De nombreuses personnes utilisent l'internet pour se connecter avec leurs amis et leur famille. Mais les événements virtuels sont également un moyen rentable de se connecter avec d'autres professionnels. Pendant la pandémie de COVID-19, une grande partie des affaires, des réseaux et de la vie sociale s'est déplacée en ligne, et le secteur des événements virtuels est actuellement en plein essor.

Dans cet article, nous allons explorer ce que sont les événements virtuels, comment ils fonctionnent et comment vous pouvez organiser un événement attrayant qui incitera vos invités à revenir.

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Que sont les événements virtuels ?

Les événements virtuels sont des événements qui se déroulent en ligne. En fonction de leur objectif, ils peuvent prendre la forme de webinaires sur invitation uniquement, de flux en direct accessibles au public, de conférences en ligne nécessitant des laissez-passer payants ou d'événements informels sur les médias sociaux, par exemple le live tweeting ou les sessions AMA (ask me anything).

Les événements virtuels se déroulent généralement sur des plateformes en ligne comme Instagram, Twitter ou Clubhouse, où vous pouvez vous connecter à votre public par chat vidéo ou appel vocal. Il existe également un marché croissant de plateformes spécialisées dans les événements virtuels pour les webinaires et les conférences.

Le plus grand avantage de l'organisation d'un événement virtuel est qu'il est relativement peu coûteux - pas besoin de louer un espace ! De plus, vous pouvez vous adresser à un public international depuis le confort de votre propre maison.

Cependant, l'organisation d'événements virtuels présente également des inconvénients, notamment le fait que vous n'êtes pas physiquement en face de vos invités. Certains participants peuvent se sentir déconnectés ou avoir du mal à se concentrer sur ce que vous dites en raison de la qualité de la vidéo et du son, d'une mauvaise insonorisation ou de bruits de fond.

Types d'événements virtuels

Bien que vous puissiez organiser un événement virtuel pour pratiquement toutes les raisons et occasions (sans jeu de mots !), voici quelques types d'événements virtuels populaires :

Événements de réseautage virtuel

Les événements de réseautage virtuel permettent aux participants de se réunir et de nouer des contacts dans un environnement virtuel. Un large éventail d'événements de réseautage peut être organisé, y compris des happy hours, des rencontres après le travail et plus encore.

Événements virtuels de renforcement de l'esprit d'équipe

Les événements de consolidation d'équipe virtuels permettent aux participants de s'engager dans une variété d'activités de consolidation d'équipe et de renforcer le moral de l'équipe, le tout dans le confort de leur propre bureau à domicile.

Événements de collecte de fonds virtuels

Il était autrefois difficile pour une organisation caritative ou à but non lucratif de faire entendre sa voix, mais grâce aux nouvelles avancées technologiques, la collecte de fonds virtuelle a pris son envol et constitue l'une des méthodes les plus populaires de collecte de fonds en ligne.

Événements de recrutement virtuel

Les événements de recrutement virtuel constituent un excellent moyen de réduire le nombre de candidats et d'identifier les candidats qualifiés sans que les employeurs aient à consacrer trop de temps ou d'argent au recrutement.

Événements de shopping virtuel

Les experts estiment que le shopping en direct est la prochaine grande tendance des médias sociaux et du commerce électronique. Les événements de shopping virtuel sont essentiellement des démonstrations de produits en ligne où les participants peuvent "acheter" virtuellement des vêtements, des cosmétiques et d'autres produits.

Rendez-vous sur notre site Social Media Updates pour découvrir l'événement de shopping virtuel de Facebook, Live Shopping Fridays.

Source : Facebook

Événements sociaux virtuels

Les événements virtuels ne sont pas que professionnels. Vous pouvez également organiser de petits événements sociaux virtuels informels et, par exemple, jouer à des jeux de société en ligne avec votre famille ou vos amis.

Idées d'événements virtuels

Maintenant que vous savez pourquoi vous souhaitez organiser un événement virtuel, voici le comment Considérez ces plateformes et formats d'événements en direct pour votre prochaine grande réunion en ligne.

