Mucha gente utiliza Internet para conectarse con sus amigos y familiares, pero los eventos virtuales son también una forma rentable de conectarse con otros profesionales. Durante la pandemia del COVID-19, gran parte de los negocios, las redes y la vida social se trasladaron a Internet, y el sector de los eventos virtuales está en pleno auge.

En este artículo, analizaremos qué son los eventos virtuales, cómo funcionan y cómo puede organizar un evento atractivo que haga que sus invitados vuelvan a por más.

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¿Qué son los eventos virtuales?

Los eventos virtuales son eventos que se celebran en línea. Dependiendo de su finalidad, pueden organizarse en forma de seminarios web a los que sólo se puede acceder por invitación, transmisiones en directo disponibles para el público, conferencias en línea que requieren pases de pago o eventos informales en las redes sociales, por ejemplo, tuiteos en directo o sesiones AMA (pregúntame cualquier cosa).

Los eventos virtuales suelen tener lugar en plataformas online como Instagram, Twitter o Clubhouse, donde puedes conectar con tu audiencia a través de un videochat o una llamada de voz. También existe un mercado creciente de plataformas especializadas en eventos virtuales para seminarios web y conferencias.

La mayor ventaja de organizar un evento virtual es que es relativamente barato, ya que no es necesario alquilar un espacio. Además, puede dirigirse a un público mundial desde la comodidad de su propia casa.

Sin embargo, los eventos virtuales también tienen algunas desventajas, como el hecho de no estar físicamente delante de los invitados, lo que puede hacer que algunos asistentes se sientan desconectados o tengan problemas para concentrarse en lo que se dice, debido a la calidad del vídeo y el audio, la mala insonorización o el ruido de fondo.

Tipos de eventos virtuales

Aunque puede organizar un evento virtual por prácticamente cualquier motivo y ocasión (¡sin ánimo de broma!), a continuación se indican algunos tipos populares de eventos virtuales:

Eventos virtuales de networking

Los eventos de networking virtuales permiten a los asistentes reunirse y establecer contactos en un entorno virtual. Se puede organizar una amplia gama de eventos de networking, como happy hours, reuniones después del trabajo y mucho más.

Eventos virtuales de creación de equipos

Los eventos virtuales de creación de equipos permiten a los participantes participar en una serie de actividades de creación de equipos y reforzar la moral del equipo, todo ello desde la comodidad de sus propias oficinas.

Eventos virtuales de recaudación de fondos

Antes era difícil que una organización benéfica o sin ánimo de lucro hiciera oír su voz, pero con los nuevos avances tecnológicos, la recaudación de fondos virtual ha despegado y es uno de los métodos más populares para recaudar dinero en línea.

Eventos de contratación virtual

Los eventos de contratación virtuales ofrecen una excelente manera de reducir el grupo de solicitantes e identificar a los candidatos cualificados sin que los empleadores tengan que dedicar demasiado tiempo o dinero a la contratación.

Eventos de compras virtuales

Los expertos creen que las compras en directo son la próxima gran novedad en las redes sociales y el comercio electrónico. Los eventos de compras virtuales son esencialmente demostraciones de productos en línea donde los asistentes pueden "comprar" virtualmente ropa, cosméticos y otros productos.

Dirígete a nuestro sitio de Actualizaciones de las Redes Sociales para conocer el evento de compras virtuales de Facebook, los Viernes de Compras en Vivo.

Fuente: Facebook

Eventos sociales virtuales

No todo son eventos virtuales, también puedes organizar pequeños eventos sociales virtuales informales y, por ejemplo, jugar a juegos de mesa en línea con tu familia o amigos.

Ideas para eventos virtuales

Ahora que sabes por qué que quieras organizar un evento virtual, aquí tienes la cómo Considere estas plataformas y formatos de eventos en vivo para su próxima gran reunión en línea.

Tweeter en directo

El tweeting en directo consiste en publicar tuits de forma activa, ofreciendo comentarios sobre un evento en directo del que su audiencia está al tanto y que probablemente siga, por ejemplo, un concierto, una conferencia o un evento deportivo.

Talleres virtuales

Este tipo de eventos es la forma perfecta de impartir formación práctica cuando es imposible ofrecer una instrucción presencial tradicional. También son ideales para la formación cuando no hay suficiente espacio para acomodar a todos los participantes.

Conferencias virtuales

Las conferencias virtuales le permiten organizar grandes reuniones sin necesidad de un lugar costoso o un gran equipo. Al igual que sus homólogas tradicionales en persona, las conferencias virtuales ofrecen muchas oportunidades para que los asistentes interactúen entre sí y colaboren en nuevas ideas.

AMA en Reddit

AMA significa "ask me anything" (pregúntame cualquier cosa) y es una forma de que la gente obtenga respuestas reales de alguien que le interesa. Puedes empezar un AMA entrando en Reddit y preguntando a otros: "¿Soy lo suficientemente interesante como para hacer un AMA?".

