Molte persone usano Internet per connettersi con amici e familiari, ma gli eventi virtuali sono anche un modo conveniente per entrare in contatto con altri professionisti. Durante la pandemia COVID-19, molti affari, reti e vita sociale si sono spostati online e l'industria degli eventi virtuali è attualmente in piena espansione.

In questo articolo analizzeremo cosa sono gli eventi virtuali, come funzionano e come potete organizzare un evento coinvolgente che farà tornare i vostri ospiti per un'altra volta.

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Cosa sono gli eventi virtuali?

Gli eventi virtuali sono eventi che si svolgono online. A seconda dello scopo, possono essere ospitati sotto forma di webinar su invito, live stream disponibili pubblicamente, conferenze online che richiedono pass a pagamento o eventi informali sui social media, ad esempio live tweeting o sessioni AMA (ask me anything).

Gli eventi virtuali si svolgono di solito su piattaforme online come Instagram, Twitter o Clubhouse, dove è possibile connettersi con il pubblico tramite chat video o chiamate vocali. Esiste anche un mercato in crescita di piattaforme specializzate in eventi virtuali per webinar e conferenze.

Il vantaggio più grande di ospitare un evento virtuale è che è relativamente poco costoso - non è necessario affittare uno spazio! Inoltre, potete parlare a un pubblico globale dalla comodità di casa vostra.

Tuttavia, l'organizzazione di eventi virtuali presenta anche alcuni svantaggi, in particolare il fatto di non essere fisicamente di fronte ai vostri ospiti: alcuni partecipanti potrebbero sentirsi scollegati o avere difficoltà a concentrarsi su ciò che state dicendo a causa della qualità video e audio, della scarsa insonorizzazione o del rumore di fondo.

Tipi di eventi virtuali

Sebbene sia possibile organizzare un evento virtuale praticamente per qualsiasi motivo e occasione (non è un gioco di parole!), ecco alcuni tipi popolari di eventi virtuali:

Eventi virtuali di networking

Gli eventi di networking virtuale consentono ai partecipanti di riunirsi e fare networking in un ambiente virtuale. È possibile ospitare un'ampia gamma di eventi di networking, tra cui happy hour, incontri dopo il lavoro e altro ancora.

Eventi virtuali di team building

Gli eventi virtuali di team building consentono ai partecipanti di impegnarsi in una serie di attività di team building e di costruire il morale della squadra, il tutto comodamente dal proprio ufficio.

Eventi virtuali di raccolta fondi

Un tempo era difficile per un ente di beneficenza o un'organizzazione non profit far sentire la propria voce, ma grazie ai nuovi progressi tecnologici, la raccolta fondi virtuale è decollata ed è uno dei metodi più popolari per raccogliere fondi online.

Eventi virtuali di assunzione

Gli eventi di assunzione virtuali offrono un ottimo modo per restringere il bacino di candidati e individuare candidati qualificati senza che i datori di lavoro debbano dedicare troppo tempo o denaro al reclutamento.

Eventi di shopping virtuale

Gli esperti ritengono che lo shopping in diretta streaming sia la prossima grande novità nel campo dei social media e dell'e-commerce. Gli eventi di shopping virtuale sono essenzialmente dimostrazioni di prodotti online in cui i partecipanti possono "acquistare" virtualmente vestiti, cosmetici e altri prodotti.

Visitate il nostro sito Aggiornamenti sui social media per conoscere l'evento di shopping virtuale di Facebook, il Live Shopping Fridays.

Fonte: Facebook

Eventi sociali virtuali

Gli eventi virtuali non sono solo business: potete anche organizzare piccoli eventi sociali virtuali informali e, ad esempio, giocare a giochi da tavolo online con la vostra famiglia o i vostri amici.

Idee per eventi virtuali

Ora che sapete perché Se desiderate organizzare un evento virtuale, ecco il come Considerate queste piattaforme e formati di eventi dal vivo per il vostro prossimo grande incontro online.