Le tweet en direct

Le live tweeting consiste à poster activement des tweets, en commentant un événement en direct dont votre public a connaissance et qu'il suit probablement - par exemple, un concert, une conférence ou un événement sportif.

Ateliers virtuels

Ce type d'événement est le moyen idéal de dispenser une formation pratique lorsqu'il est impossible de dispenser un enseignement traditionnel en face à face. Il est également idéal pour les formations où l'espace est insuffisant pour accueillir tous les participants.

Conférences virtuelles

Les conférences virtuelles vous permettent d'organiser de grands rassemblements sans avoir besoin d'un lieu coûteux ou d'une équipe nombreuse. Comme leur équivalent traditionnel en personne, les conférences virtuelles offrent aux participants de nombreuses occasions d'interagir les uns avec les autres et de collaborer sur de nouvelles idées.

AMA sur Reddit

AMA signifie "ask me anything" (demandez-moi n'importe quoi) et c'est un moyen pour les gens d'obtenir des réponses réelles de la part de quelqu'un qui les intéresse. Vous pouvez commencer un AMA en allant sur Reddit et en demandant aux autres, "Suis-je assez intéressant pour faire un AMA ?".

Lorsque vous répondez à des questions dans votre message, veillez à ce que vos réponses soient complètes afin que le public ait une idée de qui vous êtes et de ce qui est important pour vous. Une bonne pratique consiste pour les personnes impliquées dans l'AMA à inclure des liens vers leur site ou leurs profils de médias sociaux afin d'obtenir de nouveaux adeptes potentiels.

Source : Reddit

Webinars

Les webinaires sont un moyen facile de se connecter avec d'autres professionnels du monde entier. L'organisation d'un webinaire est un excellent moyen de construire votre réputation et d'étendre votre réseau dans l'espace virtuel.

Flux sociaux en direct

Les flux en direct sur des plateformes comme Instagram ou Facebook peuvent vous aider à établir des liens avec des clients existants et potentiels, ainsi qu'avec d'autres personnes de votre secteur ou de votre niche. Ils constituent un excellent moyen de faire connaître votre produit, de partager de nouvelles idées et opinions, de vous présenter à des clients potentiels et d'étendre votre portée.

10 conseils pour l'organisation d'événements virtuels

L'organisation d'un événement virtuel peut être une tâche ardue, mais ce n'est pas forcément le cas. Il existe des conseils et des bonnes pratiques qui vous aideront à garantir le succès de votre événement virtuel et à faire vivre à tous une expérience extraordinaire :

1. fixer des objectifs clairs dès le départ

Avant de planifier l'ordre du jour de votre événement virtuel ou de choisir la meilleure plateforme d'événement virtuel, assurez-vous de savoir pourquoi vous voulez organiser un événement. Fixez des objectifs SMART et assurez-vous que toute l'équipe en charge du projet comprend ce que vous voulez réaliser.

Source : Le Réseau des Réserves

2. choisir la bonne plateforme pour accueillir votre événement virtuel

Il existe de nombreuses plates-formes qui offrent différentes fonctionnalités, allant de l'hébergement conjoint avec une autre organisation ou entreprise à des outils de modération avancés.

3. choisissez le bon moment pour votre événement

Vous devez tenir compte du nombre de personnes qui pourront être présentes, de leur fuseau horaire et du temps nécessaire pour les questions et réponses.

Rappelez-vous : Les pays ont des calendriers de vacances différents !

4. promouvoir votre événement virtuel

N'espérez pas que le public vienne à vous - veillez à annoncer votre événement bien à l'avance afin que les participants sachent quand il aura lieu et comment ils peuvent y participer.

5. élaborez un ordre du jour clair qui inclut les orateurs et les échéances

Vous ne voulez pas que vos participants attendent pendant de longues périodes. Fournissez un ordre du jour clair avec les horaires clairement indiqués et incluez tous les liens pertinents, afin que les participants puissent planifier à l'avance.