Cuando respondas a las preguntas en tu post, asegúrate de que tus respuestas sean exhaustivas para que la audiencia se haga una idea de quién eres y de lo que es importante para ti. Una de las mejores prácticas es que los participantes en el AMA incluyan enlaces a su sitio web o a sus perfiles en las redes sociales para conseguir nuevos seguidores potenciales.

Fuente: Reddit

Seminarios web

Los seminarios web son una forma fácil de conectar con otros profesionales de todo el mundo. Organizar un seminario web es una forma estupenda de construir su reputación y ampliar su red en el espacio virtual.

Transmisiones sociales en directo

Las retransmisiones en directo en plataformas como Instagram o Facebook pueden ayudarte a establecer conexiones con clientes actuales y potenciales, y con otras personas de tu sector o nicho. Son una forma estupenda de dar a conocer tu producto, compartir nuevas ideas y opiniones, presentarte a clientes potenciales y ampliar tu alcance.

10 consejos para organizar eventos virtuales

Organizar un evento virtual puede ser una tarea desalentadora, pero no tiene por qué serlo. Hay algunos consejos y buenas prácticas que le ayudarán a garantizar que su evento virtual sea un éxito y deje a todos con una experiencia increíble:

1. Establecer objetivos claros desde el principio

Antes de empezar a planificar la agenda de su evento virtual o de elegir la mejor plataforma de eventos virtuales, asegúrese de saber por qué quiere organizar un evento. Establezca objetivos SMART y asegúrese de que todo el equipo a cargo del proyecto entiende lo que quiere conseguir.

Fuente: The Reserves Network

2. Elija la plataforma adecuada para acoger su evento virtual

Hay muchas plataformas que ofrecen diferentes características, desde el co-hosting con otra organización o empresa hasta herramientas avanzadas de moderación.

3. Elija el momento adecuado para su evento

Debe tener en cuenta cuántas personas podrán asistir, si están o no en zonas horarias diferentes y cuánto tiempo necesita para las preguntas y respuestas.

Recuerda: Los distintos países tienen diferentes calendarios de vacaciones.

4. Promueva su evento virtual

No espere que el público venga a usted: asegúrese de anunciar su evento con suficiente antelación para que los asistentes sepan cuándo se celebra y cómo pueden participar.

5. Elaborar un orden del día claro que incluya a los ponentes y los plazos

No querrá que los asistentes tengan que esperar durante mucho tiempo. Proporcione un orden del día claro con los horarios claramente marcados e incluya los enlaces pertinentes, para que los participantes puedan planificar con antelación.

6. Incluya moderadores en su evento

Asegúrate de tener suficientes moderadores durante tu evento virtual en caso de que las cosas se salgan de control. Recuerda: ¡no todo el mundo es tan educado en línea como fuera de ella!

7. Atraiga a su público

Su público no necesita una "hora de conferencia"; en su lugar, planifique actividades que impliquen una participación activa. Anime a sus participantes a mantener conversaciones entre ellos y a hacer preguntas a los anfitriones.

8. Prepárese para solucionar problemas

Es posible que quieras considerar el uso de más de una plataforma. En caso de que haya alguna dificultad técnica con el vídeo o el audio, puedes cambiar a otro servicio y continuar el evento como estaba previsto.

9. Enviar un seguimiento posterior al evento

Asegúrate de comunicar a los participantes cómo pueden acceder a las grabaciones del evento después, lo que también les animará a volver a participar la próxima vez.

10. Informe

Una vez finalizado el evento, tómate un tiempo para conectar con tu equipo y repasar lo que ha funcionado y lo que no.

Plataformas de eventos virtuales

Si nunca has organizado un evento virtual, una de estas 4 plataformas te ayudará a empezar.

Instagram Live

Si tienes un gran número de seguidores en Instagram, la transmisión en directo en la plataforma es tu mejor opción. Utiliza Instagram Live Rooms para organizar una transmisión con hasta otros 3 oradores. Tus espectadores podrán comentar la transmisión y hacer preguntas, y tú podrás acceder a los análisis de la transmisión una vez que hayas terminado.

Casa Club

Esta aplicación de audio, que está creciendo rápidamente, es perfecta para eventos que son más un debate que una presentación. Puedes enviar invitaciones a eventos con enlaces para crear salas, y luego cualquiera que tenga la aplicación instalada podrá escuchar y comentar lo que se dice en directo.

Si tienes muchos seguidores en Twitter, prueba la alternativa de la plataforma a Clubhouse: Twitter Spaces.

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Y si quieres saber más sobre Clubhouse, echa un vistazo a nuestra guía sobre la aplicación Clubhouse, donde exploramos cómo puede ser utilizada por las empresas.

GoToWebinar

GoToWebinar es un popular software de eventos virtuales perfecto para eventos con un número limitado de asistentes. La opción de compartir pantalla asegura que todos puedan ver todas las diapositivas en tiempo real y garantiza una gran experiencia para los asistentes.

BigMarker

BigMarker es una herramienta para seminarios web fácil de usar y sin necesidad de descargarla, que le permite crear pizarras digitales para su evento en directo. Los asistentes pueden comentar en la pizarra y enviar preguntas en un chat de grupo en tiempo real.