Tweeting in diretta

Il live tweeting consiste nel postare attivamente tweet, offrendo commenti a un evento dal vivo di cui il vostro pubblico è a conoscenza e che probabilmente sta seguendo, ad esempio un concerto, una conferenza o un evento sportivo.

Laboratori virtuali

Questo tipo di evento è il modo perfetto per fornire una formazione pratica quando non è possibile impartire lezioni frontali tradizionali. Sono anche ottimi per la formazione quando lo spazio non è sufficiente per accogliere tutti i partecipanti.

Conferenze virtuali

Le conferenze virtuali consentono di ospitare grandi riunioni senza la necessità di una sede costosa o di un team numeroso. Come la loro controparte tradizionale, le conferenze virtuali offrono ai partecipanti numerose opportunità di interagire tra loro e di collaborare a nuove idee.

AMA su Reddit

AMA è l'acronimo di "ask me anything" (chiedimi qualsiasi cosa) ed è un modo per le persone di ottenere risposte reali da qualcuno di loro interesse. Potete iniziare un AMA andando su Reddit e chiedendo agli altri: "Sono abbastanza interessante da fare un AMA?".

Quando rispondete alle domande nel vostro post, assicuratevi che le vostre risposte siano esaurienti, in modo che il pubblico si faccia un'idea di chi siete e di ciò che vi sta a cuore. Una buona pratica è che coloro che partecipano all'AMA includano dei link che rimandano al loro sito o ai loro profili sui social media per ottenere nuovi potenziali follower.

Fonte: Reddit

Webinar

I webinar sono un modo semplice per entrare in contatto con altri professionisti di tutto il mondo. Ospitare un webinar è un ottimo modo per costruire la vostra reputazione ed espandere la vostra rete nello spazio virtuale.

Flussi sociali in diretta

I live stream su piattaforme come Instagram o Facebook possono aiutarvi a creare connessioni con clienti esistenti e potenziali e con altre persone del vostro settore o della vostra nicchia. Sono un ottimo modo per far conoscere il vostro prodotto, condividere nuove idee e opinioni, presentarvi a potenziali clienti ed espandere la vostra portata.

10 consigli per ospitare eventi virtuali

Organizzare un evento virtuale può essere un compito scoraggiante, ma non è detto che lo sia. Ci sono alcuni ottimi consigli e best practice che vi aiuteranno a garantire che il vostro evento virtuale abbia successo e lasci a tutti un'esperienza straordinaria:

1. Stabilite obiettivi chiari fin dall'inizio

Prima di pianificare l'agenda del vostro evento virtuale o di scegliere la migliore piattaforma per eventi virtuali, assicuratevi di sapere perché volete organizzare un evento. Stabilite obiettivi SMART e assicuratevi che l'intero team responsabile del progetto capisca cosa volete ottenere.

Fonte: Rete delle riserve

2. Scegliete la piattaforma giusta per ospitare il vostro evento virtuale

Esistono numerose piattaforme che offrono diverse funzionalità, dalla co-hosting con un'altra organizzazione o azienda agli strumenti di moderazione avanzati.

3. Scegliete il momento giusto per il vostro evento

Dovete tenere conto del numero di persone che potranno partecipare, del fatto che si trovino o meno in fusi orari diversi e del tempo necessario per le domande e le risposte.

Ricorda: I diversi paesi hanno orari diversi per le vacanze!

4. Promuovere l'evento virtuale

Non pensate che il pubblico venga da voi: assicuratevi di pubblicizzare il vostro evento con largo anticipo, in modo che i partecipanti sappiano quando si terrà e come possono partecipare.

5. Sviluppare un ordine del giorno chiaro che includa i relatori e le scadenze.

Non volete che i partecipanti rimangano in attesa per lunghi periodi di tempo. Fornite un ordine del giorno chiaro con gli orari e includete tutti i link pertinenti, in modo che i partecipanti possano pianificare in anticipo.