6. inclure des modérateurs à votre événement

Vous devez vous assurer qu'il y aura suffisamment de modérateurs pendant votre événement virtuel au cas où les choses deviendraient incontrôlables. N'oubliez pas que tout le monde n'est pas aussi poli en ligne que hors ligne !

7. engagez votre public

Votre public n'a pas besoin d'une "heure de conférence" - prévoyez plutôt des activités qui impliquent une participation active. Encouragez vos participants à avoir des conversations entre eux - et à poser des questions aux animateurs.

8. se préparer à dépanner

Vous pouvez envisager d'utiliser plus d'une plateforme. Au cas où vous rencontreriez des difficultés techniques avec votre vidéo ou votre audio, vous pouvez passer à un autre service et poursuivre l'événement comme prévu.

9. envoyez un suivi post-événement.

N'oubliez pas de communiquer avec vos participants sur la façon dont ils pourront accéder aux enregistrements de l'événement par la suite, ce qui les encouragera à participer à nouveau la prochaine fois !

10. Débriefing

Une fois l'événement terminé, prenez le temps de vous connecter avec votre équipe et de passer en revue ce qui a marché et ce qui n'a pas marché. Ainsi, vous serez mieux préparé pour votre prochain événement virtuel !

Plateformes d'événements virtuels

Si vous n'avez jamais organisé d'événement virtuel auparavant, l'une de ces 4 plateformes vous aidera à vous lancer.

Instagram Live

Si vous avez beaucoup d'adeptes sur Instagram, la diffusion en direct sur la plateforme est votre meilleure option. Utilisez les Instagram Live Rooms pour organiser un flux avec jusqu'à trois autres intervenants. Vos spectateurs pourront commenter le flux et poser des questions, et vous pourrez accéder aux analyses du flux une fois que vous aurez terminé.

Clubhouse

Vous pouvez envoyer des invitations à des événements avec des liens pour créer des salles, et tous ceux qui ont installé l'application pourront alors écouter et commenter ce qui se dit en direct.

Si vous avez beaucoup d'abonnés sur Twitter, essayez l'alternative de la plateforme à Clubhouse : Twitter Spaces.

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Et si vous souhaitez en savoir plus sur Clubhouse, consultez notre guide de l'application Clubhouse, où nous expliquons comment elle peut être utilisée par les entreprises.

GoToWebinar

GoToWebinar est un logiciel d'événements virtuels populaire, idéal pour les événements réunissant un nombre limité de participants. L'option de partage d'écran permet à chacun de voir toutes les diapositives en temps réel et garantit une excellente expérience pour les participants.

BigMarker

Outil de webinaire facile à utiliser et à télécharger. BigMarker vous permet de créer des tableaux blancs numériques pour votre événement en direct. Les participants peuvent commenter le tableau et poser des questions dans un chat de groupe en temps réel.

Exemples d'événements virtuels

Si vous cherchez l'inspiration, voici quelques exemples d'événements virtuels que des entreprises et des influenceurs ont organisés sur les médias sociaux et au-delà.

Tutoriels de maquillage de Benefit Cosmetics sur Facebook Live

Plus de 2,4 millions de téléspectateurs ont regardé pour apprendre à créer un effet de brillance sur les sourcils.

Le Pub Quiz en direct du Podcast de la Tour de l'Oreille

Oliver Gee, animateur du podcast The Earful Tower, organise des quiz sur le thème de Paris sur sa chaîne YouTube, et offre même des prix aux gagnants.

Un message partagé par The Earful Tower (@theearfultower)

Concert en direct sur Facebook de Garth Brooks et Trisha Yearwood

Les superstars de la country ont organisé une session de jam sur Facebook Live, acceptant les demandes des fans avant et pendant la diffusion.

La visite des coulisses d'Antron Brown sur Twitter

Le pilote de la NHRA a fait visiter aux téléspectateurs de Twitter son atelier, qui abrite des dragsters et des trophées, entre autres trésors de l'industrie.