Ejemplos de eventos virtuales

Si buscas inspiración, aquí tienes algunos ejemplos de eventos virtuales que empresas y personas influyentes han organizado en las redes sociales y fuera de ellas.

Tutoriales de maquillaje de Benefit Cosmetics en Facebook Live

Más de 2.4K espectadores sintonizaron el programa para aprender a crear un brillo asombroso en las cejas.

El podcast de la Torre del Oído en directo

Oliver Gee, presentador del podcast The Earful Tower, organiza eventos de trivialidades de temática parisina desde su canal de YouTube, e incluso ofrece premios a los ganadores.

Una publicación compartida por The Earful Tower (@theearfultower)

Concierto de Garth Brooks y Trisha Yearwood en Facebook Live

Las superestrellas del country celebraron una jam session en Facebook Live, aceptando las peticiones de los fans antes de tiempo y durante la emisión.

El recorrido entre bastidores de Antron Brown en Twitter

El piloto de la NHRA mostró a los espectadores de Twitter su tienda, que alberga dragsters y trofeos, entre otros tesoros de los aficionados al motor.

@AntronBrown te da un tour por su taller. Mira entre bastidores los dragsters de la @NHRAJrLeague que él y sus hijos construyen, trabajan y conducen. pic.twitter.com/n7538rPwqU

- #NHRA (@NHRA) 23 de marzo de 2020

Clases de repostería en directo del chef ejecutivo de LinkedIn

El pastelero de LinkedIn muestra a los miembros cómo hacer croissants y budín de pan.

El somnífero Facebook Live de Colchón Púrpura

Más de 295.000 personas vieron este vídeo de 45 minutos de una mujer bostezando y cepillándose la peluca.

Garabatos para el almuerzo de Mo Willems

Todos los días, a la hora del almuerzo, el artista residente del Kennedy Center Education organiza sesiones de garabatos para niños en YouTube.

Lululemon's Yoga livestreams

Los embajadores globales de la marca de yoga están dirigiendo clases de entrenamiento, meditación y yoga en Instagram en directo.

Una publicación compartida por lululemon (@lululemon)

Exposiciones en línea del Museo VanGogh

El Museo VanGogh de Ámsterdam permite a los seguidores realizar visitas a la galería desde la comodidad de su sofá.

Nuestro recorrido continúa! Hoy nos sumergimos en las brillantes y vivas pinturas que Vincent realizó en París: //t.co/Yz3FpjxphC ¿Cuál es tu obra favorita de esta parte del museo? #museumathome pic.twitter.com/k8b79qraCX

- Van Gogh Museum (@vangoghmuseum) 24 de marzo de 2020

El Museo Británico abre sus puertas a Google Street View

Más de 60 galerías del Museo Británico se pueden visitar desde Google Street View.

🏛 ¿Sabías que el Museo es el espacio interior más grande de Google Street View?

Visite más de 60 galerías a su antojo en el #MuseumFromHome. Visite la Galería de Escultura Egipcia: //t.co/y2JDZvWOlM pic.twitter.com/0FyV4m6ZuP

- British Museum (@britishmuseum) 23 de marzo de 2020

El simulacro de incendio de los viernes es virtual

La organización de Jane Fonda lleva el activismo climático a la red con concentraciones virtuales cada viernes.

Únete a @JaneFonda, @greenpeaceusa y @SenMarkey este viernes a las 2pm ET / 11am PT para un #FireDrillFriday 🔥 teach-in sobre la importancia de mantenerse comprometido en la era del #COVID19.

Para participar, inscríbase aquí y, por favor, corra la voz: //t.co/7eE9aZV57I pic.twitter.com/W7JdPLco7T

- Fire Drill Fridays (@FireDrillFriday) 24 de marzo de 2020

Girlboss Rally se convierte en digital

La fundadora de Girlboss, Sophia Amoruso, tiene previsto celebrar este año la conferencia anual de su marca íntegramente en línea.

Una publicación compartida por Girlboss Rally (@girlbossrally)

Cumbre de Skift sobre viajes de negocios en línea

Skift utilizará Zoom para organizar esta cumbre en línea en la que participarán varios ponentes y asistentes. Los invitados tendrán la oportunidad de hacer preguntas y tendrán acceso a una grabación del evento.

Anunciamos una nueva cumbre online de Skift para viajes de negocios <<iniciando una nueva serie de cumbres online sobre el camino a seguir de los viajes. //t.co/mKTcX3jCpB via @Skift

- Rafat Ali, Media Owner & Operator (@rafat) 23 de marzo de 2020

3% Presentaciones en directo de la conferencia

Esta organización -fundada para remediar el hecho de que solo el 3% de los directores creativos son mujeres- ofrece la transmisión en vivo de sus conferencias a un costo reducido. El grupo también organiza regularmente tomas de Instagram Story para inspirar a los seguidores.

Una publicación compartida por The 3% Movement (@3percentconf)

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