6. Includere moderatori al vostro evento

Assicuratevi di avere un numero sufficiente di moderatori a disposizione durante il vostro evento virtuale, nel caso in cui le cose sfuggano al controllo. Ricordate: non tutti sono educati online come lo sono offline!

7. Coinvolgere il pubblico

Il pubblico non ha bisogno di un'ora di lezione, ma di attività che prevedano una partecipazione attiva. Incoraggiate i partecipanti a conversare tra loro e a porre domande ai relatori.

8. Prepararsi alla risoluzione dei problemi

Potreste prendere in considerazione l'utilizzo di più di una piattaforma: in caso di difficoltà tecniche con il video o l'audio, potete passare a un altro servizio e continuare l'evento come previsto.

9. Inviare un follow-up post-evento

Assicuratevi di comunicare ai partecipanti le modalità di accesso alle registrazioni dell'evento, in modo da incoraggiarli a partecipare di nuovo la prossima volta!

10. Rapporto

Una volta terminato l'evento, prendetevi un po' di tempo per collegarvi con il vostro team e analizzare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato. In questo modo, sarete più preparati per il vostro prossimo evento virtuale!

Piattaforme per eventi virtuali

Se non avete mai organizzato un evento virtuale, una di queste 4 piattaforme vi aiuterà a iniziare.

Instagram Live

Se avete un grande seguito su Instagram, il live streaming sulla piattaforma è la scelta migliore. Utilizzate Instagram Live Rooms per ospitare uno streaming con un massimo di altri 3 relatori. I vostri spettatori potranno commentare lo streaming e porre domande, e voi potrete accedere alle analisi dello streaming una volta terminato.

Clubhouse

Questa app audio in rapida crescita è perfetta per gli eventi che sono più una discussione che una presentazione. Potete inviare inviti all'evento con i link per creare le stanze, e chiunque abbia l'app installata sarà in grado di ascoltare e commentare ciò che viene detto in diretta.

Se avete un grande seguito su Twitter, provate l'alternativa della piattaforma a Clubhouse: Twitter Spaces.

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E se volete saperne di più su Clubhouse, date un'occhiata alla nostra guida all'app Clubhouse, in cui esploriamo come può essere utilizzata dalle aziende.

GoToWebinar

GoToWebinar è un popolare software per eventi virtuali, perfetto per eventi con un numero limitato di partecipanti. L'opzione di condivisione dello schermo assicura che tutti possano vedere tutte le diapositive in tempo reale e garantisce una grande esperienza ai partecipanti.

BigMarker

BigMarker è uno strumento per webinar facile da usare e da scaricare, che consente di creare lavagne digitali per i vostri eventi dal vivo. I partecipanti possono commentare la lavagna e porre domande in una chat di gruppo in tempo reale.

Esempi di eventi virtuali

Se siete in cerca di ispirazione, ecco alcuni esempi di eventi virtuali che aziende e influencer hanno ospitato sui social media e non solo.

Tutorial di trucco di Benefit Cosmetics su Facebook Live

Più di 2,4 milioni di telespettatori si sono sintonizzati per imparare a creare un'incandescenza per le sopracciglia.

Il Pub Quiz in diretta del Podcast Torre Orecchiabile

Oliver Gee, conduttore del podcast The Earful Tower, organizza eventi di trivia a tema parigino dal suo canale YouTube e offre persino premi per i vincitori.

Un post condiviso da The Earful Tower (@theearfultower)

Il concerto di Garth Brooks e Trisha Yearwood in diretta su Facebook

Le superstar del country hanno tenuto una jam session su Facebook Live, accettando le richieste dei fan prima del tempo e durante la trasmissione.

Il dietro le quinte di Antron Brown su Twitter

Il pilota dell'NHRA ha mostrato ai telespettatori di Twitter il suo negozio, che ospita dragster e trofei, oltre ad altri tesori per appassionati.