@AntronBrown vous fait visiter son atelier ! Découvrez les coulisses des dragsters de la @NHRAJrLeague que lui et ses enfants construisent, travaillent et pilotent. pic.twitter.com/n7538rPwqU

- #NHRA (@NHRA) 23 mars 2020

Cours de pâtisserie en direct avec le chef pâtissier exécutif de LinkedIn

Le chef pâtissier de LinkedIn montre aux membres comment faire des croissants et du pudding.

Le Facebook Live endormi de Purple Mattress

Plus de 295 000 personnes ont regardé cette vidéo de 45 minutes montrant une femme qui bâille et se brosse la perruque.

Gribouillis de déjeuner par Mo Willems

Tous les jours à l'heure du déjeuner, l'artiste en résidence du Kennedy Center Education organise des séances de gribouillage pour les enfants sur YouTube.

Les livestreams de yoga de Lululemon

Les ambassadeurs mondiaux de la marque de yoga animent des cours d'entraînement, de méditation et de yoga en direct sur Instagram.

Un message partagé par lululemon (@lululemon)

Expositions en ligne du Musée VanGogh

Le musée VanGogh d'Amsterdam permet à ses visiteurs de visiter la galerie depuis le confort de leur canapé.

Notre visite continue ! Aujourd'hui, nous nous plongeons dans les peintures vives et lumineuses que Vincent a réalisées à Paris : //t.co/Yz3FpjxphC Quelle est votre œuvre préférée dans cette partie du musée ? #museumathome pic.twitter.com/k8b79qraCX

- Musée Van Gogh (@vangoghmuseum) 24 mars 2020

Le British Museum ouvre ses portes à Google Street View

Plus de 60 galeries du British Museum peuvent être visitées à partir de Google Street View.

🏛 Saviez-vous que le musée est le plus grand espace intérieur sur Google Street View ?

Parcourez plus de 60 galeries à votre guise dans le cadre du #MuseumFromHome - visitez la galerie de sculptures égyptiennes ici : //t.co/y2JDZvWOlM pic.twitter.com/0FyV4m6ZuP

- British Museum (@britishmuseum) 23 mars 2020

Les vendredis d'exercices d'incendie deviennent virtuels

L'organisation de Jane Fonda met le militantisme climatique en ligne en organisant des rassemblements virtuels tous les vendredis.

Rejoignez @JaneFonda, @greenpeaceusa et @SenMarkey ce vendredi à 14h00 ET / 11h00 PT pour un #FireDrillFriday 🔥 teach-in sur l'importance de rester engagé à l'ère du #COVID19.

Pour participer, inscrivez-vous ici et faites passer le mot : //t.co/7eE9aZV57I pic.twitter.com/W7JdPLco7T

- Fire Drill Fridays (@FireDrillFriday) 24 mars 2020

Le Girlboss Rally devient numérique

La fondatrice de Girlboss, Sophia Amoruso, prévoit d'organiser la conférence annuelle de sa marque entièrement en ligne cette année.

Un message partagé par Girlboss Rally (@girlbossrally)

Sommet du voyage d'affaires en ligne de Skift

Skift utilisera Zoom pour organiser ce sommet en ligne avec plusieurs intervenants et participants. Les invités auront la possibilité de poser des questions et auront accès à un enregistrement de l'événement.

Annonce d'un nouveau sommet en ligne Skift pour le voyage d'affaires <<; début d'une nouvelle série de sommets en ligne sur l'avenir du voyage. //t.co/mKTcX3jCpB via @Skift

- Rafat Ali, propriétaire et opérateur de médias (@rafat) 23 mars 2020

3% Présentations de conférences diffusées en direct

Cette organisation - fondée pour remédier au fait que seulement 3 % des directeurs de création étaient des femmes - propose le livestreaming de ses conférences pour des coûts réduits. Le groupe organise aussi régulièrement des prises de possession de Story Instagram pour inspirer les adeptes.

Un message partagé par le Mouvement 3% (@3percentconf)

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