сон. И вашите официјални портпароли се подготвени да одговорат на тешки прашања во лет. Но, што е со сите други?

Вработените кои се возбудени за својата работа можат да бидат едни од вашите најдобри застапници на социјалните мрежи.

Бонус: Добијте бесплатен, приспособлив образец за политики за социјални медиуми за брзо и лесно креирање насоки за вашата компанија и вработените.

Но, тие можеби не секогаш знаат точно што е соодветно да кажат и кога. На пример, не сакате премногу заинтересиран вработен да објавува за нов производ или функција пред да започне. Штом таа функција ќе се вклучи, сепак, сакате да ги имаат сите алатки што им се потребни за да ја споделат со светот.

Некои важни ставки што треба да ги вклучите во овој дел од вашата политика се:

• Дали имате одобрена библиотека со содржини и како вработените можат да пристапат до неа?
• Дали на вработените им е дозволено да се занимаваат со луѓе кои го спомнуваат брендот на социјалните мрежи?
• Како вработените треба да се справат со негативните коментари за компанијата на социјалните, и кого треба да известат?

Како даимплементирајте политика на социјалните медиуми за вработените

1. Преземете го нашиот образец за политики за социјални медиуми

Бесплатен е и ги поставува сите прашања што ви се потребни за да започнете.

Бонус: Добијте бесплатен, приспособлив образец за политика за социјални медиуми за брзо и лесно да креирате упатства за вашата компанија и вработените.

2. Побарајте информации од засегнатите страни

Веројатно може да добиете одлични идеи за вашите уникатни потреби од:

• моќните корисници на вашиот производ
• маркетиншкиот тим
• социјалниот тим
• тимот за човечки ресурси
• било кој јавен портпарол
• вашиот правен тим

Не заборавајте редовно вработените вклучени во дискусијата. На крајот на краиштата, оваа политика влијае на сите нив.

Ова не значи дека ви треба повратна информација од секој вработен. Но, добијте информации од раководители на тимот, претставници на синдикатот или други кои можат да претставуваат групи вработени за да ве известат за какви било идеи, прашања или грижи.

На пример, поголема консултација со новинарите од персоналот можеше да го спаси БиБиСи има многу главоболки кога ја објави својата нова политика за социјалните медиуми.

Меѓу другите правила, политиката вели:

„Ако вашата работа бара да ја задржите вашата непристрасност, не изразувајте лична мислење за прашања од јавната политика, политиката или „контроверзните теми“.

Но, Националната унија на новинари рече дека има загриженост:

„Промените може да ограничатспособноста на поединците значајно да учествуваат и да се вклучат во прашања што им значат - без разлика дали тоа е во нивниот синдикат, нивните заедници или во настани како што е Гордоста.“

Ова веројатно би можело да се реши пред политиката да влезе во игра наместо јавно да се игра по тој факт.

#NUJ Мишел Станистрит рече: „Разочарувачки е што немаше консултации со синдикатите на персоналот за промените во правилата за социјалните медиуми и ќе ги искажеме сите грижи членовите и претставниците на НУЈ споделија со нас кога ќе се сретнеме со #BBC“. //t.co/fFLqavU42k

— NUJ (@NUJofficial) 30 октомври 2020

Додека ја подготвувате вашата политика, немојте да се зафаќате со упатства или детали. неизбежно ќе се промени и брзо. Фокусирајте се на големата слика.

3. Одлучете каде ќе живее вашата политика

Силно препорачуваме да ја додадете вашата политика во прирачникот за вработени, така што дека новите вработувања можат да работат преку него за време на вклучувањето.

Но, каде ќе пристапат постоечките вработени? Дали ќе живее на интранетот на вашата компанија или на заедничките дискови? Во зависност од потребите на вашата организација, може да размислите да го објавите на вашата надворешна веб-локација исто така (како компаниите користени како примери на крајот од овој пост!).

4. Стартувајте ја (или повторно стартувајте)

Без разлика дали е ревизија или сосема нов документ, ќе сакате да бидете сигурни дека сите се свесни дека има нови информации што треба да ги знаат. Без разлика дали ќе објавите