@AntronBrown vi farà fare un tour della sua officina! Date un'occhiata al dietro le quinte dei dragster della @NHRAJrLeague che lui e i suoi figli costruiscono, lavorano e guidano. pic.twitter.com/n7538rPwqU

- #NHRA (@NHRA) 23 marzo 2020

Lezioni di cucina in diretta dal pasticcere esecutivo di LinkedIn

Il pasticcere di LinkedIn mostra ai membri come preparare croissant e pudding di pane.

La diretta Facebook di Purple Mattress

Più di 295.000 persone hanno guardato questo video di 45 minuti di una donna che sbadiglia e si spazzola la parrucca.

Scarabocchi per il pranzo di Mo Willems

Ogni giorno, all'ora di pranzo, l'artista residente del Kennedy Center Education organizza sessioni di scarabocchi per bambini su YouTube.

I livestream di Lululemon sullo yoga

Gli ambasciatori globali del marchio di yoga conducono lezioni di allenamento, meditazione e yoga in diretta su Instagram.

Un post condiviso da lululemon (@lululemon)

Mostre online del Museo VanGogh

Il Museo VanGogh di Amsterdam consente di visitare la galleria comodamente seduti sul divano.

Il nostro tour continua! Oggi ci immergiamo nei dipinti luminosi e vivaci che Vincent realizzò a Parigi: //t.co/Yz3FpjxphC Qual è la vostra opera preferita di questa parte del museo? #museumathome pic.twitter.com/k8b79qraCX

- Museo Van Gogh (@vangoghmuseum) 24 marzo 2020

Il British Museum apre le porte a Google Street View

Più di 60 gallerie del British Museum possono essere visitate da Google Street View.

🏛 Sapevate che il Museo è il più grande spazio interno di Google Street View?

Visitate più di 60 gallerie a vostro piacimento grazie a #MuseumFromHome: visitate la Galleria delle Sculture Egizie qui: //t.co/y2JDZvWOlM pic.twitter.com/0FyV4m6ZuP

- British Museum (@britishmuseum) 23 marzo 2020

Il venerdì delle esercitazioni antincendio diventa virtuale

L'organizzazione di Jane Fonda porta l'attivismo climatico online con manifestazioni virtuali ogni venerdì.

Unitevi a @JaneFonda, @greenpeaceusa e @SenMarkey questo venerdì alle 2pm ET / 11am PT per un #FireDrillFriday 🔥 teach-in sull'importanza di rimanere impegnati nell'era del #COVID19.

Per partecipare, registratevi qui e diffondete la notizia: //t.co/7eE9aZV57I pic.twitter.com/W7JdPLco7T

- Fire Drill Fridays (@FireDrillFriday) 24 marzo 2020

Il Girlboss Rally diventa digitale

La fondatrice di Girlboss, Sophia Amoruso, intende ospitare quest'anno la conferenza annuale del suo marchio interamente online.

Un post condiviso da Girlboss Rally (@girlbossrally)

Vertice online sui viaggi d'affari di Skift

Skift utilizzerà Zoom per ospitare questo summit online con più relatori e partecipanti. Gli ospiti avranno l'opportunità di porre domande e avranno accesso alla registrazione dell'evento.

Annuncio di un nuovo Skift Online Summit per i viaggi d'affari <<inizio di una nuova serie di summit online sul percorso dei viaggi. //t.co/mKTcX3jCpB via @Skift

- Rafat Ali, proprietario e operatore dei media (@rafat) 23 marzo 2020

3% Presentazioni in livestreaming della conferenza

Questa organizzazione, fondata per porre rimedio al fatto che solo il 3% dei direttori creativi è costituito da donne, offre la trasmissione in livestreaming delle sue conferenze a costi ridotti. Il gruppo ospita inoltre regolarmente takeover di Instagram Story per ispirare i follower.

Un post condiviso da The 3% Movement (@3percentconf)

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